新時(shí)期基建檔案整理與歸檔問(wèn)題研究

劉丹

【摘要】基建檔案是指基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的科技檔案。本文對(duì)新時(shí)期的基建檔案整理與歸檔的范圍進(jìn)行描述，對(duì)在檔案整理和歸檔過(guò)程中遇到的難題和存在的問(wèn)題做了研究探討，在此基礎(chǔ)上，對(duì)于如何解決檔案管理的問(wèn)題提出了幾點(diǎn)策略。

【關(guān)鍵詞】基建檔案;整理;歸檔

新時(shí)期，基建檔案作為重要的信息資源，其整理與歸檔工作占據(jù)重要位置。但當(dāng)前在基建檔案的整理與歸檔中存在的問(wèn)題，制約著檔案管理工作的有效開(kāi)展，本文針對(duì)具體的問(wèn)題進(jìn)行了探討，為找尋更好的基建檔案整理和歸檔方案作出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

一、基建檔案整理和歸檔的范圍

（一）基建檔案整理的范圍。基建檔案有基建項(xiàng)目類(lèi)和房屋產(chǎn)權(quán)類(lèi)，因此，基建檔案整理的范圍和內(nèi)容應(yīng)該是工程建設(shè)中存在的問(wèn)題和相關(guān)的文件。例如，建設(shè)工程涉及的圖紙和視頻文件、工程審批和驗(yàn)收等，將這些按照一定規(guī)范進(jìn)行整理，以供后來(lái)者查閱參考。但在實(shí)際管理工作中，常常因?yàn)榛n案整理混亂，資料內(nèi)容不足等問(wèn)題給相關(guān)人員帶來(lái)一些后續(xù)的辨識(shí)難的問(wèn)題。

（二）基建檔案歸檔的范圍。每個(gè)單項(xiàng)基建工程可分為五個(gè)階段。前期準(zhǔn)備階段的文件有項(xiàng)目建議書(shū)、上級(jí)下達(dá)的基建計(jì)劃等。設(shè)計(jì)階段的文件包括工程勘察、設(shè)計(jì)的圖樣、說(shuō)明書(shū)、計(jì)算書(shū)、工程概算書(shū)等。施工階段有施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、檢驗(yàn)記錄等文件。竣工驗(yàn)收階段由竣工報(bào)告、竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說(shuō)明書(shū)、工程決算、總結(jié)等文件組成。使用維護(hù)階段包含的文件。基建檔案涉及文件資料多，歸檔范圍廣，對(duì)開(kāi)展基建檔案管理工作增加了難度。

二、基建檔案整理和歸檔存在的問(wèn)題

（一）基建檔案的整理問(wèn)題。1.基建檔案材料不完善。一項(xiàng)基建工程產(chǎn)生成千上萬(wàn)的圖紙和紙質(zhì)文件，因?yàn)榧垙埖囊讚p壞性，在搬運(yùn)、整理、存儲(chǔ)的過(guò)程中會(huì)有不可避免的缺少、損壞。另外，對(duì)于基建檔案的管理制度沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一，存放混亂也會(huì)增加材料丟失的可能性。2.檔案管理缺乏一致性。基建項(xiàng)目數(shù)量多、規(guī)模大，項(xiàng)目涉及的相關(guān)部門(mén)廣。同時(shí)，一個(gè)基建工程有五個(gè)階段，需要設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等的協(xié)調(diào)運(yùn)作，加大了檔案整理的難度。檔案管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，部門(mén)之間對(duì)項(xiàng)目的移交和對(duì)檔案的整理方面不一致，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的不規(guī)范性，給檔案的歸檔工作帶來(lái)困難。3.圖紙檔案的錄入困難。圖紙的繪制軟件種類(lèi)較多，例如AutoCAD、UR、PRO/E、3Ds MAX、Solidworks，因?yàn)楸４娓袷降牟煌虼嗽谶M(jìn)行圖紙錄入時(shí)可能會(huì)增加時(shí)間成本，而且，大部分基建檔案整理者是文職，圖紙檔案錄入的相關(guān)人才較少，對(duì)于繪制的圖紙錄入問(wèn)題沒(méi)有解決能力。

（二）基建工程檔案歸檔過(guò)程存在的問(wèn)題。1.基建工程的系統(tǒng)性與復(fù)雜性加大檔案的管理難度。基建工程的建設(shè)周期長(zhǎng)、流程復(fù)雜、環(huán)節(jié)眾多，加上基建檔案管理本身不會(huì)帶來(lái)任何的經(jīng)濟(jì)效益，但人力物力的投入成本卻很高，管理者對(duì)此的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)此消極怠工。基建檔案的收集工作與工程建設(shè)不同步，檔案歸檔時(shí)間跨度大，制約了檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。2.檔案管理人員素質(zhì)水平不高及管理意識(shí)薄弱。全員對(duì)基建檔案的歸檔管理缺乏一個(gè)充分統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，換言之，對(duì)檔案的管理重視程度不足，管理工作者缺乏對(duì)檔案管理工作價(jià)值的深刻認(rèn)知。基建檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備少，思想較為老舊，加上基建工程的工期長(zhǎng)，各環(huán)節(jié)人員變動(dòng)較大，使得基建檔案歸檔工作的開(kāi)展較為緩慢。另外，檔案管理人員的職責(zé)劃分不明確，責(zé)任未落實(shí)到具體人員身上。基建檔案歸檔看似簡(jiǎn)單，但對(duì)管理人員的能力、素質(zhì)和知識(shí)水平要求較高，但目前的人員素質(zhì)水平不高、態(tài)度消極、經(jīng)驗(yàn)不足等，使基建檔案歸檔工作的高效性和規(guī)范性無(wú)法實(shí)現(xiàn)，檔案管理的整體效果不佳。3.基建檔案管理缺乏完善的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。基建檔案管理方面雖然有《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，但在具體指導(dǎo)工作者進(jìn)行基建檔案方面不夠詳細(xì)，統(tǒng)一高效的標(biāo)準(zhǔn)與流程尚未確立，而且基建工程檔案涉及部門(mén)眾多，沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)將無(wú)法將各部門(mén)有效連接，為檔案管理的整體工作開(kāi)展增添難度。

三、基建檔案整理與歸檔的解決策略

（一）基建檔案管理的優(yōu)化策略。1.查漏補(bǔ)缺檔案材料。基建檔案的整理收集工作要做好，避免出現(xiàn)材料缺少丟失的情況發(fā)生。基建工程雖牽涉較多部門(mén)，但每一次的資料收集應(yīng)與相關(guān)部門(mén)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)商，對(duì)資料的交接一定要與部門(mén)詳細(xì)確認(rèn)，特別是專(zhuān)業(yè)資料和圖紙，確保收集整理的材料是齊全的。為避免材料的保存問(wèn)題和方便日后的查閱，應(yīng)將紙質(zhì)資料分門(mén)別類(lèi)用電腦錄入。2.積極建立健全基建工程檔案管理制度。健全完善的基建檔案管理機(jī)制是指導(dǎo)基建檔案整理與歸檔工作的關(guān)鍵，應(yīng)結(jié)合基建工程建設(shè)的特殊性和基建工程檔案的管理要求，在各部門(mén)建立一個(gè)穩(wěn)定的檔案管理機(jī)制，并在施工開(kāi)展之前對(duì)檔案管理機(jī)制與具體的施工細(xì)則加以統(tǒng)一。強(qiáng)化工程管理人員與檔案管理者的溝通，完善基建工程項(xiàng)目檔案管理工作的規(guī)章制度，并將規(guī)章制度都與基建項(xiàng)目檔案管理要求匹配，符合部門(mén)的實(shí)際情況。另外，進(jìn)一步細(xì)化基建檔案資料的保管、利用與整理、收集工作，落實(shí)到每個(gè)工作人員身上，確保資源的安全保管、及時(shí)歸檔與規(guī)范整理。3.基建檔案的排序和目錄。基建檔案內(nèi)容較多，在整理檔案時(shí)按照順序排列，不僅歸檔的時(shí)候便捷，對(duì)于日后的查閱也有所幫助。基建檔案的錄入需要一定的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這樣將有效縮短整理和歸檔的時(shí)間，更好地開(kāi)展檔案管理工作。圖紙和資料要做好電子目錄，方便審核和查閱。檔案資料卷內(nèi)排序要立卷成冊(cè)，做好附錄工作。

（二）提升基建工程檔案歸檔質(zhì)量的策略。1.增強(qiáng)基建檔案管理人員的管理意識(shí)。首先，基建檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，立足于科學(xué)，明確自己工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和社會(huì)意義，進(jìn)而形成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。其次，檔案管理人員之間應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同進(jìn)步。還有，要加強(qiáng)與施工、設(shè)計(jì)部門(mén)的交流于協(xié)調(diào)，提升相互之間的默契度。最后，做好基建工程檔案的管理宣傳工作，在全員中普及基建檔案整理與歸檔的重要性，為基建工程檔案管理水平的全面提升創(chuàng)造條件。2.全面落實(shí)基建檔案管理人員培訓(xùn)與教育工作。基建檔案管理的效率高低關(guān)鍵在于管理人員的能力水平，因此，提升基建檔案管理人員的能力和素質(zhì)的非常重要的。具體做法：首先，定期開(kāi)展檔案管理專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，樹(shù)立管理人員先進(jìn)科學(xué)的檔案管理思想，通過(guò)講解高效科學(xué)的管理手段和方法，使檔案管理工作者對(duì)檔案管理形成全新的認(rèn)識(shí)。其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，使他們具有崇高的愛(ài)崗敬業(yè)精神，以全新的姿態(tài)和面貌投入到基建檔案管理工作中。3.加快基建工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。信息技術(shù)的發(fā)展速度讓人瞠目結(jié)舌，基建檔案整理與歸檔工作也可以以先進(jìn)信息技術(shù)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案錄入的準(zhǔn)確和快速。積極構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)，全面提升工程檔案管理效果。在此基礎(chǔ)上，重視對(duì)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，切實(shí)提高基建工程檔案的開(kāi)發(fā)和利用效率。

四、結(jié)語(yǔ)

基建檔案整理與歸檔工作應(yīng)立足于實(shí)際，提高基建工程檔案的管理工作質(zhì)量。在新時(shí)期的，改變?cè)械臋n案管理模式，借助信息技術(shù)，加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)和能力培養(yǎng)，形成科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制，提升檔案整理與歸檔的質(zhì)量，為基建工程實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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