醫院人事檔案管理數字化研究

鄭娜

【摘要】隨著醫療系統改革的不斷深入，醫療系統人事檔案管理水平的提升和價值的發掘成為醫療系統完善內部管理、提升醫技水平的重要保證。信息化時代，本文針對醫院人事檔案管理的現狀，探討如何做好檔案管理的數字化建設。

【關鍵詞】醫院;人事檔案;數字化;改革

近年來，隨著我國國家機構改革方案的出臺，各級行政管理部門都在積極按照改革方案部署實施。醫療系統是本次國家機構改革的范圍之一，按照《關于開展建立健全現代醫院管理制度試點的通知》，2019年開始，全國試點范圍內的148家醫院逐步深入深化改革，各地、各非試點醫院也在不斷推行人事制度、管理制度、治理體系的改革，逐步對標國家改革要求，建立適應各自醫院的管理體系。本文主要針對醫療體制改革中涉及的人事管理問題，探討人事檔案管理的改革方向和利用人事檔案為醫院改革做好保障及支撐的意義。

一、目前各級公立醫院人事結構

我國公立醫院從建國開始逐步推廣建設，經歷了計劃經濟、市場經濟、企業化改革、市場化改革、管辦分離、新醫改、集團化改革等多種經營模式，各類從業人員結構復雜，主要分為以下幾類：

（一）正式在編人員。各級公立醫院都經歷了多年的歷史變遷，計劃經濟時代，逐年的政策要求有畢業分配的工作人員、軍轉地的安置人員、外單位調入的管理人員。近年來在業務開展的過程中，各醫院招聘了一部分專業技術人員，都統一列入政府事業編制。

（二）合同制聘任人員。隨著全民健康意識的不斷增強，各級醫院不斷擴大醫療規模，增設科室、增加病床、提升管理，都需要更多的專業人員進行補充。受體制內事業編制的限制，各級醫院開始自行招聘各類醫技人員和保障人員，充實到醫院一線，而這部分人員沒有政府序列的事業編制，屬于醫院內部招聘，由醫院承擔工薪、福利等。

（三）外請高技能人才?？萍嫉牟粩噙M步，醫療水平的不斷提升，各類高技能人才越來越稀缺，醫療系統內部不僅僅需要專業技能和知識，更需要豐富的臨床經驗。各級公立醫院為了適應市場發展和業務需求，會從外地或上級醫院、甚至國外請一些業務技能高、臨床經驗豐富的專業人員進行診療、手術等，外請人員的勞務報酬和人力管理一直困擾各級醫院的內部管理，甚至游走在灰色地帶。

（四）醫技和內勤人員。除以上各類專業技能人員以外，醫院內部需要內勤和管理人員，例如：檔案管理人員、水電維護人員、文秘等。在醫院這個高技能的工作單位，這類人員因為不在一線工作，往往不受重視，但對醫院內部管理，起著不可或缺的作用。

二、各級公立醫院人事檔案的現狀

（一）多年的紙質檔案。各級公立醫院由于多年的歷史原因，各類人事檔案包括派遣證、調動通知、工資調整通知、一些畢業證書、從業資格證書等都是紙質保存，雖然經過多年的電子信息采集和系統化管理，但很多原始檔案依舊以紙質形式存在，保管難度大、易損毀、易丟失的情況依然存在?，F今更多的檔案調閱需要和校對原件，周轉和保管都成為各級檔案管理人員最為頭疼的問題。

（二）檔案的不完整性。人事檔案在多年的保管和調閱過程中，存在遺漏、遺失、損毀等實際情況，導致部分人員的人事檔案不完整。由于醫院高技能行業學習、培訓從業的特殊職業屬性，大多專業技能人員都存在后續培訓、進修深造等經歷，這些后續經歷有的無法及時完整歸檔，成為造成檔案不完整性的主要原因。再加上醫院行業從業人員流動性較大，一些具備專業技能的人員，取得較高級別從業資格后，離開當地醫院工作，但人事檔案仍保留在當地，也是造成不完整性的主要原因。

（三）檔案管理的不專業性。當今是數碼和信息高度發展的時代，檔案管理同樣需要精通現代化信息技術條件下的檔案管理和應用，但現今各公立醫院檔案管理人員大多是單位年齡偏大、工作量較小的人員從事檔案管理工作，導致很多檔案管理的不專業和不規范。

（四）檔案的價值無法開發。信息化時代，人力資源的檔案不僅有記錄載體和查閱功能，人力資源檔案本身隱藏了很多可為內部管理和業務拓展提供效率和增加收益的功能。有效地利用好人事檔案，更好更準確地通過人事檔案進行價值開發，激活檔案室沉睡的檔案，為現代化的醫院管理和業務拓展服務，才是檔案保管的真正價值和意義。

三、建立醫院檔案數字化管理的必要性

綜上，各級公立醫院，在多年的歷史沿革和現代化發展進程中，都存在諸多的遺留問題和檔案保管方面不完善的情況，隨著信息化時代的到來，建立一套完整的、統一的、高效的數字化檔案系統，是提升內部管理的重要保證。

（一）數字化檔案有利于儲存、保管、調閱。人事檔案的數字化管理，是通過現代信息技術手段，將各類人事檔案保存成統一格式的數字電子化檔案。數字化檔案采用電子信息化技術，存儲介質由過去的紙質檔案，變為磁盤、光盤等介質，更容易保存和傳輸，同時由于數字化檔案存儲介質的改變，完全不必擔心紙質檔案保管需要注意的防火、防水、防蟲、防鼠等問題;數字化檔案更方便于借閱與轉移，不存在轉移過程中人為丟失、不可預見因素造成的原始檔案的損毀情況，通過檔案管理軟件區分調閱權限，針對不同授權級別進行調閱，便于加強檔案的管理。

（二）數字化檔案有利于提升檔案的完整性。數字化檔案通過現代信息手段對檔案原始材料進行采集，由于數字化采集設備具有標準統一、采集終端統一的特性，可針對不同時期、不同類別、不同材質的檔案的采集，采集后轉為數字格式的統一標準，可有效復制原件模式，完全有別于過去檔案原件不易保管、信息不易采集的情況。同時可以對各類后續補充或取得的檔案資源進行采集，并與過去采集的檔案資源進行合并，有利于提升檔案管理的完整性。

（三）數字化檔案有利于交流和開發。檔案通過采集進行數字化保存后，再通過專業軟件進行編排，可以編排出一套完整的檔案資源。通過管理軟件可以對人員信息、年齡結構、從業經歷、薪資情況、專業技能等諸多選項進行有效檢索和分類，通過分類檢索可以極大地提升工作效率，同時有利于檔案的二次開發和利用，對人員晉升、外出進修、培訓提高等經營管理有極大的幫助。

四、建立醫院數字化檔案管理的手段

（一）醫院對檔案管理的重視。各級醫院內部管理傾向于一線和醫護人員，弱化工勤和管理人員，對檔案管理崗位的工作人員安排，一般都是年齡偏大、技能薄弱，專業性不強的工作人員，同時對檔案管理方面的投入不足，導致各類型檔案管理無序，部分醫院人事檔案的管理機制不健全，相關的管理制度和規定都不完善。檔案管理的數字化，需要醫院管理者加強檔案管理的認知，不斷提高醫院檔案管理的水平和能力。

（二）專業的檔案管理人員。醫院由于其特殊的工作屬性，目前公立醫院更注重醫技方面的人才培養，弱化檔案管理的專業人才需求。對檔案管理方面的數字化和信息化建設投入不足，大部分醫院的人事檔案管理不能適應當今時代信息化和數字化的需求。隨著數字化檔案系統的建立，各醫院管理人員應充分考慮檔案管理的專業性、技術性和發掘價值，使用有專業知識和經驗的人員充實到檔案管理工作崗位，使得檔案管理水平得到有效提升。

（三）建立現代化的檔案采集系統?，F代化的檔案采集系統，包括硬件系統、采集系統、管理軟件和安全分級系統。建立完善的現代化檔案管理系統，要從基礎抓起，采取分步實施、可兼容、可擴展的辦法，循序漸進、逐步完善。檔案掃描和圖像智能處理系統，可根據需求對原件進行3D掃描和智能處理，能真實反映出原件的結構和效果;多功能信息采集終端可以采集紙質檔案、圖片檔案、視頻檔案、聲像檔案，現在的采集終端配合軟件可以擴展到人像采集、虹膜采集、指紋采集，提升檔案的完整性和可靠性;OCR采集設備、高拍儀等眾多終端采集設備可有效提高檔案的真實可靠性，加之智能化的軟件處理流程，可極大提高工作效率，提升檔案管理能力。

（四）檔案系統的更新與維護。數字化檔案系統建立完成后，要使得檔案系統持續發揮更大作用，后續的更新和維護是系統持續穩定使用的重要環節。根據使用過程中發現的問題，及時提出修改意見和更正辦法，持續不斷地對軟件進行完善和升級，保證系統的正常使用和業務的正常開展。

【參考文獻】

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