淺談文物保護工程檔案的規范化管理

東海梅　高俊

隨著國家對文物保護工程資金加大投入，國家級文物保護修繕工程項目越來越多，地方各類文物保護工程檔案種類、數量亦逐年增加，文物保護工程檔案管理也不斷受到各級領導和有關部門的青睞，對做好文物保護工程檔案規范化管理提出了更高要求，因此，加強文物保護工程檔案管理科學化、規范化、制度化、信息化就顯得尤為重要了。筆者就多年從事文物保護工程檔案的實踐經驗，結合承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產保護工程檔案管理實際，提出文物保護工程檔案管理存在的一些具體問題及處理的相關對策，旨在強化和完善文物保護工程檔案的規范管理，進一步提升文物保護工程檔案質量和水平，為今后大規模開展文物保護修繕和搶救工程奠定堅實基礎。因而，本文從實施承德避暑山莊及周圍寺廟保護工程檔案管理的背景、存在的問題及采取的對策作以下三點闡述。

一、承德實施避暑山莊及周圍寺廟文物保護工程檔案的背景

保護和挖掘世界文化遺產的內在價值，使承德避暑山莊和外八廟世界文化遺產發揮積極作用，具有歷史和現實意義。要把承德避暑山莊和外八廟的保護乃至文化遺產的保護傳承落到具體工程上，避暑山莊及周圍寺廟是承德經濟社會發展得天獨厚的旅游文化的資源優勢，保護好這些遺產決定了承德歷史文化的發展方向。實施避暑山莊及周圍寺廟修繕工程是承德文化建設面臨的一個重大機遇和挑戰，必須站在新的高度看待避暑山莊和外八廟的保護工作。作為民族團結、維護統一的重要教育基地和直觀教材。這項工程不僅僅是重大的文化遺產保護工程，而且是一項政治工程，同時，更是國家重要的文化遺產保護工程。因此，國家文物部門要求這項保護工程必須嚴格按照最高標準全力抓好各項保護修繕工程建設。要讓這項工程成為民心工程、惠民工程，成為促進承德經濟社會發展的強勁動力。在保護工作中注意科學性、系統性、連續性，遵循文化遺產保護理念，打造文化遺產保護工程的典范。2010年12月29日，河北省人民政府與國家有關部委聯合成立了承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產保護工程領導小組，國家文物局原局長單霽翔和河北省人民政府原副省長孫士彬任組長，中宣部宣教局、財政部教科文司和預算司、國家發展和改革委員會社會司、住房和城鄉建設部城市建設司、國家民族事務委員會文化宣傳司、國家文物局文物保護與考古司和省市政府及省直有關部門負責同志為領導小組成員。協調解決避暑山莊及周圍寺廟文化遺產保護工程中遇到的問題和困難，推進整體工作進展，并對避暑山莊及周圍寺廟文化遺產保護工程進展情況進行監督檢查。

2010年12月6日，承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產保護工程專家組成立大會在北京召開。國家文物局考古專家組組長黃景略先生、國家文物局科技保護專家組組長王丹華先生、北京市古代建筑保護研究所原所長、首席研究員王世仁先生、承德市文物局高級工程師張生同先生等18位專家和國家文物局文保司副司長陸瓊、國家文物局世界遺產處處長唐煒等同志出席會議。河北省文物局局長張立方、承德市人民政府原副市長賈玉英等出席并致辭。承德市文物局原局長郎俊山主持會議。

在承德市委、市政府高度重視下，市政府專門成立承德避暑山莊及周圍寺廟文化遺產保護工程領導小組，下設保護工程辦公室。從市委辦公室、市委組織部、市委宣傳部、市文物局、市發改委、市財政局、市審計局、市住建局、市消防市支隊、市檔案局等有關部門抽調精兵強將50余人，分為秘書組、審計監督組、財務組、工程組、檔案資料組等機構，明確分工，責任到人，整體推進。將這次修繕工程分為古建實體維修、水環境治理、安防技防、遺址保護、彩畫石刻保護等105項子工程，通過五年時間完成避暑山莊及周圍寺廟保護修繕工程任務，將承德的世界文化遺產歷史原貌展示在世人面前。

二、承德文物保護工程檔案管理存在的問題

市保護工程辦公室根據《中華人民共和國文物保護法》《文物保護工程管理辦法》等相關法規，結合承德文物保護工程的實際工作情況，將文物保護工程檔案資料分為兩方面內容：工程技術資料和工程竣工資料。由于文物保護工程檔案管理尚未建立完整的工程資料管理體系，文物保護修繕工程檔案還是采用《建筑工程檔案管理辦法》歸檔管理，因此對文物保護工程檔案規范化管理工作帶來新的課題，也出現了亟待解決的各種問題和困難，究其原因主要有以下幾點：

（一）可參考的規范性文件較少

我國現行的政策法規中有關文物保護工程中檔案的管理，僅有2003年頒布的《文物保護工程管理辦法》中提到：“文物保護工程的申報和審批機關、勘察設計單位、施工單位、業主單位應當建立有關工程行政、技術和財務文件的檔案管理制度，所有工程資料應當立案存檔并歸入文物保護單位記錄檔案。”可是在實際操作中，我市文物管理部門對工程設計方案流程、工程招標、施工驗收標準等主要內容進行歸檔，未進一步規范管理，導致標準不好把握，存在差異。

（二）施工時對檔案的收集工作重視程度不夠

施工單位、監理單位還未充分認識文物保護工程資料收集工作的重要性和迫切性，常常只重視文物本體施工質量標準卻忽視工程資料的收集、歸檔和管理，特別是在隱蔽工程修復過程的重要歷史信息捕捉不及時、不詳細、不完整，導致施工過程中該收集的資料未收集齊全，事后給文物保護工程資料歸檔管理造成不可彌補的被動局面。

（三）檔案收集人員的專業性差

由于文物保護工程檔案種類繁雜，加上時間緊迫、任務較重，所以要求施工單位、監理單位檔案員必須掌握一定的文物、檔案等專業知識。但個別單位在整個施工過程未設立具有文物保護專業技能的檔案員，在文物保護工程接近竣工驗收時，按照現行文物保護工程的檔案管理規定生搬硬套、應付了事，是在多方面的檢查、督導下，才重新聘用檔案專業人員對工程檔案進行歸檔、整理、移交。

三、加強文物保護工程檔案管理的對策措施

文物保護工程的檔案管理是一項功在當代、利在千秋的工作，必須認真及時地做好文物保護工程檔案管理預先謀劃和后續建設，充分發揮文物保護工程檔案存史、資政、惠民的作用，為日后開展歷史文化傳承和保護研究提供詳實、可靠的參考依據。

（一）完善文物保護工程檔案管理規范和制度

為進一步規范避暑山莊及周圍寺廟保護修繕工程資料檔案的管理，打造精品工程、樣板工程，保障工程順利竣工并通過驗收，市保護工程辦公室參照河北省建設廳編制的《建筑工程技術資料管理規程》和清華大學建筑學院編制的《文物保護工程實施進程中的工程資料收集整理工作》及其他相關法規和文件，于2011年至2012年先后出臺了《承德文化遺產保護工程技術資料管理規定的通知》《施工單位竣工總結報告、竣工圖紙和工程照片的相關要求的通知》《施工單位工程技術資料分類組卷要求的通知》等有關工程檔案資料規范和有關規章制度，為施工、監理單位編制工程技術資料和竣工資料提供了比較系統、規范的參考依據。目前，移交市文物局工程檔案230余件，圖紙1500余張，各類拓片、建筑修繕照片800余張，詳細記錄了工程歷年修繕情況，勘測詳細數據，為105項保護修繕工程施工提供了詳實精準的參考資料。通過建立完善的工程檔案，不僅減少了勘察、測量、設計、檢查、驗收過程中所需大量的人力、物力、和財力，大大縮短了工期，還節省了資金，產生了可觀的經濟和社會效益，受到上級有關部門領導的肯定和好評。其中普樂寺保護修繕工程、普陀宗乘之廟古建筑保護修繕工程和安遠廟保護修繕工程中獲得國家級獎勵。

（二）加強對檔案收集管理工作的檢查督導

施工、監理單位按照保護工程辦公室下發的規范文件，嚴格要求做好施工記錄，施工檔案資料要及時收集，每天做好施工日志。同時，要求甲方代表和甲方檔案記錄人每天拍攝工程照片和編寫施工日志。設立專門的機構和人員強化工程資料管理，抽調工程組、檔案組、監督組人員每月定期抽查或檢查施工單位和監理單位檔案收集、整理情況，確保各項工程的檔案記錄及時、準確。對已竣工的工程資料安排專人負責登記、分類、裝盒、上架、歸檔，從而有效促進檔案資料收集整理的規范化、制度化。

（三）加快檔案管理信息化建設

市保護工程辦公室作為工程檔案管理的主管部門應該推進文物保護工程檔案管理逐步向信息化方向邁進，依靠信息化的檔案管理手段，可以迅速、準確、及時進行各類文物保護工程檔案的分類、整理、歸檔、查閱和利用，進一步提高文物保護工程檔案資料利用工作效率和管理水平，摒棄紙質文物檔案管理弊病。

在避暑山莊及周圍寺廟105項國家重點保護項目即古建修繕修繕、水環境治理、安消防工程、石質文物科技保護、考古挖掘等五大類中，我們收集整理包括各類批文、請示2000余件、圖紙300余冊，資料檔案2000余件，照片10000多張，共300余盒。現在已完成國家驗收70項，省局驗收35項。目前正在編寫避暑山莊及周圍寺廟保護工程項目工程報告，工程檔案資料按照檔案管理規范也在整理細化分類，編制了電子檔案，為日后文物保護修繕工程建設提供系統的、可靠的參考依據。

作者單位：承德市文物局 承德市檔案館