論如何實現牧場社保局檔案管理信息化

于守海

牧場社保局檔案，是牧場社保工作中形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。社保檔案是一種信息和載體的統一體，是寶貴的信息類資源。但隨著社保工作的持續開展，檔案的數量越來越多，保管條件亟需改善、檔案的查詢利用率和管理人員的素質也需要提高。改進以上問題的最好方式，就是實現檔案的信息化管理。本文就如何實現牧場社保局檔案管理信息進行了論述。

1、社保局檔案的特征及信息化管理的必要性

社保局檔案包含了被保險人的一些重要的個人信息及社會保險內容，它是具有一定法律效力的居民養老保險的必要憑證，存在著比較強的真實性及易露性。由于牧場社保檔案記錄了牧場居民養老保險的全過程，對其社保經歷有一定的指導、監督和維權作用。它的具體特征是涉及的內容廣泛、管理的信息化程度要求較高、存儲和保存的期限較長、對安全系數有很高要求。根據以上特征，對社保檔案的管理提出了高標準的要求，只有采取和實現信息化的管理，才能滿足不斷發展的社保檔案管理的要求，提高社保檔案的管理水平，使檔案為社會保險事業提供優質的基礎性和引領性的服務。

2、牧場社保局實現檔案管理信息化的途徑

要實現牧場社保局檔案管理信息化，必須加強或完善檔案管理的基礎設施及相關設備，從為檔案管理部門配備統一的管理設備入手，建立健全規范化、標準化、信息化的管理機制，建設并形成一支高素質的復合型人才的檔案管理隊伍。

（1）為牧場檔案管理部門配備必要的信息化管理設備

計算機作為信息化管理的基礎性設備，是檔案管理實現信息化的必要條件，沒有這個前提條件，信息化就無從談起。因此，各級領導應充分認識到計算機在實現檔案信息化管理工作中的重要性，適當投入資金，為檔案管理部門配備必要的計算機及一些輔助設備。比如存儲設備、復印設備、掃描設備等，在硬件條件具備后，還應為檔案管理部門配備相關的檔案管理軟件，形成軟硬件齊備的檔案管理的強有力工具。計算機檔案管理系統既包括硬件又包括軟件，可以在具體工作中做到檔案自動編目及相關內容檢索、檔案資料的電子化存儲、優化檔案管理業務、輔助檔案的立卷、索引，真正實現文檔管理一體化等。以上這些工作內容，都需要依托計算機軟硬件來實現，因此，必須為檔案管理部門配備實現信息化管理必需的試算機設備，全面覆蓋檔案管理的各個環節及過程，為檔案管理實現信息化提供基礎設施的保證。另外，大容量的存儲設備雖然是計算機的附屬設備，但卻是檔案管理的重要載體。在社保檔案不斷增加，數量越來越龐大的前提下，檔案管理部門的檔案保管庫房越來越不夠用，而且還存在著檔案資料老化及人為損壞的問題題，而利用高容量檔案存儲設備會輕易解決以上問題。存儲設備包括大容量的磁盤陣列或光盤存儲系統，可根據實際需要選擇磁盤陣列或光盤存儲系統，完備的電子存儲系統可以有效解決檔案信息存儲問題，減輕因庫房或檔案資料老化及損壞為檔案管理帶來的壓力。大容量的存儲設備不僅節省了庫房建設的成本、減輕了管理人員的工作量、提高了保存質量，還可以大幅度地提升檔案管理工作效率。

（2）建立規范化、標準化、信息化的檔案管理機制

在牧場社保局檔案信息化建設中，為進一步明確各相關部門和單位的責任，為網絡的順暢運行及數據的安全存儲提供保障，還應根據工作需要，建立起規范化、標準化、信息化的管理機制。一是要制定完善的檔案信息化管理制度。根據檔案管理部門檔案信息化管理的具體要求，制定與信息化檔案管理相適應的管理制度。二是應制定相應的檔案管理業務流程及技術規范，將電子檔案工作的環節和步驟進一步細化。三是還要采取必要的安全措施，制定電子文件和電子檔案的安全管理制度，確保電子檔案的安全與完整。四是應統一檔案的管理標準。管理的標準化和規范化是檔案信息化建設的基礎。通過標準化、規范化的管理，使檔案管理在整理、統計、服務、技術等方面實現標準化管理，這些標準的建立可以做為衡量工作效率高低的尺度。建立相關的工作標準，可以使檔案數據庫如期建立，實現檔案信息網絡的暢通和資源共享。

（3）建設一支高素質的復合型人才的檔案管理隊伍

檔案信息化管理的主要特征是檔案文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用等，都是通過計算機實現的。因此要求檔案管理人員必須熟練掌握計算機的應用技術，了解電子文件的特征和電子檔案的管理方法，還要熟悉計算機網絡及安全保護知識。檔案管理部門應加強對管理人員的業務培訓，邀請檔案信息管理方面的專家或技術人員，系統傳授檔案信息化管理的知識，對檔案信息化管理中的環節與步驟進行實際教學，解決信息化設備應用中遇到的問題。管理人員也應加強自學，迅速更新自己的檔案管理知識，提高自身的業務素質，不斷適應信息化條件下的檔案管理工作要求。

綜上所述，實現牧場社保局檔案管理信息化是一項系統性很強的工作，需要各級領導的支持和各部門的協助。同時還應為檔案管理部門配備必要的信息化管理設備、建立規范化、標準化、信息化的檔案管理機制、建設一支高素質的復合型人才的檔案管理隊伍，只有這樣才能真正實現社保檔案的信息化管理。

（作者單位：163851 黑龍江省和平牧場社會保險事業管理局）