如何提高建設(shè)工程檔案歸檔質(zhì)量及解決途徑

文/付菁燕

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是對基本建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)全過程、各環(huán)節(jié)的詳細(xì)記錄，在整個基本建設(shè)項(xiàng)目的管理中占有舉足輕重的地位。因此，要重視基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量管理，全面分析檔案管理中存在的問題，制定有效的管理制度及對策，為提高檔案質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

一、基建工程檔案及管理概述

1.基建工程檔案及管理的含義

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案主要是指建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、建設(shè)到竣工、使用全過程中需要整理、保存的文件資料。從文件類型來看，主要包括前期準(zhǔn)備文件、勘察、測量、設(shè)計(jì)、施工圖紙、施工技術(shù)文件、監(jiān)理、施工、設(shè)備、第三方檢測、竣工驗(yàn)收、結(jié)算及決算等資料。加強(qiáng)基建項(xiàng)目檔案工作，體現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目管理的全過程，為基建行業(yè)的發(fā)展提供了可靠的依據(jù)，創(chuàng)造了更加有利的條件。根據(jù)基本建設(shè)法，做好基本建設(shè)檔案的歸檔工作，加強(qiáng)基本建設(shè)檔案的有序收集、整理、歸檔和維護(hù)，建設(shè)更加完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基本建設(shè)檔案，提高基本建設(shè)檔案的質(zhì)量。合理規(guī)范檔案管理，促進(jìn)整個基建行業(yè)的良性可持續(xù)發(fā)展。

2.基建工程檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

結(jié)合《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)，基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、決策、完工到投入使用全過程中產(chǎn)生的文件的總稱，涉及提議、調(diào)查、可行性研究、評估、決策、規(guī)劃、調(diào)查、設(shè)計(jì)、施工和已完成活動的整個行程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物、圖紙等資料。鑒于基建行業(yè)自身的特殊性，《規(guī)范》強(qiáng)調(diào)了基建項(xiàng)目檔案的突出特點(diǎn)，即專業(yè)性、技術(shù)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性和可重用性。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)影響的不斷擴(kuò)大，基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理面臨著新的發(fā)展要求。也就是說，在檔案管理實(shí)踐中有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，為新時期基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案管理開辟了新的發(fā)展道路，增強(qiáng)了力量和活力。

二、基建工程檔案歸檔的質(zhì)量問題

1.基建工程竣工圖修改不規(guī)范

有些基本建設(shè)工程竣工圖未嚴(yán)格按照要求標(biāo)注，缺少時間、簽名、編制單位等，一些需要加蓋印章的地方未加蓋印章。有些檔案在使用過程中有修改，但檔案中沒有相關(guān)的修改通知，只是放了一份副本在檔案中。部分改造項(xiàng)目，檔案館沒有改造前后施工全過程的圖片，也沒有對比圖片。在基建檔案的歸檔工作中，竣工計(jì)劃的修改是非常嚴(yán)格和規(guī)范的，任何修改都需要簽名、時間和印章。

2.檔案原件移交不規(guī)范

檔案管理部門備案信息不暢，主要是管理部門和建設(shè)單位未能建立科學(xué)合理的溝通機(jī)制，檔案管理部門與其他部門也沒有有效的聯(lián)系。這兩方面的原因?qū)е铝艘恍┘?xì)節(jié)在歸檔過程中無法有效協(xié)商，造成了日后檔案管理中的諸多問題。一些施工單位移交檔案時，未將原始圖紙等文件全部提交，只有原始檔案的法律效力才更充分，特別是對于一些重要文件，如建設(shè)用地規(guī)劃許可證的轉(zhuǎn)讓，必須保證文件原始性。

3.電子與紙質(zhì)版檔案無法做到同步歸檔

個別施工單位在移交竣工檔案時，只有紙質(zhì)檔案，沒有電子版，無電子目錄，竣工圖圖片不夠清晰。按照國家規(guī)范項(xiàng)目檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，必須做到紙質(zhì)與電子版同時歸檔、電子圖紙必須清晰、目錄齊全。同時，施工過程中應(yīng)以照片或圖片的形式進(jìn)行記錄，并附在電子檔案里。

4.施工方在項(xiàng)目驗(yàn)收時檔案不齊全

部分工程在驗(yàn)收過程中，施工單位未及時準(zhǔn)備好基礎(chǔ)設(shè)施檔案，造成驗(yàn)收過程中的許多麻煩。因此，建設(shè)單位應(yīng)在驗(yàn)收前做好檔案的準(zhǔn)備工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，提前解決問題。

三、改善項(xiàng)目檔案歸檔質(zhì)量的幾點(diǎn)措施

1.首先應(yīng)對項(xiàng)目檔案做好前段控制。歸檔工作實(shí)行提前介入，開工前對各參建單位及項(xiàng)目部開展同步培訓(xùn)工作，過程中及時指導(dǎo)監(jiān)督，同步管理，每月不少于兩次的同步檢查；提前把控資料的歸檔質(zhì)量。建設(shè)單位應(yīng)增強(qiáng)檔案意識，為保證工程資料的完整性、及時性、真實(shí)性，就應(yīng)做到“三納入，四同步”。及時收集、做好項(xiàng)目前期合同、招投標(biāo)等文件的分類工作；在入檔前對收集的文件進(jìn)行系統(tǒng)分類、整理、裝訂、編制，確保檔案在分類、編號、裝訂等各環(huán)節(jié)中無差錯，以防相關(guān)重要資料的遺失或損毀，從而造成難以彌補(bǔ)的損失；檔案工作人員應(yīng)從立項(xiàng)、招投標(biāo)開始到工程竣工結(jié)算全過程跟蹤資料的收集、整理、歸檔工作，落實(shí)檔案質(zhì)量，尤其是過程中各階段的驗(yàn)收會議資料的收集情況，更應(yīng)該對各參建單位的工程資料及時檢查、監(jiān)督，對收集不全或不符合要求和規(guī)范的，及時督促對方按時整改，否則，一旦工程竣工后，就很難保證檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性；建設(shè)單位應(yīng)和檔案館經(jīng)常保持聯(lián)系和溝通，對建檔過程中遇到的問題及時咨詢，確保檔案館能及時了解在建項(xiàng)目的實(shí)施情況，跟蹤、監(jiān)督、指導(dǎo)項(xiàng)目形成的檔案資料整理和歸檔工作，確保工程資料的完整性、規(guī)范性。

2.認(rèn)真執(zhí)行國家有關(guān)項(xiàng)目檔案的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全檔案管理規(guī)章制度。檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，以保證工程檔案的歸檔質(zhì)量；建設(shè)單位與參建單位簽訂合同時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確規(guī)定參建單位檔案的管理職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、整理標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，扣留總投資中5%作為工程檔案保證金，待項(xiàng)目檔案由建設(shè)單位工程管理人員、檔案室驗(yàn)收合格后完成移交歸檔工作才能返還；對尚未完整移交檔案的施工單位，不辦理該項(xiàng)目結(jié)算手續(xù)，對已完工但未全部移交檔案的項(xiàng)目，要聯(lián)系建設(shè)單位項(xiàng)目管理人員督促施工單位向檔案館提交項(xiàng)目檔案，確保各項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成的原始記錄和真實(shí)記錄妥善保存和有效利用。

3.項(xiàng)目開工前應(yīng)提前梳理檔案的歸檔范圍與移交部門，建設(shè)單位應(yīng)遵循國家檔案相關(guān)規(guī)范，按照職責(zé)明確、流程清晰、措施有效，要求檔案管理人員強(qiáng)化責(zé)任意識，提高自身的管理水平。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或明確項(xiàng)目建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行分級管理模式。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，具備檔案專業(yè)知識，能夠掌握相關(guān)工程技術(shù)。在檔案形成的全過程中，應(yīng)提前融入，及時指導(dǎo)、監(jiān)督，與項(xiàng)目建設(shè)同步管理，指導(dǎo)驗(yàn)收后項(xiàng)目形成檔案按照國家相關(guān)規(guī)范進(jìn)行歸檔。建設(shè)單位應(yīng)指定熟悉業(yè)務(wù)、責(zé)任心強(qiáng)的檔案員負(fù)責(zé)各新建、擴(kuò)建、改建和大中型設(shè)備等項(xiàng)目檔案的管理工作，指定專人負(fù)責(zé)與檔案館對接，重大基本建設(shè)項(xiàng)目開始時，有責(zé)任和義務(wù)向檔案館通報項(xiàng)目名稱、設(shè)計(jì)單位名稱和設(shè)計(jì)單位、施工單位和施工信息人員及其聯(lián)系方式，便于后期檔案工作順利開展。檔案管理人員應(yīng)準(zhǔn)確掌握新建、擴(kuò)改建等項(xiàng)目，對在建項(xiàng)目及時了解，為在建項(xiàng)目進(jìn)行全過程指導(dǎo)、監(jiān)督。期間及時通知上級檔案管理部門參加項(xiàng)目中期、階段性驗(yàn)收等其他重要會議。檔案管理人員與檔案館有關(guān)人員要保持密切聯(lián)系，共同做好基建項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)整理、歸檔及移交工作。

隨著我國基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的快速發(fā)展，促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量具有重要意義。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案在實(shí)際工作中存在著許多問題，需要多渠道解決，以提高基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量，促進(jìn)我國基本建設(shè)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。