博物館文物檔案的開放與利用

文/王 幸

文物檔案就是文物的“身份證、名片牌”，具有科學開放與社會利用價值，必須堅持合理開放、利用才能服務社會。在新時代，應當不斷創新，從提高人員素質、做好檔案管理工作和加快博物館數字化建設三方面入手，采取制定符合時代發展的開放與利用辦法、編制《文物檔案》等相關書籍、公開發行和組織專題展覽公開部分文物檔案三個措施，加快推進文物檔案的開放與利用

博物館是集歷史文化、歷史文物研究與陳列布展于一體的場所，而連接這三者的橋梁就是文物檔案管理工作。可以說，文物檔案就是文物的“身份證、名片牌”，每一份文物檔案都詳實記錄了該文物的相關資料——調查、發掘、修復等情況，最終以照片、圖紙、文檔、報告、摹本等不同記載方式進行匯總歸類，最終為科學管理和妥善保護文物提供保障，為文物工作研究提供依據。

文物檔案能夠有效地反映文物工作中的基本活動，同時文物檔案還可以真實地記載歷史文物的發生、發展、發現的基本歷史過程以及文物具有的歷史價值、科學價值以及藝術價值。與文物本身不同，文物檔案具有可復制性，如果合理開放和利用，勢必能促進文物研究和文物保護，但目前大多數博物館、紀念館對館藏文物檔案都“密不示人”，這其中既有客觀原因也有主觀原因，這樣既影響交流、又不利于文物的研究與保護。因此在今后一個時期必須采取一定的措施逐漸開放、利用，才能有益于社會。本文通過分析檔案開放與利用中存在的問題，提出相應的對策，最終采取一定的合理措施來促進文物檔案開放與利用，為文物、歷史研究和社會發展做出貢獻。

一、文物檔案開放利用存在的主要問題

（一）人員素質參差不齊

文博行業內存在人員素質參差不齊的問題，且管理人員組成不夠穩定，一般而言，往往都比較重視第一次記錄與收集，輕視后續補充與管理，更談不到如何開放與利用。

（二）制度落實不到位

一些博物館、尤其是基層博物館，沒有認識到科學確定文物檔案資料收集內容、開放與使用的程序、規范，或制定了一些開放利用制度，但并未認真執行，僅僅使制度停了在“紙面上”。實際上，《文物檔案管理制度》、《文物檔案開放利用制度》都應該成為每一個博物館必須制定并認真執行的兩個制度，收集、整理、保管文物檔案資料是文物開放檔案利用的前提保障，而文物檔案開放利用則是文物研究、歷史研究的前提保障，是服務社會的保障。如果不嚴格執行將造成檔案資料欠缺，在需要利用文物檔案時面臨無法利用的困境。

（三）電子數字化程度不高

早期文物檔案卷宗皆為紙質版，使用者必須去保存地點進行查閱，客觀上為查閱、開放、流傳與利用帶來了障礙。近年來隨著電腦的普及，用電腦存貯電子檔案稱為趨勢，電子檔案可根據名稱、地點、材質、級別等不同信息等檢索，從而高效檢索、查詢、利用文物檔案。但在文物檔案數字化的工作過程中，一方面是博物館自身財力有限，電腦的普及率并不是很高；另一方面是原始紙質資料較少、信息不全，導致后期制作電子文本時資料不全，降低了檢索的準確率，間接影響了文物檔案的流通、開放與利用。當下業內普遍存在這種情況。

二、提高文物檔案開放與利用對策

（一）提高人員素質

首先要開設培訓課程或讓負責專人參加培訓課程。針對基層員工設計系列課程，幫助員工提升職業素養，內容應包括檔案管理、專業技術、溝通等各個方面，循序漸進，持續提升。第二，建立師徒制度。新員工入職以后，通過師傅帶徒弟的方式，讓員工知道正確合理的作業方式是什么，文物檔案開放與利用的規定等等，若遇到難題也方便及時請教，養成良好的作業習慣和素養。在新的形勢下，文物檔案管理工作人員必須懂得創新，不能因循守舊，落后的思維與操作會使得文物檔案工作處于被動，失去主導地位。

（二）做好檔案管理工作

文物檔案要開放、利用，首先須按照科學方法進行管理，做好文物檔案管理工作是文物檔案開放與利用的先決條件。做好文物檔案管理工作一是要依據各項規章制度，務必使每一件文物及時登記入賬、建立入館憑證；二是要有專人負責管理賬目，以防止文物檔案丟失、損壞；三是專人負責檔案的外借、流通、復制等工作，以方便文物檔案開放與利用。

（三）加快博物館文物檔案數字化建設

要盡快建立文物電子身份證數據庫；要建立完善、詳實的文物檔案的信息資源庫。一是要對數據庫中的文物建立一一對應的電子身份證，通過“電子身份證”來管理文物，節約檢索時間、簡化節約手續。這是一項龐大、細致長遠的工作，必須投入大量人力、物力和精力，所以各個博物館都應該組織專門機構并由專人負責完成該工作。二是要建立完善、詳實的文物檔案的信息資源庫，我國部分文物保護部門現已對部分文物進行調查記錄和統計，初步建立信息資源庫、建立文物檔案的動態信息檢測系統，從而有效提高我國文物檔案工作的進程，使文物檔案管理工作效率大為提高。目前，國家文博信息專網已建成并使用，大體實現網上的資源，文博工作人員可在短時間內查到準確信息。為文物檔案管理的工作人員提供了便利，同時為檔案保護工作提供了法律依據?，F在急需基層各個博物館單位都建立相應的文物檔案信息資源庫。

三、文物檔案開放與利用措施

（一）制定符合時代發展的開放與利用辦法

眾所周知，文物檔案與其他檔案一樣都具有一定的密級，不能隨意公布與使用。隨著時間推移，一些超過保密期限的文物檔案脫密后才可公開，可以廣泛地進行查閱、利用。各級國家檔案館保存的檔案，一般自形成之日起滿三十年向社會開放，經濟、科學、技術、文化等類檔案，可提前開放，涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，可自形成之日起滿五十年開放。上述所有檔案，如按國家有關規定需要繼續保密或應控制使用，檔案館應繼續延期開放。在制定博物館文物檔案開放利用辦法、規定時，應當參照檔案館的相關文件，這樣能節約人力、物力、財力。如南京市市政府修訂印發了《關于批轉市檔案局〈南京市各級國家綜合檔案館館藏檔案開放與利用辦法〉的通知》，共四章二十五條，《辦法》分別明確了開放檔案和未開放檔案的利用主體、利用要求和利用程序等，并要求采取符合安全制度的、規范的技術、管理措施和手段，確保共享的館藏檔案信息存儲、傳輸、利用的安全。后來一些博物館與基層文管所、保管所相繼參照此制定與自身情況相符合的《文物檔案開放利用辦法》，逐漸對文物遺址點分布等可公開文物檔案進行逐步公開，規范了南京市各博物館文物檔案開放及查檔利用行為，更好地為社會各界提供檔案信息利用服務。

（二）編制《文物檔案》等相關書籍公開發行

解密的文物檔案應該依照《中華人民共和國文物保護法》的要求，對珍貴文物的收藏情況、鑒定定級情況、信息記錄資料、收藏流轉情況等做進一步的核對和完善，并及時將文物檔案的主要信息公之于眾，以提升公共文化服務的能力和水平，而編制《文物檔案》等相關書籍公開發行是一個較為直接、容易實現的方式。如2018年出版的《山西珍貴文物檔案》，以文物收藏單位為基礎、器類為分卷標準，采取順序編碼法則，內容涵蓋收藏文物目錄、文物基礎信息、文物圖片的成書形式，這是學術界首創以科學方式編制的“文物檔案”。各個單位編制的、公開發行的《文物檔案》都應是本單位依法保護、管理、利用珍貴文物的工具書。通過這種方式為社會提供文物信息共享，最終促進公共文化服務和文物活化利用。

（三）組織專題展覽公開部分文物檔案

“組織專題展覽公開部分文物檔案”一般是各檔案館的日常工作。為了讓文物檔案得到開放與利用，各個博物館亦應當借鑒這一方式，組織一些文物檔案展覽，因為除了文物之外，一些有意義、有年代的文物檔案本身也是文物，應當組織館藏文物的檔案展覽可迅速引起公眾關注從而擴大影響。博物館應當圍繞文物檔案工作確定主題，以檔案文件、票證實物、歷史老照片等形式為載體，展現有關本館在征集、管理、利用等方面的工作內容，結合本館的文物陳列，從一個側面反映文物檔案工作所取得的成就。

四、結語

文物，固然是作為歷史的見證，但文物檔案則更為重要，它可作為保護文物恢復文物的有效措施，且其具備時間久、載體形態別致等特點，價值甚至會高于所載文物的價值，文物檔案的開放與利用具備幫人“答疑解惑”的屬性，肩負著歷史引導重任，具備較強的社會責任。所以，必須深刻認識到文物檔案具有的科學開放與社會利用價值。在新時代，應當不斷創新，從提高人員素質、做好檔案管理工作和加快博物館數字化建設三方面入手，采取制定符合時代發展的開放與利用辦法、編制《文物檔案》等相關書籍公開發行和組織專題展覽公開部分文物檔案三個措施，加快推進文物檔案的開放與利用。做好文物檔案開放與利用工作，不僅是文物建設的發展需要，也是我國歷史文化與全世界共享的需要。