新農(nóng)村建設(shè)辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理

張明慧

在自動化辦公中文書檔案的管理具有重要的促進(jìn)作用和意義。本文以辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理為主題展開探討，首先重點(diǎn)分析了文書檔案管理在自動化辦公環(huán)境中的意義，總結(jié)了自動化辦公環(huán)境中應(yīng)用文書檔案管理的主要優(yōu)勢，同時也根據(jù)所存在的問題提出針對性較強(qiáng)的有效管理策略。

當(dāng)前在經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展中使得科學(xué)技術(shù)水平也得到了迅猛的發(fā)展。當(dāng)前的現(xiàn)代信息技術(shù)和通訊技術(shù)已經(jīng)在社會經(jīng)濟(jì)的推動下實(shí)現(xiàn)了有效的推廣和進(jìn)步，自動化辦公技術(shù)在信息技術(shù)和通信技術(shù)的共同作用下得到有效提高。全新的辦公技術(shù)環(huán)境下傳統(tǒng)的文書檔案管理工作面臨巨大的考驗(yàn)和沖擊，因此積極轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念和管理模式是當(dāng)前辦公自動化環(huán)境發(fā)展的迫切要求。日新月異的辦公自動化技術(shù)不僅為文書檔案管理提供了發(fā)展的新機(jī)遇和便捷發(fā)展條件，也為文書檔案的管理帶來了挑戰(zhàn)和沖擊。

一、當(dāng)前在辦公自動化環(huán)境中加強(qiáng)文書檔案管理的重要意義分析

1、極大促進(jìn)文書檔案管理工作效率的提升

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作效率堪憂，因此辦公自動化環(huán)境下積極改進(jìn)的文書檔案管理模式，在辦公效率上會獲得較大幅度的提升。傳統(tǒng)的文書檔案管理工作之所以工作效率不高，主要在于檔案管理的內(nèi)容整理和收集完全依賴人工操作，因此人工操作出現(xiàn)的失誤率較高并且工作效率始終有待提升。在自動化辦公環(huán)境中文書檔案管理不在完全依靠人工完成相應(yīng)的工作任務(wù)，而是要依靠各種辦公自動化軟件通過信息技術(shù)處理文書檔案內(nèi)容，這樣既降低了人為工作的強(qiáng)度，迅速提高文書檔案管理工作效率的同時，有效提升了文書檔案管理工作的規(guī)范性。

2、有效共享數(shù)據(jù)信息

在當(dāng)前的辦公自動化環(huán)境下，傳統(tǒng)紙質(zhì)的文書檔案管理觀念已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的自動化辦公環(huán)境發(fā)展需要，電子化的文書檔案管理方式正在逐漸替代紙質(zhì)文書管理方法。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理需要利用較大的文件存儲柜子或者是檔案室來專門收藏文書檔案，因此經(jīng)常需要面對檔案和文書的分離管理問題，這樣在查詢和使用中不僅非常不便，還要占據(jù)較大的存儲空間。因此傳統(tǒng)文書檔案的利用效率較低。所謂的信息化電子文書檔案管理是利用電子信息資源代替紙質(zhì)文書檔案，這其中主要依靠計算機(jī)信息技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)了檔案與文書的一體化使用和管理，最終為相關(guān)部門提供了高效的分享與傳輸，使得電子文書檔案積極發(fā)揮自身的價值與優(yōu)勢。

3、積極促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范化的提升

隨著自動化信息管理系統(tǒng)的使用，電子文書檔案的管理都要符合標(biāo)準(zhǔn)和要求，因此文書檔案的錄入和產(chǎn)生以及管理都是自動化系統(tǒng)管理的結(jié)果，所有文件和檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)相同且一致，所以越來越規(guī)范化是自動化辦公環(huán)境下文書檔案的發(fā)展趨勢。

二、當(dāng)前文書檔案管理在辦公自動化環(huán)境中存在的主要問題

1、自動化系統(tǒng)與文書檔案管理脫離，由于當(dāng)前部分單位在自動化辦公系統(tǒng)內(nèi)并沒有納入文書檔案管理工作內(nèi)容，因此文書檔案管理工作與自動化辦公系統(tǒng)相脫節(jié)，檔案與文件仍然分離管理，二者無法形成統(tǒng)一關(guān)系，這不僅降低了文書檔案管理的工作效率，也無法從源頭上保證檔案信息的真實(shí)性。

2、轉(zhuǎn)移了工作重點(diǎn)，部分單位仍然沒有辦法將傳統(tǒng)文書檔案的工作重點(diǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移，仍然以傳統(tǒng)文書檔案管理工作內(nèi)容為主，使得辦公自動化環(huán)境下文書檔案工作的推進(jìn)受阻。

三、提升文書檔案管理效率在自動化辦公環(huán)境中的實(shí)施策略

1、實(shí)施檔案與文書的一體化管理措施

檔案室由各種文件形成的，在日常的辦公中可能多個數(shù)量的文件最終才能形成檔案，因此專業(yè)意義上的檔案就是指綜合歸納總結(jié)多個文件后的文件匯編材料，因此文件與檔案之間存在較為密切的聯(lián)系。檔案與文件之間也存在著不同的地方，如文件本身比較雜亂而且文件是按照一定的時間順序產(chǎn)生的，而檔案是要對文件進(jìn)行有序整理和排列后才能形成的。在自動化信息系統(tǒng)的管理下，檔案與文件的差別正在逐漸消失，只需要對文件排序后保存即可成為檔案。

2、相關(guān)部門形成有機(jī)配合工作個體

傳統(tǒng)的文書檔案管理中幾乎涉及的部門都是獨(dú)立的個體，需要在每個文件上都標(biāo)注好細(xì)節(jié)問題，例如作者和時間等才能完成歸檔，但是自動化辦公環(huán)境下的文書檔案管理則不同，在對文件進(jìn)行重新歸檔時不需要重新分類和處理，只需要整理出存檔的順序和目錄即可。電子文件是自動化辦公環(huán)境下的衍生事物，只有積極順應(yīng)電子文書檔案管理的需求，積極加強(qiáng)信息技術(shù)部門與檔案管理部門的有效配合，才能順利完成電子文書檔案管理和歸檔工作。

3、有效提升文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化的文件在管理工作中可以順利實(shí)現(xiàn)每一個細(xì)節(jié)的處理和考慮，因此在自動化辦公系統(tǒng)中所有的文件和檔案管理都在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范下完成，所有的文書檔案在前期的生成階段就已經(jīng)落實(shí)了細(xì)節(jié)考慮并明晰了各個部門的責(zé)任和管理要求，文書檔案的存檔流程更加清晰順暢，所以電子化的文書檔案一經(jīng)生成便不需要在參入過多的處理。

總之，信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步有效推動了辦公自動化技術(shù)水平的提升，文書檔案管理在這樣的環(huán)境下也需要積極面對轉(zhuǎn)變和改進(jìn)，認(rèn)真審視傳統(tǒng)文書檔案管理問題，積極利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)有效推進(jìn)新型文書檔案管理工作的步伐。

（作者單位：150029黑龍江省哈爾濱市農(nóng)業(yè)科學(xué)院）