開闊檔案人員國際視野學(xué)習(xí)檔案工作先進理念
——陜西省檔案館赴日本、韓國訪問交流

陜西省檔案館副館長 解華波

和茨城縣立歷史館同行交流業(yè)務(wù)

應(yīng)日本茨城縣日中友好協(xié)會理事長五十嵐則夫、韓國首爾特別市政府市長樸元淳邀請，經(jīng)省委批準(zhǔn)，2019 年12 月下旬，陜西省檔案館組團赴日本、韓國進行非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案資源建設(shè)、檔案文獻保護修復(fù)技術(shù)訪問交流活動。

一、訪問交流概況

代表團共由4 人組成，陜西省檔案館副館長解華波任團長，團員分別為延安市檔案館館長李慶鋒、漢中市檔案館館長侯富樂、陜西省委辦公廳秘書處檔案科科長賈希俊。代表團訪問、調(diào)研了日本茨城縣立歷史館（縣立公文書館）、首爾記錄院（首爾市檔案館）和圖書館、博物館等單位。

1.訪問日本情況

在日本先后訪問、調(diào)研了日本茨城縣立歷史館（縣立公文書館）、茨城縣政府、茨城縣立圖書館、日本國立國會圖書館、大阪府公文書館等單位。日方對此次檔案工作交流十分重視，在交流內(nèi)容等方面做了精心準(zhǔn)備。代表團在日本茨城縣立歷史館進行了深入座談，史料學(xué)蕓部部長富田任先生及行政資料課、歷史資料課的負責(zé)人參加了座談會。雙方就檔案行政機關(guān)和檔案館等檔案機構(gòu)運行管理機制、社會檔案管理與治理體系建設(shè)情況、地方檔案館檔案資料收集與歸檔范圍、檔案安全風(fēng)險防控管理與安保技術(shù)、檔案宣傳利用工作機制等內(nèi)容進行了全面交流。之后參觀了檔案接收整理室、庫房、閱覽室、固定展廳和專題展廳。

茨城縣位于日本關(guān)東地區(qū)東北部，為東京都市圈的組成部分，面積6097 平方公里，總?cè)丝?88 萬人，農(nóng)業(yè)和漁業(yè)十分發(fā)達。茨城縣立歷史館初建于1969年，1974 年正式開館運行，由縣政府的教育廳和總務(wù)部雙重管理，占地面積107畝，建筑面積8438 平方米。設(shè)館長1 名、副館長1 名，下設(shè)管理部和史料學(xué)蕓部，為檔案館與博物館一體融合式架構(gòu)。現(xiàn)共有工作人員59 人（含聘請的專業(yè)人員和臨時聘用職員），其中史料學(xué)蕓部即檔案部為22 人。主要館藏有歷史檔案、考古資料、民俗資料、美術(shù)工藝品等，較為珍貴的有一橋德川家族后人捐贈的6000 余件歷史檔案、文件記錄和美術(shù)品、實物等。檔案部主要負責(zé)茨城縣政府的公務(wù)文書檔案接收管理工作和歷史檔案的調(diào)查、收集、整理、研究、保存、利用工作。制定有《茨城縣文書管理規(guī)程》《文件整理保存規(guī)程》和有關(guān)電子文件的移交方法、保存、公開、閱覽利用制度，茨城縣政府各部門文書檔案一般于次年交總務(wù)課集中管理，期滿后移交縣立歷史館。完成了館藏檔案資料目錄數(shù)據(jù)及內(nèi)容簡介數(shù)字化，開展了史料叢書的編印刊行，舉辦有檔案固定展覽、專題展覽和文物展覽。年進館查檔、參觀展覽、參加歷史館普及活動和休閑的總?cè)藬?shù)達到18.3 萬余人。

2.訪問韓國情況

在韓國訪問了首爾記錄院（首爾市檔案館），調(diào)研了國立民俗博物館、國立中央博物館、梨花女子大學(xué)博物館、首爾市圖書館等單位。代表團和首爾市檔案館館長趙永山先生及各部門負責(zé)人舉行了座談。座談會氣氛熱烈，代表團向韓方詳細介紹了陜西省檔案館在非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案和檔案文獻保護修復(fù)領(lǐng)域科研方面取得的成效，雙方就檔案文獻遺產(chǎn)修復(fù)保護策略與技術(shù)方法、電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定和電子檔案管理制度與長期安全保存策略、數(shù)字技術(shù)在檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)中的具體應(yīng)用情況等內(nèi)容進行了深入交流。代表團參觀了首爾市檔案館消毒室、掃描室、目錄數(shù)據(jù)校對室、音頻視頻制作室、實物展室、庫房、咖啡吧等，其完善齊全的各類檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備和所收集的齊全完整的重大事件檔案給我們留下了深刻印象。

首爾市檔案館隸屬于市政府管理，是永久性檔案管理機構(gòu)，是市財政全額撥款、2016 年開工、2018 年竣工投入使用的新館，總投資3 億元人民幣，總建筑面積1.5 萬平方米，地下2 層為庫房、地上5層為閱覽、展廳、技術(shù)用房和辦公區(qū)；內(nèi)設(shè)記錄政策科、服務(wù)科、運營支援科3 個部門，現(xiàn)有工作人員23 人；共有13 個庫房，檔案、資料、實物等有134 個種類，由市政府搬遷檔案入庫21 萬卷盒，市民電子檔案7TB，寄存、托管電子檔案40TB。首爾市檔案館依據(jù)《公共文件管理法》實施管理，負責(zé)有系統(tǒng)地收集管理關(guān)于首爾歷史的多樣性記錄，并推動建立相關(guān)政策和完善機制。主要接收保存時間超過30 年的市政記錄檔案，收集保存首爾的歷史記錄和市民生活回憶資料、實物。

二、訪問交流體會

他山之石，可以攻玉。通過一周的深入訪問、調(diào)研、座談交流，代表團4 名成員認為，這次出訪學(xué)習(xí)，極大拓展了檔案工作國際視野，學(xué)到了許多先進的工作理念和方法，對推進新時代陜西檔案工作追趕超越、服務(wù)“三個經(jīng)濟”發(fā)展具有積極的作用。

1.堅持依法治理檔案事務(wù)。日本不但在公務(wù)文書記錄管理方面加強了立法，還針對電子文件出臺了一系列規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和制度，適應(yīng)了信息化社會需求。首爾市檔案館提出樹立“首爾型檔案管理標(biāo)準(zhǔn)”，規(guī)定了市政檔案和市民記錄的產(chǎn)生、管理、收集、處理、保存、公開、利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為收集、歸檔和快速查詢利用提供了法律依據(jù)。

和首爾市檔案館館長交流業(yè)務(wù)

2.強化檔案館的公共性、開放性。茨城縣立歷史館院內(nèi)為園林式布局，環(huán)境優(yōu)美，主體建筑和附屬設(shè)施錯落有致。首爾市檔案館內(nèi)公共空間布局合理，除為公眾提供檔案閱覽利用外，還布展有結(jié)合當(dāng)?shù)貧v史文化實際的檔案展覽、歷史文物專題展覽；圍繞首爾市民生活狀況變遷，制作了《記憶的力量》展覽供市民參觀；為滿足市民知情權(quán)，在網(wǎng)絡(luò)上公開了從日本殖民時期的市政記錄到所收集的市民記錄。兩館均設(shè)有市民休閑設(shè)施和咖啡吧，體現(xiàn)了很高的公共性、開放性，使每年來館參觀、休閑人數(shù)保持了較高的水準(zhǔn)。

3.注重檔案宣傳工作的雙向互動。日韓兩國在檔案宣傳方面，除了舉辦檔案展覽、文物實物專題展覽外，還定期走出去，到各機關(guān)、企業(yè)、學(xué)校舉辦學(xué)術(shù)講座，宣傳檔案知識，提升檔案積累歸檔意識。根據(jù)不同用戶需求，策劃運營定制式教育專項課程；為推廣市民社會記錄文化，策劃運營市民參與式活動與咨詢活動。日積月累，宣傳效果顯而易見，市民群體出現(xiàn)了自發(fā)收集各門類檔案并自覺向檔案館捐贈的現(xiàn)象，逐漸形成了氛圍，極大豐富了檔案來源，有效改善了館藏結(jié)構(gòu)。

4.拓展檔案收集渠道。除定期接受政府機關(guān)公務(wù)文書檔案外，日韓還大量接收民間捐贈檔案，開展檔案寄存、托管業(yè)務(wù)，收集重大活動、重大事件檔案。如茨城縣立歷史館對區(qū)域內(nèi)所有小學(xué)保存的校志、日志、鄉(xiāng)土志、周年紀(jì)念活動資料等以縮微攝影的形式加以收集歸檔；如首爾市檔案館把2014 年韓國“4·16 世越號沉船事件”檔案、慰安婦檔案、2016 年韓國民眾多次集會游行要求樸槿惠下臺的檔案資料收集進館。這些檔案是歷史面貌的真實記錄，有效支撐起了檔案館多維度的歷史記錄傳承功能。

5.落實落細以人為本的服務(wù)理念。代表團不論是走進檔案館，還是參觀圖書館、博物館，都能明顯感受到無處不在的以人為本的服務(wù)理念。重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，設(shè)備配置齊全，各類方便利用者的簡介、指南、須知、紙筆在入口處擺放得整整齊齊，直飲水、雨傘、殘疾人輪椅等便民設(shè)施隨時可用，供兒童閱覽的書架、桌椅高度完全符合兒童人體工學(xué)，服務(wù)者態(tài)度真誠可親，利用者、參觀者安靜有序，凸顯著文化、文明的魅力。首爾市檔案館正在構(gòu)建數(shù)字檔案館系統(tǒng)，開發(fā)多樣的檢索工具，制作目錄數(shù)據(jù)庫，2020年計劃大力推進檔案服務(wù)項目網(wǎng)上閱覽和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

6.追求精煉高效的工作作風(fēng)。日韓兩國檔案機構(gòu)工作人員總數(shù)都不多，作為相當(dāng)于國內(nèi)省一級的檔案館，其人數(shù)均在二十余人，包含了正式職員和聘請的專業(yè)技術(shù)人員、臨時職員。不少人是一人多崗，工作十分敬業(yè)，工作任務(wù)十分繁重，許多業(yè)務(wù)工作都由本館職員完成，較少購買外包服務(wù)，但工作成效卻有聲有色。

7.打造廉潔簡約的辦公特色。不浪費納稅人的錢，把錢用在刀刃上。在公務(wù)交流活動中，不論是日方還是韓方，都沒有繁瑣的迎來送往，但又令人感到賓至如歸。其辦公設(shè)施十分簡約，辦公場所為多人一室，較為擁擠。但是為公眾服務(wù)的設(shè)施設(shè)備卻配置先進、齊全到位，很是方便。在我省檔案事業(yè)追趕超越進程中，如何學(xué)習(xí)借鑒日韓兩國檔案工作的法治理念、收集理念、服務(wù)理念，如何進一步提升檔案館的公共性，建設(shè)公共檔案館，如何進一步提高工作效率、改進工作作風(fēng)，不僅需要我們每一個檔案工作者深入思考，更需要我們扎實落實習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要論述，踏石留痕、勠力前行。