醫院個人榮譽實物檔案的收集與整理

劉同

一、個人榮譽實物檔案的重要性

從當前社會發展來看，醫院是知識與技術密集的單位，臨床醫療技術的高低、服務質量的優劣，是醫院發展的核心要素。以榮譽實物檔案為主的檔案，涉及到醫院發展和管理的各個環節，對醫院的發展起著重要作用。

個人榮譽實物檔案反映了醫院或個人的學術、科研水平，同時也是醫院乃至社會的珍貴歷史財富，是醫院工作積累詳實的史料。從整理收集的整體情況來看，除工作中存檔的資料按年份整理、歸檔以外，個人的榮譽檔案特別是大量的實物檔案的材料散存在個人手中，沒有系統的收集和整理。

讓歷史來“發言”、讓榮譽檔案做“見證”。個人榮譽實物檔案反映了醫院的科研水平，體現了質量與數量，是醫院工作的參考和有利的憑證材料，是相關工作的補充和佐證。個人榮譽實物檔案是個人和醫院名譽的活廣告，只有充分地利用好榮譽檔案樹立良好形象，才能給醫院帶來更大的作用和榮譽，同時也能借助榮譽檔案資料從各個角度有效提高醫院的知名度和學術地位。只有加強榮譽實物檔案管理，才能更好的發揮榮譽檔案的作用，為醫院和個人發展創造價值。

及時收集整理醫院的榮譽檔案，一是可以向領導或上級單位完整的匯報和展示醫院取得的發展成就，二是可以直觀深入的了解同行們在科研等方面取得的成績，以此來激勵年輕同志的科研與集體榮譽意識，認識檔案工作的重要性，促使他們積極做好歸檔工作，使醫院實物榮譽檔案的收集更完善。

二、醫院榮譽實物檔案的分類與整理的必要性與價值

（一）個人榮譽實物檔案的收集與整理的必要性

個人榮譽檔案管理是檔案管理中較為重要的一部分，個人榮譽檔案是榮耀的表現主體，具有不可替代性。榮譽證書、獎杯獎牌等屬于實物檔案，是醫院檔案中的重要部分，具有較高的保存價值和收藏價值。

通過個人榮譽檔案的收集整理，可以為醫院人事行政工作的管理和宣傳工作提供依據和佐證材料。 充分發揮榮譽檔案的激勵和鼓舞作用，提高實物榮譽檔案的社會效應。

完善醫院實物榮譽檔案收集管理制度，需要制訂相關的工作流程，將實物榮譽檔案信息以獲獎時間、獲獎內容、獲獎類別、保管期限、簡要事跡、檔案編號等進行相應的分類， 將原本雜亂散落的歷史見證材料進行有效整合，將文書檔案、圖片、實物、材料等都整理在一個管理體系中，以確保數據的準確性、及時性和有效性。

（二）個人榮譽實物檔案的收集與整理的價值

個人榮譽實物檔案既是珍貴的文檔材料又是可以展示的藝術品，它在給人以憑證和宣教的同時，又給人以美的享受，具有很高的鑒賞價值。人們懸掛、展示實物檔案正是憑證價值、宣傳教育價值和鑒賞價值的綜合體現。榮譽實物檔案除以上價值外，與其他檔案相比更莊重、嚴肅和正式，由于其唯一不可復制而更加珍貴。

三、醫院個人榮譽檔案收集存在問題

當前，醫院個人榮譽檔案收集整理主要存在分散、凌亂、無章管理問題。歸檔材料原件少、復印件多;職工送交檔案館的材料格式不一、書寫不規范、不符合歸檔要求;或者閑置于庫房，與其他物品混雜在一起，或者放置于辦公地點進行了環境美化，或者放置公共區域進行裝飾，嚴重影響了個人實物榮譽檔案的管理質量。榮譽實物檔案具有形式的多樣化、內容豐富、材料唯一性、保管復雜性等特點，因各類獲獎的載體不同，所以當前的保管形式無法滿足檔案收集工作。但在醫院的臨床工作中， 獲得榮譽需要眾多審批程序，如審批、刊印表彰的文件、頒發榮譽證書等相關環節。按以往的檔案分類原則，就會出現同類榮譽檔案資料由于載體形式的不同分為文件、獎杯、獎牌等不同的檔案類別，存在整理歸檔標準形式多樣繁雜的問題。有的個人榮譽獎項，也隨著時間的流逝或人員的調動難覓蹤影。醫院榮譽實物檔案保管要求還未達到，往往存在整理不及時、留存難度較大等原因，導致實物檔案例如獎牌、獎杯等，因生銹、氧化、褪色等出現保管問題。況且，實物榮譽檔案找尋起來較為困難，損壞率較高，因此，可提供應用率不高，使其逐漸的失去其應有的激勵鼓舞作用。實物榮譽檔案的建立健全較為不易，目前存在許多問題，保管利用好更是困難。尤其是醫院實物檔案較其他檔案類別具備特殊性，在醫院檔案管理中，處于較為薄弱的環節，多部門協調管理有待加強。

四、個人榮譽實物檔案收集整理的方法和步驟

（一）個人榮譽實物檔案收集整理的方法

個人榮譽實物檔案應專柜保管。對貴重的實物檔案，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續。有條件的單位應建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。檔案存放應做到十防：防高溫、防火、防盜、防潮、防水、防光、防塵、防蟲、防鼠、防污染。

具體來講，保管場所既要注意通風，又要保證溫度和濕度相對恒定;必須具備高度的消防安全意識，絕對禁止火災發生;提高防盜意識，必要的情況下可以安裝監控;物品放置柜需高離地面，遠離易潮物品;應該是封閉性庫房，避免物品因曝光過度而導致實物檔案褪色;庫房和保管柜應保持整潔，達到一定的防塵條件;易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術保護工作，定期進行滅蟑螂、滅鼠等工作;要遠離各類污染源。

（二）個人榮譽實物檔案收集整理的步驟

繁瑣復雜的整理歸檔、查找、借閱使用最好由專人集中保管，保證可以隨借隨取，真正體現方便、快捷和高效。

1.做好收集、登記、整理工作

做好醫院實物檔案的及時收集和穩妥保管，使檔案登記及造冊工作更加的高效有序。如要逐步完善醫院實物檔集的收集，需要強化管理人員對實物檔案的歸檔意識，深度理清歸檔的各個環節，明白為什么歸檔、如何歸檔，及歸檔后該如何有效利用。

2.做好分類、編號等整理工作

（1）歸檔實物的整理就是將歸檔實物以件為單位進行鑒定、分類、編號、排列、上架，使之成為程序化的過程。歸檔實物的整理一般以每件實物為一件。實物檔案的整理應遵循保持實物檔案之間的邏輯關系、時間順序以及利于保管和使用的準則。實物檔案應每件都有唯一的號碼，如榮譽證書、獎杯、獎牌等。實物檔案總體數量如果較少，可以不進行細分，可按年限進行流水號的編輯整理;實物檔案總體較多的醫院，可先根據物品的類型進行分類整理，如證書類、獎牌類、錦旗類、獎杯類等，把相同類別的再根據時間進行順序排列。

（2）醫院實物榮譽檔案的性質及形式，具有獨特性，其管理、分檔和其余類別的檔案有所不同，可以根據實物性質的不同，以及來源的不同，進行分類，可分為五大類，A、B、C、D、E。

A類：獲省部級以上單位和部門、國家、國際級的獎勵;

B類：獲省級、市級單位行業內以及有關主管業務部門的獎勵;

C類：社團組織、工會給予的各項獎勵;

D類：有關的紀念章和紀念品等;

E類：其他經常用到的各類聘書、榮譽證書。

需把不同類別分別按照時間順序進行編號排列，逐步增加完善新檔案的整理與延續排列。在每份實物檔案上張貼并標注帶有類別、順序號、時間等的標簽，然后編寫登記表逐一登記，紙質和電子各一版，作為簡便實用的檢索工具，同時為檔案統計工作提供方便。

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作者單位：河北醫科大學第三醫院