機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革研究

李帥

【摘?要】近年來國家快速發(fā)展，各事業(yè)單位蒸蒸日上、欣欣向榮，但不乏出現(xiàn)一些問題。國家對(duì)出土文獻(xiàn)的保護(hù)重視不已，但對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理不夠重視導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)流失，本文對(duì)事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理出現(xiàn)的問題，如何加強(qiáng)檔案管理提出意見和看法，希望對(duì)其它機(jī)關(guān)事業(yè)單位起到積極作用，為保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效運(yùn)行，對(duì)檔案進(jìn)行管理也是刻不容緩。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;改革;有效對(duì)策

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理存在的問題

1.1 管理工作不受到重視

檔案管理存在的問題就有對(duì)這份工作不夠重視，管理人員沒有意識(shí)到檔案對(duì)單位發(fā)展的重要性，抱有懶惰心理。工作人員的對(duì)工作的輕視會(huì)導(dǎo)致檔案分類錯(cuò)誤，資料統(tǒng)計(jì)確實(shí)，信息錄入不及時(shí)等問題，但這些問題產(chǎn)生又不會(huì)立馬影響到公司的運(yùn)轉(zhuǎn)，所以久而久之便沒有人認(rèn)真對(duì)待這份工作，這種消極的氛圍成為了檔案管理工作、機(jī)關(guān)事業(yè)單位長久發(fā)展下去的威脅。希望有關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位重視此問題，對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，不要等到無法挽回的時(shí)候再追悔莫及。

1.2 工作人員素質(zhì)偏低

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位不夠重視檔案管理這份工作，導(dǎo)致招募出來的管理員人均素質(zhì)偏低，進(jìn)行培訓(xùn)后效果不理想，人員的工作水平和業(yè)務(wù)能力有限，加上工資并不高但任務(wù)量巨大，員工形成了消極怠工的想法，每天混吃混喝。沒有危機(jī)感就不會(huì)有上進(jìn)心不懂得提高自身能力反而變本加厲，人員的頻繁變動(dòng)使從事該工作的人員不能保持清醒和足夠的耐心。

1.3 檔案錄入技術(shù)落后

時(shí)代在發(fā)展網(wǎng)絡(luò)在進(jìn)步但某些機(jī)關(guān)事業(yè)單位不懂得變通，依然用最原始的方法進(jìn)行檔案管理，但是他們自己意識(shí)不到，已經(jīng)跟不上時(shí)代的變化。檔案管理技術(shù)不足，對(duì)這方面付出少，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不愿消耗成本進(jìn)行整理。不對(duì)新方法進(jìn)行嘗試，固執(zhí)的用手工錄入，導(dǎo)致文件不易保留，且準(zhǔn)確性難以保證。要想讓單位長久持續(xù)發(fā)展必須要進(jìn)行創(chuàng)新，要懂得利用網(wǎng)絡(luò)，信息時(shí)代的到來不是沒有道理的。

1.4 檔案管理手段不科學(xué)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案眾多，這也帶給了工作人員巨大的工作量，由于檔案管理方法的不恰當(dāng)不科學(xué)使得檔案不能進(jìn)行有效管理。硬件設(shè)備的不足更增添了麻煩，紙質(zhì)檔案占據(jù)大量空間，不易保存，對(duì)日后查閱產(chǎn)生一定麻煩。

1.5 檔案工作保密性不夠

日常工作中，員工警惕性不足，有時(shí)易遺漏、丟失。工作量大時(shí)在外網(wǎng)進(jìn)行工作公司機(jī)密有可能就會(huì)被別有用心之人盜取，對(duì)檔案保密意識(shí)和觀念不強(qiáng)，對(duì)錄入的檔案復(fù)查率不高，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)有無丟失，責(zé)任意識(shí)淡薄，追究制度不夠完善。

2 讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位知道檔案管理重要性的有效措施

2.1 懂得檔案管理的重要性

如果想要更好的進(jìn)行檔案管理，就要對(duì)每一個(gè)人進(jìn)行態(tài)度糾正，讓他們知道管理工作的重要性，要給予高度的重視，這樣進(jìn)行管理的人員感受到壓力自然會(huì)努力工作，把壓力變成動(dòng)力，積極學(xué)習(xí)檔案分類、保存、存取等專業(yè)知識(shí)。檔案管理這份工作雖然不是時(shí)時(shí)刻刻都有用的，但是一旦公司出現(xiàn)問題，只要查看檔案對(duì)漏洞進(jìn)行分析追蹤就能進(jìn)行補(bǔ)救及時(shí)挽回?fù)p失，雖然管理檔案的人員都是幕后工作者，但他們的貢獻(xiàn)是不可泯滅的。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)管理人員

檔案管理工作需要的是細(xì)心認(rèn)真具有專業(yè)能力的人才而不是隨隨便便的一個(gè)人進(jìn)行培訓(xùn)就可以替代的。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極招收人才不要抱有僥幸心理認(rèn)為這是個(gè)清閑的工作就不付出，到頭來損害的是自己的利益。招募到人才后要對(duì)專業(yè)能力進(jìn)行培訓(xùn)、強(qiáng)化，使得工作進(jìn)行得更有效率和秩序，與同事配合的更有默契。端正員工的心態(tài)，一開始可使用強(qiáng)制措施比如打卡或者每天進(jìn)行工作匯報(bào)，到后面員工逐漸適應(yīng)這份工作后便可進(jìn)行額外獎(jiǎng)勵(lì)，讓員工永遠(yuǎn)保持著對(duì)工作的熱情。建立工作制度，按照制度使員工科學(xué)規(guī)范的完成工作，提高工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 啟用信息化管理手段

利用信息化管理使得檔案管理工作更規(guī)范，使得每一個(gè)員工都能直接搜索到想要的文件，信息化管理相較于之前用人更少，操作步驟更簡單，提高了員工上崗速度，辦公的透明度使得員工犯錯(cuò)率降低，一旦出現(xiàn)漏洞網(wǎng)絡(luò)檢測出來也會(huì)直接反映。信息化管理將信息錄入系統(tǒng)后指定員工查看瀏覽，防止了信息泄露，使得內(nèi)部員工對(duì)客戶有全面了解，更易完成交易。通過大數(shù)據(jù)分析，提升了客戶的滿意程度，產(chǎn)生了與更多商家合作的機(jī)會(huì)。

2.4 加強(qiáng)硬件資金投入

檔案管理工作雖然看著簡單但是需要用到的地方要大，信息接收要及時(shí)。信息來源具有多用途、多渠道、多形式的特點(diǎn)，這就需要工作人員根據(jù)需要科學(xué)系統(tǒng)的整理歸納出來，保存檔案的文件柜是必不可需的。現(xiàn)在的檔案就相當(dāng)于古代的情報(bào)，一旦流失泄露機(jī)關(guān)事業(yè)單位承擔(dān)的損失是不可估量的，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理，可申請資金用于購置設(shè)備。機(jī)關(guān)事業(yè)單位也可發(fā)布消息展現(xiàn)自己的檔案管理工作做的多么出色，激勵(lì)員工更上一層樓。

2.5 加強(qiáng)檔案保密工作

前面已經(jīng)說過檔案對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要性，那么如何加強(qiáng)檔案保密工作呢？要確保員工對(duì)公司的忠心，具有較高的素質(zhì)和法律意識(shí)，既然簽訂了密保協(xié)議就要履行義務(wù)負(fù)法律責(zé)任。將檔案按等級(jí)劃分，職位不夠高的員工不能窺探公司機(jī)密，在信息錄入電腦后，要將瀏覽檔案的人員進(jìn)行登記，什么人在什么時(shí)候看了什么檔案要記錄清楚，事后好定責(zé)到個(gè)人。

3 結(jié)語

總之，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新與改革，不斷提高對(duì)檔案的重視，完善對(duì)檔案管理的法律制度。對(duì)檔案進(jìn)行管理是大勢所趨，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要懂得向做得好的單位學(xué)習(xí)，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善自身。

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[3]韓麗.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].科技視界，2016，12（3）：181.

（作者單位：江蘇省豐縣縣委辦）