論大數據時代背景下加強檔案管理信息化建設的策略

田凌嫣

摘 要：大數據時代的到來為傳統檔案管理工作帶來了新的發展機遇，同時也使其面臨著巨大的挑戰。因此，在新時代背景下，要充分利用各項資源，科學地篩選信息資源，實現檔案管理的信息化、數字化建設。這樣才可以優化數據整理形式，為用戶提供更多的優質服務。本文分析了大數據時代下檔案管理信息化建設中存在問題，并且提出加強建設的策略，希望可以為相關工作者提供一點參考。

關鍵詞：大數據;檔案管理;數字化;信息化建設

伴隨大數據時代的來臨，信息技術在檔案管理信息化建設中發揮的作用日益顯著。為了可以獲得更好的發展，那么企業在生產經營中也必須要充分做好內部管理工作，特別是要充分重視檔案管理。要充分發揮大數據技術的作用，積極地加強檔案管理的信息化建設，在此基礎上才可以全面提升檔案管理的信息化水平，有效保證信息資料的安全性與可靠性，進而推動企業的良好發展。

一、大數據時代下檔案管理信息化建設問題分析

1.缺乏對檔案管理信息化建設的重視

目前，許多企業的管理人員還存在著思想意識較為薄弱的現象，沒有充分認識到檔案信息化管理的重要價值，對此更多的是抱有觀望的態度。除此以外，在立法與政策等方面還缺乏對檔案管理信息化建設的有力支持，于是就會嚴重影響到檔案管理工作的整體效率與整體效果，導致規范性不足。而且，很多工作人員的思想認識較為薄弱，普遍將檔案管理工作看作是日常的事務性工作，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，而且也沒有掌握科學應用信息化管理系統的方法，能力不強、重視不足，因此也就會影響到此項工作的整體水平。

2.電子檔案數據的安全性有待提升

在企業生產運營的過程中會涉及到許多機密文件，但是，截止到目前為止，還缺乏具有較高安全性能的電子信息管理系統，另外，往往都是利用第三方軟件傳遞及保存電子文檔，所以會導致電子文檔數據的安全性受到一定威脅。例如，目前一些企業往往會在傳送電子文件時使用電子郵箱或是QQ等，假如企業收發文件的賬號與密碼泄露出去，那么就可能會泄露檔案的數據。不僅如此，部分企業為了獲得同行的商業機密，往往會聘請一些黑客侵入到競爭對手的電子文件管理系統中，這樣一來也就會導致對方系統中數據信息的安全性遭到威脅，所以就必須要采取有效的措施，努力保證電子檔案數據的安全性。

3.檔案管理人員的素質有待提升

通過優秀專業的檔案管理人員的認真工作，才可以有效地提升檔案管理的信息化水平。然而，通過對發展現狀進行分析發現，一些企業的檔案管理人員存在著思想意識較為薄弱的問題，更多的是簡單處理檔案在計算機中輸入的紙質信息來完成信息化管理。然而，對于檔案的信息化管理工作而言，其并非是簡單的保存，而是要充分發揮大數據技術的作用，實現數字化與信息化管理。所以，目前的檔案管理工作是無法與大數據時代的發展相匹配的，因此，就需要培養出大批優秀的檔案管理專業人才。

二、大數據時代背景下加強檔案管理信息化建設的策略

1.樹立科學的信息化管理理念

檔案管理機構的負責人員必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，要緊跟大數據時代的發展潮流，樹立科學的管理理念。要充分認識到改革與創新傳統檔案管理工作的重要性，要認識到大數據技術的關鍵性價值。在實際工作中，要充分發揮各種信息技術的作用，積極地學習與掌握大數據技術的內涵，全面提升自身的信息技術應用能力，在此基礎上才可以更好地推動檔案管理的信息化建設。

2.加強基礎設施建設

為了加強檔案管理信息化建設，企業首先就必須要實現傳統資料的數字化，其中會關系到很多工作，例如信息傳遞、檔案收集與數字處理等，要獲得有力的硬件與軟件支持，營造出良好的網絡環境。首先，要加強硬件建設，要配備一系列完善的信息處理設備，其中包括路由器、計算機與掃描儀等，在此基礎上營造出良好的硬件環境。其次，要加強軟件建設。要積極地構建科學、完善的信息化管理系統與管理平臺，這樣才能夠更好地實現檔案信息的網絡化、數字化與智能化管理。

3.建立健全的檔案數字管理系統

大數據時代背景下，要改變以往的檔案形式，將紙質檔案改變成電子版以及數字化檔案。除此以外，也要充分發揮檔案學方法與基本原理的作用，對電子檔案與數字化檔案進行分門別類的管理與存儲。此外，要結合企業的發展狀況，充分發揮科技的作用，建立完善的檔案數字管理系統，并且要將此系統與企業的經營系統進行有機的融合，在此基礎上有效、嚴格地管理各項檔案資料，保證信息的準確性與完整性，及時、準確地傳遞與更新各種信息資料。除此以外，還要充分發揮云計算技術的作用，準確地分析與妥善地處理檔案信息。而且，要實現橫縱分析與動態管控的有機結合，要根據縱向時間線對檔案信息資料進行比較分析。另外，也要實現對其他部門、同類企業與其他行業展開橫向的對比分析，保留具有價值的信息，除掉無用信息，在此基礎上，全面提高數據資料的準確性與可靠性。

4.制定完善的安全防護制度

大數據時代背景下，企業在生產經營中獲得了檔案信息化建設帶來的許多便利，然而也會存在一些安全隱患。所以，企業需要制定完善的安全防護制度，要在檔案信息化建設計劃中加入系統安全保障的相關內容，要在技術、資金及管理方面制定完善的保障制度。在檔案管理信息化建設過程中會用到許多的機械設備與人力資源，對此就必須要加強對于安全風險的管控，加強檔案的保密工作。要在局域網的條件下運用各種信息數字化的生產設備，要嚴格地監督與管理人力資源，要將生產設備對應的責任人進行明確。在運用檔案數字管理系統以前，要采取科學有效的方法對應用范圍進行嚴格管理，其中包括客戶的權限控制及信息庫的備份，要利用入侵檢測與數據加密等諸多方法，加強對內部網絡問題的妥善處理，在此基礎上才可以有效防范黑客的攻擊，提升檔案的安全性。

5.制定健全的檔案信息化管理規范

通過科學完善的管理規范可以有效地確保電子檔案數據的安全性與可靠性，對此，可以從以下幾個方面入手：一是實現電子檔案格式保存系統及傳遞方式的有機統一。各部門在同時將電子檔案發給某個部門時，假如在保存系統檔案的格式與傳遞方式等方面存在著不一致的情況，那么就會可能會導致收件部門出現重收與漏收等狀況，于是就會嚴重降低工作效率，影響到工作效果。因此，要制定統一、完善的電子檔案編碼制度。二是要對文件信息收發的記錄單進行規范化的編制，針對企業各部門彼此間的來往電子資料要進行詳細、準確的記錄，這樣才可以更加方便地對某個電子郵件進行查找及應用，工作效率更高。三是要制定統一資料收發機制，并且規范收發流程。例如，一般狀況下，在對電子資料進行發送時可能會無法分辨收件部門是否已經成功接收文件。因此，員工就需要打電話與收件部門進行溝通與交流。然而，假如企業作出明確的規定，要求收件方在獲得資料以后馬上向發件部門進行反饋，這樣才能夠更好地防范以上問題的發生，更加方便、快捷。

6.加強檔案人才隊伍建設

為了可以在大數據背景下高效地完成檔案管理信息化建設工作，那么就必須要建設一支優秀的檔案管理人才隊伍，進而把大量的復雜檔案逐漸轉變成信息資源，將更加優質的服務提供給廣大的檔案用戶。傳統的檔案管理工作或是利用信息技術開展檔案管理工作時都是轉化知識資源的重要過程，其中會涉及到許多計算機技術，另外還有許多與信息密切關聯的工作。因此，就要求檔案管理人才必須要具有豐富的工作經驗與較強的業務能力、實踐能力。所以，各企業要加大培訓力度，培養出優秀的綜合型檔案管理人才，從而有效地提高檔案管理信息化建設水平。

總之，大數據時代背景下，傳統的檔案管理模式已無法充分地滿足社會發展的需求，因此必須要實現對檔案管理模式的改革與創新。要充分發揮網絡技術與電子技術的作用，加強檔案管理工作的信息化建設，積極地建立網絡數據庫，進而更加科學、規范地管理各種檔案信息資料，保證資料的安全性與有效性，充分發揮檔案信息資料的應用價值，增強企業的競爭實力，推動企業的可持續發展。

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（作者單位：四川航天職業技術學院）