扁平化管理模式應用于煙草質檢報告的傳送

魏 佳，許彥春*，張慶剛，馬曉偉，楊穎慧，趙 琳

（1.云南省煙草質量監督檢測站，云南 昆明 650104；2.云南中煙紅塔煙草 (集團)有限責任公司，云南 玉溪 653100）

扁平化管理是一種新型的管理模式。該模式以流程管理為基礎，具有減少中間環節，增大控制幅度，指揮靈活等特點，故被廣泛運用于現代企業管理。基于扁平化管理模式，扁平化理念進一步發展和衍生，在指揮體系設計、界面設計、交互設計和藝術設計等眾多領域均有所應用[1-5]。

卷煙真偽鑒別也是云南煙草質量監督檢測站接單量最多的項目，對報告的時效性和安全性有較高要求。因此，安全、高效傳送卷煙真偽鑒別報告是做好質檢站服務工作的重中之重。扁平化管理用于報告傳送流程優化是實現安全性和高效率的有效手段[6-8]。

1 質檢站真偽報告傳送存在的問題

1.1 傳送耗時較長

質檢站真偽鑒別報告傳送主要有第三方寄送和客戶自取兩種方式。無論是哪種方式，傳送報告整個過程至少存在5個環節，耗時一般約在1～96 h，如圖1所示。有修改報告的情況出現時，耗時更是成倍增加。

1.2 傳送過程不可控

報告由第三方傳送時，偶爾會發生報告丟失、送錯及報告被污染等情況。雖出現幾率很低，但事故仍對客戶辦理案件產生非常不利的影響。再者，報告寄送封裝前要經過第三方的業務人員驗視，無法完全保證報告的安全。導致這些問題的原因均為報告傳送過程不能做到對流程有效控制。

2 改進措施

整體結構的化繁為簡是扁平化主要特點。隨著計算機技術和信息技術的發展，使得大幅度的管理成為可能，為企業構建扁平化管理結構提供技術支持。

質檢站總結和借鑒行業內外質檢機構報告傳送方面的做法和經驗，并結合本站實際情況，提出將扁平化管理模式運用報告傳送流程。采取一系列措施，有效地解決了質檢站真偽鑒別報告傳送存在的傳送時間耗時長和傳送過程不可控的問題。

2.1 壓縮報告傳送流程

參照扁平化理念，質檢站對整個流程進行優化，將其中投遞，報告運輸等多余、耗時、風險大的環節采取整合、刪除，使報告傳送流程完成最大程度的壓縮（圖2）[9]。實現報告傳送流程由多節點鏈狀傳送模式轉變為扁平的點對點直接傳送模式，使傳送整個流程“扁平化”，大幅提高報告傳送效率。

圖2 扁平化的卷煙真偽鑒別報告傳送流程

2.2 數據傳輸代替實物傳送

報告數字化和網絡傳輸是支撐報告傳送模式扁平化的重要技術手段。質檢站用數字化的鑒別報告代替傳統紙質報告，之后可經過互聯網直接傳送到客戶電腦端，有客戶自行打印報告。這種傳輸模式省去交通運輸的耗費時間，真正實現報告及時傳送。報告傳送方式的改變，既“讓數據多跑路，讓客戶少跑腿”，提升了質檢站服務質量和客戶體驗，更為客戶節省了大量的時間，幫助客戶提高案件辦理效率。

2.3 設置管理模塊，規范報告傳送流程

質檢站在原有檢驗管理系統中增加報告傳送管理模塊，專用于報告傳送的全幅度管理和控制。模塊主要由賬戶管理，權限管理，報告管理、異地打印管理，簽章/簽名管理、后臺控制管理和安全管理等7個功能塊構成，能做到對傳送流程中所有環節的實時管理和監控。確保報告傳送流程高效、規范、安全運行。

2.4 強化報告傳送流程安全控制

互聯網是開放的虛擬世界。只有保障了數據傳輸過程安全，報告不被泄露，報告內容不被篡改，才能保證報告的法律效力和權威性，杜絕不必要的法律風險。因而安全風險控制是決定扁平化管理模式應用于報告傳送能否實現最后一個關鍵性因素。

針對報告互聯網傳送中可能遇到的問題，質檢站一方面加強整個流程關鍵環節管理，采用僅對審核合格客戶發放賬戶、要求客戶定期修改密碼、本地簽署報告、綁定打印報告電腦MAC地址和網絡IP地址、限制報告打印次數，在專屬網絡傳輸數據等管理措施，有效降低上述報告傳送管理關鍵環節潛在安全風險。另一方面，通過使用電子加密狗、設置專用防火墻、重要字段加密、報告加密、物理隔離等技術手段保證數據安全和報告安全。上述管理措施和技術手段，有效管控了報告傳送的安全風險，保障了數據傳輸和報告安全，力保真偽煙鑒別報告扁平化傳送能得以實現。

3 結語

新時代下，質檢站與時俱進，通過將扁平化管理模式運用于卷煙真偽鑒別報告傳送，構建了高效、及時、安全、便捷的報告傳送新方式，提高服務水平，提升了客戶的體驗，并成功運用到其他委托檢測項目的報告傳送。今后，仍將對傳送流程持續改進，不斷完善現有的問題，緊跟新技術發展，不斷提升報告傳送效率和安全性，以求更好地服務客戶，更充分地發揮質檢站職能，保障消費者權益。