高校會計檔案電子化發展問題研究

陳甲智

摘? ?要：在新時代下有效地推進高校會計檔案電子化，不僅能夠提升檔案管理的效率，在一定程度上節約管理的成本，而且對于跟上時代的發展都具有十分重要的意義。文章根據當前國內高校會計檔案管理的工作實際，在分析了會計檔案電子化內涵的基礎上，并且著重研究了會計檔案電子化實施的必要性以及可行性，明確地指出了我國高校檔案電子化的道路上所面臨的困境，并且針對性地提出了相應的解決對策。

關鍵詞：會計檔案;電子化;管理

1? ? 高校會計檔案電子化的內涵

在綜合會計檔案的標準規范、特征認知以及電子化的一般概念后，可以得出高校會計檔案電子化的內涵，高校會計檔案電子化就是在科技日新月異的今天，以信息技術作為根本從而實現將會計信息的載體由傳統的紙質媒介向電子化媒介進行轉化，并且實現高效管理會計檔案的目標[1]。高校會計檔案電子化不是簡單地把會計檔案的內容進行信息化和數字化，而是想要協調傳統的紙質檔案與電子檔案的關系，從而更好地發揮出電子化檔案在當今快節奏社會中的作用和優勢。

2? ? 高校會計檔案電子化可行性分析

2.1? 制度保障

近年來，實施并發行的文件中明確強調了電子檔案的重要地位，對電子檔案的管理也作出了明確的規定，而這為電子檔案在未來的實施提供了一定的制度規范，為了會計憑證取得等全過程的電子化也奠定了堅固的基石。

在高校會計工作中，源于外部的主要原始憑證是發票，但是自從國家稅務總局積極地推進電子發票的工作進程，并且給出了相關的指導意見后，各個高校已經開始逐漸接受新的發票形式，雖然仍然是將其轉化為紙質憑證進行保留，但是這一做法卻為電子發票存檔在制度上提供了重要保證[2]。

2.2? 技術保障

高校會計檔案的電子化實行還是要依靠信息化的發展水平，雖然高校會計檔案未來一段時間的發展可能還是要依靠電子發票等外部憑證的電子化以及相關的電子簽名、網絡報銷等系統技術的普及程度，但是就目前來講還是以內部為主。一般高校會計核算工作都使用符合財務要求的軟件進行制作會計憑證并且生成財務報表，與此同時，為了保證軟件的正常使用以及文件的保密和安全，都會定期地對軟件、系統進行維護。所以當前高校會計電算化的普及已經為檔案電子化的到來鋪墊了一定的技術基礎。可以模仿會計檔案電子化的試點單位僅使用電子形式保存內部信息產生的原始憑證，并且使得原始憑證與記賬憑證產生聯系從而避免打印記賬憑證，另外，可以通過軟件的權限控制以及文件保存的獨立從而最大限度地保證電子檔案的安全性。

3? ? 高校會計檔案電子化必要性分析

3.1? 降低管理成本的必然選擇

高校會計檔案的記賬憑證通常采用的是印刷精細、成本高的紙張并且打印耗費很大，由于會計檔案的保存年限很久，所以一定程度上造成了紙質檔案的數量龐大并且占據很大的空間。但是電子會計檔案一般具有高密度存儲的特征而且不會造成資源和辦公成本費用的浪費。

3.2? 提升管理水平的必要方式

針對當前電子檔案的推行問題，國家檔案局已經明確的提出了要提升電子會計檔案的管理水平。其中重要的原因是目前電子會計檔案的已經日漸普及，并且其所具有的地位也極大程度的提升了。會計檔案的電子化避免了在檔案的整理、搬運以及銷毀等過程中所需要的人力資源和金錢成本，而且也讓工作的效率有了很大的提升。

3.3? 適應新時代發展的必由途徑

OA系統辦公以及檔案數字化的理念，都展示了會計檔案未來將在網絡技術的進步中實現綠色以及便利的目標[3]。電子回單和一些電子會計檔案試點單位的執行也向我們預示了會計檔案的電子化將不斷提高。所以信息化時代的到來使得會計檔案向電子化、智能化發展的趨勢成為必然。

4? ? 高校會計檔案電子化困境

4.1? 電子檔案利用程度低

電算化自從運用于高校會計檔案以來就出現了大量具有保存價值的電子檔案，電子文件在最后歸檔前的作用為輸出原始憑證以及財務報表，而這減輕了會計核算的工作量，電子文件在進行歸檔以后，其主要作用是用來檢索，但是電子檔案卻沒有實現替代傳統紙質檔案的功能，而且也未能起到檔案發展空間的拓展作用，所以可以說當前高校會計檔案的電子化能夠實現的有效用途并不多。

4.2? 會計檔案電子化實施難度大

高校會計的工作內容呈現出復雜和多樣化的特征，并且財務制度的內容也十分精細，其業務內容如果涉及工會、基金以及需要單獨進行核算的單位則需按照相應的財務制度，有的甚至還要求使用會計指定的軟件以及固定格式的記賬憑證，所以會計業務難以形成統一的規范[4]。

隨著高校內部控制聯合外部監督的強化而會計憑證也需要接受財政、稅務等多樣化的部門以及專項小組的檢查。而不同的部門對會計的核算要求也不全相同，比如審計部門的監督主要是以調取紙制憑證為主。另外電子檔案的自身屬性決定了它很大程度依賴信息技術并且讀取也需要通過相關電子設備，而在讀取檔案內容這方面，顯然電子檔案不如紙質檔案的靈活。會計檔案中具有大量重要的紙質憑證，而由于高校在信息技術方面的發展有所局限，紙質原始憑證還沒有與電子記賬憑證產生聯系。另外電子檔案的儲存也是一大問題，特別是相關的系統安全不能保證，從而使得電子檔案的可信程度不高。以上因素使得電子檔案的實施難度很大。

4.3? 會計檔案電子化動力不足

從目前的外部因素來看，相關的文件中只是允許高校會計檔案可以通過電子的形式進行保存，但是卻沒有具體的硬性要求，所以高校會計檔案在實施電子化的過程中并沒有外部的壓力。與此同時，從內部因素來看，紙質檔案的歷史非常悠久并且相關的規范和制度也較為完善，高校檔案和財務工作者對紙質檔案的管理方式比較適應和依賴，從而在推行高校會計檔案電子化時缺乏一定的積極性和熱情。

5? ? 高校會計檔案電子化發展對策

5.1? 自上而下推進電子化進程

高校會計檔案的電子化的實行是一項艱巨并且復雜的系統工程，首先需要決策層高瞻遠矚地進行推動。高校領導首先要立足當下、眼光長遠并且認識到會計檔案電子化的價值和作用，并且要意識到推行高校檔案電子化在當下時代發展中的必要性。其次，要為推行高校檔案電子化工作進行基礎工作的部署，比如根據當前高校的情況建立一套與之相適應的高校電子檔案管理的制度和規范，并且制定一套獎勵制度調動財務和檔案人員的主動性，最后還要做好迎接檔案電子化所需要的人才、技術以及設備的部署工作。

5.2? 財務與檔案部門加強協作

會計檔案的電子化使得具有長期保存價值檔案的權重得以增加，而電子文件的形成是在財務核算過程中通過收集形成的而不是在歸檔環節進行文件的電子化。所以財務和檔案部門的相關人員應該做好協調、分工以及銜接，財務部門的人員在進行會計檔案電子化的過程中應該強化檔案意識，從而使得電子檔案的真實性以及完整安全性得到保障。與此同時，檔案人員也要提升自身的服務能力從而使得文件在歸檔后的作用得以更好地發揮。

5.3? 紙質檔案與電子檔案協調并存

在推行會計檔案電子化的過程中，最重要的是要處理好傳統紙質檔案和電子會計檔案二者之間的關系。目前，紙質會計檔案的部分可替代性給了電子檔案一定的發展空間，但是紙質會計檔案的可替代性不是一成不變的，可以預測，隨著高校財務環境的更迭變化，電子化的財務資料也會隨著不斷地增多，所以會計檔案的電子化發展也是具有階梯性發展趨勢的。因此，應該充分了解不同階段電子會計檔案的特征，從而保證會計檔案的真實、可靠以及安全的基礎上降低紙質和電子會計檔案二者之間的重疊性，使得兩者之間呈現一種協調并存的發展局面。

6? ? 結語

當前，各種新技術、新理念的出現也加快了高校會計檔案電子化的進程，這將徹底改變我國原有的紙質檔案管理模式并且實現檔案資料的信息化、數字化管理，從而使得會計檔案的管理效率得到極大程度的提升。高校應該把握住時代的機遇，引進檔案管理的人才并且改進原有的檔案管理方法，從而加快電子會計檔案的建設。

[參考文獻]

[1]金宇.大數據背景下會計檔案電子化管理的路徑優化研究[J].經濟問題，2019（5）：100-104.

[2]何施陶，張紹婉，霍茵.高校會計資料無紙化管理研究[J].商業會計，2018（23）：92-93.

[3]董俊皊.信息化背景下高校會計檔案電化管理的路徑探索[J].山東農業工程學院學報，2018（9）：189-192.

[4]溫琬稀.信息化條件下會計檔案的電子化管理探究[J].辦公室業務，2018（5）：89.