淺談如何規范煙草企業合同管理

孫媛媛

摘 要：市場經濟是法制經濟，也是誠信經濟。新形勢下，煙草企業走向市場、成為市場主體，就必須堅持依法經營，堅持誠信為本，塑造良好的企業形象。煙草企業誠信經營，一個極其重要的表現就是企業合同規范化管理，具體包括企業對外依法以合同形式開展經濟活動、對內形成以合同流程管理為主的風險防范機制。煙草企業加強合同規范化管理，對于提高企業市場競爭力、保持持續穩定發展具有重要作用。

關鍵詞：煙草;合同;規范;管理

1 煙草企業合同管理工作的現狀

煙草企業長期的計劃體制與行業壟斷，導致企業缺乏法律風險防范機制，在合同管理上流于做表面文章，管理基礎薄弱和水平偏低，導致合同管理不規范。究其原因，主要有以下幾方面：一是合同法律意識不強，企業在合同管理工作上重視不夠，領導不力。二是合同管理制度不到位，在合同工作上有章不行，違章不究，缺乏必要的監督機制。三是合同主要內容不全，在合同訂立過程中無審核把關或審核把關不嚴，造成合同內容與經濟活動的脫節、移位，合同風險無限增大。四是合同履行無信，運轉無序，合同履約率低下，導致合同文書成為一紙空文。五是合同管理工作薄弱，合同檔案殘缺或者沒有，一旦發生合同糾紛連最基本的合同資料都難以找全。煙草企業只有依法建立規范化管理的長效工作機制，合同管理才能步入規范有序的良性運轉軌道和發

揮出應有的經濟效用。

2 合同規范化管理的機制內容

煙草企業合同管理主要圍繞合同的訂立、履行、變更、解除來開展活動，可分為四個環節，即合同簽訂準備、合同的訂立、合同的履行、合同履行后的管理，其管理流程可表示為：合同的審批立項——起草合同文本初稿——審核把關——形成正式合同文本——合同雙方簽字蓋章——合同生效——分類編號保管——合同履行——合同履行后的管理。

2.1 充分做好合同簽訂前的準備工作。一是要做好市場調研工作。主要是進行市場分析、風險預測和資料收集等工作，確保確定的合同項目真實、可行、有利。二是要尋找合適的合作方作為合同當事人。三是合同雙方進行初步磋商，就合同的主要內容達成初步意項，為下一步簽訂正式書面合同打好基礎。

2.2 嚴格進行合同簽訂過程中的審核把關。一是依法起草合同文書。文書起草以雙方合意為依據，從合同管理角度，由雙方約定或依法律規定采用書面形式訂立合同。二是嚴格對合同初稿進行審核把關，做到合法合規，降低合同風險，實現合同利益最大化。三是在對合同初稿審核修改的基礎上形成正式合同文書，并按照合同約定的份數印制。正式合同一經確定，雙方未經協商不得隨意更改內容，保證正式合同的權威性、嚴肅性。四是嚴格按照合同訂立程序履行合同的簽字蓋章手續。合同文書由雙方法定代表人或委托代理人親自在合同書上簽字，再加蓋單位公章或合同專用章，確保合同依法成立并對雙方具有法律約束力。

2.3 切實加強合同履行過程中的監督管理。依法成立的合同正式生效后，合同進人履行的實質性階段。煙草企業加強對合同履行的監督管理，是合同得以實際履行的重要保證，也是提高企業合同履約率、樹立誠信經營形象的必然要求。一是加強合同的專門管理。對已生效的合同在內部進行分類編號，建立合同管理臺帳，記錄合同訂立、履行情況。同時實行合同管理報表制度，定期反映合同履行動態，對合同實施動態管理。二是加強合同履行過程中的監督檢查，及時掌握企業合同的執行情況，按約定履行合同義務。發現問題應依法及時采取相應措施。三是加強合同的變更、解除的管理。經雙方協商一致，合同可以變更或解除。出現約定或法定的事由時合同也可以變更或解除。但是，必須注意盡到保密、通知、協助等相應的義務。四是加強合同文本資料的收集保管，如合同文書、合同履行過程中的補充協議、圖表等，

避免因資料的丟失、被盜而出現違約事件。

2.4 認真進行合同履行后的規范管理。合同約定的全部義務履行完畢后，該份合同才算正式終止，在管理上只需按要求做好合同檔案資料保管工作就行了。但是，有許多合同并非全部實際履行完畢，而是存在合同履行后的后續義務以及其他意外終止、解除的情況，如果不加以更加嚴格的規范化管理，在這一階段就極易產生爭議和糾紛。一是關于合同后續義務的規范化管理。主要表現在售后服務和前面已提到的保密義務、協助義務等。煙草企業履行好這類義務，是在提高合同履約率的基礎上繼續講求誠信、以信取人的表現，有利于更好地樹立誠信形象。二是妥善處理合同爭議。一旦發生合同爭議，煙草企業應正確、及時地予以處理。可以根據實際情況采取雙方協商解決或調解，必要時依法

提起仲裁或訴訟，以維護煙草企業合法權利。

3 實行合同規范化管理的對策

煙草企業的合同范圍包括了企業生產經營方方面面的工作。對于煙草企業而言，實行合同的規范化管理是企業內部的一項系統工程，需要企業各職能部門相互協作。

3.1 相應的組織保障是合同規范管理的根本要求。一是要成立合同管理領導小組，由法定代表人擔任組長，對企業合同管理負全責，同時明確職責分工和管理權限。二是要成立專門的合同管理部門和專職合同管理人員。專門的合同管理部門為煙草企業的法規部門，其職責是對煙草企業合同進行具體管理，包括合同簽訂、履行、保管和對合同經辦人員進行合同法律知識培訓等。三是煙草企業必須高度重視合同規范化管理工作。合同規范化管理工作實行企業法定代表人負責制，領導班子成員中至少應有一名副職領導具體分管企業合同管理工作，確保合同規范化管理工作落到實處。

3.2 健全的管理制度是合同規范化管理的關鍵。一是要制定煙草企業合同管理辦法。合同管理辦法必須符合我國法律規定，是企業全部合同行為的規范準則，主要包括適用范圍、基本原則、合同形式、一般條款、簽訂程序、委托代理、履行、變更、解除、爭議的處理和罰則等方面的內容。二是要建立合同專用章管理制度。明確規定法規部門是合同專用章的保管和使用部門，合同專職管理人員是合同專用章的專門保管和使用人。三是建立相應的合同傳遞、檢查、報告、檔案管理和合同糾紛處理等制度。

3.4 實行電子化管理是合同規范化管理的基礎。隨著辦公自動化條件的不斷成熟和企業信息化管理水平的不斷提高，合同管理工作應當全面實行電子化管理，從而實現企業合同管理資源的信息共享。

3.5 長效的監管機制是合同規范化管理的保證。一是加強企業內部的監督管理。在合同簽訂、履行和管理的各個過程中實施財務監督、審計監督和紀檢監督，企業內部相關職能部門要發揮各自的監管作用，確保合同管理工作中不出現違法違規違紀問題。二是主動接受社會監督。煙草企業可參與政府部門組織的合同評比活動，將企業的合同管理工作置于社會監督之中，由廣大消費者、客戶單位、社會各階層對企業的合同行為進行評價。三是積極接受有關司法行政機關的專門監督和專業指導。

3.6 完善的教育機制是合同管理不斷規范化的動力。通過加強合同經辦人員、合同管理員的相關法律知識的學習，提高合同管理人員在合同工作方面的能力和水平，有利于規范企業各項工作，促進依法治企。

煙草企業長期的計劃體制與行業壟斷，造成了企業面對市場競爭的缺乏法律風險防范機制，因此，煙草企業要按照《合同法》來規范和加強合同管理，依法治企，守法經營，才能從容應對市場競爭，真正實現企業高質量發展。

（湖南省邵陽市煙草專賣局（公司）政策法規科? 湖南 省陽 422000）