淺談高校檔案管理中學生個人信息的法律保護

張靜

摘 要：在高校的發展中，檔案管理是重要的核心工作，無論是對教學管理、教學活動的記錄，還是對學生學習過程的記載，都能夠及時的反應出高校教育教學的實際發展情況。隨著社會發展，對高校檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理部門應該制定完善的管理制度，嚴格按照相關標準規范性地管理，履行自身的職責與義務，加強對學生個人信息的法律保護，提升檔案管理工作的安全性，為高校的穩定發展奠定良好基礎。

關鍵詞：高校檔案管理;學生個人信息;法律保護

高校的檔案管理工作，會涉及到眾多的信息數據，其中就包括學生的個人信息，需要高校能夠提高重視度，加強對學生個人信息的保護，由法律法規提供基礎保障，確保各項工作環節的規范性實施，使學生的個人信息、隱私權利等都不受到侵犯，促進學生的健康發展。

一、高校檔案管理與學生個人信息法律保護存在的關系

個人信息，是有獨立的主體，那么對個人信息的有知情權、利用權，就只能屬于信息的主體。在高校檔案管理工作中，所涉及到的檔案內容比較多，存在著一定的復雜性，而對學生個人信息的檔案管理，是加強對學生主體的保護，無論是對學生個人信息數據的查詢與應用，只有學生與學生授權的第三方才有權利，以正常程序的申請，符合相關條件后才能有使用的權利。加強對學生個人信息的法律保護，是確保檔案管理工作穩定發展的重要基礎，制定完善的管理制度，避免對學生的個人信息泄露。一旦發生了泄漏，不僅會對學生權益造成一定的損害，而且還會影響到高校的未來發展，對于泄漏情節嚴重的人員，要承擔相應的法律責任。

從高校檔案管理工作的角度分析，所涉及到的檔案類別比較多，無論是學生類檔案，還是教學類檔案，都能夠直接地反映出學生的綜合情況，并且包含著學生眾多的個人信息。而對學生個人信息的法律保護，其主體就是學生的檔案，高校所代表的角色是管理者，對學生個人信息具有知情權、利用權，因此有對學生個人信息的保護職責與義務，避免對學生個人信息的泄露，維護學生的合法權益。

二、高校檔案管理中學生個人信息保護存在的問題

1.管理人員的保護意識低

在以往的高校檔案管理工作的發展中，所采用的管理方式主要有兩種，一種是檔案管理開放式，另一種是檔案管理利用式。而由于高校檔案管理人員傳統的管理模式與管理理念，大多不具備新的管理觀念，忽視了對學生個人信息的法律保護，在管理工作中，只是完成一些表面工作，不會對學生個人信息的核實。并且相關科室及人員對學生個人信息的應用，沒有詳細登記相關的文件，就可以隨意地出入檔案管理室，對學生的個人信息隨意查詢，為別有用心的人提供了良好的機會，造成了學生個人信息泄露的情況。

2.管理不當造成信息泄露的情況

在高校檔案管理工作中，因為學生的個人信息數量比較龐大，各高校所選擇的保護方式各不相同，有的是以單信息為主體的檔案管理，有的是多信息為主體的檔案管理。以單信息為主體的檔案管理，只針對一個學生的個人信息進行管理，會與學生相關的信息資料進行全面的整理，對每個學生的信息進行獨立的分開管理。而以多信息為主體的檔案管理，則是對多個學生的個人信息管理，比如，新生的入學花名冊會被分成若干頁，在每頁中都會有學生的信息數據。但是以多信息為主體的檔案管理，在復印的過程中，就會存在著信息泄漏的情況，會被其他人利用，最終造成了學生個人信息的泄露。

3.缺失管理制度

完善的管理制度，是加強對學生個人信息法律保護的基礎保障。但是，目前在大多數的高校檔案管理工作中，都忽視了對檔案管理制度的制定，無法確保檔案管理工作效率與質量。并且，對與學生相關的信息數據收集、整理、儲存等各項工作，都無法確保信息數據的完整性，依然使學生的個人信息存在著巨大的泄露風險。此外，還有些高校對教師檔案、學生個人信息檔案進行分制度的管理，所保護的程度與意識都存在著差距性，重視對教職人員的檔案管理，而忽視了對學生檔案信息的管理。各種問題的發生，都是由于高校對檔案管理工作缺乏完善的管理制度，無法及時地發現所存在的管理問題，使學生個人信息泄漏情況無法得到有效地控制。

4.立法保護不足問題

目前，我國并沒有具有針對性地出臺一部完整的公民個人信息保護的相關法律，那么對學生個人信息的法律保護，更是無從談起。至此，大多數的高校在檔案管理工作中，只是對學生的個人信息進行儲存管理，卻沒有控制學生個人信息的應用。一旦學生的個人信息發生了泄漏情況，就會對學生的工作、學習、生活造成不利的影響。此外，我國針對學生個人信息的法律保護，并未建立完善的管理制度與相關法律，無法為高校檔案管理工作中的學生個人信息保護提供有利的保障。最主要是對學生個人信息的法律保護監督不到位，各高校所應用的法律法規都是屬于層面化，就算學生的個人信息發生了泄密，都會獨自處理，不會應用到法律法規的相應標準進行懲罰。相關監督部門忽視對高校檔案管理中學生個人信息的管理，對學生的未來發展造成巨大的影響。

三、加強高校檔案管理中學生個人信息的法律保護措施

1.制定完善的法律規章制度

對高校檔案管理中學生個人信息的法律保護，需要高校能夠以相關的法律法規、制度政策等為思考前提，結合高校自身的管理情況，以完善的法律規章為管理制度，加強對學生個人信息的保護，全面地落實到高校檔案管理中學生個人信息法律保護工作中，真正地做到了對學生個人信息的安全保護，始終都能夠有章可循的實施與發展。此外，對學生個人信息的法律保護，更是對高校檔案管理工作的約束，提高檔案管理人員的保護意識，嚴格地按照相關制度標準規范性地實施，滿足高校檔案管理中學生個人信息法律保護工作的發展需求。

2.明確學生個人信息內容

在高校檔案管理工作中的學生個人信息法律保護，我國及相關部門制定了相應的制度，出臺了《高等學校檔案管理辦法》規定，并且在規定中有明確的說明。高校檔案管理，主要是指對高等學校從事的招生、教學、科研、管理等相關活動，直接地形成了對學生、學校、社會的保護，把相關信息數據的搜集、整理、儲存等，以多樣化的儲存形式，記載其具有重要價值的歷史信息數據。高校學生個人信息，所涉及到的都是與學生相關的信息，如學生的姓名、性別、住址、出生日期、身份證號碼、專業、畢業院校、學習成績、家庭、社會關系、照片等，都屬于學生個人私有信息，對其加強法律保護，完善具體的工作內容，使檔案管理人員能夠對學生個人相關信息及時地處理，提高整體的工作效率。

3.提高檔案利用重視度

高校對學生個人信息檔案利用服務的開啟，需要加大監管力度，制定出完善使用計劃與方案，明確檔案利用的具體流程，才能夠避免對學生個人信息的泄露。一般情況下，對檔案利用服務的開啟，主要包括兩個階段：第一，是利用者所提出的利用需求;第二，是高校管理人員所提供的檔案利用。在各發展階段中，都需要高校能夠提高重視度，對利用者的利用意圖詳細地詢問，對利用者進行嚴格地審查，回答不符的人員，可拒絕對其的檔案利用服務。而對利用者所提出的詢問內容，只要是高校多方面地思考，所設計出的內容，遵循著從嚴、慎重、周全的設計原則。例如，以對學歷的證明為例，需要利用者提供姓名、畢業時間、所學專業、與其同級同學的姓名等。如果是代辦的情況，需要代辦人員提供自己的身份證信息，通過核實后，與利用者進行聯系，詢問相關信息，確保代辦人員與利用者利用需求合法后，對其通過檔案利用服務，加強對學生個人信息的保護。

四、結語

綜上所述，加強對高校檔案管理中學生個人信息的法律保護，制定完善的管理制度，全面落實到檔案管理工作中，提升管理人員的保護意識，在日常管理工作中，能夠嚴格地要求自己，按照規章制度辦事，對與學生相關的信息數據及時地搜集、整理、儲存，確保學生個人信息的完整性，提升高校檔案管理工作質量與效率，為學生個人信息提供法律保障，維護學生的合法權益，為學生的學習與發展奠定良好的基礎。

參考文獻：

[1]曹卓瑜.關于高校檔案利用中個人信息的保護[J].蘭臺世界，2017

[2]鄔紅云.高校學生檔案管理中如何實現個人隱私權的保護[J].城建檔案，2016

[3]朱金花.論述高校學生檔案管理中的隱私權保護[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015

[4]陳明九.基于信息化管理下的高校學生檔案安全研究[J].山東檔案，2015

[5]王 宇.加強高校教學檔案管理中的學生個人信息保護探析[J].黑龍江檔案，2014

[6]張 明.高校檔案開放利用與隱私權保護探析[J].蘭臺世界，2014

[7]趙承波.論高校檔案管理中學生個人信息的法律保護[J].法制與社會，2019

（作者單位：西安外事學院）