日本設置外交檔案管理員的分析及啟示

黃霄羽 蔡媛

摘要：本文從日本設置“外交檔案管理員”新聞案例引入，梳理日本注重檔案研究能力的表現，重點分析日本開展外交檔案內容研究的原因——服務國家利益、發(fā)揮檔案價值、提高檔案職業(yè)認同和契合檔案專業(yè)目標。最終提出相應啟示——重視學科融合與研究成果、建立研究職能與培訓制度、推動將研究能力納入法規(guī)標準與職業(yè)認定。

關鍵詞：外交檔案內容研究研究能力

Abstract：Introducing from the "foreign archives administrator" news from Japan， this paper sorts out Japans performance in focusing on archives re？ search capabilities， and focuses on analyzing the reasons why Japan conducts research on the con？ tent of diplomatic archives- serving national inter？ ests， giving full play to archival values， improving ar？ chival professional identity， and matching archives Professional goals. Finally， the corresponding en？ lightenment is put forward- attach importance to the integration of disciplines and research results， establish research functions and training systems， and adopt research abilities into regulatory stan？ dards and professional recognition.

Key Words：Diplomatic Archives； Content Re？ search； Research Ability

據共同社2019年5月3日報道[1]，日本外務省圍繞領土問題和歷史分歧與韓國、中國和俄羅斯等國家開展外交談判，要求培養(yǎng)能對外交檔案進行研究并能提出確切方案的專門職員“外交檔案管理員”。外務省開始此舉的背景是，日本為力爭實現北方四島歸還正與俄羅斯談判，與韓國就慰安婦問題、與中國就釣魚島問題等外交事務存在立場分歧。該則新聞傳遞的信號是，日本注重對外交檔案內容的研究，欲設置專門職員“外交檔案管理員”為國家利益服務。這引發(fā)了筆者的關注。

為確定外交檔案注重內容研究的主題，本文進行文獻研究。筆者不限時間范圍，以“外交檔案+編研工作”為關鍵詞在知網、萬方、維普期刊網和人大文庫精確檢索，未命中相關文獻。后擴大檢索范圍，以“外交檔案+內容研究（研究能力）”為關鍵詞在上述數據庫精確檢索，命中14篇相關文獻。筆者又以Ti（“diploma*”） AND Ti（“archiv*”）AND AB（“con？ tent research”O(jiān)R“research work”）為檢索式在Web of Science、Base、ProQuest Academic Re？ search Library和Springer等數據庫進行檢索，命中12篇相關文獻。

細析內容，國內外文獻主要聚焦點，一是從整體上闡述外交檔案管理工作，如張素林（2004）[2]從業(yè)務指導、技術管理、編研開放工作、對外交流等方面介紹我國外交部檔案管理概況；Dover（2007）[3]介紹意大利半島政府收集、控制和保存外交文件的做法。二是解讀外交檔案工作的某一具體方面，如祁占新（2005）[4]解讀外交檔案利用工作的特點；張素林（2009）[5]介紹我國外交檔案開放內容及其影響；Kennedy （2009）[6]討論了愛爾蘭外交政策文件（DIFP）在Archives 2.0應用的價值；張陽（2014）[7]突出說明外交檔案工作的服務性質。但尚無文獻關注外交檔案的內容研究。

鑒于已有研究的不足，作者擬從新聞案例引題，結合文獻研究與網站信息調研，梳理日本注重檔案研究能力的表現，歸納日本開展外交檔案內容研究的原因，提出對我國的相應啟示。這正是本文的創(chuàng)新點。

一、日本注重檔案研究能力的表現

筆者之所以首先分析日本注重檔案研究能力的表現，是想說明日本注重并開展外交檔案的內容研究并非是突然或偶發(fā)現象，而是具有一定基礎的舉措。根據對日本檔案新聞案例調研以及國立公文書館（即國家檔案館——筆者注）網站信息調研，筆者梳理出日本重視檔案研究能力的四點表現——將檔案研究能力寫入相關標準；將檔案研究能力納入資格認定制度；提供專門培訓培養(yǎng)研究能力；在資格認證制度中提出研究成果的要求。這些表現為日本開展外交檔案的內容研究奠定了基礎。

（一）將檔案研究能力寫入相關標準

據網站調研，日本已將“檔案研究能力”的內涵和要求寫入國立公文書館《檔案管理員工作標準》（下文簡稱《標準》）[8]，從頂層設計體現了日本對檔案管理員研究能力的重視。

分析《標準》內容，筆者發(fā)現日本將“研究能力”納入檔案管理員的“所需知識和技能”，并將“研究能力”界定為“可以收集與每一工作相關專業(yè)領域最新趨勢的信息，掌握每一工作所需的知識以及與執(zhí)行工作相關的專業(yè)問題，進行研究并反思工作職能”，這些規(guī)定說明日本要求檔案管理員需具備收集專業(yè)信息、解決專業(yè)問題以及進行研究的能力。深入而言，《標準》將“研究能力”細分為“與檔案資料相關的研究能力”以及“與信息系統(tǒng)和數字化技術有關的調查研究能力”，并將上述兩類研究能力具體對應描述至“職位描述和績效要求”中，經筆者梳理，《標準》將“與檔案資料相關的研究能力”歸入第6條、第16條、第17條、第19條、第20條的“實施要求”以及第9條、第13條的“更高層次的執(zhí)行要求”中；“與信息系統(tǒng)和數字化技術有關的調查研究能力”歸入第18條的“實施要求”中。可參見表1。

根據上述內容分析，筆者認為《標準》通過概念界定、細化分類以及應用說明等內容，層層遞進，說明了“研究能力”的內涵和要求。考慮到日本已將《標準》當作每個機構招聘、安置、教育和培訓檔案管理員的基本材料，具有普遍適用性和現實指導意義，因此在《標準》中規(guī)定了檔案管理員研究能力的要求，表明了日本對檔案研究能力的重視。

（二）將檔案研究能力納入資格認證要求

據網站調研，日本國立公文書館擬將研究能力納入檔案管理員資格認證要求，這也說明日本對檔案研究能力的重視。

國立公文書館2019年建立了檔案管理員認證準備委員會，并在第三次籌備會議中將“調查和研究能力”列為“國立公文書館認證檔案管理員”的三大“申請要求”之一[9]。換言之，“調查與研究能力”與其他兩個“申請要求”——“參加高等教育或培訓”和“具有檔案工作實踐經驗”之間為“同時包含”關系，如果其中一個條件不成立，則結論不成立。這就說明，如果檔案管理員想要獲得“國立公文書館認證檔案管理員”的身份，必須具備“調查與研究能力”。可見日本已準備將“調查與研究能力”納入檔案管理員資格認證要求，反映出日本對檔案研究能力的重視。

（三）提供專門培訓以培養(yǎng)檔案研究能力

據網站調研，日本國立公文書館提供常態(tài)化的專門培訓，培養(yǎng)檔案管理員的研究能力。這也說明了日本對檔案研究能力的重視。

國立公文書館提供兩種與研究能力相關度較高的培訓方式[10]，分別為檔案培訓Ⅱ（主題培訓）和檔案培訓Ⅲ（檔案專家培訓課程）。具體而言，檔案培訓Ⅱ是“通過對與保存和使用作為歷史材料非常重要的官方文件有關的特定主題進行聯(lián)合研究，以獲取檔案問題的實用解決方案并提高參與者的素質”。可以看出，這種培訓的目標正是培養(yǎng)檔案管理員的研究能力，它針對主題研究進行能力培養(yǎng)，培訓檔案管理員的研究方法和思路。另一方面，檔案培訓Ⅲ是針對論文寫作進行培訓，而論文恰恰是研究能力的成果展現。這種培訓具有更高層次的目標，不僅鍛煉檔案管理員的研究能力，還能提高他們的論文寫作能力。

進一步說，國立公文書館的培訓具有常態(tài)化特點。以上兩種培訓，均是基于國立公文書館2011年實施《官方文件管理法》后開展的，每年提供并延續(xù)至今。常態(tài)化的專門培訓為檔案研究能力的培養(yǎng)提供了有力保障。

（四）將研究成果的要求納入資格認證與培訓

據網站調研，日本國立公文書館不僅計劃將研究能力納入檔案管理員資格認證要求，而且提出研究成果的要求，進一步體現出日本對檔案研究能力的重視。

前文提及的“調查與研究能力”，日本國立公文書館在資格認證制度中具體表述為“碩士學位和檔案研究成果（與未獲得碩士學位的人具有相同的成就）[11]”，并將研究成果列為積分要求，如表2所示。前文提及的檔案培訓Ⅲ（檔案專家培訓課程）也將論文列為培訓考核要求。這些規(guī)定表明，檔案管理員只有發(fā)表專業(yè)研究成果，才能得到資格認證或通過考核。

二、日本開展外交檔案內容研究的原因

日本注重檔案研究能力的做法為其開展外交檔案的內容研究奠定了基礎。引言中的新聞案例反映出，日本希望設置能對外交檔案進行研究并提出確切方案的專門職員——“外交檔案管理員”。日本為何會有此要求？經筆者基于文獻、新聞案例和網絡調研等多種途徑進行研究，認為原因來自諸多方面，最直接的原因是為服務國家利益的現實考慮；其他原因包括發(fā)揮檔案價值、提高檔案職業(yè)認同以及契合檔案專業(yè)目標等。

（一）服務國家利益

服務國家利益是日本注重外交檔案內容研究的最直接原因。因日本長期與鄰國存在領土和歷史問題等多方面的爭端，而外交檔案中記錄有可以支持其主張的內容，故日本才會考慮設置能對外交檔案進行內容研究的專門職員——“外交檔案管理員”。事實上，自2015年起日本政府便開始組織人手整理數百份獨島（日稱竹島）和釣魚島（日稱尖閣諸島）的檔案記錄[12]，以便從外交檔案中找出支持日本政府主張的內容，為國家利益服務。正如日本負責領土事務的國務部長表示：“有必要積極地提供證明日本立場的材料，以便在國內外傳播[13]”。

（二）發(fā)揮檔案價值

發(fā)揮檔案價值也是日本開展外交檔案內容研究的基本原因。基于檔案的本質屬性為原始記錄性，開展外交檔案的內容研究可充分發(fā)揮檔案的憑證價值和情報價值。一方面，外交檔案可在國家之間發(fā)生外交糾紛時充當歷史憑證，一個典型案例是，美國一直認為原子彈是導致日本投降的原因，而日本的外交檔案證明，前蘇聯(lián)于1945年8月8日加入對日戰(zhàn)爭才是更重要的因素，并協(xié)同決定日本的投降[14]，從而駁斥了美國的說法。這一案例說明檔案充分發(fā)揮憑證價值可證明歷史真相。另外，關于日本與中國發(fā)生釣魚島的領土爭議問題，日本橫濱國立大學名譽教授、神奈川縣日中友好交流協(xié)會副會長村田忠禧查證檔案后，寫作專著《日中領土爭端的起源——從歷史檔案看釣魚島問題》，證明釣魚島屬于中國領土的事實。作者研究了《日本外交文書》以及亞洲歷史資料中心所公開的相關文件進行創(chuàng)作，即使未能支持日本的主張，卻是對檔案原始內容的尊重。另一方面，外交檔案也可充當外交史研究的一手材料。我國華中師范大學教授、知名歷史學者沈志華正是在大量搜集、整理、研究外交檔案基礎上進行冷戰(zhàn)史研究，從而成為這一領域的代表學者。可見，無論是將外交檔案作為歷史憑證，還是充分挖掘外交檔案中的豐富信息，均是發(fā)揮外交檔案價值的重要途徑。

（三）提高檔案職業(yè)認同

檔案職業(yè)認同包含兩方面內容：一是自我認同，即檔案工作者對從事職業(yè)的自我肯定性評價；二是社會認同，即社會各界對檔案職業(yè)的肯定性評價[15]。開展外交檔案的內容研究有利于提升檔案職業(yè)認同，既利于自我認同，又能提高社會認同。

根據馬斯洛的層次需求理論，自我實現需求（例如勝任感和成就感等）是最高層次的需求。一個人的成就感是建立在他對本職工作的勝任感基礎之上，建立在他自我感覺在本職工作中作出較常人更為突出的業(yè)績之上[16]。對外交檔案進行內容研究，可賦予檔案人員勝任感和成就感，他們需要運用專業(yè)及歷史知識，提交研究成果，從而滿足自身的成就感，促進檔案人員實現自我認同。

另一方面，注重外交檔案的內容研究可提升檔案職業(yè)的社會認同。首先，“職業(yè)的存在必須以相應的職業(yè)功能為基礎[17]”，提供利用正是檔案職業(yè)的基本目標和功能。開展內容研究符合檔案工作的職業(yè)功能，也能幫助檔案人員在服務社會中得到各界的認同。其次，依托內容研究的成果通過出版或發(fā)布等多種方式進行社會傳播，公眾在利用研究成果的同時就會增強對檔案職業(yè)價值的了解和理解，有利于提升檔案職業(yè)的社會認同。

（四）契合專業(yè)目標

早在1996年，加拿大知名學者特里·庫克在第十三屆國際檔案大會的主報告中就呼吁檔案工作者應從被動地保管檔案變?yōu)榉e極地塑造檔案，從實體保管員向知識提供者過渡[18]。進入21世紀以來，國際范圍內檔案專業(yè)呈現從注重實體管理轉變?yōu)樽⒅貎热莨芾淼膽B(tài)勢，而檔案工作者的工作重點也從簡單地保管檔案轉變?yōu)殚_發(fā)檔案信息內容。日本當前開展外交檔案的內容研究正契合了新時代檔案專業(yè)的發(fā)展目標——注重內容研究，實現知識服務。日本設置外交檔案管理員，要求他們對外交檔案進行內容研究，目的是發(fā)揮外交檔案的價值，滿足國家利益的需求，這種目標與庫克強調的“知識提供者”正好相符；實踐證明，《日本外交文書》《外交史料館報》等編研成果已經成為外交檔案內容研究的知識產品，日本設置專門職員“外交檔案管理員”加入到外交檔案內容研究的隊伍之中，也反映出日本對外交檔案管理員的目標期望——實現知識服務。

三、日本舉措的啟示

日本已有注重檔案研究能力的傳統(tǒng)，當下又特別強調對外交檔案進行內容研究，這種信號必須引起我國的重視。我國與日本雖然有特別的歷史淵源，卻有著不容忽視的領土問題和歷史事實的分歧爭議。經筆者思考，按照從小到大的邏輯，日本的做法給予我國檔案界的啟示有以下三點。

（一）重視學科融合與研究成果

針對我國的外交檔案人員，建議其重視學科融合與研究成果。

一方面，我國外交檔案人員應當學習各方面的學科知識，注重學科融合和知識復合。基于日本的經驗，國立公文書館《檔案管理員工作標準》將“相關科學知識”納入“所需的知識和技能”，并將“相關學科知識”解釋為“具有理解檔案所必需的相關科學的基礎知識（歷史、法律、行政管理、信息工程等）并希望具有其一的專門知識”，這一規(guī)定充分說明了歷史、法律、行政管理、信息工程等相關學科對檔案工作的意義。再擴展到其他國家，英國特拉斐大學檔案館館長借助檔案內容研究為赫敏仿制船前往美國的航行提供了歷史背景，闡明帆船出訪的重要性以及拉菲特在革命戰(zhàn)爭中的重要角色[19]，也為檔案人員加強學科融合開展研究提供了良好借鑒。可見，我國外交檔案人員應加強歷史、國際政治、計算機科學等多種學科知識的學習，為外交檔案的內容研究奠定知識基礎。

另一方面，我國外交檔案人員應積極參與甚至主導外交檔案的編研工作，持續(xù)提供研究成果。據調查，我國外交部檔案館雖有一定編研成果，卻尚未如同日本外交史料館連續(xù)編輯出版《日本外交文書》和《外交史料館報》，前者至今已刊221冊，后者已刊32冊并在繼續(xù)刊載中。日本經驗除了持續(xù)性的編研成果之外，還在研究成果的展示方式方面具有可借鑒之處。據調查，《日本外交文書》在網絡上介紹了目錄及相關內容，并被武漢大學圖書館就其目錄層次做成目錄檢索數據庫[20]。對比我國，外交部檔案館只簡單介紹編研作品時所搜集的資料，并不方便用戶利用。建議我國應重視編研成果的有效展示。

（二）建立研究職能與培訓制度

研究能力不只應當在外交領域受到重視，對整個檔案專業(yè)均十分必要。為此，針對我國檔案機構，建議其建立研究職能與培訓制度。

一方面，建議我國檔案機構可通過以下四種形式建立研究職能。一是設置檔案研究機構，例如瑞士國家電影館的現代化電影檔案保存與研究中心、埃及教區(qū)與英國大學合作開設的開羅研究中心等；二是創(chuàng)建研究項目，例如丹麥國家檔案館與哥本哈根大學、哥本哈根塵世檔案館和Ancestry公司合作創(chuàng)建的“連接生命”項目，旨在串聯(lián)并描繪出1787至1968年間的歷史生命歷程；三是舉辦研究活動，例如丹麥國家檔案館與加拿大的中加檔案館舉辦專題研究活動，日本有關外交歷史的講座和學習小組，伊朗國家圖書和檔案館舉辦了關于大數據管理等內容的研討會；四是與研究機構合作，例如英國的丘吉爾檔案中心每年接收伯明翰-南方學院歷史系學生進行實地研究，柬埔寨文獻中心請BDLink研究機構調查公眾對柬埔寨法院特別法庭檔案的看法。國外經驗的啟示在于加強檔案機構的研究職能。

另一方面，我國應建立檔案管理培訓制度，并根據自身需要來注重培訓制度的常態(tài)化與創(chuàng)新性。我國檔案機構應建立常規(guī)培訓制度，可參考日本國立公文書館的培訓制度。另外，專門性檔案機構可立足實際，創(chuàng)新培養(yǎng)方式，以更加開放性的方式來進行多途徑培養(yǎng)。例如布達佩斯首席檔案保管員便在由烏克蘭駐匈牙利大使館和匈牙利的烏克蘭自治政府共同舉行的“兩國之間百年雙邊關系歷史的里程碑：聯(lián)合國工程處特別外交使團成立100周年”會議上發(fā)表演講。這些方式可有效地展現專業(yè)性檔案的獨特價值，并全方位地鍛煉檔案人員的能力。

（三）推動將研究能力納入法規(guī)標準與職業(yè)認定

針對檔案事業(yè)，建議我國檔案行政管理機構將研究能力納入法規(guī)標準與職業(yè)認定。

一方面，建議我國建立相關法規(guī)標準或在法規(guī)標準中增加“研究能力”“內容研究”“研究工作”等相關內容。目前，我國《檔案法》中規(guī)定“各級各類檔案館應當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織出版檔案材料[21]”以及“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識[22]”，日本《檔案法》第四條指出“檔案館應包括主任、對重要文件進行歷史研究的專家人員以及其他必要人員”。對比可看出，兩國均明確提出檔案館需要研究人員，但日本檔案法已明確規(guī)定需要能對文件檔案進行歷史研究的專家，而我國檔案法尚未對檔案人員的研究能力提出詳細要求。此外，我國目前也缺乏針對檔案工作者的專門標準，更談不上在標準中提出對檔案人員研究能力的要求，但日本的《標準》中已將“調查與研究能力”納入其中。日本的做法給我國未來建立法規(guī)標準重視檔案研究能力提供參考或借鑒。

另一方面，建議我國將研究能力要求納入職業(yè)認定要求。日本的認證機構多元且具有專業(yè)性，除了前文中提到的日本國立公文書館開始設立認證籌備委員會外，日本還有六種與檔案管理員有關的認證方式。而目前為止，我國并未建立統(tǒng)一的檔案管理員認證制度。盡管北京市、貴州省等省市相繼頒布了檔案人員持證上崗的相關規(guī)定，但未制定嚴格的考核標準，缺乏準入控制，用人單位也未將檔案上崗資格證書作為招聘人員的參考標準[23]。在這種背景下，我國可借鑒日本做法，設立職業(yè)認定制度來規(guī)范檔案人員及其職責，并將“研究能力”納入制度認定以加強檔案人員對研究能力的重視。

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院