檔案服務外包的現狀研究*

邵言菲

貴州師范學院，貴州 貴陽 550018

一、檔案服務外包的含義

所謂外包，是指企業動態地配置自身和其他企業的功能和服務，并利用企業外部的資源為企業內部的生產和經營服務。而檔案服務外包則是指某一機構將不屬于國家法律法規限制范圍內的檔案外包給其他機構進行管理，并委托其為本機構提供檔案服務的行為。檔案服務外包的基本業務類型包括：檔案寄存服務、檔案數字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發利用服務、檔案銷毀服務等幾種業務類型。

但就目前的情況來看，市場上的檔案服務外包業務大都還處于比較初級的階段，即檔案的整理、寄存、數字化加工服務等基礎性工作，大多數單位對檔案資源的深層次開發并沒有過多要求。

二、檔案服務外包的作用

現如今越來越多的單位選擇將本單位龐雜的檔案資源交由專業的外包公司來整理、開發，這是因為檔案服務外包工作可以為發包方單位帶來以下益處：

（一）完成發包方單位有限資源的集中，促進其核心業務的增長

對于大部分發包方單位而言，其本身大都沒有足夠的人才、設備投入到對檔案資源的整理開發當中去，而通過社會化的檔案服務外包，可以減輕發包方單位內部檔案整理的壓力，節省相當規模的人力（包括人員招聘、培訓等）以及設備投入，能夠將單位的資源更多的集中到單位的核心業務上，從而提高更好的單位核心競爭力。

（二）有助于提高檔案資源整理、開發的質量

相較于大部分發包方單位來講，專業的檔案服務外包公司所進行的檔案的整理、開發工作無疑更加專業，更加成熟。專業的檔案服務外包公司往往有更多的經驗來應對檔案整理過程中出現的各種問題，避免在一些關鍵性問題上發生錯誤，從而提高檔案資源整理、開發的效率，并通過對不同類型的檔案資源分門別類的整理、開發，提高發包方單位檔案資源整理、開發的質量。

（三）為發包方單位的進一步發展提供數據支持

發包方單位的檔案往往記載了其發展歷程，蘊藏著其發展的核心優勢以及階段不足，對其無序的檔案資源進行整理開發可以為發包方單位利用檔案信息資源提供合理途徑，為發包方單位的進一步發展提供數據支持，提高檔案資源利用的效率。

三、檔案服務外包過程應注意的問題

（一）明確主體責任，劃分主體義務

檔案服務外包過程中的權責劃分一直是檔案服務外包過程中的一大難題，在平時的檔案服務外包過程中，人們往往只重視對檔案服務承包方的責任要求，忽視了檔案服務外包工作是一個系統性的工程，各個主體都應在檔案服務外包過程中發揮屬于自己的作用。

根據國家檔案局在2017 年8 月發布的《檔案服務外包工作規范》規定，檔案服務外包工作的主體可以劃分為發包方、承包方、第三方機構和監管機構四個?！稒n案服務外包工作規范》還對主體之間的關系、主要職責等做了初步闡述說明，明確了各個主體在工作工程中應該遵循的原則（圖1），為其之間相互配合，共建良好的檔案服務外包體系提供了基本參照。

根據圖示，我們可以看出，在檔案服務外包工作中發包方應與監督機構以及第三方機構一起相互配合，各司其職一同對承包方形成一種全過程、全方位的監督、評價機制，從而保證檔案服務外包工作的質量。同時，第三方機構也應同時對發包方與承包方負責。而監管機構應當對發包方、承包方以及第三方機構的行為都予以監督。只有檔案服務外包工作所涉及的各個主體之間權責分明，各司其職，才能為檔案服務外包工作的合理運行提供必要的機構支持和制度保障，才能使檔案服務外包工作達到預期的結果，形成多贏局面。

（二）加強溝通，實時監督

有效溝通是合理解決問題的最佳途徑，在檔案服務外包工作過程中很多問題的出現就是發包方與承包方之間沒有及時溝通造成的。發包方單位應在關鍵環節積極與承包方進行溝通。首先是發包方在本單位文件材料的歸檔范圍的制定、檔案分類標準的選用、各類檔案保管期限的劃分以及檔案的分類檢索方式的選取等方面應與承包方積極進行溝通，使其適應發包方單位的實際工作需求，滿足發包方單位在其具體的工作中利用檔案的需求。

加強監督是保證檔案工作有效推進的重要手段。雖然發包方與承包方都以檔案資源的整理開發為目的，但由于他們是兩個相對獨立的單位，都有各自的利益考量，所以在實際的工作過程中承包方往往會為了追求項目速度而降低對服務質量的要求，導致損害發包方的利益。這就要求發包方單位配備專門、專業的人員對檔案服務外包的全過程進行質量控制，對其工作中不符合本單位實際需求的方面及時提出建議，并對其工期進度進行必要的督促，以便保證檔案服務工作的質量與進度。

（三）檔案的安全問題

檔案的安全問題是檔案工作的生命線，在檔案服務外包的過程中，要格外注意檔案的安全問題。這里所說的檔案安全問題有兩個含義，一是檔案的實體安全，在整理過程中對于一些珍貴的、脆弱的檔案實體安全問題要格外注意，最好由專業的檔案人員對其進行整理，力求在工作過程中降低對其檔案載體的損害。第二層含義便是檔案的信息安全，即檔案中內容所含的信息，尤其是要避免數字化之后的檔案信息被泄露、被修改等問題的出現。這就要求承包方單位不僅要培養檔案工作人員的保密意識，認真履行保密合同，還要求承包方要對數字化之后的檔案信息進行一定的保護措施，如設置文件密碼，限制檢索系統中的用戶權限等。

四、檔案服務外包工作的規范性

科學完善的規章制度和嚴謹合理的業務操作流程是檔案工作高效運行的基礎，嚴格遵守規范化的檔案整理制度及業務操作流程有利于保證檔案工作的質量。這里說的規范性包含兩層意思：一是指檔案服務外包工作應遵守有關規范性文件（如《檔案服務外包工作規范》、《紙質檔案數字化規范》（DA/T31）等）。在檔案服務外包工作中，只有嚴格遵循檔案行政機構所發布的規范性文件，才能從制度上保證檔案工作既定目標的實現。二是在檔案服務外包工作的具體實施過程中，檔案整理人員在每個環節、每道程序都要遵守相應的規章制度，嚴格按相應的流程來對檔案進行整理、開發，從而保證檔案工作處在合理的區間范圍之內。

五、檔案服務外包工作的靈活性

這里所說的靈活性也包含兩層意思：一是檔案服務外包人員和工作團隊在具體的工作過程中不能墨守成規，應以創新思維和務實精神，根據檔案發包單位的實際情況與需求，對工作計劃不斷做相應的調整，以求使檔案工作成果更加適應發包方單位的具體實際。二是承包方應在工作過程中不斷總結工作經驗，研究工作中遇到的問題，改革工作模式，優化工作程序，采用有力措施，促進檔案服務外包工作不斷發展、完善。