信息化時代教學檔案的價值及利用

摘 要：信息化時代，教學檔案參考、憑證和傳承價值得以拓展和延伸。本課題以教學檔案的價值為出發點，探討信息化時代教學檔案利用的現狀和問題，并從加強數字化資源建設、豐富教學檔案利用方式、完善檔案資源整合的角度提出教學檔案利用的對策，以供同仁參考。

關鍵詞：信息化;教學檔案;價值;利用

教學檔案是高校長期以來在教學實踐、教學研究、教學管理等教學活動中積累和形成的真實記錄，體現了高校教學活動的經驗和智慧，對學校教學活動的開展具有多元化的價值。信息化時代，教學檔案的收集、管理和利用方式都發生了巨大的變化，隨著高校教學理念、檔案管理理念的不斷更新，教學檔案的價值也得以在其傳統的參考價值、憑證價值上不斷延伸。

一、信息化時代教學檔案的價值

1.參考價值。從管理層面來說，教學檔案的參考價值主要體現在對教學活動及相關決策的借鑒方面。學校在針對教學制定或出臺規章制度時，首先要做前期的調查和研究，以對過去和現在的教學情況進行全面的了解。教學檔案作為各項教學活動的真實記錄，有著詳實的材料作為領導決策的直接來源。一方面能夠提高調查研究的效率，直接提供參考。另一方面還能夠針對不同時期的教學檔案進行對比，發現各個階段的經驗教訓，從而為領導的決策、教學計劃的制定提供有力的參考。

從教學層面來說，教學檔案又給專任教師提供了參考。教學檔案體現了學校各個階段的教學風格、教學特點、教學模式，能夠為教師提供全面的參考。對新進教師來說，想要快速的提高教學水平、掌握學校教學特色，首先就要學習和參考教學檔案。

此外，教學檔案還是開展教學評估的重要參考依據。而且，數字化和信息化更易于管理者和教師對教學檔案進行可視化分析，更能發揮其參考價值。

2.傳承價值。教學檔案是檔案的一種，具備普遍性的檔案功能，即文化傳承功能。教學是學校的本職任務，可以說，自學校創立起，教學檔案產生并保存下來。因此教學檔案無論是在內容的豐富度上還是時間的跨度上都保持著較高的水準。在過去，教學檔案通常是以文字的形式記錄和保存學校的教學活動，這些檔案資源具有傳承的功能，體現了學校在各個歷史階段的教學經驗和教學成就，是校園精神和校園文化的重要載體。校園文化一脈相承，教學檔案的連續性是對校園文化的傳承和延續。在信息化時代，教學檔案的收集、保存和管理更加便利，數字檔案的載體可分離性、網絡傳輸性特點進一步延長了信息保存的時效和信息傳播的效率。在信息化背景下，學校可以通過收集更多的教學檔案來延續和傳承豐富的校園文化，同時借助現代化的多媒體技術，加強校園文化氛圍的營造，強化教學檔案的傳承價值。

3.憑證價值。教學檔案的內容較為豐富，它既包括教師層面的教師業務檔案，同時也包括了學生層面的學生檔案。這些檔案共同反映了不同主體的客觀教學活動，具有憑證價值。從教師業務檔案來看，教學檔案記錄了教師的教學內容、教學過程、教學成就、科研情況等等，這些都是教師教學能力的真實憑證。因此學校在進行教師職稱評定、干部任免時會對教師教學檔案進行調閱，將其作為憑證之一。而從學生的角度來說，教學檔案反映了學生在校期間內的各項課程學習和考核的情況，而在教務管理中，學生學籍檔案更是學生身份的真實憑證。與其他后期記錄和收集的檔案不同的是，學籍等原始性的檔案資料在學生畢業、求職、深造活動中發揮著極其重要的憑證價值。在信息化時代，傳輸網絡化和資源數字化讓教學檔案的服務與利用更加便利和豐富，一些學校已開發了在線學籍認證、成績認證等教學檔案服務新模式，這些都是教學檔案憑證價值的體現。

二、教學檔案利用現狀及問題

1.對教學檔案利用主體限制多，數字化資源建設不完善。檔案本身就具備真實性和保密性的特點，特別是教學檔案中還包含了學生的各種個人信息，因此在教學檔案的利用上無法做到全面的開發，同時還要對使用的身份和目的進行限制。

當前，我國學校大部分檔案館會對查閱者的相關信息進行登記，一般包括登記使用人或單位的信息、利用目的、時間、內容等。這就一定程度上限制了檔案使用人的積極性，而從利用主體的身份上來看，主要包括學校、學生、教職工、校外企事業單位和政府機關等等。可以看出，教學檔案的利用主體較多，同時利用主體的年齡跨度、知識層次、行業都有所不同，對于檔案利用服務方式、內容的需求都不同，這就給教學檔案的利用提出了很高的要求。另一方面，由于利用的主體多，也需要有足夠的檔案資源予以支撐，但當前我國大多數學校檔案信息資源整合力度較弱，很多教學檔案尚未完成數字化，且數字化的標準、規范也不統一，一定程度上影響了教學檔案的利用。

2.教學檔案利用方式單一。信息化背景下教學檔案的數字化、網絡化趨勢給其利用帶來了多種便利，但從現有的教學檔案利用形式來看，還大多聚焦于信息資源服務，沒有充分發揮出教學檔案的多重價值。這主要是兩方面原因造成的：一是資源支撐不足。當前，受人力、資金、技術等多方面的原因，很多教學檔案的利用無法開展。以學生個性化檔案為例，在硬件上需要服務器配置、基礎網絡設施;軟件上需要深度的內容分析、高效的管理軟件、用戶反饋系統、前端系統、后端系統等各個方面，這對于很多檔案管理部門來說無法實現。大多數的檔案管理部門僅能從現有的館藏資源出發，開展較為基礎的在線查詢和數字展覽服務，導致了檔案服務與利用覆蓋面窄，無法滿足用戶更廣、更多的需求。

3.檔案資源整合不足。一般情況下，教學檔案是對教學相關檔案的統稱，從具體的內容上包括教學管理、教學實踐、教學評估等多個方面，從對象上又包括學生、教師、教務管理部門等等。在內容上十分復雜，也給檔案管理部門提出了較高的要求。因此，教學檔案范圍、種類、體量都十分龐大，而想要將這些有價值的信息利用起來，就需要對其進行有機整合。但目前我國大多數學校檔案管理還較為分散，沒有形成集中統一的管理，無專職人員。教學檔案的上下流通部門還存在較為明顯的信息壁壘，在教務相關活動產生的檔案無法高效地與其他部門共享，學生、教師、教務管理幾大主體缺乏有機的整合。同時，由于管理對象和檔案收集對象的不同，對于教學檔案的認識以及檔案管理工作水平有著明顯差異。檔案收集與管理有待規范化、標準化。

三、信息化時代加強教學檔案利用的途徑

1.加強教學檔案知識與政策宣傳，完善數字化資源庫建設。針對教學檔案利用主體多元、數字化資源建設不完善的問題，首先學校檔案和教務管理部門應借助信息化手段，通過多種方式、多元渠道開展教學檔案宣傳工作，以引起各利用主體的重視。做好教學檔案價值宣傳，針對教學檔案參考、憑證、傳承價值進行專門的宣傳，一方面通過舉辦講座、交流會、研討會開展線下的知識普及工作;另一方面借助微博、微信等新媒體，在檔案的門戶網站和自有新媒體頻道開設檔案知識的宣傳，尤其是在新媒體平臺建設上，可以通過設置相關的關鍵字自動回復讓用戶主動地去了解檔案的政策法規，同時還可以通過分類說明和知識問答等方式增強知識和政策宣傳的趣味性。其次，針對過去的老舊檔案開展數字化工作，通過掃描的方式將老舊資料進行電子化轉換，延長其壽命，提高其利用率，實現數字化和紙質文檔雙軌制并行，以不斷豐富數字化教學檔案資源庫，為檔案利用提供支撐。

2.借助信息化手段，豐富教學檔案利用方式。在教學檔案數字化資源建設的基礎上，檔案管理部門應敢于突破自我，不斷探索檔案利用的新模式和新方法，為師生、社會提供豐富多元的檔案利用服務。為了更好的發揮教學檔案的參考價值和憑證價值：第一，要編制較為科學的信息化檢索工具，包括檔案全引目錄、案卷目錄等，以基本滿足利用者的需求。第二，借助新媒體傳播范圍廣、速度快、中心化的特點，開通在線咨詢服務，進一步突破時空的限制，拓寬了檔案利用的渠道，實現線上線下兩軌并行的工作格局。第三，結合工作實際和教學檔案資源的特點，從優化用戶體驗的角度豐富教學檔案服務，除基礎性的檔案查詢、檔案調閱外，順應教學檔案需求多元化，開發個性服務、可視化服務等用戶層面的教學檔案信息服務，方便用戶查看和調閱教學檔案，更好地發揮教學檔案的價值。

3.加強上下游溝通，整合教學檔案資源。信息化背景下，教學檔案的利用對學校各部門之間的協調合作提出了更高的要求。一方面，作為檔案管理部門，應準確把握檔案利用的趨勢，了解檔案利用者的需求，著力搭建系統化的服務平臺，推動教學檔案利用的協調發展。另一方面，教務管理部門也應提高認識，明確教學檔案的多元價值，在資源上予以支持。針對檔案信息資源整合不足的情況，首先應從學校的層面規范教學檔案的收集與整理，分別從教師、學生和教務管理部門三個主體強化檔案的收集工作，打通各個主體間的信息壁壘。其次，二級學院要加強各部門之間的配合。教務與學工處應共同開展教學檔案的收集與管理工作，按照學校的要求整理匯編，以推動各學院教學檔案的整齊劃一，以完整的資源體系支撐教學檔案利用的開發。

參考文獻：

[1]呂滋建.高校教學檔案管理信息化建設的探索與實踐[J].中國管理信息化，2011

[2]蔡亞瓊.高職院校教學檔案利用服務實踐中的問題反思[J].辦公室業務，2015

（作者單位：西北民族大學藏語言文化學院）

作者簡介：昂秀措（1987-），女，西北民族大學藏語言文化學院教學管理辦公室主任、館員。