大型檔案搬遷工作探討

連遠丹

摘 要：大型檔案搬遷是一項需要周密計劃并且細致統籌的工作。搬遷前的準備、搬遷過程、搬遷后上架以及后續工作的部署，環環相扣，對日后檔案的管理有著深遠的影響。結合本單位檔案搬遷的工作經歷，談談如何在不影響日常服務工作的情況下，完成搬遷工作。

關鍵詞：檔案;搬遷;上架

廣州市城市建設檔案館在查檔服務不中斷的前提下進行館藏檔案搬遷，比原計劃提前31天完成檔案搬遷工作。搬遷涉及的檔案類別多，包含建設工程檔案、管線工程檔案、聲像檔案、實物檔案等;搬遷使用車輛191車次，其中，大型車6車次，中小型車185車次;檔案打包裝箱工人共528人次;檔案開箱、上架工人共1087人次;搬遷檔案共100.1230萬卷、底圖柜等檔案設備58個。搬遷期間未發生檔案和設備設施損壞或丟失現象，未造成現場固定資產破損或丟失。結合本單位檔案搬遷的經驗做法進行梳理和探討，以便兄弟館交流互鑒。

一、搬遷前的準備

1.確定牽頭部門、成立搬遷工作組、確定統籌人

檔案是國家的重要文化資源，保證檔案安全是整項搬遷工作的基礎，而科學有序地完成搬遷工作需要大量的人力物力配合，因此確定牽頭部門，成立搬遷工作組，確定統籌人是必要并且非常重要的。

牽頭部門須全程重點參與搬遷工作并對所有參與檔案搬遷的工作人員進行培訓。因為庫房管理部門對檔案的分類及位置是最熟悉，因此檔案搬遷最符合實際的方式是以庫房管理部門為牽頭部門，其它部門積極配合的方式。

牽頭部門確立后需要單位組織成立搬遷工作組，搬遷工作組的架構以搬遷工作組組長、搬遷工作組副組長為領導核心，搬遷工作統籌人、搬遷志愿者協調人、檔案押運車的司機等為搬遷組成員。

每個部門根據部門工作情況，安排工作人員到搬遷工作中來。由牽頭部門制定詳細的搬遷實施計劃和方案，科學分配人力物力，協調搬遷過程中產生的矛盾。搬遷工作組負責監督搬遷工作的安全，協調做好搬遷防護，對檔案進行登記、統計等工作。總之，各項職責要分工明確，職責到人，協調配合。

2.牽頭部門制定周密細致的搬遷工作實施方案

（1）考察新館布局，科學規劃檔案的存放位置

從整體考慮，根據新庫房的布局以及各個庫房的面積大小，提前設計好庫房密集架的平面及立體效果圖，計算每個庫房密集架的檔案存儲總長度， 結合不同類型檔案的利用頻率、館藏量來規劃檔案的存放位置。

從細節方面考慮，檔案上架位置要早核算、早定位，提前設計好檔案打包的紙箱尺寸很關鍵，它是提高搬遷效率的第一步。而按照每一層密集架的長度來設計打包的紙箱的長度，以一層密集架對應放一個紙箱的檔案為原則，就能提前確定每一列密集架對應的紙箱流水號區間。

（2）制定周密的搬遷計劃

牽頭部門須與搬遷公司密切溝通，務必使搬遷公司清晰搬運的要求，共同制定周密的搬遷工作計劃，內容包括人員分工、搬運日程和路線、搬遷順序、搬運總箱數（需要密集架的層數）、每臺車的運輸量、車次、搬運耗時天數、上架耗時天數、搬遷終點（位置具體到新館對應的庫區列節層）等等。做計劃要充分預想突發狀況并做好應急預案。

（3）核對搬遷計劃表數據、提前到新庫房密集架上黏貼檔案存放標簽

牽頭部門負責對每一項數據進行核對，無誤后，制作上架安排表，打印出上架的箱號并剪成合適尺寸的標簽在搬遷前到現場一一貼至對應的位置，明確了每個庫房每一列密集架對應的紙箱流水號區間，上架檔案時便能迅速準確對位上架。

（4）完善搬遷方案的各個環節的確認表格

提前設計檔案搬遷任務單、搬遷簽到表、檔案清點打包登記表、檔案搬運確認表、檔案上架安排表等，從細節上去完善每個表格的設計，以達到合理細致的程度。

3.物質上的準備

（1）制作標示標牌并黏貼到庫房對應位置

（2）打印好表單：搬遷簽到表、檔案清點打包登記表、檔案搬運確認表等

（3）密集架立體示意圖掛墻

（4）準備好記號筆、剪刀、透明膠紙、口罩、尺子、手套、2個藥箱（1個放押運的車上，1個放新庫房值班室）

（5）布置好工作人員休息飲水區

4.搬遷模擬演練

與搬遷公司的主要管理人員約定時間，進行一次搬遷模擬演練，計算沿途所需的時間，敲定搬運期間的出發時間，再次評估方案的可行性，對搬遷方案再次完善。與搬遷公司講解搬遷中過程中應注意的問題包括檔案的安全與保護、搬運人員的自身安全，防止發生磕碰、遇到突發事件的處理等等。

5.開荒保潔、環評測試

在啟動檔案搬遷前，須對新庫房進行開荒保潔處理。避免甲醛等有害物質對搬遷工作人員的身體造成傷害，環評測試各項指標合格后方能啟動搬遷。

二、搬遷過程的把控

搬遷過程將搬遷公司及館內工作人員分為3組：清點、打包組，搬運組，上架組。

1.清點、打包組：搬遷公司A組，3-4人;檔案館A組，庫房管理部門1人。

2.搬運組：搬遷公司B組，6-8人;檔案館B組，3人，其中庫房管理部門2人。

3.上架組：搬遷公司C組，5-8人;檔案館C組，6人，其中庫房管理部門2-4人。

每組成員必須服從統籌人的安排，按照每日任務單（下圖為正面，背面為相關聯系人及電話）的要求嚴格執行。雙方都必須安排現場協調人員在起點及終點負責管理協調工作。

1.打包清點

館藏檔案打包是搬遷實施的第一步工作，打包是非常重要和復雜的一項工作，不僅會影響到館藏檔案的安全性、完整性，同時還會影響到后期上架工作的執行。

搬遷公司A組工作人員對檔案逐一清點，填寫檔案清點打包登記表登記清點情況并引導搬遷公司裝箱，打包時在紙箱兩側及箱口處用彩色大頭筆標注箱子的流水號、檔案流水號，這有利于統計館藏檔案的箱數，也有利于保證搬遷公司的工人上架效率和正確率，保障檔案有序搬遷。

2.搬運過程

（1）工作人員按任務單嚴格執行搬遷任務，做好監督引導工作

搬運組的工作人員要熟悉檔案放置的先后順序，在裝車時，能夠準確指揮先上哪些檔案，后裝哪些檔案，以監督搬運工人按方案操作，做到忙而不亂;其次要合理安排搬運分工，檔案搬運工作中的所有工作人員應統一安排，合理進行分工。

搬運主要包括以下步驟：出庫、裝車、運輸、卸車、入新庫。需要注意的是，搬運時隨時要注意衛生、保持環境清潔;適時放廢紙皮在墻角拐角處，提醒走動的人員注意安全，同時避免損壞墻體、地面的情況發生。按檔案分類進行，避免混搬;所有中轉箱封箱后均在箱面貼上標識紙或按要求寫上標識號，檔案人員要隨車全程押送，防止檔案丟失遺漏等情況發生，如出現問題及時報告、解決;卸車時指引工人按順序擺放，將檔案運到前期規劃好的庫房。卸車完畢后，及時清點，保證每一卷檔案都能安全完整地搬至新庫房。

（2）實時記錄搬運過程的情況

搬遷公司需另派小車載運工人，在搬遷起點和新庫房擺放搬運工具，使裝運量達到最大限量。搬運管理人員根據檔案搬運確認表的要求，實時記錄搬運起點及終點的實際情況。記錄每一車次的搬運時間、檔案數量、箱號，以便追蹤溯源;出庫是否無異?；蛘哂邢潴w破損，已加固或其它實際發生的情況，以便總結經驗;記錄電梯運行狀況，以便及時通知安排電梯維修保護;記錄墻壁、地面、門窗無破損以便追究責任，確定責任主體。檔案搬運確認表須雙方現場負責人都簽字確認，監督搬遷公司做好每一車次的安全搬運。

3.檔案上架

（1）對號入座

以1個紙箱對應1層密集架的原則，按照密集架立體示意圖以及提前貼好的檔案存放位置的標簽，便可立馬確定上架位置。一般不急于拆紙箱，而是先完成對號工作后，再統一上架;根據密集架的長度分配上架人員，一般一列密集架可以安排2組人員，在密集架前端和后端分開同時上架，提高工作效率;若即將上架的檔案里的存放位置處于不同的密集架，可以安排多組人員同時多列密集架上架。為避免檔案遺漏在紙箱里的情況，需專人負責對拆開后的紙箱進行檢查。

（2）選擇合適的檢查檔案上架情況的時機

上架的檔案有可能出現串架或者小范圍內順序混亂等情況，檔案館工作人員必須檢查核對檔案排列上架情況，及時調整并記錄下異常情況。一般當天搬運的檔案當天上架，若工人上架完一列密集架后，檔案館工作人員立即檢查，則直接影響檔案上架速度，而一上午集中上架再抽工人午間休息的間隙進行檢查，則大大提高上架的速度。登記檔案上架安排表（如下圖）后及時錄入電子表格，按照新的排架情況即可及時調整密集架架標，制作指引卡，存放索引等，方便調案。

三、搬遷后的思考體會

我館在查檔服務不中斷的前提下，提前完成搬遷任務，依賴于以下幾個方面：領導重視，親自指揮，親自上陣;全館支持，各部門派人參與，無條件配合;牽頭部門人員團結、合作、執行力強;前期工作準備充分，上架位置早核算、早定位，最大提高上架的效率;工作安排緊湊，合理安排每天打包、裝運、上架工作內容，使各環節銜接優化，效率高;與搬遷公司工作溝通緊密有效，及時調整工作計劃。

參考文獻：

[1]陳 斌，吳建成，朱健倩.病案庫房搬遷的對策[J].中國病案，2012

[2]李彥聰.檔案庫房柜位圖之我見[J].機電兵船檔案，2011

[3]陳淑貞，張楓旻，陳 鷗，邵揚生.機關企事業單位檔案庫房建設的現狀與對策[J].科技檔案，2005

[4]陳嘉慧.關于檔案室庫房建設與檔案搬遷的幾點思考[J].廣東檔案，2016

[5]陳嘉慧.關于檔案庫房搬遷的幾點思考[J].城建檔案，2016

（作者單位：廣州市城市建設檔案館）