單位文書檔案管理工作現狀及建議

摘 要：文書檔案管理工作是指文書檔案的收集、整理、保管等檔案工作，并且它是單位日常管理工作中必不可少的一部分。筆者主修檔案管理專業，且從事檔案管理工作近5年，文章是以筆者從事檔案管理工作的經驗和專業的視角就單位文書檔案管理工作現狀進行分析并提出建議，以便高質量地完成檔案利用工作，達到為社會提供最大限度服務的目的。

關鍵詞：文書檔案;管理工作;現狀及建議

文書檔案是指本單位各部門在日常行政活動中直接形成的具有保存價值的文件材料。文書檔案管理工作是指文書檔案的收集、整理、保管等檔案工作。文書檔案工作是單位管理工作的一部分，是提高工作質量和效率的必要條件，也是記錄和反映單位業務開展的重要依據[1]。目前一些單位文書檔案管理現狀顯現出待改進之處，對此，單位應不斷完善文書檔案管理工作，以便更好地為社會提供檔案利用服務。

1 單位文書檔案管理現狀

1.1 檔案管理意識程度不強

現階段有的單位各科室雖都已有兼職檔案人員負責收集整理本科室的檔案，但近80%的檔案員并不了解檔案管理工作，他們把相關文件材料作為檔案保存的目的往往只是為了迎接上級單位主管部門定期來本單位檢查某些項目的需要，而不是因為文件材料本身具有保存價值才得以保存，所以往往會因此漏掉一些有潛在價值的檔案材料。這明顯體現出工作人員檔案管理意識程度不強，有待提高。

1.2 文書檔案整理工作不夠規范

一些單位由于之前管理檔案的人員非專業出身，采用的檔案分類方法與檔號結構不一致，單一從檔號上看不出本單位的檔案分類方法，此外，所有的檔案一直沿用以卷為單位進行檔案整理。即使現在單位引進了檔案專業人員，但專業人員正因為具備專業知識，所以有要充分利用原有的檔案整理基礎這一檔案原則的牽絆，仍會繼續采用原有的檔號編制基礎及檔案分類方法進行檔案整理工作，這樣就會導致查某份檔案時不能快速鎖定查找位置，不便于檔案的查找和利用。

1.3 文書檔案雙軌制程度不高

如今，隨著辦公自動化意識的不斷普及，一些單位在日常工作中產生的文件材料，除個別科室在上級單位主管部門的硬性要求下部分紙質檔案和電子檔案一并保存外，大部分科室保存的文件材料中，僅僅以電子形式保存的文件數量比重達到70%。尤其是在特定條件下，紙質文件材料和電子文件材料選其一時，工作人員仍就會出于保存電子文件既節省實地保存空間，又能減少工作量的意圖，所以就會執著地選擇電子文件材料作為檔案保存形式，但他們卻忽略了一部分檔案本身具有較高的保存價值，再加上電子檔案介質的不穩定性，若沒有采用檔案雙軌制的保存方式，會導致檔案信息的丟失，最終嚴重影響檔案的利用。

2 單位文書檔案管理工作建議

2.1 結合現行的檔案行業標準完善現有的文書檔案整理工作

現在一些單位仍就以卷為單位整理和保管檔案，其實這已經不符合現在檔案管理的要求，更加不利用于檔案的查找和利用。筆者建議應該結合現行的國家檔案行業標準—歸檔文件整理規則來整理現在的檔案，按照歸檔文件整理規則中規定的文書檔案以件為單位進行整理，根據現在的實際情況，確實以件為單位的整理方式更便于檔案的查找和利用。當選擇檔案分類方法時，除了要有保管期限和年度這兩個必備項外，筆者建議再選擇組織結構和問題相結合的方式，這樣更利于快速、準確地查找出想要的檔案文件材料。此外，當按照檔案行業標準為每件歸檔文件編碼時，除了需注意空白頁不用編碼外，筆者還建議遇到非空白頁但沒有價值時，則也無需編此頁的頁碼。例如一份文件材料的最后一頁出于文件形成者美觀的意圖而在此頁上點綴了圖案或顏色并沒有任何文字，但這樣往往會干擾檔案工作者正常編頁碼，其實此頁無需編碼，因為它并無保存價值，可以忽略不計。

2.2 定期進行檔案管理人員培訓和交流，增強檔案管理意識

在平時的檔案管理工作中，即使單位的檔案管理部門給各科室規定了檔案收集范圍，但由于結合實際情況可能不會面面俱到，這就要依靠各科室檔案員的檔案管理意識。如果各位檔案員對檔案管理比較了解，則會考慮到此份文件材料具有保存價值，那么就會因此保存下來，將來有可能會發揮其潛在價值。因此，單位相關管理部門應加強對檔案管理人員的督促和管理，切實提升他們的理論知識，有效提升單位檔案管理人員的業務素養和政策水平[2]。筆者建議單位檔案部門定期組織各科室檔案員進行檔案培訓及交流，增強各位檔案員的檔案管理意識，通過培訓和交流，讓大家更加懂得檔案的價值，更加謹慎地決定文件材料的去留，使之成為有保存價值的檔案。文書檔案管理工作人員要積極努力，以積極飽滿的心態進行檔案管理工作，以獲得單位領導和其他部門的重視與配合，提升文書檔案在單位工作中的地位[3]。

2.3 加強檔案的雙軌制保管方式

由于電子檔案存在載體性能不穩定，壽命遠遠比不上紙質檔案這一特點，所以不能一味地為了節省實地保管空間、減少工作量而舍棄紙質檔案的保存，這樣不利于檔案的保護。反之，有些檔案材料為了充分體現原件的真實性而直接形成紙質文。針對此情況，筆者建議要盡量把紙質文件材料通過設備掃描成電子版，當不需要非得查找紙質檔案原件時，可以快速地通過查閱電子檔案實現利用的目的，也有利于延長紙質檔案的壽命。此外，有的單位檔案室有許多之前產生的紙質檔案材料，由于當時硬件條件的限制，工作者沒有及時把這些紙質檔案形成相應的電子檔案，以致于檔案室保管的所有紙質檔案的數字化程度低于30%，這既不利于檔案的保護，也不利于檔案的利用。筆者建議現在的檔案工作者不要因為日常工作繁忙就忽略了及時補充完成這些老紙質檔案的電子化工作，當有檔案利用者需要查閱這些檔案時，檔案工作者也可以盡量選擇提供電子檔案，這樣可以盡可能地延長老檔案的紙張壽命，利用檔案的保護，更利于長遠地為檔案利用者提供利用服務。

3 總結

總之，文書檔案管理工作是單位日常管理工作中必不可少的一部分，所以單位更應該加強工作人員對檔案管理意識程度，內部檔案管理部門根據檔案行業標準結合實際情況做好文書檔案的整理工作，充分利用現代化手段與傳統紙質檔案相結合的雙軌制方式保存檔案，使檔案管理工作更加規范化，更加利于檔案的利用，最終實現最大限度為社會服務的目的。

參考文獻

[1]王金秀.創新文書檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2019（20）：115.

[2]孫樹萍.文書檔案管理存在的問題及對策研究[J].卷宗，2019（29）：15.

[3]白雪峰.文書檔案管理創新研究[J].才智，2019（36）：221.

作者簡介

賈晨（1989-），女，漢，北京，助理館員，學士，研究方向：檔案管理。