關于技師學院檔案管理創新發展的思考與對策

【摘 要】 本文闡述了推進技師學院檔案管理工作創新發展的重要意義，分析了當前技師學院檔案管理工作中存在的主要問題，提出了推進技師學院檔案管理工作創新發展的對策措施。要加大宣傳教育力度，提高全員檔案意識;加強管理體系和制度建設，提高檔案管理規范化水平;加強檔案設施建設，提高管理人員整體素質;加大科技投入力度，提高檔案管理信息化水平;加強信息資源開發利用，提高檔案管理工作服務效能。

【關鍵詞】 技師學院;檔案管理;創新發展;對策

檔案管理工作是衡量各類學校教育教學質量和管理水平的重要標準，是學校規范化建設的重要內容。進入新時代，隨著我國職業教育改革的不斷深化和網絡信息技術的快速發展，技師學院檔案管理工作也發生巨大變化，面臨許多新機遇、新挑戰，管理內容日趨復雜，管理手段更加多樣，管理水平亟待提高。面對新的形勢和任務，技師學院必須積極深化檔案管理改革，依靠制度創新和科技進步，加快規范化、信息化建設，推動工作質量和水平不斷提升。

一、推進技師學院檔案管理工作創新發展的重要意義

1、推進檔案管理工作創新發展是技師學院有效運轉的前提基礎

學校教學、科研、管理等各項工作在開展過程中，會形成各種文字、圖片、聲音等工作記錄和信息資料。這些信息資料，既是各項工作的歷史檔案，又是衡量各項工作完成情況的重要尺度，同時也是今后開展工作需要利用的參考依據，應當妥善保存和管理。檔案管理工作做得好不好、是否科學規范，能否不斷創新發展、提高工作水平，決定著檔案信息資料的質量高低，從而對學校各項工作能否有效運轉產生直接和間接影響，進而影響學校整體工作的質量效率和辦學事業的順利發展。

2、推進檔案管理工作創新發展是技師學院生存發展的重要保障

作為我國職業教育體系中的后起之秀，包括技師學院在內的各類技工院校普遍發展起步晚、基礎差，實力較弱。面對教育競爭日益激烈的新形勢，技師學院要想實現生存和發展，就必須首先做好做實各類基礎性管理工作。作為學校管理的重要基礎性工作之一，檔案管理工作是否規范、完善，能否提供展示學校辦學實力的詳實檔案資料，關系到學校對外宣傳工作能否順利開展，關系到招生就業、校企合作等工作的成敗。從某種意義上說，檔案管理工作水平的高低在一定程度上決定著招生就業、校企合作等工作的成效。而招生就業、校企合作等工作，對于學校的生存發展具有至關重要的作用。因此，推進檔案管理工作創新發展，不斷提升檔案管理工作質量水平，是技師學院生存發展的重要保障。

3、推進檔案管理工作創新發展是技師學院順應時代的客觀要求

隨著網絡信息時代的到來，網絡信息技術的發展為技師學院創新發展提供了新的條件和機遇，也提出了更高的要求。技師學院傳統的檔案管理模式和手段已不適應科技快速發展、創新不斷加快、競爭日益激烈的新形勢，必須緊跟時代步伐，順應時代要求，根據學校建設發展需要，加大檔案管理工作科技創新和制度創新力度，加快信息化、科學化、規范化建設步伐，推動檔案管理工作質量和水平不斷提高。

二、當前技師學院檔案管理工作中存在的主要問題

隨著職業教育的快速發展，技師學院的辦學規模不斷擴大，檔案資料大量增加，但由于基礎管理比較薄弱，創新發展相對滯后，檔案管理工作質量和水平普遍不高，存在許多不容忽視的問題和矛盾。

一是思想認識不足，對檔案工作重視不夠。一些部門單位領導包括學校領導對檔案工作存在模糊認識，對檔案工作缺乏應有的重視和支持，從機構設置、人員配備，到資金投入、硬件建設上，難以滿足檔案事業發展的需要。有些部門和人員對檔案工作的重要性認識不到位，檔案意識淡薄，認為檔案資料工作是檔案管理人員的事，與己無關，對檔案工作不重視甚至漠不關心。

二是管理模式落后，信息化水平較低。目前多數技師學院檔案管理模式和手段比較落后，檔案信息載體仍以紙張等有形載體為主，有些檔案收集、整理、歸檔、查閱等工作還依靠手工作業，計算機信息網絡手段運用比例較低，數字化水平不高，影響了檔案管理的質量和效率。

三是管理制度不完善，規范化水平不高。部分學校雖然制定了一定的檔案管理制度，但制度不夠健全完善，有的制度針對性、可操作性不強，一些具體規定缺乏，離規范化管理的要求還有較大差距。

四是檔案資料開發利用滯后，服務功能不強。檔案資料管理的最終目的在于開發利用，其價值也體現在利用其為學校辦學和各項工作服務上。目前，多數技師學院檔案資料的開發利用僅限于撰寫工作總結報告、編寫招生宣傳材料等方面，開發水平較低，利用率不高，服務功能發揮不充分。

五是管理人員配備不齊，人員整體素質不高。技師學院大多由技工學校和高級技校發展升格而來，人員班底比較薄弱，整體素質偏低。近年來，隨著人才招聘和引進力度的加大，一些學校教學和管理人員結構有了較大改善，整體素質不斷提高。但由于對檔案管理工作重視程度不夠，檔案管理人員配備不足、專業人員缺乏、素質普遍不高的問題仍較突出，制約著檔案工作的開展和管理水平的提高。

三、推進技師學院檔案管理工作創新發展的對策措施

1、加大宣傳教育力度，提高全員檔案意識

思想是行動的先導，推進檔案管理工作創新發展，必須從提高思想認識入手。要加強對《檔案法》《山東省檔案管理條例》等有關法規政策的學習，教育引導全體教職工特別是各級領導和檔案工作人員增強檔案意識，牢固樹立檔案資料是重要信息資源、檔案管理是學校管理重要基礎工作和學校建設發展重要依托保障的理念，切實提高對檔案管理工作重要性的認識。充分利用校園網、新媒體中心、板報欄目等宣傳陣地，加大對檔案管理知識的宣傳，營造全校上下重視檔案管理、做好檔案管理工作的濃厚氛圍。

2、加強管理體系和制度建設，提高檔案管理規范化水平

建立健全檔案管理體系和管理制度，是檔案管理規范化建設的重要保障。首先，要加強組織機構建設，建立健全檔案管理體系。成立由學院領導掛帥、分管領導負責、各部門單位負責人為成員的檔案管理工作領導小組，加強對全校檔案管理工作的組織領導。在檔案綜合管理機構設立領導小組辦公室，負責對檔案工作的綜合協調管理;檔案室專職人員和各職能部門單位兼職檔案員負責日常檔案管理工作的具體實施，形成學院領導小組統一組織領導，各部門分工負責、齊抓共管，全員共同參與，涵蓋教學科研、學生管理、行政管理、后勤服務各領域的檔案管理工作格局。其次，要健全檔案管理規章制度，加強檔案管理規范化建設。根據《檔案法》和上級部門檔案管理有關政策規定，結合學院實際，健全檔案管理人員工作責任制，制定完善《檔案管理規定》《檔案管理流程》《檔案庫房管理制度》《檔案技術管理規定》《電子檔案管理分類標準》《檔案使用管理規定》《檔案工作保密制度》《檔案管理人員崗位職責》等規章制度，規范各類檔案資料的收集、整理、歸檔、使用，使檔案管理工作有章可循、有規可依，不斷提升檔案管理工作的科學化、規范化水平。

3、加強檔案設施建設，提高管理人員整體素質

良好的硬件設施是做好檔案管理工作的重要基礎條件，要根據檔案管理工作的需要，加強檔案管理設施建設，按照規范要求，設立專門的檔案室，配齊“六防”設施，確保檔案材料保管安全、管理規范、使用方便。檔案管理人員的素質高低，直接影響檔案管理工作的質量和水平。建立一支高素質的專業人才隊伍，是做好檔案管理工作的關鍵。為此，必須高度重視檔案管理人才隊伍建設。首先，合理配置人員。按照《檔案法》和上級檔案部門的有關規定和要求，根據檔案工作實際需要，配齊配強專兼職檔案管理人員。其次，抓好教育培訓。通過派員參加檔案部門組織的培訓班、邀請專家前來培訓等方式，加強對檔案管理人員的業務培訓，同時鼓勵檔案人員在實踐中主動學習、熟練掌握檔案管理新技術、新方法，不斷提升檔案管理人員的業務能力和綜合素質。

4、加大科技投入力度，提高檔案管理信息化水平

檔案管理信息化、網絡化、數字化是檔案事業發展的必然趨勢，也是檔案管理規范化、現代化建設的重要內容。要主動適應信息網絡時代的新趨勢、新要求，改進傳統管理模式，加大科技和資金投入，推進檔案管理的信息化、數字化建設，充分利用計算機信息網絡技術，廣泛采用計算機、傳真機、掃描儀、檢索終端等信息資料收集、存儲、處理、傳輸現代化多媒體管理設備，健全檔案管理信息化標準，提升檔案管理的科學化、現代化水平，提高檔案管理工作的質量和效率。

5、加強信息資源開發利用，提高檔案管理工作服務效能

檔案資源價值的實現，最終體現在充分有效利用、為學院建設管理和辦學事業發展服務上。檔案資料的開發利用，也是檔案管理工作的一項重要內容。要在搞好檔案資料收集、整理、儲存的同時，進一步強化和拓展檔案工作的服務功能，在教學科研、招生就業、校企合作、學生管理、行政管理、對外宣傳等方面，加大對檔案信息資源的開發利用力度，提高檔案資源的利用效率。

四、結束語

總之，面對新時代、新形勢，技師學院檔案管理工作還存在許多不適應的地方，必須堅持問題導向，加大改革創新力度，通過提高認識、完善制度、依靠科技、建強隊伍等措施，提升規范化、信息化、科學化水平，以更好地為辦學事業發展服務。

【參考文獻】

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[2] 韋衛.技師學院檔案管理規范化建設的思考與探討[J].教育管理，2017（4）.

[3] 樂利珍.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].科技風，2016（2）.

【作者簡介】

崔旺盛（1968.06—）男，漢族，山東日照人，任職于山東日照市技師學院，研究方向：教育管理.