檔案信息化建設的管理與改進方法

（吉林省白山市江源區民政局，吉林 白山 134300）

檔案信息化是新時期檔案管理事業的發展需求，且隨著“互聯網＋”技術的發展，檔案信息化建設得到了諸多的技術支撐。但目前各級部門在檔案管理信息化建設和管理中均存在諸多的問題，如何解決這些問題尤為關鍵。

一、檔案信息化建設要點與策略

檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性工作，在推動社會經濟發展、科技進步中均發揮著重要的作用。十八大以來，我國對各職能部門的檔案管理工作提出了更高的要求，尤其是大數據技術、數字化技術、“互聯網＋”等技術的快速發展背景下，檔案信息化建設工作的重要性日益凸顯，值得給予充分的重視。總的來說，在新時期要做好檔案信息化建設工作，必須做好以下幾點工作：

（一）規范和強化檔案信息化建設工作：檔案信息化建設涉及較多的專業知識，尤其是其中的互聯網技術應用更是重點，鑒于現階段檔案信息化建設存在技術應用不到位、人員專業能力不強等問題，后續要做好檔案信息化建設的規范性與科學化。一方面，要統籌全局，充分認清信息時代背景下檔案信息化建設的任務與難點，有計劃地開展檔案信息計劃建設工作，另一方面要將檔案信息化建設與管理落實到具體的部門和人員身上，對具體的工作內容進行細化分解，確保責任明確，按照檔案建設與管理規范開展工作。

（二）檔案信息化資源整合：檔案信息化資源整合是實現檔案信息化建設的有力抓手，必須予以充分的重視。建設過程中可以借助大數據挖掘技術對相關的檔案信息進行收集、分析、整合與歸檔，提升各種先進技術的應用力度。另外，需要配備現代化的專業設備和人才，為檔案信息化資源整合奠定堅實的基礎，要求各個部門和人員均要積極參與到檔案信息化建設工作中來，提升工作積極性，尤其是要做好檔案信息采集的即時性和檔案信息服務與共享的網絡化。圖1，檔案信息化的未來發展趨勢。

（三）檔案信息化建設重點與難點把控：檔案信息化建設工作涉及的專業內容較多，明確和把控好工作重點與難點尤為關鍵。在工作過程中要重點做好以下幾點工作：a）工作人員是開展檔案信息化建設的主體，必須對工作人員業務素質提升給予充分的重視。包括可以熟練應用信息化工具、鑒定有效的檔案信息、加工檔案信息、檔案信息存儲的規范化；b）檔案信息化建設與管理工作是一項長期性工作，具有長期性和復雜性的顯著特點，無論是建設還是管理過程中均要加強檔案信息化質量，尤其要將檔案室安全管理作為重點。目前來看，多數的檔案職能部門通過應用PDCA 循環管理模式大大提升了檔案信息化建設與管理質量，在不斷的循環過程中積累了較多的檔案信息化管理經驗，檔案信息化建設的重點與難點把控較好，整項工作取得了較好的效果。

二、檔案信息化建設與管理的改進措施

（一）加強檔案信息化基礎設施建設力度

基礎設施建設力度不足是目前檔案信息化建設過程中存在的一大問題，其對檔案信息化建設與管理質量產生了直接的影響。因此，后續要做好兩方面的改進工作，一方面要加大檔案信息化基礎設施資金投入力度，做好事前規劃和事中控制，對檔案信息化建設工作做到全過程監管，另一方面檔案館庫房建設、數據庫建設、檢索工具建設、規章制度建設均要進一步納入到日常工作中來，構建數字化檔案館，加強以“互聯網＋”技術為代表的信息化技術建設力度，逐步提升信息化水平。

（二）提升檔案信息化資源建設與利用

在檔案信息化資源建設與利用中要做好以下幾點工作：①檔案目錄數據庫建設依然是后續改進工作的重點，要充分運用計算機技術的優勢，強化檔案目錄數據庫建設，有針對性的優化檢索服務質量；②檔案全文數據庫與多媒體數據庫建設工作也是后續改進重點，但鑒于此項工作本身具有較大的難度，因而相關的工作人員一方面要推動檔案的電子化建設，逐步實現檔案信息的數字化，另一方面對現有的數據庫系統進行重組完善，加大創新力度，生產出更多的檔案信息化產品，提升檔案信息融合與共享能力，提升服務效率與質量[1]。

（三）電子檔案歸檔管理

歸檔管理效果直接影響到檔案信息化質量，因而檔案部門要嚴格按照方案管理的相關規范要求，對入庫檔案信息進行全方位的檢查與鑒定，務必確保電子檔案信息的完整與有效，做好后續的保管工作。同時隨著“互聯網＋”技術的快速發展，檔案信息處理計算機化已經成為發展的必然，信息存儲數字化、采集即時化及信息服務的網絡化均是后續需要重點強化并落實的工作。信息工具的應用是開展檔案信息化建設的強有力抓手，必須時刻放在關鍵位置。

（四）檔案信息安全與人員素質提升

在檔案信息化安全提升方面，檔案要強化檔案數據庫與檔案借用的安全管理力度，對檔案信息管理進行全過程和動態監管，尤其是對一些重要信息更要加大管理質量，構建多重網絡安全屏障，確保檔案信息的安全。在人員素質提升方面，檔案管理部門要定期組織相關的培訓活動，幫助工作人員增強信息化工具的應用能力，為檔案信息化建設奠定堅實的人才基礎。

三、結語

檔案信息化已然成為檔案管理的必然趨勢，在“互聯網+”、大數據挖掘及數字化技術的配合下，檔案管理部門要進一步貫徹和落實檔案信息化建設工作，緊抓工作重點與難點，統籌全局，保證和提升檔案信息化工作質量。