辦公自動化在檔案資源優化整合中的應用

廖惠芳

摘 要：在信息技術飛速發展的今天，信息化建設成為檔案管理的新模式，而辦公自動化成為提升檔案資源優化水平的重要手段。在辦公自動化的支撐下，檔案管理資源得以高效整合，加快構建更加科學的檔案管理體系。基于此，要以辦公自動化為背景，對其在檔案資源優化整合中的應用進行系統分析，探討二者融合發展的策略，為新時期檔案管理效果的增強奠定堅實的基礎。

關鍵詞：辦公自動化;檔案資源;優化整合;應用

一、前言

對于辦公自動化而言，其代表的是現代辦公環境的發展方向，其對檔案資源的整合優化產生巨大影響。基于辦公自動化背景之下，檔案資源以電子化方式存儲，能夠依托信息化載體進行查閱與使用，信息資源的傳輸速度更快，突破時空限制。辦公自動化凸顯信息與載體的統一，這在根本上為檔案資源的優化帶來全新發展契機。為此，要重視對辦公自動化視角下的檔案資源整理優化進行系統分析，強化兩大優勢的互補，在根本上為信息資源價值的發揮創造有利條件。

二、準確掌握辦公自動化的涵義

對于辦公自動化，主要是以現代網絡技術為依托，發揮辦公自動化系統在現代辦公中的作用。在辦公自動化的支持下，全面融合計算機、網絡技術、通信技術等，對信息進行廣泛、迅速的收集整理以及加工處理，是科學決策不可或缺的依據，對提高辦公效率意義巨大。當前，辦公自動化技術愈加先進，自動化程度更高，跨平臺、個性化等成為突出特征，強化統一與獨立的結合，支持多移動終端使用，擁有更加規范的標準。同時，辦公自動化與檔案管理系統的結合更加緊密，將無縫對接作為目標。

三、檔案資源優化整合的理解

對于檔案資源優化整合，其結合社會需求，針對以獨立狀態存在的檔案信息資源進行融合操作，構建檔案資源全新有機體，強化資源共享，是檔案資源開發利用的重要途徑。從手段上分析，檔案資源優化整合主要以目錄數據庫以及全文數據庫為主。依托傳統檔案管理方式，檔案信息資源收集以及利用都深受限制，資源整合方式凸顯單一化的特點，共享范疇受限，也就是說，檔案領域的資源優化與整合尚未實現真正效果。在互聯網技術應用下，檔案資源優化整合獲取全新形式，以先進的技術為手段，融合網絡、通信等技術，突破數據在時空、結構等方面的分割狀態，實現資源系統化整合與優化，構建信息交換與共享平臺，也就是說，檔案信息服務實現了網絡化模式。

四、檔案資源優化整合中存在的不足

隨著辦公自動化發展的加速，其涵蓋檔案整合的諸多內容。在辦公自動化與檔案資源管理相結合的過程中，要重視探索發展特征，明確影響，獲取檔案資源優化整合的新方法。但是，在發展中，比較突出的問題是檔案資源優化整合人員尚未確定;在檔案管理應用中，部門之間存在各自獨立的狀態，管理體系存在差異，彼此之間銜接不暢;檔案資源保密度不高。對于檔案而言，其收錄的信息豐富，能夠服務于決策與發展，需要依托自動化技術，支持檔案管理工作的開展，維護數據資料的準確性，保證收集整理的高效性，為日后查閱與使用奠定基礎。但是立足當前，在自動化系統應用過程中，忽視保密性的價值，重視度不足。鑒于電子文件的易變性，其缺乏有效的、標準的與統一的形式進行約束，因此，在查詢與使用的過程中，被更改的幾率提高，很難及時被發現，檔案安全性與可靠性受到威脅，不利于檔案信息的保密，這在根本上不利于檔案資源系統與辦公自動化系統的融合。除此之外，電子文件檔案與傳統檔案存在較大差異，尤其缺少類似印章類的準確審核，因此，這對檔案安全性的評估十分不利，很難實現對檔案完整性的有效維護。隨著信息技術影響力的不斷擴大，檔案管理人員面臨新的職業要求，尤其是信息素養亟待增強。無論是應對全新的信息化檔案管理模式，還是辦公自動化方式，人員的專業技術、能力等方面都需要優化與完善。但是，很多檔案管理人員忽視辦公自動化對檔案管理人員技能水平的要求，尚未充分認識到自動化與信息化帶給工作的新挑戰，與時俱進思想嚴重不足，忽視新技術給檔案管理工作帶來的價值，很難將技術有效應用在資源整合與優化之中，阻礙信息資源的高效利用，直接影響辦公自動化系統與檔案管理系統的對接。這些因素的存在都威脅檔案資源利用效率，資源浪費突出，重復工作嚴重，導致辦公自動化背景下的檔案資源優化整合工作盡顯不全面與不完善性。

五、辦公自動化背景下檔案資源優化整合的模式

1.檔案資源優化整合的必然性

立足辦公自動化背景之下，檔案資源優化整合也進入全新發展時期，集中體現在兩個方面，即辦公自動化對檔案優化整合的影響以及深化信息開放。但是，整個研究凸顯局限性，尚未實現對檔案資源更多領域的深入探究。一方面，檔案資源優化整合主體不清晰，各方面關系尚未理順。另外，針對檔案資源的管理與應用，部門之間的系統盡顯獨立特征，對接難度較大，檔案資源共享率不高，引發資源浪費現象，造成收集整理的重復進行。除此之外，辦公自動化背景下，檔案資源優化整合相關研究不足。因此要重視對辦公自動化環境下的檔案資源優化整合問題進行系統研究，加快構建新型管理模式，強化二者實現更加有效的對接與融合。

2.辦公自動化與檔案管理系統的融合模式

（1）融合方式

在檔案資源開發利用中，檔案資源優化整合是核心，代表檔案信息化發展的方向。優化整合的目的是加速資源查詢與使用效率，增強資源共享性，有效應對檔案信息資源的分散性與孤立性的缺陷。辦公自動化環境之下，目錄與電子文件數據是檔案信息資源的重要構成，在數據加工與處理之后，能夠融入檔案管理系統之中。事實上，辦公自動化系統與檔案管理系統處于相對獨立狀態，信息孤島現象比較嚴重。為此，很多數據加工處理都出自手工方式，一般需要經過幾個環節完成目標：首先，要對辦公自動化系統中的目錄數據以及電子文件進行下載保存。其次，對數據進行處理，以篩選與格式轉化為主要任務，保證其滿足檔案管理系統的導入要求。再次，將電子文件數據上傳至檔案管理系統。在整個操作中，消耗大量人力物力，存在嚴重的重復性，很難保證信息的安全性與完整性。依托辦公自動化平臺標準的插件規范、應用開發接口以及數據交換接口，使得辦公自動化與檔案管理系統獲得有效對接的依據。

（2）融合流程分析

辦公自動化系統與檔案管理系統的對接以無縫對接為特征，需要在掌握兩個系統底層協議與數據結構的基礎上，借助接口程序，構建兩個系統實現對接的數據通道，強化數據互通。也就是說，電子文件數據的歸檔依據數據接口程序完成，擺脫人工操作的束縛，在根本上實現檔案資源歸檔的自動化與標準化。首先，從數據標準約定角度分析，對于辦公自動化系統形成的數據以及檔案管理系統待導入的數據而言，存在差異性。接口程序要依托特定的數據標準，增強系統數據識別能力。傳輸數據以目錄以及電子文件數據為主，各自借助不同的形式進行歸檔與存儲。其次，在辦公自動化系統與檔案管理系統關聯互通中，目錄數據的對接是核心環節。辦公自動化系統導出的數據極具復雜性，類型繁多，篩選必不可少，目的是保證與檔案目錄的一致性。同時，在進行系統對接的時候，要維護數據長度與類型的契合性，避免出現數據容量不充足以及類型不符的現象，降低數據丟失率。再次，在目錄數據導入完成的條件下，需要對電子文件進行掛接操作，將其置于對應的目錄數據。每條目錄對應的電子文件需要依靠單獨的文件夾進行存儲，目的是為管理員信息輸出提供便捷。對于數據接口，一方面要維護數據完整性，促使數據能夠完整地傳輸至檔案管理系統。另外，數據力求規范性，結合檔案類型，對辦公自動化系統中的數據進行有序導入。除此之外，數據安全性要保證，鑒于網絡傳輸的應用，數據接口程序需要實施加密處理之后進行傳遞，有效避免傳遞中安全風險。

立足新的發展時期，辦公自動化成為趨勢，其影響力遍及諸多行業與領域，而檔案資源優化整合重視與辦公自動化的融合，為檔案資源管理效率的提升營造良好的發展環境，實現檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫對接，提升歸檔工作的智能化與標準化水平，推動新時期檔案事業的穩定與可持續發展。

參考文獻：

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（作者單位：河源市婦幼保健院）