檔案規(guī)范化管理工作探討

黎凡

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化和文化多元化發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷謀求轉(zhuǎn)型和發(fā)展，檔案信息管理備受關(guān)注。在當(dāng)今時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理而言，大數(shù)據(jù)分析至關(guān)重要，領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策都離不開(kāi)嚴(yán)謹(jǐn)精密的數(shù)據(jù)分析。本文通過(guò)明確檔案管理規(guī)范化的意義所在，分析單位檔案規(guī)范化管理建設(shè)的各個(gè)模塊，提出有利于單位內(nèi)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)發(fā)展的合理性策略。

【關(guān)鍵詞】檔案管理? 規(guī)范化? 標(biāo)準(zhǔn)

一、檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的內(nèi)容

（一）收集檔案材料的規(guī)范化

目前，各單位組織收集檔案的渠道比較單一，通常是各部門(mén)收集統(tǒng)一、個(gè)人收集等方式來(lái)完成檔案收集工作，要實(shí)現(xiàn)檔案材料規(guī)范化，收集完整必要的材料，是檔案管理的第一步，一定程度上而言，檔案材料的收集工作進(jìn)度直接影響整個(gè)檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）檔案材料整理的規(guī)范化

檔案材料的整合分析就是將收集到的各類(lèi)文件材料等，按照科類(lèi)等進(jìn)行分類(lèi)組合、并且重新編制等，使得檔案材料更加有條理。依據(jù)檔案管理規(guī)范，將管理材料按照序列、種類(lèi)、重要性等進(jìn)行排序，并篩選有效信息，才能夠確保檔案開(kāi)發(fā)利用工作有序開(kāi)展。一旦檔案整合歸納工作不到位，就無(wú)法客觀反映真實(shí)需要的信息，影響后續(xù)的檔案信息開(kāi)發(fā)利用。

（三）檔案分類(lèi)的規(guī)范化

檔案管理是具有一定時(shí)限性的，隨著單位不斷發(fā)展，每年創(chuàng)新研發(fā)進(jìn)度、獎(jiǎng)勵(lì)成就、科學(xué)數(shù)據(jù)、照片、圖像等各方面的檔案內(nèi)容也是需要每年不斷更新存檔的;而對(duì)于過(guò)期的檔案信息內(nèi)容進(jìn)行篩選，并予以銷(xiāo)毀，這樣才能保證檔案管理的意義，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)的有效性。尤其在如今社會(huì)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量巨大，如果不能對(duì)檔案進(jìn)行合理的鑒別和甄選，將會(huì)使得真正有效的信息被掩埋。

（四）檔案保管的規(guī)范化

一份儲(chǔ)存良好的檔案材料，能夠在組織后續(xù)的工作中發(fā)揮至關(guān)重要的作用，保管工作的水平直接決定著檔案的后期使用價(jià)值。檔案材料保管條件越好，存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，檔案的利用價(jià)值也越大。檔案保管需要按照國(guó)家檔案館印發(fā)的相關(guān)文件配備檔案室、檔案柜等硬件設(shè)施，對(duì)檔案室按照要求進(jìn)行“防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲(chóng)”等八防工作來(lái)進(jìn)行檔案科學(xué)保管，時(shí)代發(fā)展檔案保管電子化是未來(lái)檔案發(fā)展的大趨勢(shì)，在引進(jìn)電子系統(tǒng)以后，更方便后期查詢檔案內(nèi)容，一定程度上縮減了查詢、篩選成本;也對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)更加有利，而對(duì)于紙質(zhì)檔案、特殊載體、檔案電子檔案等要注意選取合適的保管地點(diǎn)和保管方式，保證保管檔案的完整性;實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房安全保護(hù)由被動(dòng)人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理跨越。

二、單位檔案規(guī)范化管理的意義

（一）助推單位的持續(xù)健康發(fā)展

單位的檔案管理不僅涉及到職工的相關(guān)人員信息和產(chǎn)品發(fā)展創(chuàng)新進(jìn)程及科學(xué)數(shù)據(jù)記錄，還作為單位未來(lái)發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的數(shù)據(jù)信息依據(jù)。組織的決策科學(xué)性和檔案管理規(guī)范性息息相關(guān)，因此，單位的中高層管理者重視檔案建設(shè)，開(kāi)展好檔案資源管理、開(kāi)發(fā)、利用工作，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理理念，才可以將檔案管理規(guī)范化建設(shè)落到實(shí)處。

（二）為單位的經(jīng)營(yíng)管理長(zhǎng)遠(yuǎn)開(kāi)展提供數(shù)據(jù)依據(jù)

檔案材料不僅記錄了單位的發(fā)展歷程，還對(duì)單位的研究成果等有一個(gè)系統(tǒng)的概述和分析。完整規(guī)范的檔案材料對(duì)于單位的持續(xù)發(fā)展而言，能夠提供十分可觀的參考價(jià)值，可以為各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的順利開(kāi)展提供依據(jù)和支持。

三、檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

（一）對(duì)于檔案管理工作意識(shí)不足

由于很多單位的檔案科室等從業(yè)人員大多工作年限較長(zhǎng)，學(xué)習(xí)能力和對(duì)于新鮮事物思想的接受能力受到限制，加上單位管理人員檔案工作意識(shí)不夠，覺(jué)得檔案的信息化建設(shè)較繁瑣，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了對(duì)檔案的嚴(yán)格管理及加快檔案信息化的建設(shè)，因此檔案管理從業(yè)人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和信息操作基礎(chǔ)，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建緩慢。

（二）不具備專(zhuān)業(yè)的檔案建設(shè)團(tuán)隊(duì)

很多單位檔案管理團(tuán)隊(duì)是基建部門(mén)中臨近退休人員，由于年齡和精力原因，大多認(rèn)為檔案管理是一個(gè)閑職，沒(méi)有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱。單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，不利于現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。出現(xiàn)一些新的政策和制度，沒(méi)有一定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行力，這也是導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理滯后的情況。

四、關(guān)于檔案完善及整改措施

（一）提高單位內(nèi)全員對(duì)于檔案管理的重視程度

單位的中高層管理者要明確檔案管理規(guī)范化對(duì)單位未來(lái)持續(xù)發(fā)展的重要性，能借助信息時(shí)代特色來(lái)落實(shí)規(guī)范化的檔建工作，開(kāi)設(shè)檔案科，提供充足的經(jīng)費(fèi)和信息技術(shù)支持;在日常工作中，鼓勵(lì)突破傳統(tǒng)信息紙質(zhì)登記備案方式，引進(jìn)先進(jìn)的信息管理平臺(tái)，借助管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化水平。每年定期組織人員外出培訓(xùn)，能夠去檔案管理信息化比較健全的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流，高薪優(yōu)待聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)管理人才，能夠提高檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。

（二）設(shè)定嚴(yán)格規(guī)范的建檔系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)

單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)狀制定有特色的歸檔規(guī)章制度，保證檔案管理規(guī)范化的強(qiáng)制執(zhí)行力。依據(jù)《檔案管理法》中明確規(guī)定檔案管理工作的收集方式、信息存儲(chǔ)渠道、整合分析規(guī)范等，形成檔案規(guī)范化管理模式。設(shè)定規(guī)范的歸檔系統(tǒng)和歸檔標(biāo)準(zhǔn)是單位可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，規(guī)范化的檔案管理能使單位自身持有自身的文化瑰寶和技術(shù)特色，進(jìn)而在如今日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有效的位置。

（三）完善人才強(qiáng)隊(duì)建設(shè)

提高組織內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)程度，招聘從事專(zhuān)職檔案人員，可以通過(guò)針對(duì)學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、年齡等多項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高入職門(mén)檻，進(jìn)而提升單位內(nèi)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì);進(jìn)行相互交流，組織開(kāi)展培訓(xùn)等管理技能提升模式，提高在職檔案人員的業(yè)務(wù)能力;設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，采取績(jī)效考核的方式，促進(jìn)檔案工作人員進(jìn)行合理競(jìng)爭(zhēng)，帶動(dòng)全員的工作積極性;作為單位的檔案工作人員，應(yīng)該不斷提升自身素質(zhì)，以為單位服務(wù)為宗旨，提高檔案管理工作意識(shí)。

針對(duì)各類(lèi)單位而言，能夠充分借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用軟件，云空間等形式，構(gòu)建一套針對(duì)性強(qiáng)、極具細(xì)節(jié)性、時(shí)效性高、規(guī)范統(tǒng)一的檔案構(gòu)建系統(tǒng)，能夠?yàn)槲覈?guó)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行詳實(shí)記錄，實(shí)現(xiàn)信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲(chǔ)和應(yīng)用。