機關事業單位人事檔案管理存在的問題與改進建議分析

張東亮

摘要：機關事業單位的管理工作內容多樣，難度較大，要求在現有基礎上持續嘗試改進工作制度，應對各類不足。本文以機關事業單位人事檔案管理存在的問題作為切入點，予以簡述，再以此為基礎，重點論述可行的改進建議，包括采用現代信息管理方法、加強管理制度建設、優化管理隊伍等，服務后續檔案管理工作。

關鍵詞：機關事業單位;人事檔案管理;管理方式;管理制度

前言：

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，在各級機關事業單位，人事檔案管理均作為基礎性工作得到重視。目前來看，部分組織在管理活動中存在不足，影響組織人事活動，包括管理方式和制度等方面，從促進組織長期發展的角度上看，有必要針對問題情況尋求改進。

一、機關事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）管理方式落后

管理方式落后的問題，在機關事業單位人事檔案管理中較為多見，是指相關單位依然采用傳統紙質檔案管理方案，沒有引入現代計算機技術進行管理，或在管理過程中簡單進行技術改造，對信息技術的利用效果有限。如單位內工作人員較多，采用紙質管理方法，調取、查看檔案時難度較大。單一進行計算機技術的簡單應用，則存在抗風險能力差、容災、容錯能力不足的問題。

（二）管理制度不完善

管理制度不完善，是指機關事業單位人事檔案管理片面強調以“組織”、“部門”為執行主體，權責分配不清的情況，也指管理環境、氛圍不佳，導致管理活動執行不到位、出現檔案丟失、存放不當和損壞等問題。由于機關事業單位人事流動性不高，很多應予以重視的檔案管理活動沒有得到關注，部分人員長期從事檔案管理活動，形成思維定位，缺乏進行人事檔案管理模式優化、制度創新的意識和責任感，影響工作質量[1]。

（三）管理隊伍薄弱

管理隊伍薄弱的問題具有差異性，不同單位的管理態勢各有不同，其管理隊伍的問題也存在區別。如中小型機關事業單位（鄉鎮一級），其人事檔案類別和總量較少，管理隊伍缺乏擴大的必要，薄弱點在于新技術推廣難度大;大中型機關事業單位存在較多的人事檔案，且具有一定的流動性，要求構建更具現代化特點的管理制度和模式，存在人員能力與工作要求不匹配的問題，為管理隊伍的主要薄弱環節[2]。

二、相關問題的改進建議

（一）采用現代信息管理方法

為應對管理方式落后的問題，建議各級機關事業單位在人事檔案管理中，采用信息化手段，完全或逐步取代此前多見的傳統管理模式。以信息存儲為例，網絡環境下，應強調以計算機和數字化形式呈現檔案，方便調取和查看，數字化形勢下，完成信息錄入和保存后，還應考慮容錯和容災能力。建議相關單位采用三向保存并行的模式，第一向為傳統模式，即以紙質資源完成信息的收集和保存。第二向為信息向，采用計算機進行人事檔案的錄入和保存。第三向為移動向，在常規生成數字化資源后，借助可移動的便攜式終端，進行資源的存儲，非必要情況下，三向保存的資源均獨立存放，單位出現網絡波動時，移動向和傳統紙質檔案可進行容災;網絡異常、信息丟失的情況，獨立存放的資源也可復用，彌補數字化資源丟失的問題，借此提升單位人事檔案管理的效率和安全新。在條件允許的情況下，各機關事業單位可以3-4年為周期，進行計算機和硬件設備的更新，滿足信息存儲和人事檔案安全管理要求。

（二）加強管理制度建設

管理制度的優化，主要強調通過自上而下的穩定框架、自下而上的工作反饋兩種方式，逐步形成穩定、有效的工作制度。具體而言，各機關事業單位可加強對當前管理制度的分析，了解問題所在，匯總后給予集中處理，如分析表明當前單位內的人事檔案管理不夠精細化，出現信息化檔案和紙質檔案不匹配、檔案丟失或不全等問題，可在工作中構建內部控制制度，建立兩層控制機制，第一層為執行層，由人事部門管理人員進行日常工作，收集檔案、予以保存、錄入和數字化加工等等。第二層為內控工作負責人，不進行人事檔案的直接管理，以執行層人員為管理對象，了解其管理工作的執行情況，糾正問題，要求改進。自下而上的工作反饋，以執行層人員為主體，在實際工作中，執行層人員可根據工作情況反饋問題，如“計算機反應速度過慢、系統崩潰導致資料丟失”、“檔案室過小出現存放混亂”等，由內控人員進行核實，核準無誤后，可根據執行層人員意見和訴求，適當進行計算機等硬件設備的更新，擴大紙質檔案保存室等，作為人事檔案管理的支持。有效的管理制度，是機關事業單位人事檔案管理的基礎。

（三）優化管理隊伍

管理隊伍的優化，要求考慮范圍化適用性和單位內的針對性。范圍化適用性是指所選的管理措施能夠與人事檔案管理工作實現高度契合，具有普遍推廣和應用價值，單位內針對性是指人才隊伍建設能夠應對當前單位人事檔案管理的直接弊端，提升管理效果。如某單位規模較大，人事檔案管理工作內容復雜、壓力較為明顯，為應對該問題，從范圍化適用性的角度出發，要求增加人事檔案管理人員的數目，適當實現壓力的逐層分擔。在此基礎上，以針對性解決當前人事檔案管理問題為目標，應考慮提升管理工作效率。大規模建設覆蓋單位各部門的物聯網作業系統，培育具有信息化工作能力的人員，或進行外聘。所有人事檔案，均要求生成電子版和紙質版，紙質版常規進行保存和管理，電子版通過物聯網進行傳遞，快速完成信息交互和存儲，同時利用現代化管理技術，實現移動保存。以優化的管理隊伍，分別應對當前單位人事檔案管理的一般問題和特殊問題。

總結：

綜上，機關事業單位人事檔案管理存在的問題較為多樣，通過對應的改進建議能夠予以應對。目前來看，機關事業單位人事檔案管理存在方式落后、制度不完善、隊伍薄弱等情況，為求予以應對，可在具體工作中采用現代信息管理方法，同時加強管理制度建設、優化管理隊伍，應對問題的同時實現管理長期完善。

參考文獻：

[1]劉艷輝.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業學院學報，2019 （08）：299-300.

[2]周遠波.機關事業單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].城市建設理論研究（電子版），2019 （10）：190-191.