論人事檔案管理數據庫的建立和研究

王旭月

【摘?要】隨著信息化時代的到來，人事檔案管理已經逐步從傳統的紙質檔案管理逐步向數字化檔案發展。人事檔案管理數據庫是在檔案管理的基礎上，設計和應用數據庫，集合檔案實體信息、管理信息、應用環境信息等，從而能夠形成一種共享的數據庫。當建立了人事檔案管理數據庫，方便存儲和查閱，也能夠有效規范檔案管理。

【關鍵詞】人社部門;人事檔案;數據庫;解決策略

對于一個社會公民來講，檔案是非常重要的，借助于檔案信息，能夠將干部的真實情況準確反映出來，如果信息失真就會給組織人事工作來到很多層面的消極影響。因此，在當前社會發展形勢下，就要建立人事檔案管理數據庫，從而有效規范和提升檔案管理。

一、人事檔案管理數據庫建立的背景

（一）檔案管理不夠規范

隨著信息技術的快速發展，計算機已經在人社部門人事檔案管理中進行了多方面的應用，但是不少的檔案依然需要采用傳統的記載方式，特別是時限較長的人事檔案，集中于書面文本記載。目前，人社部門人事檔案管理存在較多不規范的現象，主要表現在檔案材料書寫不規范，尤其是早期材料，有使用圓珠筆、藍色墨水筆，甚至是鉛筆填寫的;字跡潦草，不能直觀辨識，同時存在涂改勾抹的情況;有些檔案表冊并沒有根據要求進行填寫，照片缺失，簽名不清晰，未蓋章等情況;有的檔案沒有清晰規范的卷宗目錄，目錄打印不規范，裝訂較為隨意等等。此外，還存在檔案記錄顯得過于敷衍，比如有的干部的年度考核表和工作學習總結等，每年都是完全一樣。這些不規范的現象導致一部分人事檔案不具備真實性。

（二）檔案信息不對稱

在檔案信息方面，也存在較多的問題，主要表現在年齡記載沒有體現出一致性，就算信息記載并沒有出現涂改的情況，可是早期材料與后面的材料中出現了不同的出生年月，或者并沒有注重如實填寫信息的地方，有的出生年月采用公歷，有的采用農歷。有的年齡與實際情況有所出入等。工作經歷記載和工齡之間有著一定的差距，有的差距達到了一兩年，主要原因在于不少干部在校時間較早，而參加工作之后并沒有進行相應的跟蹤記載，早期材料缺失不少關鍵性材料，卻無法進行及時的補錄。學歷學位材料不齊全，甚至出現造假的情況。不少干部并沒有進行很好的歸檔，沒有將自己的學籍材料進行及時交送，甚至有個別干部對自己的學歷學位進行作假，從而讓自己能夠達到崗位晉級晉升的要求。

（三）檔案材料嚴重缺失

對于人社部門來講，每年都會進出大量的人員，在收集檔案資料的時候并沒有根據要求全部上交，導致不少的檔案材料嚴重缺失。主要是相應的學籍材料、黨員材料、學歷材料、參加工作佐證材料、調轉材料、干部任免審批表、獎懲材料等等。由于材料的缺失，組織在培養和選拔干部的時候，不能對材料進行充分的利用。同時，有的材料不夠完成，缺少簽名、印證公章，甚至有些填表時間都沒有，導致材料不夠真實可信。

二、檔案分類理論對檔案數據庫的建設起著導向作用

從管理學的角度進行分析，不管是何種管理活動，最為基本的目的都是需要有序化管理相應的對象。在進行人事檔案管理的過程中，就要要讓檔案管理有序化，不僅包含檔案實體管理，同時也涵蓋了信息管理。由于人事檔案有著較多的數量，并且涉及到較多方面的內容，若要讓管理有序化，就要對相應的檔案進行分類管理。借助于檔案數據庫的管理，就需要細化相應的人事檔案，在進行分類的過程中，可以針對不同的部門，類別、種類、門類等，然后對應著實施相應的管理。數據庫的建立其實就是借助于現代信息技術，將人事檔案進行有效性的分類，從而能夠規劃和科學合理進行管理。

大部分人社部門在檔案管理中投入的經費和人力都不夠充分，從而導致軟件硬件配套落后，現代化信息技術使用水平不高。集中表現在硬件和軟件設施方面。在硬件方面，不少人社部門的檔案庫房和閱檔室并沒有配置齊全的設施設備，從而導致管理條件落后，相應的監控設備、消防設備等基本硬件達不到工作的需要。在通風、防潮等方面不能有效跟進，從而讓檔案材料的保存有著一定的安全隱患。硬件方面主要是檔案管理人員不夠專業，并沒有開展定期或者不定期的培訓，在檔案管理方面方法傳統，不能形成較好的管理效率。當前依然有一些人社部門依然采用傳統的查閱方式，采用手寫記錄的方式，并沒有對現代信息技術進行充分的利用。

在這樣的檔案管理背景下，建立相應的檔案管理數據庫，能夠形成合理的管理結構，規范的管理格式，同時可以讓檔案數據庫的資料能夠有效實現共享。為了能夠有效進行管理，就要借助于數據庫管理系統，數據庫管理系統（DBMS）本質上就是管理所用的工具和平臺，其數據結構、類型、內容范圍等關鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養來進行保障，也是我們平常所說的業務支撐。

三、人社部門人事檔案數據庫管理的有效措施

（一）建立與之對應的管理制度

針對人社部門人事檔案管理的現狀，對不規范的情況進行充分的改善，主要是需要將與之對應的管理制度建立起來。只有形成了相應的規范管理制度，才能讓人社部門檔案管理步入科學化、制度化、規范化軌道。制度涉及到眾多方面，盡量進行全面的考慮。具體涵蓋了崗位職責、管理程序、保密制度、查閱利用制度、庫房管理制度等。同時，需要對責任追究機制進行建立和完善，將依法管檔理念樹立起來，對于有涂改或者造假的檔案材料，務必進行及時上報并處理。借助于相應的管理制度，能夠讓管理工作落到實處。尤其是在建立了檔案數據庫之后，網絡安全管理就是其中最為重要的一個環節，只有從管理制度上形成良好的規范，才能保證數據庫的進一步正常運作。

（二）建立檔案收集工作的長效化，維護檔案權威

人社部門在人事檔案整理工作開展中，需要注重對材料的收集，這是最為基礎性的工作，管理人員需要仔細鑒別材料，對于有疑問的材料務必需要進行相應的核實，如果出現了偽造、存疑或者涂改過的人事檔案材料，不能進行入庫，從而能夠保證材料的真實性和規范性。已經經過收集獲得的材料，需要進行妥善保管，科學合理進行分類并進行裝訂。在查閱和專遞等環節中要遵守相關的規章制度，對人事檔案進行安全使用。

（三）提升檔案管理人員的專業化管理水平

對于人社部門人事檔案管理的工作人員，需要選擇專業對口、黨性較強，有著責任心和業務能力較強的人員。在管理過程中，需要對他們的工作進行細化，堅決按照法律法規和檔案管理制度工作，從而保證人事檔案材料的真實性和完整性。多加強業務培訓，定期或者不定期進行培訓，重點培養其業務素質、管理手段，加強審核檔案的能力。

（四）加快建設檔案工作數字化，建設信息化管理

由于人社部門人事檔案價值較大，需要從傳統的檔案管理方法中轉變過來。傳統的手工分類、裝訂和保管等環節中，容易出現一些私藏、造假和涂改等情況，對于檔案的真實和全面方面有著一定的影響。因此，可以充分借助于現代信息技術進行管理。通過掃描的方式將材料變成電子文檔進行保存，從而讓保存體現出多樣化形式，并且能夠提高管理的工作效率。

總之，人社部門人事檔案管理工作存在一定的問題，我們需要對導致問題的原因進行充分的查找和研判，針對性實施一定的改進策略，建立與之對應的檔案管理數據庫，從傳統的檔案管理逐步過渡到信息時代背景下的科學合理性管理，以此提高人社部門人事檔案管理的工作效率。

參考文獻：

[1]盛若蔚;各地正分級分批對干部人事檔案進行專項審核——給干部檔案“大體檢”[N];人民日報;2015-4-21;

[2]楊偉龍;做好干部人事檔案專項審核工作的意義和幾點思考[J];黑龍江檔案;2019年第9期。

（作者單位：云南省文山州人力資源和社會保障局）