科研檔案在企業(yè)中的歸檔范圍和控制

文/樊新華

科研檔案是企業(yè)完善和發(fā)展的基石，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，應(yīng)確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開發(fā)和利用，發(fā)揮科研檔案的憑證和證據(jù)作用

科研檔案是企業(yè)檔案管理中一個(gè)重要組成部分，是企業(yè)設(shè)計(jì)與生產(chǎn)技術(shù)等領(lǐng)域中科技成果的資料匯集。以本單位為例，企業(yè)科研項(xiàng)目在研制階段（分為四個(gè)階段，即論證、方案、工程研制、設(shè)計(jì)定型（鑒定）階段）中形成科研檔案的管理?？蒲袡n案的不斷發(fā)展和完善，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)和提高企業(yè)科研發(fā)展具有積極意義。作為科研檔案管理者，做好科研檔案的歸檔和安全保密工作是義不容辭的責(zé)任。

一、科研檔案的概念

科研檔案是直接記述和反映科研技術(shù)活動(dòng)中歸檔保存的文件資料，是企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及其個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、軟件、聲像等各種形式載體的科技文件材料。

二、企業(yè)中科研檔案的歸檔范圍

企業(yè)科研項(xiàng)目多，在企業(yè)科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料勢必繁多，這些資料反映出企業(yè)科研管理、科研項(xiàng)目（課題）活動(dòng)的全過程，對(duì)企業(yè)當(dāng)前和長遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用。以本單位為例，歸檔的主要內(nèi)容包括研究實(shí)驗(yàn)、科研準(zhǔn)備、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面。具體內(nèi)容如下：

1.綜合管理類包括上級(jí)指示性文件（包括上級(jí)下達(dá)的計(jì)劃、批復(fù)、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指示、講話等）；

2.科研準(zhǔn)備類包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研制合同或技術(shù)協(xié)議以及相關(guān)評(píng)審資料、上報(bào)（或批復(fù)）的戰(zhàn)術(shù)技術(shù)指標(biāo)或研制總要求等；

3.研究實(shí)驗(yàn)包括各研制階段設(shè)計(jì)文件、評(píng)審會(huì)議報(bào)告、記錄、紀(jì)要、與課題項(xiàng)目有關(guān)的來往函電及請(qǐng)示報(bào)告或批復(fù)；各階段由上級(jí)部門和外單位下發(fā)的與課題項(xiàng)目有關(guān)的各種外來文件。

①科研項(xiàng)目在論證階段形成的研制總要求及產(chǎn)品論證報(bào)告等；科研項(xiàng)目在方案階段形成新產(chǎn)品研制任務(wù)書，方案論證報(bào)告，產(chǎn)品質(zhì)量保證大綱，可靠性、測試性、安全性、維修性、環(huán)境適應(yīng)性和電磁兼容性設(shè)計(jì)等大綱，軟件開發(fā)計(jì)劃、軟件開發(fā)任務(wù)書、軟件質(zhì)量保證計(jì)劃、軟件配置管理計(jì)劃，可靠性預(yù)計(jì)分配報(bào)告（計(jì)數(shù)法）及六性計(jì)算報(bào)告，標(biāo)準(zhǔn)化大綱，風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估報(bào)告，計(jì)量大綱，產(chǎn)品研制一級(jí)網(wǎng)絡(luò)圖，技術(shù)仿真報(bào)告等；

②科研項(xiàng)目在初樣階段形成的初樣機(jī)詳細(xì)設(shè)計(jì)報(bào)告（含線路、結(jié)構(gòu)、軟件設(shè)計(jì)以及可靠性、安全性、保障性、測試性等內(nèi)容），按應(yīng)力法計(jì)算的可靠性預(yù)計(jì)報(bào)告，F(xiàn)MEA（CA）報(bào)告，天線仿真、可靠性仿真、測試性仿真、結(jié)構(gòu)和強(qiáng)度仿真等報(bào)告，研制計(jì)劃任務(wù)書，試驗(yàn)大綱或產(chǎn)品規(guī)范草案，初樣試制總結(jié)、初樣評(píng)價(jià)試驗(yàn)報(bào)告，軟件需求規(guī)格說明和軟件設(shè)計(jì)說明，軟件測試計(jì)劃、軟件測試說明，風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估報(bào)告。轉(zhuǎn)型評(píng)審還應(yīng)增加研制總結(jié)報(bào)告（含技術(shù)攻關(guān)、風(fēng)險(xiǎn)分析等），質(zhì)量分析報(bào)告，初樣機(jī)驗(yàn)收試驗(yàn)報(bào)告，軟件測試大綱、軟件測試說明和軟件測試報(bào)告，生產(chǎn)性分析報(bào)告，系統(tǒng)聯(lián)試結(jié)論，初樣機(jī)詳細(xì)設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告，總師單位要求的其他報(bào)告和用戶技術(shù)協(xié)調(diào)落實(shí)情況等；

③科研項(xiàng)目在正樣階段形成的正樣機(jī)設(shè)計(jì)報(bào)告(含初樣階段設(shè)計(jì)評(píng)審遺留問題的落實(shí)情況)，特性分析報(bào)告，正樣機(jī)設(shè)計(jì)圖樣、工藝總方案，工藝標(biāo)準(zhǔn)化綜合要求，風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估報(bào)告、軟件測試大綱和測試說明，產(chǎn)品規(guī)范等。

4.科研項(xiàng)目在設(shè)計(jì)定型(鑒定)階段形成的定型(鑒定)申請(qǐng)報(bào)告，研制總結(jié)報(bào)告，研制總要求，重大技術(shù)問題的技術(shù)攻關(guān)報(bào)告，研制試驗(yàn)大綱（含可靠性增長摸底試驗(yàn)），定型（鑒定）試驗(yàn)報(bào)告（例行試驗(yàn)報(bào)告），定型（鑒定）試驗(yàn)大綱，質(zhì)量保證大綱，可靠性、測試性、安全性、維修性、環(huán)境適應(yīng)性等大綱及執(zhí)行和符合性情況，可靠性、維修性分配、預(yù)計(jì)報(bào)告，F(xiàn)MECA 報(bào)告，標(biāo)準(zhǔn)化大綱，標(biāo)準(zhǔn)化審查報(bào)告，工藝審查報(bào)告，生產(chǎn)保證條件報(bào)告，質(zhì)量保證報(bào)告，價(jià)值工程和成本分析報(bào)告，安全與環(huán)境保護(hù)審查報(bào)告，樣機(jī)審查報(bào)告，資料審查報(bào)告，廠級(jí)鑒定（軍廠級(jí)鑒定產(chǎn)品），軟件質(zhì)量分析報(bào)告、軟件配置管理報(bào)告、軟件研制總結(jié)報(bào)告等軟件文檔，軍事代表室對(duì)產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型（鑒定）的意見，產(chǎn)品分解圖示，關(guān)鍵（重要）件特性分析報(bào)告與關(guān)鍵、重要件（特性）目錄，設(shè)計(jì)定型（鑒定）技術(shù)審查報(bào)告，標(biāo)準(zhǔn)化工作報(bào)告，可靠性、維修性、測試性、保障性、安全性和環(huán)境適應(yīng)性評(píng)估報(bào)告等。

5.科研過程中停止或失敗的文件材料也要整理歸檔。

三、企業(yè)中科研檔案的控制

科研檔案項(xiàng)目類別多、數(shù)量多，對(duì)收集的檔案按其自然形成的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和編目。針對(duì)科研檔案的特點(diǎn)，對(duì)軍工產(chǎn)品研制階段技術(shù)文件進(jìn)行的編號(hào)。

1.編號(hào)方法

編號(hào)形式如圖1

圖1 文件編號(hào)形式

2.研制階段分類號(hào)

研制階段分類號(hào)由兩位數(shù)字組成，具體規(guī)定見表1。

表1 研制階段分類號(hào)

3.文件號(hào)

文件號(hào)表示形式：文件種類序號(hào)-登記順序號(hào)。登記順序號(hào)：當(dāng)同一種類序號(hào)的文件同時(shí)存在一個(gè)以上文件時(shí)，登記順序號(hào)從1開始自然數(shù)連續(xù)編號(hào)。

產(chǎn)品研制各階段技術(shù)文件號(hào)示例見表2。

編號(hào)示例

示例1：WZBJ-1 編隊(duì)位置保持設(shè)備外場檢查儀質(zhì)量保證大綱WZBJ-1-21-4-1

示例2：WZBJ-1 編隊(duì)位置保持設(shè)備外場檢查儀五性大綱執(zhí)行及符合性情況WZBJ-1-41-11-1

文件按最初產(chǎn)生階段的文件種類序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，同一文件在以后不同研制階段仍沿用最初的編號(hào)。

4.文件的更改

文件需要更改時(shí)，采用換版的方法進(jìn)行。首次編制的文件版次為A 版，更改換版后的文件版次依次用大寫拉丁字母B、C、D……順序表示。文件換版后，應(yīng)在更換后的文件“目次”后，正文首頁前增加“說明”頁，說明文件代替事宜，同時(shí)指出本文件與原文件（即前版）的不同之處。例如：《WZBJ-1 編隊(duì)位置保持設(shè)備外場檢查儀可靠性、維修性、電磁兼容性分析報(bào)告》“B”版代替“A”版時(shí)，“說明”頁編制示例如下：

本文件自批準(zhǔn)之日起，代替WZBJ-1-41-33-1《WZBJ-1 編隊(duì)位置保持設(shè)備外場檢查儀可靠性、維修性、電磁兼容性分析報(bào)告》A版。

本文件與原文件相比，主要變化如下：（要求寫出具體不同之處）

a)增加了×××××××××××；

b)刪除了×××××××××××；

c)修改了××××××。

由××××××變?yōu)椤痢痢痢痢痢痢?/p>

文件換版后，檔案員依據(jù)換版說明在被代替版本文件的封面“版次”下書寫“用X 版代替”字樣，原文件應(yīng)繼續(xù)保存，確保文件的可追溯性。

隨著企業(yè)的飛速發(fā)展，科技第一生產(chǎn)力觀念的深入人心，科研檔案的管理工作管理方式的不斷更新，做好企業(yè)科研檔案的收集、整理、利用的工作，讓企業(yè)科技檔案為企業(yè)科研工作再出成果發(fā)揮應(yīng)有的作用。

表2 產(chǎn)品研制各階段技術(shù)文件號(hào)