對檔案信息資源開發利用的幾點思考

趙品

一、檔案信息資源開發利用存在的問題

1.基礎業務工作不夠扎實，館藏結構單一、不夠豐富

檔案基礎業務工作是開展檔案開發利用、檔案服務的前提條件，檔案開發利用、檔案服務又反作用于檔案業務基礎工作的扎實開展，二者是相輔相成，相互促進的關系。上述問題的出現主要基于以下兩點原因：一方面，部分單位人員流動性較大，導致檔案管理人員不穩定，在一定程度上影響了檔案業務的持續正常開展，致使當年該歸檔的資料沒有及時歸檔;另一方面，部分檔案中存在的問題未能在立卷質量檢查中及時發現，并督促整改，以至于五年后移交檔案時根本無從追查，檔案收集齊全完整也就無從談起。

在檔案資料的收集過程中，存在“三多三少”現象，即：宏觀領域的檔案多，微觀領域的檔案少;政治領域方面的檔案多，經濟領域方面的檔案少;文書檔案多，科技檔案、專門檔案少。這些現象的存在，直接造成綜合檔案館館藏檔案不綜合，館藏資源結構單一的現狀，并進一步制約了館藏資源的開發利用。究其原因，主要存在以下幾個方面：一是只重視黨政群機關的檔案，放松對其下屬單位檔案的接收;二是只重視接收文書檔案，忽視科技檔案、電子檔案、專門檔案的收集;三是只重視接收紙質檔案，忽視聲像、字畫、實物等其它載體檔案的收集;四是只重視接收移交檔案，放松了檔案的征集;五是忽視與檔案有關圖書資料的收集。

2.檔案信息資源開發利用滯后

現實中，一些檔案管理部門未能依法及時開放檔案，造成檔案開放工作出現內容上老化、時間上滯后的問題。《檔案法》規定：“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿30年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年”。這就是說僅有少量檔案滿足開放期少于30年的要求，絕大部分開放檔案仍為30年前形成，這類檔案即便進館時達到開放要求，也要在檔案形成之日起5年后。由此可見，檔案館所開放檔案僅滿足了檔案利用者對歷史問題研究的需求，對于當前工作的查考利用需求則難以實現，而這種需求恰恰是當前利用范圍最廣、利用人數最多且最為急切的。

《檔案法實施辦法》第二十二條明確規定：“機關、團體、企事業單位和其他組織內的檔案機構所保存的尚未向檔案館移交的檔案，主要供本單位利用，其他機關、團體、企事業單位和組織，以及中國公民如需利用，必須經過檔案保存單位的批準。”按照《河北省檔案工作條例》現行檔案接收的規定，基層單位的檔案在本單位5年才接收入館。也就是說，基層單位前5年形成的檔案，基本上是為本機關提供服務，很難滿足社會公眾的利用需求。在這一期間，經常造成機關檔案室不予接待利用、市縣級檔案館收藏出現斷層的窘境，挫傷了檔案利用者利用檔案的積極性，影響了檔案館所收藏檔案發揮其應有價值及功能。

3.檔案管理工作科技含量較低，不適應現代社會信息化發展要求

從實際情況看，市縣級檔案館運用現代化辦公技術的推廣普及程度偏低，檔案信息資源開發利用仍沿用傳統手工方式。館藏檔案主要以紙質、聲像等載體為主，其利用目的和服務方式已不能適應當前信息化社會的需要，嚴重影響了館藏檔案的社會經濟貢獻率。同時，基層檔案工作者的個人素質、知識結構以及熟練運用現代技術的能力水平，與新形勢新任務要求不相適應，在一定程度上影響了檔案工作科技化進程，制約了檔案信息資源的開發利用。

4.檔案工作的社會認知度不高

檔案管理工作時常出現這樣的現象：在檔案系統內宣傳工作搞得有聲有色，系統之外則顯得很冷清。目前社會對檔案工作的重要性和信息資源的利用價值還缺乏了解，甚至有人認為檔案部門是可有可無的部門，這與宣傳工作欠缺有密切關系。

二、檔案信息資源開發利用的實現途徑

1.加強檔案基礎業務工作，使綜合檔案館的綜合性特征名副其實

從各個環節不斷加強檔案基礎業務管理工作，豐富館藏。一是不斷完善檔案收集、整理、保管、開發利用方面的法律法規與技術標準，使檔案職能管理和檔案資源的開發利用工作有更加完善的法律體系做支撐，提高依法治檔的水平，確保所形成的檔案能夠全面反映本單位的職能活動情況。二是通過各種途徑向社會宣傳檔案有關法律、法規，增強社會檔案保護意識和檔案法制意識，完善檔案材料收集職能，形成科學、規范、合理的工作機制，防止對應歸檔材料的擅自推遲和截留，規范向綜合檔案館所移交檔案的流向。三是制定合理的檔案接收計劃，確保檔案收集工作有序、深入進行，適當擴大接收范圍，對轄區內的一些重大人文活動，檔案管理部門應積極主動參與，將其形成的檔案主動接收入館，提高檔案利用的時效性。

2.正確處理開放與保密的關系，依托現代信息技術實現檔案信息資源共享

《檔案法》第二十二條規定，“開放檔案不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益”。確保我們在檔案開放利用工作中，既要遵法、守法、依法，又要堅持“開放檔案的范圍應最大化，檔案保密的范圍應最小化”的原則，正確處理檔案的開放與保密、隱私之間的關系，將涉及民生利益的檔案及時對外開放。同時，要建立科學的現代化檔案檢索體系，運用現代化技術管理手段，大力開發檔案信息資源，并利用檔案網站、微信公眾號、微博等方式實現檔案信息資源共享。

3.增強檔案工作者綜合素質，提高科技管檔能力

一要提高檔案管理人員的學習意識和興趣，鼓勵他們將專業理論學習和業務工作相結合，不斷提升檔案業務水平;二要加強對各級檔案從業人員的全面培訓，除熟練掌握檔案專業知識外，還應加強現代信息技術的培訓;三要提升業務實踐能力，通過言傳身教和工作指導，盡快促進新生力量在實踐中成長;四要開展各種形式的競賽活動，通過相互學習、相互促進的方式，進一步營造學習氛圍，進一步提高檔案管理人員提升業務素質的需求;五要大力引進培養高科技人才，加強并完善對檔案管理信息化的研究，進一步提高信息資源的挖掘利用水平;六要緊跟問題研究，要實時關注檔案信息在大數據、云計算、人工智能等新興領域的發展及應用，強化對電子檔案管理、檔案信息系統安全保護等重點難點問題研究。

4.堅持長短期效益相結合，科學合理開發檔案信息資源

檔案管理工作的一項主要任務在于開發利用檔案管理信息資源、深入研究挖掘其內在應用價值、為我國社會各項事業發展服務。例如：企業管理層可以通過利用科技檔案，明確發展方向、優化生產技術、規范經營管理，最終提高經濟效益;利害關系人可以通過利用土地確權登記檔案，明確權屬界線，解決土地糾紛問題;相關政策制定部門可以通過利用各類農業農村檔案，科學的制定農村產業調整政策等。在具體實踐中，用好用活檔案信息資源，必須堅持合理統籌、長短結合、科學利用的原則。堅持用發展的、連續的觀點看待檔案價值，有些檔案盡管在一定時期內價值沒有完全顯現出來，但這并不意味著檔案價值低或無價值，要繼續扎實做好檔案基礎工作。對于當前社會需求量大的檔案，要積極主動地對檔案信息資源進行整合利用，最大程度地發揮其功能和價值。

作者單位：石家莊市鹿泉區檔案館