新媒體時(shí)代圖書館業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)狀分析

吳添意

當(dāng)前，隨著新媒體時(shí)代的不斷發(fā)展，在圖書館每年的檔案整理工作中也漸漸開始出現(xiàn)一些新矛盾，作為圖書館檔案工作者，不斷感受到昔日的圖書館檔案要求已無(wú)法滿足當(dāng)前的圖書館檔案整理工作。在此以上海市虹口區(qū)圖書館業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)狀為例，試分析當(dāng)前新媒體時(shí)代圖書館業(yè)務(wù)檔案的問題，通過和其他圖書館業(yè)務(wù)檔案工作的比較，提出自己對(duì)當(dāng)前圖書館業(yè)務(wù)檔案工作的建議及看法，望能促進(jìn)圖書館業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)一步發(fā)展。

一、圖書館業(yè)務(wù)檔案的主要類型

以虹口區(qū)圖書館為例，圖書館檔案主要由文書檔案、榮譽(yù)檔案、基建檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案及業(yè)務(wù)檔案等組成，其中最為重要應(yīng)該是文書檔案、財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案三塊。

文書檔案的對(duì)象是圖書館各項(xiàng)行政收發(fā)文、合同等重要文件，財(cái)務(wù)檔案的對(duì)象是圖書館財(cái)務(wù)各項(xiàng)支出憑證的存檔，兩者由館長(zhǎng)辦公室同財(cái)務(wù)室兩部門各自負(fù)責(zé)，正因?yàn)樯婕爸卮螅圆块T內(nèi)部基本能夠完成存檔工作，而業(yè)務(wù)檔案則涉及到幾乎全館各部門，包含了圖書館各業(yè)務(wù)部門日常工作及活動(dòng)記錄，對(duì)圖書館業(yè)務(wù)工作的提升有一定意義。

一直以來(lái)，業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容都是考核圖書館工作最為重要的材料，從中最能反映出圖書館服務(wù)讀者的工作情況，最能夠展現(xiàn)圖書館整體運(yùn)行情況的核心材料，因而從來(lái)都是圖書館檔案工作中的重點(diǎn)，一般來(lái)說，圖書館的業(yè)務(wù)檔案主要由業(yè)務(wù)部門的日常工作記錄及活動(dòng)記錄兩大部分組成。

二、新媒體時(shí)代業(yè)務(wù)檔案的問題

時(shí)代飛速發(fā)展，圖書館也在不斷追趕潮流，買當(dāng)下最受歡迎的書，做最時(shí)髦的閱讀活動(dòng)，不斷提高全民對(duì)閱讀的熱情，然而就在圖書館的業(yè)務(wù)在新媒體時(shí)代勇于挑戰(zhàn)不斷往前追趕之時(shí)，圖書館的檔案工作卻還處于滯后狀態(tài)，未能跟上時(shí)代。根據(jù)上面所述的圖書館業(yè)務(wù)檔案的主要內(nèi)容，現(xiàn)根據(jù)本館的實(shí)際情況，將在業(yè)務(wù)檔案工作中遇到的問題整理如下。

1.傳統(tǒng)紙質(zhì)存檔的不適用性日益明顯

隨著當(dāng)前新媒體時(shí)代的來(lái)臨，做好媒體宣傳也已經(jīng)成為了圖書館工作的頭等要事，而媒體宣傳的特點(diǎn)就是重視影像，追求圖文并茂，有聲有色，因而為了做好前期后期的各項(xiàng)閱讀活動(dòng)宣傳工作，每一場(chǎng)閱讀活動(dòng)都會(huì)留存大量的活動(dòng)照片、視頻等資料。

盡管在檔案工作中也有聲像檔案的存在，但不論是在檔案工作的培訓(xùn)還是實(shí)際操作中，這一套流程都幾乎只針對(duì)照片，錄音和影像儲(chǔ)存的錄像帶、光盤幾乎都已經(jīng)瀕臨淘汰，更何況照片龐大的數(shù)量早已不能和之前相提并論，即便只是存照片，按照聲像檔案的要求一張張印出來(lái)也要耗費(fèi)大量財(cái)力，很顯然，傳統(tǒng)紙質(zhì)存檔的那一套存檔模式已經(jīng)不再適用當(dāng)前的檔案工作。

2.當(dāng)前存檔形式無(wú)法完整收集多渠道的讀者意見

在過去，讀者向圖書館的公共服務(wù)提出意見建議，往往會(huì)填寫書面的讀者意見表，以便圖書館方面能盡快改進(jìn)，因而長(zhǎng)久以來(lái)讀者意見表一直都是業(yè)務(wù)部門存檔中的重要材料之一，然而，隨著當(dāng)下接受讀者意見的渠道日益增多，書面且單一的意見表早已不具有往日不可替代的地位。

為了推進(jìn)公共服務(wù)質(zhì)量不斷提升，當(dāng)下市民與公共服務(wù)之間溝通的渠道日益增多，除了圖書館本身設(shè)置在館內(nèi)的每個(gè)服務(wù)臺(tái)的意見表之外，還有增設(shè)的意見箱、館長(zhǎng)接待日等溝通渠道，同時(shí)上海市的市民熱線12345在這兩年內(nèi)也不斷發(fā)展完善，逐步對(duì)各單位的回復(fù)效率、回復(fù)滿意率都做出了嚴(yán)格要求，而圖書館官方的微信、微博也都隨時(shí)接受讀者的留言，可以說，當(dāng)前讀者同圖書館之間的交流溝通變得極為便利順暢，渠道更為多元。

考慮到讀者的意見建議一直都是公共圖書館公共服務(wù)發(fā)展中不可或缺的部分，作為圖書館方，自然是想盡可能將這些收入業(yè)務(wù)檔案之中。

只是如今渠道多元的溝通渠道，在使圖書館能多方面傾聽讀者建議之時(shí)，也增加了對(duì)讀者反饋情況的存檔難度，只是單純將來(lái)自各渠道的讀者建議保存下來(lái)，只是一堆凌亂的材料，不便于日后查閱，只會(huì)讓這寶貴的讀者數(shù)據(jù)變成閑置的廢品，急需一種更為系統(tǒng)有效的存檔模式來(lái)活用這些讀者建議。

3.采購(gòu)等相關(guān)政策要求日益加劇檔案整理難度

圖書館的圖書采購(gòu)工作一直都是圖書館正常運(yùn)轉(zhuǎn)最不可或缺的一環(huán)，當(dāng)前，圖書館一方面承受著藏書量、每年新購(gòu)圖書量這些圖書館評(píng)價(jià)的硬性指標(biāo)要求而不斷增加新書，保持著圖書的上新頻率，另一方面，圖書館又面臨上級(jí)對(duì)采購(gòu)工作的嚴(yán)格審核，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要求有所記錄，因而采編的新書購(gòu)書明細(xì)等各項(xiàng)材料早已超出之前檔案整理的范圍，不斷增多，每年都是整整一箱新書采購(gòu)材料。

同樣的，由于上海市要求全市高中初中生參加志愿活動(dòng)，使得圖書館迎來(lái)大量學(xué)生志愿者，志愿者涉及不同時(shí)段不同時(shí)間不同工作，因而一年的志愿者簽到表數(shù)量都極為可觀。和采編一樣，這些材料對(duì)于檔案工作來(lái)說有點(diǎn)雞肋，其內(nèi)容并非重要到需要存檔，但里面也不乏一些值得閱覽保存的信息，以目前的檔案分類，顯然找不到一個(gè)合適的位置來(lái)對(duì)它們進(jìn)行處理。

其實(shí)除了業(yè)務(wù)檔案外，同樣面臨這樣問題的還有財(cái)務(wù)、文書檔案，政策的細(xì)化使得各環(huán)節(jié)的運(yùn)作都不同以往，造成了整理的困難。在當(dāng)前對(duì)圖書館檔案整理沒有對(duì)此有明確細(xì)則的情況下，這些有著一定價(jià)值的材料既不能丟棄處理，而歸檔又不滿足檔案的要求，急需一個(gè)處理解決該問題的方法。

4.非常規(guī)物品日益增加

隨著閱讀活動(dòng)日益多樣，在閱讀活動(dòng)中產(chǎn)生各類讀者制作的活動(dòng)成果，早已不僅限于讀后感，很多有條件的讀者還會(huì)贈(zèng)送一些字畫章刻等來(lái)表達(dá)對(duì)該閱讀活動(dòng)的喜愛。同時(shí)，圖書館也在積極為閱讀活動(dòng)進(jìn)行文創(chuàng)產(chǎn)品的創(chuàng)新研發(fā)，使得館內(nèi)各項(xiàng)非常規(guī)物品日益增加，提高了存檔難度。

要對(duì)所有這些非常規(guī)物品進(jìn)行存檔顯然是困難的，但這些物品都的的確確是來(lái)自閱讀活動(dòng)之中，具有一定的存檔價(jià)值，但它們不是榮譽(yù)獎(jiǎng)牌，就不能單純使用榮譽(yù)獎(jiǎng)牌的存檔方式來(lái)存儲(chǔ)。目前，本館將它們收入箱子內(nèi)進(jìn)行標(biāo)記存檔，可這并非長(zhǎng)久之計(jì)，仍需從長(zhǎng)計(jì)議。

三、同其他圖書館業(yè)務(wù)檔案情況的比較