現階段檔案管理原理在檔案管理現代化中的應用探索

黃士強

摘 要 當前世界上科技發展十分迅速計算機網絡系統也是在不斷完善，發展迅速且成熟的計算機技術被廣泛用在各行各業中，檔案管理方式也不例外。新型計算機技術應用與檔案管理確實大大提高的檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來了便捷也帶來了挑戰。相比于傳統的檔案管理模式，計算機網絡模式下的檔案管理方式確實發生了改變，這也就成為檔案管理的難題之一。傳統的檔案管理模式也就不適用于新型方法，不過萬變不離其宗，檔案管理的模式及方法是基于檔案管理原理來實施的，現在出現的現代化的檔案管理模式也須依據檔案管理的原理來進行，因此，重視檔案管理原理，使檔案管理更加具有信息化，同時對維護檔案的完整度以及安全也有重要意義。

關鍵詞 檔案管理;管理原理;檔案管理現代化;應用

世界經濟以及科技的快速發展，對檔案管理的要求也越來越高，傳統的檔案管理模式已經不能滿足飛速發展的科技要求。傳統檔案管理存在著占地面積大、調取不方便的問題，管理以及人員素質也相對落后。現代化檔案管理模式就是在趕上科技浪潮的基礎上，改掉傳統管路模式的弊端，讓檔案管理朝著智能化、現代化以及系統化發展。檔案管理現代化就是指管理者應用先進的管理理念與科學技術，充分發揮自身能力，對傳統的檔案管理模式進行變革。變革的核心在于遵守檔案管理的原理，本文通過分析檔案管理的原理在現代化檔案管理中的應用來展示檔案管理原理的重要性。

1檔案管理原理的特征

1.1 檔案管理的標準化

檔案管理的標準化包括三個方面：技術標準、管理標準、基礎標準。其一管理標準是指要求檔案管理按照相關法律法規規定的制度進行管理，要求檔案管理要具備合法性與合理性;其二基礎標準是指檔案管理工作的開展需要在廣泛的指導意義下進行，需要一定的經驗;其三技術標準是指檔案管理也要與時俱進，充分利用當代先進的科學技術進行管理，不斷完善創新管理辦法，進一步提高工作效率與工作質量[1]。

1.2 檔案管理的統一化

統一化原理主要分為內部及外部兩方面。內部原理又分為兩條：一是不論是完整的或者是分割開來的檔案，都必須進行統一化管理，防止檔案管理工作出現漏洞，確保檔案管理無疏忽無紕漏;二是維持管理方法的統一，檔案作為主要的管理對象，要做到維持好檔案管理的秩序以及提高檔案管理的效率。外部主要表現為檔案管理的方式與理念以及技術要跟隨社會發展腳步，保持同步。

1.3 檔案管理的通用化

檔案管理的通用化是指開展檔案管理時將檔案文檔立卷、檔案的整理編排以及檔案的保護都有通用的方法以及秩序，這樣可以提高檔案管理的開發和利用力度，同時可以降低檔案管理工作人員工作量，提高工作效率。并不斷更新檔案管理技術，增強管理效果[2]。

2檔案管理原理在檔案管理中的應用

2.1 系統化管理

系統管理科學是現代化檔案管理的主要應用原理，它是將現代化檔案管理統一為一個有機的整體。第一，要重視檔案管理工作，因為檔案管理與國家的政治、經濟、文化的發展息息相關，是保證有序開展社會各項工作的基礎。例如，某市要成立一家醫院或疾病預防控制中心，除了要對區域位置和本市人口情況進行分析外，相關設計和施工單位可以調取本市其他醫院或疾病預防控制中心的設計和施工檔案，這樣既可以了解實際的建設情況，也可以在建設和設計過程中規避一些潛在的問題，提升設計和施工效率，因此，醫院或疾病預防控制中心要重視對現代檔案進行系統化管理。第二，發揮檔案管理的內外向作用。檔案管理部門本身的管理制度要完善，檔案管理人員認真做好自己的分內工作，保證檔案管理部門有條不紊地運轉，這就是檔案管理的內向作用。檔案管理的內向作用要求檔案管理部門及其工作人員嚴格要求自身，做好檔案管理的內部工作。通過科學、合理的檔案管理，保證檔案管理在一定程度上能夠為社會政治經濟發展帶來價值，就是檔案管理的外向作用。檔案管理的外向作用強調檔案管理對外界環境的積極、正向的作用。檔案管理的內外向作用是不可分割、相輔相成的，作為檔案管理人員要合理發揮它的功能[3]。

2.2 反饋管理原理在檔案管理中的運用

反饋管理原理主要是在檔案管理現代化發展中，由系統管理部門向檔案管理機構利用固定的信傳輸道路傳遞管理命令，從而檔案管理部門能夠及時做出相應處理。反饋原理的實施可以提高管理效率，部分檔案信息需要定期進行更新，所以應用反饋管理原理可以很好地保證數據的真實性，并且可以及時發現管理數據存在的不足。并且可以第一時間掌握最新消息，實現檔案數據管理的及時性[4]。

2.3 整分管理原理在檔案管理中的運用

整分管理主要是針對檔案管理的每一個步驟進行的，檔案管理包括信息的收集、整理、統計以及檔案編號幾個方面。“整”主要體現在對檔案管理的整體進行分析，確定檔案管理的基本方法與管理規律，總結出整體檔案管理的功能。然后是“分”，分是指針對檔案管理中各個細節處采取特別的管理方式，根據檔案管理的不同進行分解調整，然后收納歸類，方便管理。利用整分的管理方式既可以保證檔案管理的穩定性與整體性，又能針對問題提出解決方法，極大地提高了檔案管理的效率，也更有助于實現現代化[5]。

3結束語

檔案管理現代化是檔案管理的必行之路，依據檔案管理原理為基礎可以將檔案管理現代化開展的更優更快。科技在進步，檔案管理方式也要進步，只有緊跟社會發展潮流的檔案管理才能適應社會以及大眾的需求。

參考文獻

[1] 陳素媛.現階段檔案管理存在的問題及整改措施[J].大眾文藝，2019，（11）：247-248.

[2] 郭斌.現階段檔案管理計算機化過程中若干問題的思考[J].呂梁教育學院學報，2018，35（4）：57-58.

[3] 侯有霞.現階段檔案管理計算機化過程中若干問題的思考[J].計算機產品與流通，2017，（12）：283，285.

[4] 鄧喜英.現階段檔案管理計算機化過程中若干問題的思考[J].黑龍江科技信息，2016，（14）：174.

[5] 朱莉.現階段檔案管理現代化存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016，（5）：87.