淺談城建檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)

張艷麗

摘 要：本文從城建檔案管理工作的重要性入手，討論城建檔案管理存在的問(wèn)題，并分析如何提升城建檔案管理工作實(shí)效性，希望可以進(jìn)一步發(fā)揮出城建部門(mén)的作用，實(shí)現(xiàn)城市的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建;檔案管理工作;重要環(huán)節(jié)

在城建檔案中記錄的文字、圖片內(nèi)容體現(xiàn)著城市的變遷與發(fā)展，是進(jìn)行工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)養(yǎng)護(hù)等社會(huì)管理的重要依據(jù)，通過(guò)檔案可以發(fā)現(xiàn)以往城市建設(shè)中的不足，進(jìn)而不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，所以具有重要的價(jià)值。當(dāng)前，我國(guó)的城市化進(jìn)程不斷推進(jìn)，隨之出現(xiàn)了大量的資料，然而目前城建檔案的管理工作還存在一些問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，在開(kāi)展城建檔案工作中，需要注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的利用，重視網(wǎng)絡(luò)安全，這樣才能顯著的提升管理效率。

一、城建檔案管理工作的重要性

城建檔案對(duì)工程建設(shè)、城市改造等硬件建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行了記錄，同時(shí)也體現(xiàn)著城鄉(xiāng)面貌、居民生活變化，與城市文化的形成密切相關(guān)，所以城建檔案有著極高的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。管理和利用好城建檔案是功在當(dāng)代、利在千秋的大業(yè)，尤其在新常態(tài)下，我國(guó)建設(shè)工程質(zhì)量采用了終身責(zé)任制，使得城建檔案的價(jià)值更加凸顯出來(lái)，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)寫(xiě)照。城建檔案中詳細(xì)記載了工程建設(shè)各項(xiàng)活動(dòng)，所以真實(shí)的、全面的反映了工程建設(shè)情況，如果建設(shè)工程出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，通過(guò)城建檔案中相關(guān)內(nèi)容可以追究相關(guān)企業(yè)和責(zé)任人的法律責(zé)任。其次，加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理有利于提升工程管理質(zhì)量。建設(shè)工程檔案管理作為工程質(zhì)量控制的重要手段，需要對(duì)整個(gè)施工和建設(shè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，而工程檔案可以詳細(xì)記錄工程的開(kāi)展情況。從另一個(gè)角度講，工程檔案的文字內(nèi)容也是加強(qiáng)工程質(zhì)量的關(guān)鍵手段，在檔案管理的實(shí)際工作中，每一份檔案資料都可以起到質(zhì)量檢測(cè)的作用。

最后，城建檔案是避免出現(xiàn)貪腐的有效途徑。不論是工程維修、改建、擴(kuò)建，還是災(zāi)后重建、違章建筑查處，借助城建檔案資料可以起到監(jiān)管作用，讓資金動(dòng)向得到監(jiān)控，所以人們要對(duì)城建檔案的價(jià)值充分了解，進(jìn)而對(duì)這項(xiàng)工作的開(kāi)展提供支持。

二、城建檔案管理存在的問(wèn)題

首先，檔案管理意識(shí)不足。部分單位對(duì)檔案信息管理缺乏應(yīng)有的關(guān)注程度，這對(duì)于城市的建設(shè)和發(fā)展十分不利。在城市規(guī)劃與建設(shè)期間，會(huì)產(chǎn)生圖紙、文字、圖表、聲像的資料，都具有重要的價(jià)值。部分建設(shè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，認(rèn)為通過(guò)各項(xiàng)工程開(kāi)展實(shí)現(xiàn)城市的現(xiàn)代化發(fā)展才是主要任務(wù)，這種錯(cuò)誤的思想也導(dǎo)致了城建管理人員把關(guān)注重點(diǎn)放在建設(shè)投資、工程質(zhì)量等方面，對(duì)于人才培養(yǎng)、信息化建設(shè)缺乏必要的關(guān)注，也容易導(dǎo)致城建工作檔案不完整。

其次，檔案管理人員的工作能力不足。在部分城建單位中，由于缺乏對(duì)檔案管理關(guān)注的重視程度，存在著人員素質(zhì)不高的情況。比如，檔案收集不仔細(xì)，不會(huì)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱和存檔，甚至一些城建單位把資料交給施工單位管理，這就造成了對(duì)檔案信息管理能力不足，檔案資料不完整，甚至容易出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響檔案資料的真實(shí)性，對(duì)城建檔案管理工作的開(kāi)展十分不利。

最后，缺乏對(duì)城建檔案的安全保障。從目前情況看，城建檔案目前存在的安全問(wèn)題關(guān)鍵在于管理體制不健全，使得部分城建資料出現(xiàn)流失的情況。同時(shí)，對(duì)于檔案的保存環(huán)境也沒(méi)有做好相關(guān)管理，比如，部分紙質(zhì)檔案沒(méi)有做好防火、防潮、防盜，而信息檔案也沒(méi)有進(jìn)行病毒查殺和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，使得城建檔案存在一些安全隱患。在城建檔案的搜集工作中，部分工作人員也沒(méi)有做好信息的核實(shí)，也會(huì)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)困難。當(dāng)前信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)，所以檔案管理工作可以充分對(duì)其利用，進(jìn)而提升服務(wù)質(zhì)量，在今后的工作中需要借助信息化手段對(duì)資源收集，這對(duì)于城市建設(shè)部門(mén)發(fā)揮其職能作用很有幫助。

三、如何提升城建檔案管理工作實(shí)效性

首先，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員在工作中具有的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力是保證工作質(zhì)量的關(guān)鍵，隨著信息技術(shù)和城建檔案管理工作的深入結(jié)合，需要城建檔案管理部門(mén)加強(qiáng)信息化建設(shè)，保證網(wǎng)絡(luò)覆蓋，同時(shí)要全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。具體說(shuō)來(lái)，參與城建的單位必須對(duì)檔案管理工作高度重視，不斷加強(qiáng)管理水平，這樣才能更好的為城建工作提供支持。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，還要對(duì)檔案管理創(chuàng)新，這就需要城建檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)能力，不單單依靠人工管理方法，更多的利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的采集、錄入、查閱、調(diào)取、存檔等，這樣不僅可以提升檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也可以提升檔案的安全性。在今后的城建檔案管理工作中，還需要樹(shù)立市場(chǎng)意識(shí)，進(jìn)而對(duì)檔案信息深入開(kāi)發(fā)與利用，進(jìn)一步推動(dòng)城市的健康發(fā)展。其一，城建檔案管理部門(mén)要加快檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，檔案管理部門(mén)需要通過(guò)思想教育和培訓(xùn)等多方面提升檔案管理人員的思想，引導(dǎo)其樹(shù)立正確的價(jià)值觀念，增強(qiáng)責(zé)任心，進(jìn)而保證檔案的及時(shí)收集和利用，滿足城建工作的需要。其二，需要提升檔案管理人員的工作能力，城建檔案管理工作涉及到編目、編研、信息服務(wù)，還需要熟悉館藏、發(fā)現(xiàn)社會(huì)需求，這些能力和素質(zhì)對(duì)城建工作的順利開(kāi)展很有幫助。為了提升其專業(yè)能力，需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，其中包括法律法規(guī)、業(yè)務(wù)理論等，城建檔案管理單位需要制定出系統(tǒng)的工作流程規(guī)定，以此對(duì)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范，這樣不僅可以明確城建檔案管理的內(nèi)容，還可以進(jìn)一步明確工作職責(zé)，使其對(duì)業(yè)務(wù)流程熟悉，避免出現(xiàn)工作失誤，提高檔案管理水平。其三，要重視檔案的信息安全問(wèn)題。在利用信息技術(shù)的過(guò)程中，主要是把設(shè)計(jì)圖紙、文字信息、音頻和視頻等資料進(jìn)行保存，然后利用多媒體、通訊技術(shù)呈現(xiàn)出來(lái)，這就需要高度關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全，避免病毒入侵系統(tǒng)，部分有價(jià)值的信息一旦泄露，后果不堪設(shè)想。

其次，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。數(shù)字化技術(shù)是對(duì)信息技術(shù)更深層次的利用，可以更好的保護(hù)檔案信息的安全。檔案信息包括了大量的機(jī)密信息，需要在保管方面對(duì)其加強(qiáng)安全管理。其一，雖然檔案管理在加快信息化建設(shè)的步伐，不過(guò)紙質(zhì)檔案管理工作同樣需要得到重視。保證其能夠在自然環(huán)境下進(jìn)行更好的存放，防止出現(xiàn)發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、腐爛的情況。其二，是在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，也要切實(shí)做好檔案信息被盜和非法更改等預(yù)防工作，雖然網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)在不斷加強(qiáng)，但是黑客的技術(shù)也在更新，一些不法分子處于政治目的或者為經(jīng)濟(jì)利益會(huì)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，使得檔案信息被非法竊取，這對(duì)于城市發(fā)展十分不利。在今后的城建中，檔案信息數(shù)字化發(fā)展是大勢(shì)所趨，所以物理實(shí)體保存會(huì)越來(lái)越少，這樣就凸顯出網(wǎng)絡(luò)安全管理的價(jià)值，使得檔案信息存儲(chǔ)在資源管理庫(kù)中，之后通過(guò)對(duì)檔案編制檢索、分類、歸檔、編號(hào)等管理，使查閱的速度得到顯著提升，檔案管理工作的實(shí)效性也大大提升。在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，還要對(duì)掃描儀、識(shí)別儀、數(shù)字儀等硬件結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)，打造出高速入庫(kù)系統(tǒng)，然后由檔案工作人員對(duì)館藏檔案分類組合，實(shí)現(xiàn)檔案專題信息庫(kù)的建立。在數(shù)字化系統(tǒng)中，城建檔案部門(mén)也可以開(kāi)設(shè)平臺(tái)，為人們進(jìn)行電子檢索提供服務(wù)，進(jìn)而在互傳和互換信息中深入了解城市的發(fā)展。

最后，加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的收集。在信息資料的采集中，一些重要信息必須做好采集和管理工作，同時(shí)檔案行政管理部門(mén)需要對(duì)城建檔案工作加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，不僅要在理論上深入分析，還要在實(shí)踐上加強(qiáng)研究，確保數(shù)據(jù)采集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，并且要對(duì)城建檔案工作的問(wèn)題進(jìn)行討論。通常來(lái)說(shuō)，城建檔案資料主要是在工程建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位中形成，這些檔案的形成時(shí)間較長(zhǎng)，并且還會(huì)涉及諸多單位，同時(shí)歸檔范圍也很廣，因此，城建檔案管理機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)相關(guān)人員定期培訓(xùn)，使得城建檔案資料在形成階段更加規(guī)范、完整，讓檔案資料的價(jià)值有所保障。進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面是做好重要工程的建設(shè)、人防工程、防洪工程、地下管線等檔案的收集。另一方面要加強(qiáng)與政府的配合，做好對(duì)公共安全的處理和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的合作，這些重點(diǎn)檔案需要備份和安全保管。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在城市化進(jìn)程不斷推進(jìn)的今天，加強(qiáng)城建檔案管理可以對(duì)城市的建設(shè)起到重要的促進(jìn)作用。因此，需要政策研究部門(mén)對(duì)城建工作的開(kāi)展高度關(guān)注，尤其是對(duì)現(xiàn)代城市建設(shè)管理中的城建檔案工作提供建設(shè)性意見(jiàn)，加強(qiáng)城建檔案館的建設(shè)，今后要想開(kāi)展好相關(guān)工作還需要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展，并且加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的收集，從而有效提升城建檔案工作的質(zhì)量，全力助推城市的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：陜西省西安市高陵區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局）