出生醫學證明檔案材料永久保存面臨的問題和解決辦法

沈敏軍

摘 要：出生醫學證明檔案材料要求永久保存，但因出生醫學證明檔案材料種類多、數量大、時間跨度長，永久保存難度較大，基于此，本文對出生醫學證明檔案材料永久保存面臨的問題和解決辦法進行了探討。

關鍵詞：出生醫學證明;檔案材料;永久保存

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）01-0199-02

0 引言

自1996年開始簽發《出生醫學證明》至今已歷時24年，青島市出生醫學證明管理簽發機構在日常工作中積累了大量的原始檔案材料，隨著時間不斷推移，出生醫學證明檔案材料數量將越來越龐大，如何妥善保管、永久保存和有效利用這些檔案材料，是我市各出生醫學證明管理簽發機構已面臨或即將面臨的困難和問題。

1 出生醫學證明檔案材料種類、保存依據和使用情形

1.1 檔案材料種類

根據《中華人民共和國檔案法》第二條“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄”，結合國家、山東省衛生行政部門已出臺的出生醫學證明相關政策要求和日常簽發管理工作需要，筆者認為出生醫學證明檔案是指：新生兒出生后，相關醫療機構和人員依據《中華人民共和國母嬰保健法》，在辦理《出生醫學證明》過程中形成的證明新生兒出生醫學信息，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的原始檔案材料;具體包括孕產婦住院分娩相關病歷材料，分娩登記本，新生兒記錄，孕產婦住院分娩記錄，新生兒父母有效身份證件復印件，領證人有效身份證件復印件以及當事人或新生兒父母授權委托書，《出生醫學證明》存根，《出生醫學證明》首次簽發登記表、補發和換發登記表，換發與補發出生醫學證明材料，未按時申領《出生醫學證明》情況說明，親子關系聲明，親子鑒定證明，公安機關出具的證明材料，《出生醫學證明》真偽鑒定材料，辦理《出生醫學證明》申請第三姓相關材料，《出生醫學證明》空白證出入庫登記，《出生醫學證明》廢證管理材料，《出生醫學證明》新增機構備案材料，簽發管理人員權限備案材料，印章管理備案材料，出生醫學證明信息數據報表等。

1.2 檔案保存依據

2003年1月16日，衛生部、公安部聯合下發《關于加強出生醫學證明管理有關問題的通知》（衛基婦發〔2003〕23號），首次對出生醫學證明檔案材料作出規定“《出生醫學證明》內芯增加存根聯;存根聯與副頁間的拆切線由《出生醫學證明》簽發單位規范拆切，存根聯由簽發單位存檔妥善管理”，這是衛生部首次下發文件對出生醫學證明檔案材料保管工作進行規范，但仍沒有明確要求檔案材料永久保存。2009年9月29日，衛生部下發《關于進一步加強出生醫學證明管理的通知》（衛婦社發〔2009〕96號），明確規定“簽發機構應當按照檔案管理的要求，將《出生醫學證明》存根及其相關資料按首次簽發、換發、補發分類進行歸檔，永久保存。”，至此，青島市出生醫學證明檔案管理工作開始全面納入規范化管理軌道。

1.3 檔案使用情形

出生醫學證明檔案的查閱相當頻繁，它據有極高的信用證明價值，并發揮了很好的經濟、社會作用。利用者的目的主要是出國留學、產權過戶、恢復戶口等個人事務中[1]。在《出生醫學證明》簽發日常工作中，不論首次簽發、補發或換發工作，都經常需要查閱以往的出生醫學證明原始檔案材料。《山東省衛生健康委員會山東省公安廳關于印發<山東省出生醫學證明管理辦法>的通知》（魯衛發〔2019〕10號）規定“首次簽發《出生醫學證明》，超過1年時間未申領的，首次申領時需向簽發機構提交產婦病歷復印件（包含首頁、分娩記錄、出院記錄）等”，實際情況往往是新生兒母親手頭并沒有當初的住院分娩病歷材料，甚或為逃避計劃生育處罰等原因而冒名或用假名住院分娩的，這些特殊情形都必須查閱原始檔案材料。因丟失等原因補發《出生醫學證明》，需查閱原簽發機構留存的《出生醫學證明》內芯存根聯;2003年以前的第一版、第二版《出生醫學證明》無存根聯，這期間辦理的《出生醫學證明》丟失后，需查閱母親當初的住院分娩病歷和住院分娩登記本等材料。《出生醫學證明》真偽鑒定，除對證件的載體、印章、簽發機構名稱等進行甄別外，還要查驗《出生醫學證明》存根、簽發登記本、父母身份證復印件和住院分娩病歷信息等材料確認《出生醫學證明》登記信息的真偽。在《出生醫學證明》換發工作過程中，因新生兒父母首次為孩子辦理《出生醫學證明》時提供虛假信息等原因，也經常需查閱以往的檔案材料。

2 面臨的困難和問題

2.1 檔案材料年限長、保管數量巨大

1995年11月6日，衛生部、公安部聯合下發《關于統一規范《出生醫學證明》的通知》（衛婦發〔1995〕第10號）部署“從1996年1月1日（邊遠地區3月1日）起，凡中華人民共和國境內出生的人口，統一使用依法制發的《出生醫學證明》”，我市自自1996年3月1日開始簽發《出生醫學證明》，至今已歷時24年，以往積累和以后辦理《出生醫學證明》的檔案材料都必須永久保存。近5年，青島市平均每年簽發《出生醫學證明》約12萬張，據此推算全市以往積累的出生醫學證明檔案數量近300萬份;我市分娩量較大的助產機構，年度活產新生兒數量一般在5000以上，這些分娩量大的助產機構目前積累保管檔案數量已達10余萬份。隨著年代推移，加之人員變更、機構變遷、保管設施差等因素，出生醫學證明檔案材料永久保存的難度將越來越大。

2.2 部分檔案材料丟失

我們對青島市各出生醫學證明管理簽發機構的檔案保管情況進行了調查，發現檔案丟失時間段主要集中在1996年至2001年;丟失的檔案材料中，在日后查閱使用價值較高的包括住院分娩病歷材料、《出生醫學證明》存根、分娩登記本、《出生醫學證明》簽發登記本等;發生丟失的機構，多是停止產科執業的鎮街衛生院、民營醫院等。1996年3月1日至2003年1月16日，第一版、第二版《出生醫學證明》簽發時期，《出生醫學證明》由新生兒所在醫療保健機構和從事家庭接生的人員出具，助產機構不需經衛生行政部門審核備案，即可領取發放《出生醫學證明》;加之各級衛生行政部門也沒有出臺政策規定永久保存出生醫學證明檔案材料，當時各助產機構對出生醫學證明管理簽發工作的重視程度普遍不高。2000年前后青島全市助產機構數量有100余家，這些助產機構當時都曾簽發過第一版和第二版《出生醫學證明》。近年來，各級衛生行政部門對母嬰安全高度重視，助產機構的技術力量和硬件設施必須達國家相關標準和規范要求，而同期新生兒出生數量較2000年前后大幅下降，一些分娩量少、技術力量不足、設施條件差的助產機構陸續停止產科執業，我市助產機構逐漸減少，2019年全市共有助產機構65家。這些已停止助產資質的醫院，因出生醫學證明檔案相對其他醫學案例檔案受到的重視度相對弱，存在管理移交脫節問題，加之年代久遠，部分機構有出生醫學證明檔案丟失現象[2]。

2.3 檔案保管時限政策不統一

出生醫學證明檔案保管年限不統一、缺乏相應監管制度[3]。住院分娩病歷材料是出生醫學證明管理簽發工作最重要的原始檔案材料，是《出生醫學證明》首簽、補發、換發及真偽鑒定等工作的最終依據，從出生醫學證明管理簽發工作角度出發，住院分娩病歷材料必須永久保存。《醫療機構管理條例實施細則》規定“住院病歷保存期限不少于30年”，住院分娩病歷保管時限與出生醫學證明檔案“永久保存”的規定不統一。住院分娩病歷在助產機構保管滿30年后，助產機構是否有義務繼續保管，或轉交那個部門永久保管，這是我市各出生醫學證明管理簽發機構已面臨或即將面臨、且亟待解決的問題。

2.4 檔案的管理部門不統一

住院分娩病歷材料，作為出生醫學證明材料的組成部分，國家衛生計生委 國家中醫藥管理局《<醫療機構病歷管理規定（2013年版）》明確規定“患者住院期間，住院病歷由所在病區統一保管”。“患者出院后，住院病歷由病案管理部門或者專（兼）職人員統一保存、管理”。而出生醫學證明檔案材料管理部門不統一，有《出生醫學證明》簽發部門保管的，有助產機構產科保管的，也有歸到病案室保管的。

2.5 檔案管理政策不完善

2013年11月20日，國家衛生計生委 國家中醫藥管理局《<醫療機構病歷管理規定（2013年版）>的通知》對住院分娩病例的保管使用等事宜做了比較詳細的規定。而國家、省已出臺的出生醫學證明相關政策，對出生醫學證明檔案材料保管工作要求比較籠統，具體由管理簽發機構的那個部門負責，是否設專人管理，檔案收集、整理的規范和標準，檔案編號和檢索辦法，檔案材料的查閱和復制，檔案保管不善責任追究，偽造、隱匿、銷毀、搶奪、竊取檔案材料等違法行為應承擔的法律責任等，都沒有明確規定。

3 措施和建議

要做好出生醫學證明檔案永久保存工作，除采取逐級加強工作人員技術培訓、增強工作責任心、改善保管設施、加強安全意識等工作措施外，筆者認為應以完善配套完善政策為抓手，從根本上解決出生醫學證明檔案管理工作存在的難點和問題。

為規范出生醫學證明檔案管理，江蘇、浙江等多個省份，根據《中華人民共和國檔案法》和出生醫學證明管理有關規定，出臺了出生醫學證明檔案管理辦法，將出生醫學證明檔案移交國家同級檔案館保管，國家檔案館配備有專業的技術人員和設施齊全的保管場所，為出生醫學證明檔案材料永久保存提供了有力保障，是長期保管存放出生醫學證明檔案材料的理想場所。江蘇等省份的出生醫學證明檔案管理先進經驗和做法，值得推廣學習。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第四條規定“國務院各部門經國家檔案局同意，省、自治區、直轄市人民政府各部門經本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統專業檔案的具體管理制度和辦法。”建議從國家、省層面出臺出生醫學證明檔案管理專門的政策文件，對出生醫學證明的檔案材料（特別是住院分娩病歷材料）的保管期限、責任部門等進行統一，制定歸檔標準，明確責任追究等，指導各出生醫學證明管理簽發機構切實做好檔案管理工作。

4 結語

鑒于出生醫學證明檔案數量較大，出生醫學證明檔案查閱使用頻率較高，如移交國家檔案館保存，將給各管理簽發機構和群眾查閱使用檔案帶來不便，在移交前，應對重點的出生醫學證明檔案材料進行數字化掃描，建立檔案文件數據庫，并逐步建設推進《出生醫學證明》檔案管理信息化，提高管理簽發機構查詢檢索效率，為群眾提供高效優質服務。

參考文獻

[1] 肖慧平.淺談《出生醫學證明》檔案利用與服務[J].黑龍江科技信息，2012（12）：109.

[2] 杜平.淺談《出生醫學證明》檔案的管理[J].黑龍江檔案，2017（04）：68.

[3] 肖慧平.如何加強《出生醫學證明》檔案管理[J].民營科技，2012（07）：195.