風電企業檔案分類方案

楊素珍

摘 要：風電企業的檔案管理，應是在執行《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》（NB/T 31021-2012）和國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》及1992年能源部發布的《電力工業企業檔案分類規則（試行 ）》的基礎上，設計出風電企業檔案分類方案，使之適合計算機管理環境下的風電企業的檔案管理。

關鍵詞：風電企業;檔案分類;檔案分類方案

一、企業檔案分類方案建立的必要性

在計算機系統里實現企業檔案管理體系，是檔案工作者責無旁貸的義務。檔案工作者首先要設計本企業的檔案分類方案，使之能夠在計算機系統中實現。檔案工作中最重要的幾個管理要素是檔號、分類號、保管期限，檔案收集工作中最重要的是歸檔范圍。由于企業檔案的歸檔范圍和保管期限是基于分類體系中的檔案內容分類表對應表述的，所以這個分類方案就是該企業檔案工作的根本，是企業檔案管理必不可少的工作方法。如果一個企業的檔案管理沒有這樣一種檔案分類方案，那么該企業的檔案管理一定是混亂的。每個企業都是獨立的、個體的，每個企業的管理方式因為管理者不同而不同，用什么組織架構，每個組織被賦予什么功能，隨時都有可能變化。所以，熟悉自己管理的企業檔案內容的組成，設計出每種檔案在計算機環境下最適合的管理方法，設計出必要的檔案著錄項，使得每種檔案都是在符合實際利用的原理下被恰如其份地組織在了一起。這樣才能使企業檔案的管理游刃有余、自成體系。制定一個符合本單位實際情況的檔案分類方案，既要參考過去的管理經驗和方法，又要遵從現行國家、行業標準規范，需要不斷創新各種類型的檔案管理方法，不能拘泥于歷史局限和對經驗的過分依賴，導致管理被形式所局限。

二、風電企業檔案形成特點

風電企業一般擁有若干個風電場，其特點是跨地域、分布廣。為適應政府行政區域和管理職權的劃分，我國風電生產企業的組織結構，大抵是一套班子，幾塊牌子的組織形式。傳統的發電企業通常會在一個地理區域建廠，只有單獨一個法人。而風電企業通常會有若干個法人，多種管理模式，有多個會計核算單位、多個法人單位簽署的合同，多個法人公司形成的文件。文件責任者與傳統發電企業僅為一個公司不同，看上去象是多個全宗的檔案管理，但實體組織為單個全宗。這導致風電企業檔案分類組卷，比火電、水電、核電等傳統發電企業多一層分類組卷層級，按不同公司組卷，但并非是從第一分類層級上分公司再按檔案內容分類，而是先按檔案內容分類，分類的最后一層級按公司組卷，將不同公司的案卷視作同一類列下的平行關系。按“件”管理文件時，通過不同責任者做出區分。明晰風電企業這一層級的分類關系后，才能在風電企業檔案管理中貫徹各種行業標準規范，不致使檔案的分類矛盾重重。

三、風電企業檔案分類依據

當前，風電企業檔案管理，應是在執行《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》（NB/T 31021-2012）和國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（2012年12月發布）及1992年能源部發布的《電力工業企業檔案分類規則（試行）》的基礎上，設計出風電企業檔案分類方案，使之適合計算機管理環境下的風電企業的檔案管理。

四、風電企業檔案分類體系中對于規范需變更的部分

《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》（NB/T 31021-2012）（簡稱《規范》）未考慮風電企業技術改造、改擴建問題，實際工作中會出現這種情況。將《規范》中6.2.3.4的目錄號的解釋做出了調整，增加了新建、改建、擴建的標識位。工期號的位數根據實際企業的情況做出修改，以適應不同企業的需求。近年來，企業出于對審計的需要，合同簽署過程中的文件被極大地重視，所以增加了與簽訂合同密切相關的采購方面的文件。風電企業的設立，有可能存在中外合資、法人獨資、內資合資等多種公司結構，在歷史長河中，各法人公司，又會涉及合并、重組、撤銷、股權變更、注資等諸多行為，所以董事會材料的管理是不可忽視的。將董事會文件按文書檔案的模式管理，按年度混在文書檔案中，既不滿足利用需求，也不滿足來源原則。人為拆散混排在文書文件中多此一舉。所以，將董事會文件單獨拿出來形成董事會檔案類型，管理模式為案卷級，管理方法以公司代號-分類號-案卷號的方法來管理。

五、風電企業檔案分類示例

1.總則

（1）目的。為了規范公司檔案的種類，實現公司檔案信息的系統化和標準化，依照國家有關標準和規定，結合公司實際情況，制定本分類方案。本分類方案規定了公司檔案的分類原則、分類方法、類目設置、類目標識、檔號編制規則以及對各類文件種類的描述。

（2） 適用范圍

①本方案中管理類檔案適用于公司2013年以后（含2013年）形成的檔案的分類、整理、編號、排架管理和信息資源整合。本方案中的項目建設和設備儀器檔案適用于公司2012年7月1日之后立項的項目建設檔案。②2013年以前形成的檔案材料，其分類方法按照《**公司0-5類文書檔案歸檔范圍、保管期限表》和《**公司6-9類科技檔案歸檔范圍、保管期限表》執行。③本方案所設計的類目劃分標準和類目標識方法應在電子檔案管理系統中執行。

（3）權責規定

①公司檔案工作領導小組負責本方案的發布和廢止。②檔案室負責本方案的制定、修改和解釋。

2.釋義

（1）檔案分類。檔案分類是指根據歸檔文件材料的內容性質、形成規律及相互聯系，遵循統一的原則，采用科學、適用的方法，對歸檔文件進行區分和類集，從而使庫藏的全部檔案成為一個條理化的具有一定從屬關系和平行關系的庫藏系統。

（2）類目。類目是檔案分類的構成要素，分為類列和類系兩項。類列是指在不同分類層次上具有平行關系的類與類之間所構成的體系，其邏輯原則是不能互相交叉;類系是指某一大類從總到分所構成的具有包含和被包含關系的類的系統，其分類原則是上位類包含下位類，下位類被上位類所包含。

（3）類號。類號即分類號，是類目的標識符號。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。本方案按照代字和代號混合方式進行類號標識。

（4）檔案號。檔案號即檔號。按照國家檔案行業的有關規定，檔號一般由機構代碼、分類號、文件的順序號和相關特征號組合而成。檔號是歸檔文件保存單元的唯一標識，用以管理、識別和檢索庫存檔案。

3.分類方法

（1）分類原則

①遵循文件的來源原則，反映行業（專業）特點;②實現類目體系的可包容性;③維護類目體系邏輯關系的嚴整性;④保證類目體系的相對穩定性。

（2）類目設置

①一級類目設置。按照公司各類活動的職能性質，將公司的全部檔案內容劃分為10個一級類目，即：0-黨群工作、1-行政管理、2-經營管理、3-生產技術管理、4-財務審計、5-人事勞資、6-電力生產、7-科學技術研究、8-項目建設、9-設備儀器，10大類。

根據檔案內容和檔案管理方法的不同，黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資的內容的文件統稱為管理類檔案（不含人事檔案），又稱文書檔案，按件方式管理。電力生產內容產生的檔案為電力生產檔案，科學技術研究內容產生的檔案為科學技術研究檔案、項目建設內容產生的檔案為項目建設檔案、設備儀器內容產生的檔案為設備儀器檔案，電力生產檔案、科學技術研究檔案、項目建設檔案、設備儀器檔案統稱為科技檔案，按案卷方式管理。1大類中三級類目董事會文件稱為董事會檔案。4大類中會計賬目稱為會計檔案。

②二級類目設置

a.黨群工作檔案分為：黨務工作、組織工作、紀檢監察工作、宣傳工作、工會工作、共青團工作、協會等七項內容。

b.行政管理檔案分為：行政事務、質量管理、后勤福利、信息工作等四項內容。

c.經營管理檔案分為：計劃統計、物資等兩項內容。

d.生產技術管理檔案分為：規劃基建、生產管理、施工管理、安全環保、科技管理、標準計量等六項內容。

e.財務審計檔案分為：財務管理、會計賬目、審計工作等三項內容。

f.人事勞資檔案分為：機構編制、人力資源管理、工資管理、教育培訓內容等四項內容。

g.電力生產檔案分為：生產運行、生產技術、物資管理、技改與檢修、生產修繕、采購、其它等六項內容。

h.科學技術研究分為科技創新及技術進步、科研課題等兩項內容。

i.項目建設檔案分為：項目立項文件、設計文件、項目準備文件、項目管理文件、風電施工文件、監理文件、試運調試、竣工文件等八項內容。

j.設備儀器檔案分為：風力發電機組、變電站設備、其它系統設備等三項內容。

③三級以下類目劃分

a.三級類目設置見《管理類文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《電力生產文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《科學技術研究文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《項目建設文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》《設備儀器文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》。

b.會計檔案主要指會計賬目，三級類目的設置根據《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部、國家檔案局令第79號）執行，分為430財務會計報告、431會計賬簿、432工資單、433會計憑證、434其他會計資料。

財務管理類文件納入管理類檔案4大類，按照文書檔案的管理方式進行管理。

（3）類目標識。本分類方案采用代碼制分類標識法。一級類目、二級類目均使用0-9號段標識，科技檔案三級類目使用0-9號段標識，管理類檔案三級類目使用00-99號段標識。

4.檔號標識方法

（1）管理類檔案（文書檔案）。檔案按“件”的方式進行管理。檔號以“件”為單位進行標識，檔號編制規則為：檔號=年度-分類號（一級類目號）-保管期限-件號，各號段之間以“-”隔開。

檔號具體標注樣式如下：XXXX-X-XX-XXX。第一段為年度號，使用四位年度數字標識。第二段為檔案分類號，用一級類目代碼0-5標識。第三段為保管期限代號，使用字母結合數字標識，永久保管期限用Y標識，30年保管期限用D30標識，10年保管期限用D10標識。第四段為件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。件號生成規則：按同一年度，同一類別，同一保管期限下，件號從001開始生成。件號排序規則：按成文日期排序。

（2）董事會檔案。檔案按“卷”的方式進行管理。檔號以“卷”為單位進行標識，檔號編制規則為：檔號=公司代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標注樣式如下：XX-XXX-XXX。第一段為公司代號，使用兩位大寫英文字母標識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，按屆次組卷，采用3 位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷號生成規則：按公司、屆次組卷，案卷號從001開始生成。

案卷內文件的檔號具體標注樣式如下：XX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷內件號排序規則：按成文日期排序。

（3）電力生產檔案、科學技術研究檔案。檔案按“卷”的方式進行管理。檔號以“卷”為單位進行標識，檔號編制規則為：檔號=年度-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標注樣式如下：XXXX-XXX-XXX。第一段為年度號，使用四位數字標識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷號生成規則：按年度，類別（最小類目），保管期限，案卷號從001開始生成。

案卷內文件的檔號具體標注樣式如下：XXXX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為案卷內件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷內件號排序規則：按成文日期排序。

（4）項目建設檔案、設備儀器檔案。檔案按“卷”的方式進行管理。檔號以“卷”為單位進行標識，檔號編制規則為：檔號=項目代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”隔開。

案卷的檔號具體標注樣式如下：XXXXX-XXX-XXX。第一段為項目代號+新、改擴建代號+機組號，使用5位數字標識。第一、二位數字為項目代號：01代表**風電項目，02代表**風電項目，03代表**風電項目，依次類推，根據立項時間，順序排號。第三位數字代表新建和改擴建工程：0為新建，1為第一次改/擴建，2為第二次改/擴建工程，依次類推。第四、五位數字為機組號，從01-99標識，機組公用部分用00表示，同一項目以幾個機組為一組共用一套公用部分的，公用部分宜采用首臺機組序號標識。第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。第三段為案卷號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷號生成規則：按項目，類別（最小類目），保管期限，案卷號從001開始生成。

案卷內文件的檔號具體標注樣式如下：XXXXX-XXX-XXX-XXX。前三段號段為案卷的檔號。第四段為件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。案卷內件號排序規則：按項目、類別、成文日期排序。

5.附則

（1）本方案由綜合管理部負責解釋。

（2）本方案自發布之日起施行。

6.附件

（1）管理類文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（2）《電力生產文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（3）《科學技術研究文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（4）《項目建設文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》;（5）《設備儀器文件歸檔范圍與檔案分類及保管期限劃分表》。

參考文獻：

[1]《風力發電企業科技文件歸檔與整理規范》NB/T 31021-2012

[2]國家檔案局令 第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》

[3]《電力工業企業檔案分類規則》1992年能源部

[4]《企業檔案管理體系的建設與運行》

（作者單位：遼寧龍源新能源發展有限公司）