基于5W1H分析法實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品圖代號在線自助申請實(shí)踐

莊蓓蓓 王寸 朱艷蕓 胡海平

（北京航天時(shí)代光電科技有限公司，北京，100094）

1 原有航天產(chǎn)品圖代號申請方法存在的問題

航天產(chǎn)品采用隸屬編號和分類編號兩種編號方法，通常推薦簡單產(chǎn)品采用隸屬編號，復(fù)雜產(chǎn)品采用分類編號。公司依據(jù)QJ 13A—1997《設(shè)計(jì)文件十進(jìn)分類編號》的規(guī)定，采用根據(jù)產(chǎn)品的技術(shù)特征 （如結(jié)構(gòu)型式、功能、用途、材料、工藝特征等）的十進(jìn)分類編號規(guī)則編制的圖代號。一直以來，產(chǎn)品圖代號的申請使用紙質(zhì)申請、手工編號。即先由設(shè)計(jì)人員根據(jù)新研產(chǎn)品的組成及技術(shù)狀態(tài)填寫紙質(zhì)圖號申請單，填寫完整后交由標(biāo)準(zhǔn)化人員填寫 “特征代號”和 “順序號”。標(biāo)準(zhǔn)化人員同時(shí)在 《產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖號登記匯總表》（樣式如圖1所示）中按 “級”的數(shù)字大小順序排列，不分型號拆分登記匯總表。設(shè)計(jì)人員復(fù)印申請單取回復(fù)印件，原件由標(biāo)準(zhǔn)化人員存檔。

這種圖代號申請方法比較原始，由此帶來了幾個(gè)圖號編制不準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)：①不同型號同類產(chǎn)品，名稱不一致，如產(chǎn)品 “信號處理與接口電路”就有多種名稱：信號處理與接口電路板、DSP板、信號處理電路、信號處理和接口電路等等；②存在同一型號、同樣產(chǎn)品因由不同人員、不同時(shí)間申請而編制了不同圖代號，即同一產(chǎn)品不同圖號的情況；③編制產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件時(shí)，圖代號欄是由文件編制人員自行填寫的，偶爾會因人為因素等，造成填寫錯(cuò)誤。

圖1 紙質(zhì)圖號申請單模板

近幾年，隨著業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大，企業(yè)交付產(chǎn)品數(shù)量逐漸增加，新設(shè)計(jì)產(chǎn)品也相應(yīng)大量增加，交付產(chǎn)品質(zhì)量要求高、時(shí)間緊，出現(xiàn)了幾次產(chǎn)品名稱不統(tǒng)一、圖代號填寫不準(zhǔn)確帶來的產(chǎn)品出入庫錯(cuò)誤，給研制生產(chǎn)帶來了一些影響。為解決這一低層次問題，配合型號科研生產(chǎn)任務(wù)順利完成，迫切需要對型號產(chǎn)品進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范化管理，充分地利用信息化手段助力產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化。

2 任務(wù)分析

2.1 初步分析

為實(shí)現(xiàn)在線圖號自助申請，首先要對項(xiàng)目進(jìn)行全面的分析，找出解決辦法。引入質(zhì)量管理體系中常用的 “5W1H”六何分析法。 “5W1H”分析法包括 “WHAT—干什么、WHY—為何干、WHO—誰來干、WHEN—何時(shí)干、WHERE—在哪干、HOW—怎么干，干到什么程度”[1]，以此來明確工作的目的、任務(wù)、時(shí)限、標(biāo)準(zhǔn)、程序、責(zé)任人等，增強(qiáng)項(xiàng)目工作的前瞻性、主動性和規(guī)范性。同時(shí)通過 “策劃—實(shí)施—檢查—處置” （PDCA）循環(huán)法對整個(gè)過程實(shí)施控制和持續(xù)改進(jìn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)方便快捷的產(chǎn)品圖代號在線自助申請流程。

2.1.1 關(guān)于 “WHAT—干什么”

結(jié)合研制生產(chǎn)實(shí)際，編制規(guī)范化的產(chǎn)品名稱，提供給信息化軟件編制人員預(yù)先錄入圖號，設(shè)計(jì)在線申請流程，對相關(guān)人員開展廣泛培訓(xùn)，確保產(chǎn)品圖代號編制人員按標(biāo)準(zhǔn)化的名稱選用并申請合規(guī)的圖號。

2.1.2 關(guān)于 “WHY—為何干”

為規(guī)范自研產(chǎn)品名稱圖號，指導(dǎo)設(shè)計(jì)人員盡可能地選用已有的標(biāo)準(zhǔn)零部組整件名稱，減少圖代號使用不當(dāng)帶來的產(chǎn)品研制風(fēng)險(xiǎn)，降低設(shè)計(jì)工作量，減少由于同產(chǎn)品不同圖號可能帶來的工藝裝備的重復(fù)設(shè)計(jì)制造。

2.1.3 關(guān)于 “WHO—誰來干”

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，我們成立 “產(chǎn)品圖代號在線自助申請項(xiàng)目”專題項(xiàng)目組，包括各設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人、標(biāo)準(zhǔn)化、工藝信息化、質(zhì)量人員，其中標(biāo)準(zhǔn)化人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目組織。

2.1.4 關(guān)于 “WHEN—何時(shí)干”

經(jīng)過分析和策劃，結(jié)合企業(yè)商密網(wǎng)及產(chǎn)品生產(chǎn)管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，計(jì)劃在兩年的時(shí)間內(nèi)分階段、分步驟地開展產(chǎn)品圖代號在線自助申請工作。

2.1.5 關(guān)于 “WHERE—在哪干”

為方便使用，產(chǎn)品名稱和圖代號均應(yīng)不涉密，因此應(yīng)在企業(yè)商密網(wǎng)編制名錄，并在PDM （產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)圖代號在線申請流程。

2.1.6 關(guān)于 “HOW—怎么干，干到什么程度”

首先，組織梳理各級各類自研產(chǎn)品，按零部組整件編輯成冊，規(guī)范產(chǎn)品名稱圖號，編制 《產(chǎn)品命名指南》。其次，提煉名稱和圖號對照表，編制圖代號自助申請流程，給軟件人員預(yù)置產(chǎn)品生產(chǎn)管理系統(tǒng)。第三，對相關(guān)人員充分培訓(xùn)后，開展圖代號自助在線申請?jiān)囘\(yùn)行。最后，總結(jié)運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)，針對性修訂標(biāo)準(zhǔn)、完善流程，改進(jìn)提高。具體流程如圖2所示。

圖2 “產(chǎn)品圖代號在線自助申請項(xiàng)目”建設(shè)計(jì)劃

為提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員的積極性，項(xiàng)目啟動時(shí)即確定：①本項(xiàng)工作將列入企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化年度工作計(jì)劃，進(jìn)行專項(xiàng)考核；②參與本次工作的人員優(yōu)先考慮納入標(biāo)準(zhǔn)化師隊(duì)伍，享受相應(yīng)級別崗位補(bǔ)貼；③詞條編制人員、部門負(fù)責(zé)人、信息化項(xiàng)目實(shí)施人員將有專項(xiàng)獎勵(lì)。

2.2 局部細(xì)化分析

工作耗時(shí)最長、工作量最大的是編制企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《產(chǎn)品命名指南》的階段，將其進(jìn)一步細(xì)分為4個(gè)小階段，見表1。

2.2.1 第一階段：現(xiàn)有產(chǎn)品名稱注釋階段

組織各設(shè)計(jì)部門確定編制工作負(fù)責(zé)人，標(biāo)準(zhǔn)化人員將現(xiàn)有圖號經(jīng)挑選后下發(fā)給設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人將表格分發(fā)給各技術(shù)組，由相關(guān)型號設(shè)計(jì)人員在已有圖號申請欄 “屬性”欄做簡單屬性注釋，“注釋人”欄寫明本人姓名。預(yù)計(jì)2個(gè)月完成。

表1 《產(chǎn)品命名指南》編制階段工作計(jì)劃

2.2.2 第二階段：基本產(chǎn)品名錄形成階段

標(biāo)準(zhǔn)化人員將注釋過的 “產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖號匯總表”整理后反饋給各設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人，指導(dǎo)相關(guān)人員剔除命名不規(guī)范的產(chǎn)品名稱，提煉出基本產(chǎn)品名錄。預(yù)計(jì)完成時(shí)間2個(gè)月。

2.2.3 第三階段：產(chǎn)品名錄詞條編寫階段

a）標(biāo)準(zhǔn)化人員匯總基本產(chǎn)品名錄，確定名錄詞條編寫格式，各設(shè)計(jì)部門挑選詞條編寫人，開始準(zhǔn)備詞條編寫。預(yù)計(jì)2個(gè)月完成。

b）設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人匯總本部門詞條，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審閱后上交，標(biāo)準(zhǔn)化人員將詞條分別提交至企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會相關(guān)專家審閱。預(yù)計(jì)1個(gè)月完成。

c）專家意見反饋給詞條編寫人修改，后再次提交至標(biāo)準(zhǔn)化人員，由標(biāo)準(zhǔn)化人員按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板形式編寫 《產(chǎn)品命名指南》 （初稿）。預(yù)計(jì)2個(gè)月完成。

2.2.4 第四階段：標(biāo)準(zhǔn)評審報(bào)批階段

按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制流程，完成征求意見稿、送審稿編制，組織專家評審會，形成 《產(chǎn)品命名指南》報(bào)批稿，及時(shí)發(fā)布實(shí)施。預(yù)計(jì)3個(gè)月完成。

3 項(xiàng)目實(shí)施

3.1 形成基本產(chǎn)品名錄

以企業(yè)現(xiàn)有的 “產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖號匯總表”5300余圖號電子版為基礎(chǔ)，用3.5個(gè)月的時(shí)間完成了以下工作。

a）標(biāo)準(zhǔn)化人員首先進(jìn)行初步篩選，每一產(chǎn)品名稱只保留一個(gè)型號記錄條目，將產(chǎn)品名稱縮減至231條，下發(fā)給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人均為兼職標(biāo)準(zhǔn)化師。

b）部門負(fù)責(zé)人組織對本部門研制產(chǎn)品的梳理，相關(guān)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行二次篩選，去掉今后不會繼續(xù)使用的名稱圖號，在保留下來的圖號條目申請“屬性”欄做簡單屬性注釋，返回標(biāo)準(zhǔn)化人員匯總。

c）標(biāo)準(zhǔn)化人員收集各部門注釋過的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖號，提煉匯總后形成 “產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖號匯總表”，再次反饋給各負(fù)責(zé)人，指導(dǎo)相關(guān)人員剔除命名不規(guī)范的產(chǎn)品名稱，提煉出企業(yè)基本產(chǎn)品名錄共115條。

3.2 編制基本產(chǎn)品名錄詞條

標(biāo)準(zhǔn)化人員參照 《慣性技術(shù)詞典》，以 “光纖陀螺儀”為例編寫規(guī)范的詞條模板，包含產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品圖代號、產(chǎn)品基本組成及功能等。將詞條模板格式及相關(guān)要求發(fā)給各設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)人，部門確定詞條編制人，并編寫詞條。部門負(fù)責(zé)人匯總本部門詞條，交由部門主管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，由標(biāo)準(zhǔn)化人員編輯匯總。詞條按慣組類、儀表類、電路類、測試設(shè)備類、電壓/電流類、器件類排序，現(xiàn)已有獨(dú)立結(jié)構(gòu)、獨(dú)立功能的產(chǎn)品分類，共有16種產(chǎn)品，包含零件、部 （組）件、整件詞條合計(jì)115條。詞條合輯初次提交企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會相關(guān)專家審閱，標(biāo)準(zhǔn)化人員按反饋意見指導(dǎo)詞條編寫人修改。

3.3 《產(chǎn)品命名指南》編寫報(bào)批

為了固化成果，更方便地供設(shè)計(jì)、工藝、生產(chǎn)等人員查閱、使用基本產(chǎn)品名錄，標(biāo)準(zhǔn)化人員將詞條匯編以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式重新整理，并對所有詞條進(jìn)一步統(tǒng)一編寫格式，規(guī)范各部門不同詞條的標(biāo)準(zhǔn)必備要素，增加對產(chǎn)品圖號等要素含義的解釋，形成 《產(chǎn)品命名指南》征求意見稿。以文審形式向企業(yè)12位技術(shù)委員會專家征求意見后，共收到40余條反饋意見。組織公司技術(shù)委員會相關(guān)專業(yè)專家及標(biāo)準(zhǔn)編制組主要成員，召開標(biāo)準(zhǔn)預(yù)審會和標(biāo)準(zhǔn)審查會，最終形成標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿。所列產(chǎn)品以慣性測量系統(tǒng)、慣性儀表、測試設(shè)備、光傳輸設(shè)備、光纖溫度測量裝置、電壓/電流傳感器、光電器件分類，共計(jì)20種產(chǎn)品，138條詞條。

3.4 嵌入產(chǎn)品生產(chǎn)管理系統(tǒng)

標(biāo)準(zhǔn)正式發(fā)布后，標(biāo)準(zhǔn)化人員逐項(xiàng)整合提煉出產(chǎn)品名稱圖號對照表，共161條。與信息化人員及PDM系統(tǒng)軟件編制人員充分討論需求及實(shí)現(xiàn)途徑后，經(jīng)過三輪修改，將產(chǎn)品名稱圖代號對照關(guān)系嵌入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了圖代號在線自助申請，實(shí)現(xiàn)示例如圖3所示。

圖3產(chǎn)品圖代號在線自助申請PDM系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)示例

組織全體標(biāo)準(zhǔn)化師召開 “《產(chǎn)品命名指南》標(biāo)準(zhǔn)及PDM系統(tǒng)圖代號申請流程宣貫會”，對標(biāo)準(zhǔn)文本重要章節(jié)及PDM系統(tǒng)操作步驟、注意事項(xiàng)等內(nèi)容進(jìn)行了集中培訓(xùn)，并要求標(biāo)準(zhǔn)化師會后負(fù)責(zé)對本部門相關(guān)人員逐一宣貫到位，保證需要的人員均能及時(shí)知悉。

3.5 試運(yùn)行

標(biāo)準(zhǔn)正式發(fā)布試運(yùn)行后，要求企業(yè)所有新研型號重新設(shè)計(jì)產(chǎn)品時(shí)，按標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)現(xiàn)有詞條申請圖號，在設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、出入庫、交付全過程中唯一使用。系統(tǒng)內(nèi)以匯總表形式保存申請數(shù)據(jù)，格式如圖4所示，可隨時(shí)查詢。標(biāo)準(zhǔn)化人員定期在PDM系統(tǒng)中生成匯總表，二次核對并在本地電腦保存?zhèn)浞?，操作過程如圖5所示。

圖4 產(chǎn)品圖代號匯總表示例

圖5 產(chǎn)品圖代號匯總流程示例

3.6 修訂標(biāo)準(zhǔn)，完善流程

經(jīng)過6個(gè)月的試運(yùn)行，對提交過 “目錄外圖號申請單”但不包含在標(biāo)準(zhǔn)中的28個(gè)產(chǎn)品名稱，與設(shè)計(jì)人員討論后，整理出了6個(gè)出現(xiàn)頻次較高的名稱，組織設(shè)計(jì)人員按標(biāo)準(zhǔn)詞條格式編寫詞條內(nèi)容，修訂了 《產(chǎn)品命名指南》。今后還將根據(jù)科研生產(chǎn)的實(shí)際情況定期補(bǔ)充完善。

4 工作效果

通過提煉基本產(chǎn)品目錄、編制基本產(chǎn)品名錄詞條、編寫 《產(chǎn)品命名指南》，將產(chǎn)品圖代號在線自助申請嵌入PDM系統(tǒng)，系統(tǒng)運(yùn)行后主要取得了以下成效。

a）有效節(jié)約設(shè)計(jì)師圖號申請時(shí)間。使用紙質(zhì)圖號申請單時(shí)，設(shè)計(jì)人員需打印紙質(zhì)單據(jù)并逐一填寫，再到標(biāo)準(zhǔn)化管理部門排號、登記，申請一個(gè)圖號約需1小時(shí)，大部分時(shí)間浪費(fèi)在找人打印審批和找標(biāo)準(zhǔn)化人員登記的過程中。PDM系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品圖代號在線申請，尤其是對申請審批流程進(jìn)行了優(yōu)化，減少了一級審批節(jié)點(diǎn)后，大大縮短了時(shí)間，申請一個(gè)圖號5分鐘內(nèi)即可完成，效率至少提高90%。

b）提高收集產(chǎn)品名稱標(biāo)準(zhǔn)化需求便捷性。通過信息系統(tǒng)可以很方便的了解到產(chǎn)品名稱標(biāo)準(zhǔn)化需求，尤其是針對不同部門同類專業(yè)組研制產(chǎn)品名稱的標(biāo)準(zhǔn)化需求，便于標(biāo)準(zhǔn)化部門在小型化、集成化趨勢下新設(shè)計(jì)產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)化工作方向。

本文使用了質(zhì)量管理中常用的5W1H六何分析法，精準(zhǔn)做好項(xiàng)目策劃，明確參與人員范圍及責(zé)任人，按計(jì)劃開展工作。并在試運(yùn)行后及時(shí)總結(jié)，優(yōu)化流程，完善文字材料，做好持續(xù)改進(jìn)工作。

啟用產(chǎn)品圖代號在線申請流程后，減少了不規(guī)范的產(chǎn)品名稱，降低設(shè)計(jì)工作量，提高了圖代號申請效率，最重要的是系統(tǒng)中一旦申請了某一型號某產(chǎn)品圖代號，圖樣、技術(shù)文件全流程唯一使用，大大降低了因圖代號使用不當(dāng)帶來了設(shè)計(jì)錯(cuò)誤，一定程度上降低了研制風(fēng)險(xiǎn)，有利于提高產(chǎn)品可靠性。