新時代基于內容的人事檔案數據化

文/郭懷珍

在具體數據化實踐基礎上，參照人事檔案數據化的國際實踐與標準，在分析構建新時代基于內容的人事檔案數據化內容的基礎上，給出了相應的原則和關鍵內容

信息技術的突飛猛進發展與風生水起的廣泛應用，推動人類社會進入了數字經濟時代，并繼“物理空間”“人類社會”之后，又產生了“信息空間”。同時，人事制度的改革也在不斷深入進行，這些都不斷推動和促進著作為人事管理關鍵環節的人事檔案管理的數據化建設。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描和照相錄像等數字化技術、計算機應用技術、（移動）通訊技術、互聯網技術、人工智能、大數據等信息技術的最新成果，根據檔案管理理論與技術以及信息化時代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網絡社會中檔案管理、利用與服務的基本流程、框架和基本方法等，以紙質文件、聲像文件等傳統介質的實體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案，構建、組織、開發具有有序結構的、基于內容的系統化檔案數據庫，最終建立人事檔案管理信息系統（或平臺），最大限度地實現紙質檔案和電子檔案信息的數據化管理，進而實現人事檔案的個性化和社會化利用與服務。這便是人事檔案管理的數據化建設。其實質是檔案管理、利用與服務從以檔案實體為中心的管理模式到以檔案數據化信息為中心的管理模式的轉變。

人事檔案的數據化管理、利用與服務，符合中國特色新時代的發展潮流，并能在構建智慧社會的浩蕩時代大潮中提升人事檔案現代化管理水平、智慧服務作用和基于知識的輔助決策功能。因此，人事檔案部門應及時轉變人事檔案管理理念，加快數據化建設，形成實體管理與數據化管理并舉的管理、利用與服務模式，最終實現人事檔案的數據化和智能化管理、利用與服務，提高其相應的水平、效能與作用。

圖1 人事檔案信息化建設基本過程與內容

除了人事檔案數字化建設的意義之外，人事檔案數據化建設的主要意義在于：（1）便于人事檔案的安全利用和遠程服務，進而切實為推動人事檔案的信息化管理和社會化應用建立基礎；（2）真正起到保護紙質人事檔案的作用；（3）根本轉變人事檔案的管理、利用與服務理念，轉變工作模式；（4）有利于進一步融合人事檔案管理信息系統、人事管理信息系統和公務員信息庫等，便于對本單位的人事信息進行統計、分析與挖掘，形成相應的知識，為人事管理提供可靠的決策科學數據。因此，人事檔案的數據化建設，不僅具有提高管理效能的現實意義，而且可以進一步為人事管理提供統計數據、處理分析結果和挖掘人事知識，將無結構的實體材料轉變為人事管理中的有用知識。正因為這樣，研究新時代大數據基礎上的人事檔案的數據化建設，不僅重要，而且具有時代迫切性。

一、人事檔案數據化建設

隨著人事管理制度的不斷改革和完善，規范而科學化的人事管理制度建設，與規范化和科學化的人事檔案管理，二者互相促進，相輔相成。如果建立基于內容的人事檔案管理信息系統，那么不但可以實現人事檔案的信息與載體之間的分離，而且還可以使人事檔案的管理更加規范、科學和準確，可以杜絕人為的主觀篡改，從而顯著提高人事檔案的真實性和可靠性。

人事檔案的數字化是人事檔案的數據化的基礎和前提，人事檔案的數據化又是建立基于內容的數據庫和數據化目錄的基礎。人事檔案信息化建設中這四個方面之間的關系如圖1所示。

1.數字化。紙質、膠片等人事檔案數字化技術已經比較成熟，而且國內外都已經有了成功的案例，并建立了標準、規范等。數字化是數據化的基礎和前提。為了進行后續的數據化、建立數據庫等操作，對數字化后的圖像等多媒體數據需要進行必要的處理，以圖像為例，需要對圖像進行剪切邊框、糾偏、增強（高清轉換）、變換、優化等處理，然后將處理后的圖像，按卷存入預先準備好的存儲介質，例如按檔案的卷存入光盤或者磁盤中，妥善保存。需要說明的是，對于重要圖像，例如個人照片、公章等，需要進行摳取圖像處理，分割出重要照片等。如果需要，還要將每卷的數字化文檔打包存儲。

有時，也可使用已有的“干部檔案數字化軟件”完成干部職工實體檔案的數字化和部分數據化，即利用已有的專用人事檔案數字化軟件，直接完成人事檔案實體的數據化。例如，使用北京航行公司開發的干部人事檔案數字化軟件、超星爾雅、智慧樹、百度云端等，以及一些大數據與云計算平臺等。

2.數字化檔案的數據化。經過數字化后，人事檔案主要轉換成一些高清圖像或者其他多媒體數據，其中的主要內容圖像也只能依靠管理人員的閱讀識別，才能轉化為有用的人事檔案信息。數字化并進行處理后的人事檔案文件實際上是電子文件——數字化電子文件——即這些以一定的數碼格式記錄于磁帶、磁盤、光盤、硬盤、固態硬盤等數字信息載體上，依賴于計算機系統等數字設備讀寫、處理、識別，并可以在通訊網絡上傳輸的數字代碼序列文件，也叫數字化檔案文件（或者電子文件）。如果要利用計算機進行人事檔案信息的處理、統計、分析等，還必須將數字化后的以圖像為主的數字檔案信息進一步轉化為內容數據。就是人事檔案的數據化，即把數字化后的人事檔案信息變為內容數據。換句話說，人事檔案的“數據化”就是把數字化的人事檔案轉變為可制表和分析的量化格式數據的過程。從而使得人事檔案數據不僅僅可以讀寫，而且還可以用計算機等機器對相應的內容數據進行操作，或者使其可執行（machine-actionable）。因此，將檔案數字化后，如果檔案部門希望進一步提高人事檔案管理、利用、服務的水平，將人事檔案管理、利用和服務提升到相應的知識層面，利用統計分析、機器學習、人工智能以及大數據分析方法處理、統計、分析人事檔案信息，那么還需要將這些電子文檔數據化。實現數據化后，人事檔案數據可能包含結構化數據、半結構化數據、非結構化數據以及全數據處理對象，此時可以用計算機對人事檔案數據進行統計、分析和深入的數據挖掘等，實現知識層面的服務與共享，并使檔案管理與服務深入到數據層面，真正推動人事檔案的信息化建設，改變管理理念和模式。

自然，人事檔案的數據化也包括人事檔案檢索工具（檔案目錄）和人事檔案全文內容的數據化。從數字化到數據化的轉換過程，首先可以利用現有的圖像識別軟件進行識別，確定基本數字內容，然后進行人工校對。而且必須遵循數據化后的檔案與原始檔案的一致性。

3.建立基于內容的人事檔案數據庫。人事檔案信息化的終極目標是將人事檔案的各種信息，在計算機中表示為結構化和半結構化的形式，按照所確定的標準，建立人事檔案數據庫，進行統一存儲和管理，最后構建人事檔案的管理信息系統，按照技術性方法，實現新時代基于互聯網的信息化、網絡化、知識層次的管理、服務與共享。實現了人事檔案信息的內容數據化以后，需要對多源異構的多種源數據進行抽取和集成，確定結構化數據和非結構化數據，然后進行數據清洗，最后按照選定的數據庫，建立完整的人事檔案數據庫。這樣，就可以進一步開發出基于數據內容的人事檔案管理信息系統，運用統計分析、語義分析、人工智能、機器學習、知識圖譜等數據分析與計算技術，進一步實現人事檔案信息的處理、統計、分析和挖掘，形成本單位人事檔案的知識，讓數據分析與挖掘成為檔案館知識服務體系創新及完善的重要支撐，將人事檔案的管理、服務和共享提升到知識管理層面。從而使人事檔案管理與服務真正從傳統模式提升到基于數據分析和數據挖掘的知識服務體系。

4.建立人事檔案數據化目錄。為了能對已經存入數據庫的人事檔案的各種信息進行檢索與查詢，特別是內容數據的檢索與查詢，按照人事檔案管理規范，還需要建立數據化的檔案目錄。即按照人事檔案編目條例、著錄規則，參照《中國文獻編目規則》，在原有人事檔案檢索工具（檔案目錄）的基礎上，以方便檢索、查詢為原則，著錄詳簡級次得當的、完整的人事檔案數據化目錄。

在人事檔案目錄數據化過程中，要在元數據中明確區分不同數據元素，并予以不同標識，以標識不同性質的資料及其屬性，例如插圖、個人照片、圖章等的屬性，影音資料的屬性以及食物材質的不同特征的數據。

二、新時代人事檔案數據化建設的原則與關鍵內容

數據化是在數字化基礎上所進行的，因此，除了要遵循數字化階段的基本原則外，還應該做好數字化階段關鍵工作。下面主要說明新時代人事檔案數據化建設的關鍵內容。

1.基本原則。中共中央辦公廳印發、并自 2018 年 11 月 20 日起執行的《干部人事檔案工作條例》，具體規定了干部人事檔案工作應當遵循的基本原則，即：黨管干部、黨管人才；依規依法、全面從嚴；分級負責、集中管理；真實準確、完整規范；方便利用、安全保密。另外，2017年7月1日，國家標準化管理委員會第15號公告頒布了關于批準發布《干部人事檔案數字化技術規范》國家標準規定了技術性基本原則：真實性、完整性、可用性、安全性原則，并確保數字化檔案與紙質檔案一致。這些都是人事檔案數據化建設的基本原則。

2.數據基礎設施建設。為了建立基于內容的數據化檢索工具，即著錄數據化目錄；建立基于內容的數據化人事檔案數據庫。這都牽扯到人事檔案的主題詞、分類號、基礎知識庫、本體詞表等數據基礎設施的編制與建設。這不但要熟悉國內的相關標準、規范等，還需要借鑒國際上相應的標準、規范以及實踐，這對傳統的人事檔案管理與研究人員是一大挑戰。采取什么具體措施，相對簡單、高效地進行人事檔案數據化的基礎數據設施建設，并滿足數字化或者數據化人事檔案管理信息系統的需求，是目前人事檔案數據化工作中的難點。

3.建立人事檔案數據化的模型、規則和格式。建立相應的模型、規則和格式后，可以確定數據化后人事檔案信息的表示與處理方式。

4.人事檔案數據化的標準與規范。與數字化一樣，數據化也需要建立一系列的標準與規范。

5.人事檔案數據化建模。構建人事檔案的元數據標準，即數據結構標準、數據內容標準、數據取值標準和數據交換標準共4類。

6.人事檔案中實體及其名稱在計算機中的描述與表示。在人事檔案數據化后，要運用數據統計與分析方法、機器學習、大數據的方法與技術，用計算機等機器進行自動化處理、分析人事檔案的數據時，必須區分人事檔案的實體及其名稱，并在計算機中描述和表示它們，并建立實體——關系模型等。這實際上是將人事檔案管理、利用與服務提升到知識化層次時必須進行的工作，這是人事檔案數據化建模的關鍵內容，是人事檔案數據化的關鍵，也是人事檔案信息化建設的基礎和關鍵一步。

干部人事檔案的數據化都是新時代干部人事檔案管理的關鍵環節。做好這些工作，可以提高人事檔案的管理水平、效率以及知識型服務，轉變人事檔案管理與服務模式，增強檔案業務部門的管理與服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率、高深度、知識型的全面服務。