檔案電子化及電子檔案整理與保護探析

王宏

摘 要：檔案管理工作過程中，紙質檔案的使用壽命有限且受到諸多因素影響，其保存難度日益增加。隨著信息技術的發展與進步，以及大數據時代的到來，檔案的電子化也越來越受到人們的重視。電子化檔案具有高效率特點，因此成為留取信息的重要路徑。電子化檔案管理工作人員需跟緊時代發展腳步，提高自身專業水平，使得電子檔案的整理與保護工作能夠取得更高水平。

關鍵詞：檔案電子化;整理與保護;紙質檔案

隨著網絡技術的發展，人們的生活日趨數字化。檔案真實反映出人類的生活與發展軌跡，詳細記錄著人類的精神文明，清楚反映社會生產與社會實踐。從檔案本身來看，電子檔案相比起紙質檔案具有更多方便之處，但是同時受到網絡技術影響，導致電子檔案的管理與保護受到網絡影響。從檔案管理部門角度來看，電子信息技術的發展改變了檔案的整理與保護方式。

1 簡要分析檔案電子化

電子檔案相比起傳統檔案具有占用空間小和存儲密度大等優勢，相關工作人員可通過計算機技術來處理檔案資料。電子檔案便于工作人員使用檔案，打破時間限制，通過計算機手段從服務器中瀏覽檔案。在電子檔案管理中，需選擇合適的保存環境，如在保存檔案時需充分結合電子檔案特點，再選擇合適的保存方式（一般情況下電子檔案被保存在光磁介質載體上，所以需滿足適合此類介質的保存環境）。以人事檔案工作為例，傳統檔案強調保存原始記錄紙張，一旦遺失將失去歷史憑證;而電子化檔案能夠有效減少工作人員的紙質案卷損壞，實現檔案信息備份。

1.1 發展現狀分析

檔案電子化主要指的是通過計算機或光盤等設備記錄成檔案，電子檔案是一種檔案存在形式，具備以下特點：歷史再現性[1]。一般而言，電子檔案由計算機進行有關處理，不管是電子檔案的存儲還是歸檔，均需要依賴計算機。電子檔案的發展是隨著計算機軟件以及硬件的發展而發展，在使用紙質檔案的同時增加電子檔案整理，更有利于有效保存保護檔案[2]。

1.2 優勢分析

1）廣泛提高工作效率。檔案電子化促使信息的查閱和整理等更為快速，一方面能夠有效節約成本，另外一方面能夠廣泛提高工作效率，減輕檔案管理工作人員的負擔。

2）實現多人信息共享。檔案電子化可以向諸多人群提供信息服務，從而有效實現資源共享;除此之外，檔案電子化能夠無限利用資源，不會受到外界因素影響。

3）利用率高。檔案電子化主要利用計算機技術，而計算機技術能夠高效率地對檔案信息加以歸類統計，有效進行資源整合與管理，因此顯著提高檔案信息的整體利用率。

4）經濟環保。檔案電子化無需使用紙張，因此可節約庫房空間，從而減少更多的木材浪費。

2 電子檔案的整理

電子檔案的形式比較多，主要歸檔類型有：1）磁盤;2）磁帶。為了有效整理電子檔案，需做好電子檔案的分類工作。

2.1 整理文書電子檔案

文書電子檔案主要包括以下類型：1）內部文件;2）外部文件[3]。在內部文件的整理分類過程中，可根據時間或組織機構名稱加以整理，如做好分盤工作，可顯著加大檢索效率，便于延長電子檔案的保存時間;在歸檔過程中，為了便于查找，可根據部門進行文件分類，從而提高檔案的整體利用率;為了避免歸檔過程中出現不規范動作，需選擇專業的部門來負責此類工作;完成組盤工作之后，為了提高查收效率，需指派專業工作人員安排好有關工作，建立對應目錄。在外部文件的整理分類過程中，可對有關文件進行掃描，再錄入到計算機中，通過網絡技術實現公文傳遞，歸檔工作可由業務部門有關人員進行整理，完成工作后，再由承辦部門做好分級工作，再由檔案部門進行有效處理，檔案管理工作人員將信息填寫結束后錄入數據庫。當有人想要查找電子檔案時，可通過網絡終端來查詢到自己想要的內容。

2.2 整理人事資料電子文件

在整理人事資料電子文件是，需遵照文件形成規律，保持電子文件之間的有機聯系，從而區分出不同的價值。如，電子文件可采用以下方法加以分類：1）分類號;2）保管期限;3）案卷號;4）項目號等。在基礎建設檔案分類過程中，由于檔案的形成需通過計算機打印規范化的紙張所表現，因此在整理數據信息時需按照管理要求加以輸入，對紙質文件加強掃描，連接案卷號以及圖號等，使得用戶能夠搜索到每一張圖紙的有關資料。加強對人事資料電子文件的管理，可充分發揮人事檔案在實際工作中的作用。在管理電子文件過程中，收集歸檔程序化，建立人事檔案材料的歸檔制度，督促有關部門收集好電子文件。

3 電子檔案的保護

由于電子檔案具有以下特點，所以需進行拷貝備份：1）易刪除;2）易復制;3）易受損;4）易修改等。除此之外，可充分利用電子文件操作者的訪問權限方式，防止非法入侵。

3.1 保護軟磁盤

1）為了避免軟磁盤受損，需使用軟鉛筆進行書寫;

2）在貼標簽時，不可擋住磁頭窗或者索引孔;

3）避免在軟磁盤表面留下指紋，在存放過程中需保持直立;

4）軟磁盤需要在溫度和濕度適宜以及避光無塵的環境中加以存放，遠離帶有強磁場以及有腐蝕性氣體的地方;

5）確保軟磁盤在無病毒的環境中且處于保護狀態下加以存放。

3.2 保護光盤

1）疊放時不可超過10張，需確保直立擺放，防止光盤翹曲;

2）當光盤表面有水汽凝結時，在使用之前，需使用干凈軟布加以擦拭，不可使用含有化學成分的液體擦拭表面，防止光盤被腐蝕;

3）溫度過高會導致光盤變形或氧化，環境過于潮濕也會導致光盤霉變，因此需將溫度控制在14～24°C，濕度控制在40～66%;

4）注意避光保存，遠離磁場，避免信號丟失，導致讀出效果受阻礙。

3.3 提高創新意識

從檔案管理部門角度來看，需通過加強宣傳來讓有關工作人員樹立依法治檔意識，對檔案管理工作者進行專業化的培訓，保證各種類型的檔案能夠日益規范。從電子檔案的發展角度來看，檔案工作人員需重視電子檔案的檢索設計工作，通過使用電子設備來制作相關電子信息，使得電子檔案能夠規范發展。

4 結束語

綜上所述，檔案電子化是信息技術發展的產物，是歷史發展的必然，做好電子檔案的整理與保護工作具有重要意義。

參考文獻

[1]盛玲，黃炳河.基于電子檔案平臺的建設工程資料電子化研究[J].福建建設科技，2018，12（6）：70-72.

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[3]劉薇.基于檔案管理電子化及分級檢索系統研究[J].企業文化（中旬刊），2016，11（6）：173-173.