淺談事業單位采購業務內部控制

趙連啟

一、引言

藥品安全是關乎社會公眾身心健康、生命安全的重大事情，可以說藥品人命關天。藥品安全管理體制也是我國法制、自由與安全的基礎體現。基于此政府高度重視藥品安全，并且將食品藥品安全監管納入到公共安全體系當中。而藥檢所的建立就是藥品質量安全的重要把關口。而單位作為政府下設的官方實驗室，將需要承擔法律所賦予的相關職責，可以說將藥品檢驗市場進行壟斷，由此造成單位內各個部門缺乏競爭活力，思想理念比較僵化，最終使得單位的內部管理存在懈怠現象，產生工作效率低、流程不規范、風險防范與監督體系缺失等問題。這些問題的解決必須要從提升內部控制水平入手，推動采購業務質量提升，為單位的可持續發展奠定重要基礎。

二、采購內部控制的重要性

（一）有利于降低采購成本，提升采購效率

單位通過內部控制來提升采購業務質量，有利于降低藥品、原材料采購成本，提升藥品、原材料采購效率。由于對藥品檢驗市場的壟斷，造成單位采購業務缺乏競爭活力，整個采購環節成本居高不小，影響單位年度預算經營目標。通過統計公司數據，可以看到2017年試劑試藥類采購成本650萬元，品種100種，單位成本為6.5萬元；2018年試劑試藥類采購成本700萬元，品種105種，單位成本為6.67萬元；2019年試劑試藥類采購成本850萬元，品種109種，單位成本為7.8萬元。由圖中分析，2017年至2019年單位采購成本上升20%，總成本上升30.77%，控制單位采購成本勢在必行。通過健全完善采購業務內部控制體系，將采購成本進行有效壓縮，達到將整個單位的成本進行有效控制，提升采購效率，為單位業務開展，奠定重要的試劑試藥基礎。

（二）有利于規范藥品采購流程，防范采購風險

近年來，為確保我國藥品流通安全，單位不斷強化藥品采購業務內部控制，將藥品采購業務流程進行規范，嚴格遵循藥品采購法律法規。在制定采購流程的過程中將內部控制與《會計法》《企業內部控制規范》等相關法律法規相結合，規范藥品采購流程，降低藥品采購違法風險，優化單位運營環境。通過整理發現，單位近幾年的采購流程在不斷完善優化，根據市場環境和單位內部管理缺陷，實時進行調整，內控體系更加健全，主要表現在如下幾個方面：

內部控制前采購流程 內部控制后采購流程相關科室直接根據檢驗任務需要提出采購流程，此流程直接到歸口科室相關科室根據檢驗任務需要提出采購流程后，需經主管領導批準后才能由歸口科室采購相關科室提出的采購流程在報銷時，無法確定經費所屬項目根據承擔檢驗任務的不同，相關科室在提出采購流程時需注明經費所屬項目

（三）有利于提高核心競爭力，實現精細化管理

隨著醫療水平的持續發展，醫療藥物的種類愈加繁多，對單位的檢驗能力提出更高的要求，在確保藥檢水平提升的同時，更需注重內部管理，尤其是采購環節的管理標準有著更加嚴格的要求，既要確保藥品采購的規范化與合理性發展，又要落實藥品采購質量的提升，從源頭上降低采購風險。所以，作為藥檢所需要對采購業務進行精細化管理，強化采購業務內部控制環節，防止采購資產的流失，在提高單位核心競爭力的同時更好地確保主體的運營。

三、采購內部控制的現狀及存在的問題

（一）采購業務崗位職能建設缺失，不相容制度落實不到位

采購崗位不相容制度，主要就是為了將采購業務的各個環節，各個崗位進行獨立，保證一人一崗，相關的權利職責進行明晰，杜絕權利交叉重復，由于科室人員結構原因及專業勝任能力的不同，造成了在某些特定情況下，某個人員身兼多職、權利職責交叉重復的情況。

經認真梳理單位采購流程，發現單位有的大額采購是由所辦公室負責，所辦公室作為執行部門通過第三方機構進行政府集中采購，雖然整個的招標采購過程比較透明，降低了一些經營風險，但是集中采購這種“只招不采，招采分離”的模式本身就有問題，經常出現“上有政策下有對策”的亂象，在這種情況下，產生出一系列問題。導致問題產生的原因有三個方面：

一是從檢驗員角度出發，不同的科室不同的檢驗員所承擔的檢驗業務不盡相同，各類檢品所需要的試劑試藥也不盡相同，往年的試劑試藥消耗量數據根本就無參考性，這就存在根據年初下撥的專用材料經費如何招標的問題。二是由試劑試藥特性決定的。試劑盒類需要有器械經營許可證資質，易制毒試劑需要有道路經營運輸許可證等資質等等。若在招標中采用整包方式，在資質上肯定是無法達到的要求。而且最為關鍵的，如果因試劑試藥質量問題造成檢驗誤差，這個責任誰來承擔。若在招標中采用分包方式，招標工作完成的難度降低，但是會給后續的執行部門管理帶來極大難度，一旦發生質量等問題就會產生相互推諉的現象。三是招標人員的專業勝任能力。招標人員將招標工作停留在表面文章的程度，只能選出其中的一兩點作為招標工作的全部，不能與時俱進。所以，綜合上面的分析，個人認為，對于試劑試藥等低值易耗品類采購，并不適用于政府集中采購，應建立符合資質要求的供應商平臺，能不能真正地成為持續性的供應商，最終要取決于供應商服務的質量及檢驗員的應用情況。

（二）采購流程過于繁雜，流程不規范

單位的采購流程過于繁雜，而且存在盲目采購的情況。一方面單位在進行采購時，需要編制采購計劃，而采購原則是檢品需要什么試劑試藥，就補什么試劑試藥。盡管此方式能夠確保藥檢所所需試劑試藥的正常供應，又能夠節省一定的時間成本，但是整個過程十分繁雜，過于機械化，加上檢驗科室無法對日常消耗的試藥進行準確的預估，造成采購頻率必然會增加，隨之而來的就是采購成本提升，采購人員的能力無法進行充分的發揮。

另一方面在部分采購環節中，采購計劃僅僅是以原有慣例作為基礎進行采購工作的展開，而單位的采購業務部門同相關實驗科室之間交流機制并不健全，對于相關產品的使用情況缺乏深入的調研，致使采購部門不能夠全面地掌握藥品使用信息，最終造成采購偏差的現象。比如單位的檢驗科室的藥庫管理員為了便捷，在采購環節當中沒有參與進來，在采購時，采購員通常是結合上報的需求進行藥品的采購，沒有考慮庫房實際情況，很容易導致某種藥品堆積過多，造成單位的采購損失。

通過前后對比單位采購流程圖，可以看出在目前采購流程情況下，財務對于經費使用的監督環節缺失，經費只是在需求科室發起請購時填寫，而檢驗科室對于經費的把握并不十分準確，這就需要財務對于經費支出進行審核；如進行流程改進，完善相應采購內部控制，將采購流程進行明確，需要將各項采購流程進行規范化、標準化，才可以將內部控制制度落實到各個采購環節中。

（三）缺乏對采購成本的評估，風險防范意識不強

對單位決算報表進行分析可以看出，近三年單位試劑試藥類的成本支出處于上升趨勢。2017年試劑試藥類支出650萬元，2018年試劑試藥類支出700萬元，2019年試劑試藥類支出850萬元。2019年成本支出較2017年上漲30.77%。這些數據標明，低值易耗類成本控制形勢并不樂觀，究其原因有一下幾方面影響因素。

一是各檢驗科室在請購前并沒有檢查科室庫存是否有存量，而是直接盲目地結合自身需求進行采購，從而使同一種產品堆積過多造成損失，進而造成試劑試藥成本的上升。二是原材料價格的上漲。比如醫用酒精的釀制原料是用乙醛與水發生加成反應制得，乙醛的價格從2017年的80元/瓶漲到2019年的150元/瓶，上漲幅度達到87.5%，進而也是造成試劑試藥成本的上升的原因。三是對于采購業務的風險缺乏識別評估，無法預測到采購業務當中存在的主要風險，就無法制定出有效的風險控制措施。所以缺乏有效的風險防控體系就無法針對采購業務的風險進行有力的防范，也就無法對整個藥檢所的風險進行降低，容易為藥檢所埋下運營風險的障礙。

（四）內部監督審查不到位，付款業務處理不嚴格

單位的內部審查部門通常承擔著內部控制執行情況的監督職責，為內部控制應用的有效性提供保障。但是為了降低自身的行政運營成本，對于內部審計機構缺乏設置，通常是由財務部門進行兼任，而財務部門需要面臨日常的繁雜性財務工作，對于采購業務的內部監督審查并不到位，許多采購業務的流程沒有進行有效的監管，某些內部控制的制度是否落實到實處也沒有進行有效的總結反饋。比如單位現有的試劑試藥盤點驗收環節就存在內部監督不到位的情況：由于科室人員結構原因，科室并沒有指定相應的藥品驗收人員，只是由庫房管理員進行數量的點收，庫房管理員對于藥品的質量缺乏深入的檢驗經驗。而藥品的驗收是藥品質量檢測當中關鍵的環節，如果出現身兼多職的狀況，必然會造成單位在藥品驗收環節中監管不力的問題產生。另外存在藥品的質量檢查缺失、藥品驗收環節不規范的重點問題，庫房管理員通常只是從簡單的外觀外形上進行表面判斷，對于藥品質量的檢測并不徹底，為采購業務埋下質量風險問題。

同時，付款環節也未嚴格落實內部控制，主要體現在：付款方式不恰當，付款程序存在著不規范的環節，在付款時通常以發票為主的結算單據，執行科室人員直接提交給上級領導進行審核，再交由財務部門進行審批執行，該環節就削弱了財務部門的職責，財務部門并沒有辦法對業務進行深入的監管，提前介入采購環節，所有的業務都是一個事后的監督，極易造成采購業務賬實不符合的情況發生，給采購業務造成損失。

四、完善采購內部控制的對策

（一）明確區分日常與臨時采購

單位要將日常采購與臨時采購業務進行區分，主要是為了便于單位科學地制定采購計劃，嚴格防范藥品盲目采購風險。日常采購主要是針對已經與單位形成長期合作的供應商關系進行的采購，并且不會對相關采購流程進行過多的調整，符合藥檢所長期以來的采購業務流程。而臨時采購則是單位對于某種新的藥品進行采購，需要通過專業的審查，對采購藥品進行調研，并且制定出詳細的采購計劃，盡可能地防范藥品盲目采購風險的發生。而且將日常與臨時采購進行區別過后，再加上應用崗位不相容職務制度可以將藥品采購崗位設置的風險進行降低，將日常與臨時藥品采購業務進行劃分，杜絕身兼多職的情況出現。

（二）采購手續規范化、標準化

單位需要對采購業務進行再造業務流程，將采購手續進行規范化、標準化，通過財務對于經費指出的審核，達到降低試劑試藥請購與審批風險的發生。試劑試藥的庫存需設置報警庫存指標，保證藥品檢驗所需物資的充足性。關聯的審查人員在試劑試藥到庫時需要對整個藥品的質量進行深度的檢測。保證該請購單的藥品質量。并且對相關的采購手續進行嚴格的審查，精密控制網眼，準確識別風險，對采購手續的規范化標準化，可以及時地發現采購業務流程存在的主要問題，便于進行采購業務流程的再造與優化。

（三）采購競價提升采購效率

采購業務通過采購競價，可以有效地提升采購效率，主要是通過比選的方式來將所需要的試劑試藥采購單進行公開招標，需要構建相應的比選平臺。并且單位采購業務的相關信息化建設需要進行深入，加大對相關網站的投入形成試劑試藥采購招標比選平臺，不僅能夠有效地應用采購競價的模式，來提升采購效率，降低產品成本，還可以加深單位內部溝通效率。

（四）加強內部監督

首先需要構建一個完善的內部審計部門，并且將其作為內部控制的重要監督部門，保證其獨立屬性、完善的內部審計部門。需要由專業的審計人員進行參與，對單位財務部門進行安全審查以及采購業務進行常規審查等。對整個內部審計部門的相關人員展開定期不定期的學習培訓，提升其業務能力與綜合素質，加深內部控制理論體系的學習，更好地落實內部監督機制。

五、結論

單位采購業務內部控制水平的提升，有利于推動整體內部管理質量的提升。尤其是2016年醫療機構當中所發生的“上億元未冷藏殺人疫苗流入24省”等事件被爆出，使得藥品檢驗環節愈加地重要。只有嚴格地采購業務的內部控制才能夠體現出單位整體的內部控制水平，有效地控制藥品質量安全，杜絕類似事件再次發生。本文通過對單位采購業務內部控制問題的研究，重點提出了相應的應對措施，提升采購業務水平，加強藥品安全監督管理質量，更好地防范我國藥品安全問題。