事業單位人事檔案管理工作優化研究

劉舒

【摘要】事業單位內部優化改革是新時代發展的必然。為追隨社會潮流，更好地服務社會，各部門必須攜手共進，同謀發展。人事部門身為各部門幕后的服務者與引領者，其地位始終是舉足輕重的——而人事部門中備受關注的工作重點，始終是人事檔案管理工作。科學的人事檔案，會為單位內部結構優化提供巨大的動力。換言之，人事檔案管理工作發揮著基石作用。本文將簡要闡明現如今檔案管理工作存在的問題，并進一步提出解決方案。

【關鍵詞】事業單位;人事部門;人事檔案管理

一、人事檔案管理工作的重要性

科學的人事檔案管理為事業單位內部結構優化改革提供巨大的動力。人事檔案真實地記錄了各個員工的個人履歷、品性道德、政治面貌，它能反映出該員工的全貌，是各個部門用人時的重要參考工具。人事檔案直接關聯到員工個人的社會勞動保障、個人工資待遇等方面，因此說人事檔案部門是幕后的服務者與保障者。人事檔案部門同時又為單位選拔、任用人才作出了突出的貢獻，因此說人事檔案管理部門是單位工作的先驅者、引領者。人事檔案管理部門促進單位的優化改革，同時無論單位內部如何改革優化，該部門仍是事業單位中的重點部門。在招聘人才的過程中，人事檔案管理部門發揮著引導作用。人事檔案管理部門對用人部門全力協助，提供各個候選人社會實踐經驗、個人能力道德的對比。在日常的績效考核工作中，人事檔案又是上級領導決策的主要依據，促進賞罰客觀性得以實現。它是各個員工日常工作最真實的監督者，真實地記錄著員工個人的全方位數據。國家更是對人事檔案管理工作提供了政策上的支持。《干部檔案工作條例》中明確對檔案管理部門干部的日常工作進行了規定與完善。第三條明確規定：

“干部檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針和政策，選舉賢能，知人善任，進行社會主義現代化建設服務的。”在進一步深入闡釋人事檔案含義的同時肯定了人事檔案管理工作的重要性，堅定了黨與國家對事業單位人事檔案管理部門的重視態度。

二、目前人事檔案管理部門存在的問題

人事檔案部門可謂是事業單位不可或缺的部門之一。在事業單位謀取進步的過程中，人事檔案部門所發揮的力量不容小覷——科學的人事檔案管理工作會直接提升事業單位內部人才密度，提高單位全體部門的整體水平，拉高工作效率。但著眼現如今各事業單位檔案管理部門內部情況，其并未拉動單位人才密度達到預期值，并未發揮出人事檔案的全部效能。目前人事檔案管理部門所存在的問題主要體現為以下幾點：

（一）單位對人事檔案管理部門重視程度低。人事檔案管理部門是長期效能的部門，外加其他部門干部對人事檔案管理工作認識不足，經常會造成“檔案管理部門日常工作輕松，為單位效力不夠”的錯誤認識。目前眾多事業單位對人事檔案管理并不夠重視，甚至出現部門內部干部身兼數職的現象，內部干部業務能力不夠專業，導致人事檔案管理部門無法展現其預期效能，進而又一次加深群眾的錯誤認識，造成惡性循環。

（二）硬件設施簡陋，降低檔案利用率。目前某些事業單位依然存在著檔案管理部門硬件方面的問題。投入資金不足，導致儲備室空間小、環境差，安全設施不足，影響了檔案的真實性，更是導致人事檔案利用率的下降。傳統的紙質檔案對環境質量的要求較高，檔案多、倉庫小，環境差而潮濕，檔案很容易褪色、發霉、蟲蛀。

（三）管理水平差、業務能力低下。不少單位的人事檔案管理部門內部干部并不夠專業。檔案擺放雜亂無章，無法在單位需要時提交清晰的對比文案，倉庫不配備安全鎖，閑人隨意出入儲備庫……最近幾年，聘任中考察、干部考核急需抽調相關人事檔案，以上的失職嚴重耽擱了單位向前邁步的速度。還有的單位重視保管人事檔案，大量投入資金，全面完善安全設施，卻忽視日常工作中對人事檔案的利用，嚴重地威脅了日常工作與考核的客觀性。

三、針對目前人事檔案部門所存在問題的優化

根據以上的幾點問題，結合國家的相關制度與政策，提出以下幾點優化措施：

（一）大力宣傳人事檔案管理部門工作，提高其重視程度。要想避免形成上文所提到的惡性循環，根本上的做法是加強對人事檔案管理部門的重視。單位應落實國家政策，對人事檔案管理部門擴大人才和資金投入，對人事檔案管理工作的重要性多加宣傳。在此之上優待人事管理部門內部干部，提高干部工作熱情，進而達到提高工作效率的目的。《條例》中第七條規定，“每管理一千人的檔案需要配備一名專職干部。有業務指導任務的單位，要配備相應的業務指導人員……不需要建立機構的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員。”事業單位應為人事檔案管理部門提供充足的備用人才。專業的人事檔案管理人才，可以對整個單位的內部結構優化起到引領作用，進而獲取更加充沛的人才資源。選賢舉能是人事檔案管理部門的本職工作，當部門中注入了工作效率高的專業型人才，整個單位的人才密度就會以飛快的速度提上來。

（二）加大資金投入，提升硬件設施。人事檔案管理部門內部干部應積極向上級匯報工作，并匯報硬件設施所存在的問題，請求撥款。切忌草率行事，抱有“僥幸心理”，認為檔案內容因儲藏環境而被破壞純屬客觀問題，與自身無關。2017年國家人事檔案管理辦法第十五條規定：“人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件，建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配備鐵質的檔案柜，經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施。”實現檔案管理現代化的前提就是不斷改進保管技術與保管方式，而改進保管技術與保管方式的前提就是加強人事檔案管理部門的資金投入。只有硬件設施得到了進一步完善，人事檔案管理部門的工作效率才能得到進一步提升，人事檔案的利用效率才能夠得到提升。加大人事檔案管理部門資金投入也是提高對其重視程度的最直接、最有效措施，這對提高單位人才密度、加快單位改革優化進程都有著莫大的推動作用。

（三）提高內部干部自身職業素養。建立健全人事檔案管理部門相關制度，約束內部干部日常工作行為。加大對內部干部的培訓力度，不僅僅要提高人事檔案管理部門整體的職業素養水平，更要促進其社會道德、個人修養等方面協調發展。同時加大力度實現人事檔案的保密性，設立嚴密的借閱、歸還、上報程序，禁止外界隨意借閱，進而杜絕內部保密文件外流。人事檔案管理部門內部干部更應當積極做好分內工作，妥善存放檔案文件，在單位需要時第一時間拿出相關文件，保證單位各項工作的真實性與客觀性。

四、小結

優化事業單位人事檔案管理工作，重在轉變固有觀念，創新傳統制度。新時代帶來了檔案管理部門前所未有的巨大挑戰——檔案數量多，檔案內容雜……但只要內部干部愛崗敬業，踏實工作，這些巨大的挑戰都會化為單位向前發展的動力。因此，內部干部應當響應國家政策，踏踏實實的進行日常工作，認真聽取上級意見，緊緊跟隨黨的腳步。只有這樣才能從根本上解決當今人事檔案管理工作所存在的問題，保證單位人才密度穩定、持續上升。

【參考文獻】

[1]張小藝.現代人事檔案管理存在的問題與對策[J].檔案管理，2016（06）：238-239.

[2]張潔.淺析人事檔案管理中存在的問題及對策[J].建材發展導向，2016，14（9）：81-82.

[3]張桂英.淺談人力資源檔案管理中存在的問題及措施[J].檔案管理，2017（03）：229.