從人際功能視角分析英語商務索賠信函中的情態

潘雨晴 岳偉

【摘 要】本文基于Halliday的系統功能語法理論，分析英語商務索賠信函語篇中的情態表達方式及其所揭示的人際功能。本研究發現，情態方面，情態詞can，will，would出現次數最多，目的在于委婉提出賠償，易于對方接受，語氣附加成分和歸一性在情態附加成分中占主導作用，旨在客觀表達，情態隱喻主要通過顯性主觀和顯性客觀來表示。希望本研究的發現能豐富英語商務信函和人際意義的研究。

【關鍵詞】英語商務索賠信函，情態，人際功能

中圖分類號：H31 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2020）03-0168-04

在經濟全球化的背景下，國家間的貿易往來愈發頻繁，商務英語信函的交流也愈發受到重視。其中，索賠函受到較多的關注由于涉及雙方利益的敏感糾紛。在外貿交易過程中，重量短缺、包裝不當、交付延遲等情形時有發生，因此索賠函可以作為貿易雙方之間的一種溝通手段。

近年來，許多語言學家從不同角度對英語商務信函進行了大量研究。比如文體特征、禮貌原則或合作原則等。從文本組織的角度來看，Pilegaard（1997：37）對請求類英語商務信函全篇中的禮貌策略的分布和類型展開研究。從英語商務信函特點的角度來看，Leech（1983）在對言語行為理論的研究基礎上，將其分成合作類、競爭類、和諧類和沖突類四類商務信函。

國內，秦曉杰（2001：11-14）通過分析英語商務信函中禮貌策略和合作原則的使用情況，論述了二者之間的關系。姜奕（2008：214-215）就如何在英語商務信函中合理地運用詞匯體現禮貌策略進行探究。張雪原（2014：8-9）分析如何更有效地傳達信息在英語商務信函中體現禮貌的原則，他從用詞角度出發，指出應避免一些帶有歧視性的詞匯在信函中出現。陸軍，孫飛（2014：96-97）分析了商務信函英語的語言功能和文體特點，探討了功能對等理論在商務信函翻譯中的運用。陳冬純（2003：52-56）從語篇的格式、結構、體裁釋義以及語法和詞匯等方面出發，分析了英語商務信函的語篇和文體特征。

總之，現有大多數研究從禮貌原則角度研究英語商務信函，鮮有從系統功能語法的人際功能角度對英語商務信函進行研究，尤為索賠信函。而研究商務信函中人際意義的實現，有利于更深入了解商務信函的特征，對商務英語寫作也具有一定的指導意義。

人際意義的重要組成部分之一是情態，“具有某種評價功能，由說話者用來表達他對句子所表達的命題的觀點或態度（主觀性或客觀性）（Lyons，1977：15），Palmer（1979：26）認為“情態對人類語言有如此巨大的影響，它直接反映了說話者對話語的主觀性或客觀性”。有效實現商務英語索賠信函中的人際意義，體現索賠方得體提出賠償的言語交際能力，促進有效的外貿交際，以維護雙方良好合作關系。

因此，本文針對情態系統，分析商務英語索賠信的人際功能，意在說明作者如何選擇語言來表達自己的態度，努力達到交際目的。

一、理論基礎

（一）人際功能理論

功能語法指出，概念功能、人際功能和語篇功能是語言的三種功能。人際功能主要指的是人們以語言相互交流，用語言構筑人際關系，并用語言來影響他人的行為等（Thompson，2008）。Halliday（1985）指出，人際功能主要通過語氣系統和情態系統來實現。其中，語氣系統表達句子中的互動，牽涉交際雙方的角色關系，而情態系統則表現說話者的個人判斷或態度。Martin（1992）提出了評價系統理論，以進一步發展系統功能語言學的人際意義框架，更注重詞匯層面的評價功能。

（二）情態

Halliday對情態的論述非常獨到，他將情態與歸一度聯系起來，認為情態是指“是”與“否”之間的意義中間狀態，即肯定與否定意義之間的區域。他將情態分為兩類，即情態化和意態（Halliday，1994：356）。情態化可以由語氣中的限定性情態助動詞、情態副詞來表述，或由兩者一起來反映。意態化一般由語氣中的限定性情態動詞、謂體形容詞來反映，也可以由語氣副詞與限定性情態動詞一起來表述（常晨光，2001：6-8）。Halliday認為情態一般由情態助動詞、語氣附加成分、形容詞性謂語、名物化等幾種方式表達（李杰，鐘永平，2002：9-15）。另外，Halliday還提出了情態表達的另一種形式，即情態隱喻。

二、研究方法和對象

為了使研究更客觀，結果更可靠，本研究從《商務英語信函》（曹菱，2000）、《外貿英語函電》（侯芳淼，2010）、《國際商務英語函電》（韓芹，2007）等由國內大型知名出版社公開發行的教科書中，隨機抽取了40封索賠信函作為分析語料。采用定量和定性相結合的研究分析方法，分析索賠信函語篇人際意義是如何通過情態表達實現的。

三、情態的表達及其人際意義

（一）情態動詞

在情態系統中，情態動詞在從情態的角度實現人際意義方面相當重要，也經常用于索賠信函中。發現它們用于表明作者的立場，義務，期望或不確定性等等。其中特別是will，can，have to被高頻率使用。通過使用它們，可以用委婉地傳輸大量人際信息，實現商務交流目的。表1是情態動詞在樣本語篇中的分布。

如表所示，在40封索賠函中have to，will，can具有更高的發生率。此外，Halliday根據情態動詞接近肯定的程度，把情態動詞劃分為低，中，高三個量值，他認為情態動詞量值越高，意義就越接近肯定，情態動詞量值越低，意義就越接近否定（Halliday，1985）。下表是根據Halliday對情態動詞的量值劃分而制作的。

從上表中可以了解到，與高值情態動詞相比，具有中值和低值的情態動詞更常用。更具體地說，前兩種情態動詞分別占62.7%和19.7%，而高價值情態動詞僅占17.6%。其中，中值情態動詞will/would，其表達顯得禮貌和溫柔，所以最常使用，其次是低值情態動詞can，表達顯得委婉，高值情態動詞must/have to占據比例較低，原因在于其表達具有強烈的語調，過于強硬。在下文中將對情態動詞進行更全面的分析：will/would，can，must/have to.

1.情態動詞will/would

這兩個情態動詞是在所有情態動詞中最常用到的。Will被定義為將來發生，它仍然可以用來表示概率、預測、意愿、傾向等。例如：

（1）We trust you will promptly settle this claim.

（2）We will send the goods back to you when the settlement is accomplished. All costs will be borne by you.

（3）However， we regret that we find that the quality of garlic chips is not satisfactory and will lodge a claim with you.

在例（1）中，作者用will來表達他對責任方的預測和期望，從主觀的角度來看待未來的行動，這表明作者期待著對方主動回應。例（2）顯示了如果責任方處理問題，作者公司將采取的行動。在例（3）中，will用于表示作者出于自己的意愿提出索賠，由于責任方的過錯。這將使責任方更容易接受索賠人提出的請求。總之，will增強了作者意愿或有可能做某事并促成相互的成功。

與will相比，它的過去式would顯得更加禮貌和溫柔，例如：

（4）We would like to receive the correct type of machines as soon as possible.

（5）We would be grateful if you could investigate the matter immediately and help us fulfill our commitments.

（6）We would ask you to ship replacements parts of the damaged goods as soon as possible and we will register our claim with the insurance company.

情態動詞would的表達沒有絕對意義。Would在例（4）和（5）中可以幫助作者公司禮貌和友善地給責任方留下深刻印象，而例（6）留下雙方之間談判的空間，因為would在這里表達了一種可能性。過去時意味著某種意義，假設并遠離現實。因此它傳達了一個信息，即仍有很多討論空間，并且雙方在問題上彼此溝通更容易。

2.情態動詞can

Can是索賠函中另一種常用的情態動詞。它用于表示能力，可能性和許可。

（7）We can continue our further business and I hope that this issue will not happen again in future production.

例（7）是來自真實企業的索賠函。在這筆交易中，電池在生產過程中發生泄漏、損壞、丟失。因此作者建議對方承擔總損失的一半，并表明在問題得到妥善解決的前提下，將保證持續合作。然而，由于責任方認為他們夸大了有關丟失的數據，他們最終達成了彌補損失后半部分的協議，并保持了良好的合作關系。

（8）We can't sell it at the normal price and suggest that you should give us a 20% subsidy on the invoice cost.

（9）If you cannot accept it， I am afraid we will have to return it for replacement. （10）The specification of the processing machinery cannot meet our needs.

例（8）和（9）表示能力，例（7）和（9）表示可能性。通過指出能力的含義，作者指出貨物未能滿足其需求，這在例（10）中暗指責任方的不當行為。例（8）中作者強調了責任方造成的不良后果，并進一步提出了自己所期望的賠償。在例（9）中如果對方的回答為否定，則采用can來表達作者公司將采取的可能行動。

3.情態動詞must/have to

Must和have to經常用來表達必要性和義務。它們都屬于高值的情態動詞并且具有強烈的語調。當使用高值情態動詞時，信件接收者可能會欣賞謹慎的態度。只有當作者感覺到他的需求不會被另一方所滿足時，他才會使用高值的情態動詞have to。在這種情況下，作者的說話方式既堅韌又堅定。然而，have to強調外在因素并掩蓋了作者的真實個人觀點，因此這也是have to比表達主觀要求的must更頻繁使用的原因。例如：

（11）As the tea is no longer suitable for people to drink， we must ask you to compensate us for the loss.

（12）In view of the above situation， we have to return the two models of the wrong machine to you for replacement at your expense.

（13）Otherwise， we may have to look elsewhere for our supplies.

與另兩個例子相比，例（11）中對責任方，由于其強烈的語調，對方可能不太能接受。另一方面，其余的例子都表現出作者對公司將采取的行動的強烈態度，同時也隱藏了他們的主觀意愿。需要強調的是，作者的公司所做的事情是由客觀事實所強迫，而不是由于他們的個人意愿，因此對責任方來說似乎更有說服力。總而言之，索賠的合理性得到了重申，信函接收者沒有理由放棄他的責任。

（二）情態附加

“情態附加成分”分為語氣附加成分和評論性附加成分（Halliday，2000：82-83）。根據功能語法，情態表示說話人對被討論事物的態度與情感，態度與情感涉及語氣問題。Lyons（1977）指出，情態、語氣等概念之間有明顯的認知上的聯系。語氣是指動詞的某種形態，與發話人對事物的觀點或立場有關，可以說語氣是情態語法化的結果。由情態助動詞表達的情態意義，同樣可以由其他詞語來表達，如副詞、介詞短語等。李戰子（2002：81）指出，朝向說話人的副詞，如honestly，frankly，fortunately，to our suprise等，為了彰顯人際意義，可以使用能反映說話人對命題的態度的情態表達手段，如稱呼的策略，謹慎的引用等。下表為語料中情態附加成分的分布。

從表中我們可得，語氣附加比評論附加更頻繁地使用。語氣附加可用于表達情態，時間性和情緒。例如：

（14）The clothes we ordered from you are not 100% cotton as you said.

例（14）是來自真實企業的索賠函。由于不符合描述和延遲交付，責任方給作者公司帶來了極大的不便。如在示例（14）中，不便于直接指出問題。為了澄清產品與責任方承諾的不同，作者可以主動提出索賠。而作者公司最終也得到了滿意的結果。

（15）Unfortunately， when we opened the carton，we found that it contained completely different items， and we can only assume that there was an error and that there was another order in the carton.

（16）Regarding our letter requesting to settle the overdue amount of HK$250，000 on January 4 and 20， we have still not received your reply.

（17）ID Co. Ltd has always represented quality service and quality goods.

在例（17）中，作者對責任方的鼓勵，表達了作者對對方產品的信心，這反而促進了問題的快速解決，因為這對責任方來說聽起來很舒服。在例（15）中強調問題的嚴重性以便促使對方快速采取行動。例（16）作者強調在此索賠函之前，未收到任何答復。同時還傳達了作者對另一方的評價。下面是一些關于評論附加的例子，他們通常出現在句首。

（18）Apparently，some mistake must have been made in handling this order.

（19）Thank you for your prompt delivery. Unfortunately， when we opened the boxes， we found that 3 boxes were badly damaged and the enamel was broken into pieces.

（20）Please explain to your boss kindly what I think about my battery leak damage.

在例（18）中，apparently是用來表達作者對他所描述的事件有多大程度的信心。它還可以增強作者論點的客觀性，顯示作者在交流中的積極作用。在例（19）中，作者首先確認對方的及時交貨，然后指出問題所在。通過unfortunately批評的意識被削弱了，但可以認真地傳遞信息，即責任方造成的損害是非常嚴重的。在例（20）中，作者以一種非常禮貌的方式提出了他的請求，以表明他在談話的基礎上解決問題的誠意。因此，他們可以一直保持良好的未來合作關系。

（三）情態隱喻

情態也可以通過“隱喻”來實現。從取向上看，情態隱喻有兩種：情態的主觀隱喻和情態的客觀隱喻（朱永生，嚴世清，2001）。情態的主觀隱喻中說話者通常強調自己的看法、表明自己的觀點以及做出的推斷或評價，而情態的客觀隱喻中說話者使用一種似乎不是個人觀點的方式來突出自己的觀點，使主觀性模糊化（胡壯麟，2005）。下表為情態主觀隱喻和客觀隱喻的分布頻率和百分比。

從表4中可以清楚地看出，主觀隱喻比客觀隱喻占比更高，分別占84.4%和15.6%。它們用于強調作者主觀觀點或強調客觀性。一些典型的例子如下所示。

（21）We trust that you will resolve this claim immediately.

（22） I am afraid we will have to return it for replacement if you cannot accept it，

（23）On inspection， we found that 180 bags broke and estimated that 9000 kilograms of content had been irreparably lost.

這四個例子都表達了情態的主觀隱喻，可以用來表示更多的個人觀點或預測。在例（21）中，作者通過使用“we trust”表明他對責任方迅速解決索賠的信任。“Im afraid”在例中（22）可以起到避免對責任方做出絕對判斷和緩解他們之間緊張關系的作用。例（23）通過使用“we found that”來說明信息的真實性，這使得聲明更具說服力。對方便不能轉移他們對損害的責任。

下面是一些有關情態的客觀隱喻的例子。

（24）As the cartons were intact， it is clear that the fruit was short weight before shipment.

（25）It is obvious that I was charged a normal price of $183 instead of the lower price promised.

以上例子均采用情態表達的客觀隱喻來陳述責任方的錯誤，而不是指責。通過隱藏作者自己的觀點，將更多地關注客觀現象。這樣，責任方不僅能意識到自己的過錯，而且能迅速主動提出解決方案。

（四）索賠函中情態表達的人際意義

首先，寫信人在信函中使用中低值情態動詞能委婉、禮貌地傳達信息。從而避免消息的直接傳遞，而引起對方不滿。使用主觀的情態隱喻，如：We trust that you will resolve this claim immediately，可以表現出寫信人的積極心態，話語不會顯得那么僵硬，對方更容易接受。也可以表現出寫信人的真誠和后續合作的互惠性。

其次，說服力很強。當問題被寫信人提及時，通常會采用幾個表概率的情態動詞，使用明確且客觀的情態隱喻，如：As the cartons were intact， it is clear that the fruit was short weight before shipment，說明索賠的真實依據。這些表達將使收信方感到客觀和有說服力。在實際情況中，商務人士傳達真實的消息時，需要使用主觀和客觀的混合表達。

最后，使用情態表達，有利于維護雙方貿易關系的和諧，進而實現經濟利益。通過寫信人含蓄，禮貌以及客觀的表達，如：We would be grateful if you could investigate the matter immediately and help us fulfill our commitments，收信人會比較容易接受信函傳遞的消息，雙方的交易可以長期進行下去。

總而言之，情態的多樣化表達在索賠函中的運用有助于寫信人有效準確地傳達消息，并能維護雙方的貿易關系。

四、總結

本文以系統功能語言學中的人際功能理論為基礎，從情態角度分析了40封商務英語索賠信。在情態方面，情態動詞以低值和中值居多，情態的隱喻表達強調了信息傳遞的客觀真實性。雖然本次研究已經努力獲得一些發現，但仍具有局限性。在今后的研究中，應該擴大分析的語篇數量，使研究結果更加可靠和有說服力。此外，由于其他語言手段也在實現人際意義，如時態、人稱詞等，因此也可以進行相關分析。

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