高職院校辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用與探索

成昱逸 王芳芳

摘要：辦公自動化系統(tǒng)是數(shù)字化校園建設(shè)的一個重要組成部分，其實現(xiàn)了現(xiàn)代辦公與計算機(jī)科學(xué)的融合，實現(xiàn)了辦公事務(wù)的零碎化，解決了紙質(zhì)辦公的時間與空間條件限制。我校從開始使用推廣辦公自動化系統(tǒng)開始至今已滿兩年，已完成了初期建設(shè)時的大部分需求設(shè)計，但在使用中也發(fā)現(xiàn)了很多存在問題。該文通過結(jié)合本校辦公自動化使用中的現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問題，提出一些嘗試的建議，希望能給其他高職院校的信息化建設(shè)者一些幫助。

關(guān)鍵詞：高職院校;辦公自動化;應(yīng)用

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）06-0208-01

南通職業(yè)大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)于2017年11初正式試運行，包含了財務(wù)、人事、資產(chǎn)、設(shè)備、后勤等各部門的相關(guān)業(yè)務(wù)，并同時推出了手機(jī)端APP，以解決事務(wù)處理的時間與空間限制。但在使用過程中仍存在下列問題，對此我校也進(jìn)行了下列的一些措施，以解決這些問題。

1系統(tǒng)兼容性差

我校的辦公自動化系統(tǒng)只能使用IEIO.O及以上版本的IE瀏覽器訪問，使用其余的瀏覽器可能出現(xiàn)文字排版格式不對或者正文內(nèi)容不顯示等兼容性問題，這大大影響了系統(tǒng)的推廣使用。我們在校內(nèi)做了一個調(diào)查統(tǒng)計，結(jié)果顯示有半數(shù)以上老師使用360瀏覽器，還有小部分老師使用火狐、搜狗及谷歌等瀏覽器，使用IE瀏覽器的老師不到10%;并且學(xué)校內(nèi)存在一部分配置比較老舊的電腦依然在使用XP系統(tǒng)，但是XP系統(tǒng)不支持IE8及以上版本，所以只能給這些電腦重新安裝WIN7及以上版本的操作系統(tǒng)，但是因為電腦配置較低，更換新系統(tǒng)后經(jīng)常出現(xiàn)延遲、卡死等現(xiàn)象，給老師的工作帶來極大不便。所以以后在采購或定制系統(tǒng)時，兼容性必須作為衡量系統(tǒng)好壞的一個重要指標(biāo)。為了解決這一問題，我們推行了云桌面，在云桌面上安裝好所有信息化需要的軟件和插件，以解決此問題。

2用戶使用意愿不強(qiáng)

除了系統(tǒng)自身原因影響用戶體驗性以外，還存在一些客觀原因會影響用戶的使用意愿。

一個新型辦公系統(tǒng)的推廣使用導(dǎo)致了辦公方式發(fā)生了改變，這必然是需要一個適應(yīng)期的。一些老教師使用了幾十年的紙質(zhì)辦公，突然變?yōu)闊o紙化辦公后會產(chǎn)生抵觸情緒，拒絕使用系統(tǒng)并且依然使用紙質(zhì)的線下流程。這種情況如果不強(qiáng)制性制止而是放任不管的話，就會使系統(tǒng)變得無足輕重，從而極大地降低了系統(tǒng)的使用人數(shù)。為了解決這一問題，就需要系統(tǒng)的管理部門與學(xué)校其他部門的負(fù)責(zé)人及校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，讓他們同意不再簽署紙質(zhì)文件，使線下辦公無路可走，從而逼迫這些教師不得不開始嘗試使用辦公自動化系統(tǒng)。

除此以外有些教職工對電腦及智能機(jī)的使用很不靈活，這時就需要做好宣傳和培訓(xùn)工作，必須要保證每個部門至少有一名能熟練使用系統(tǒng)的老師，而不至于出現(xiàn)老師想用但不會用的情況。為了解決這一問題，我們在校內(nèi)建立了一只信息管理員隊伍，保證每個部門至少有一名信息管理員，并建了信息管理員聯(lián)絡(luò)群，每當(dāng)系統(tǒng)上線新功能時首先對信息管理員進(jìn)行培訓(xùn)，而且系統(tǒng)管理員在使用系統(tǒng)時遇到的問題可以在群內(nèi)提問，我們可以及時解答。

3與其他系統(tǒng)的對接問題

辦公自動化系統(tǒng)是一個面向全校教職工、全校業(yè)務(wù)的辦公系統(tǒng)，必然會與其他系統(tǒng)有許多數(shù)據(jù)交互，就需要做好系統(tǒng)之間的對接工作。比如當(dāng)人員變動后，新的人員信息需要從人事系統(tǒng)獲得并且自動將辦公自動化系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)修改;或者學(xué)工系統(tǒng)中有一條學(xué)生處分流程需要校領(lǐng)導(dǎo)審核，就需要學(xué)工系統(tǒng)將數(shù)據(jù)傳到辦公自動化系統(tǒng)中，并等領(lǐng)導(dǎo)審批完成后將審批意見傳回學(xué)工系統(tǒng)。只有將這些系統(tǒng)完成對接，才能充分使用這些系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化校園。

4系統(tǒng)靈活性差

校內(nèi)的業(yè)務(wù)并不是固定死的、一成不變的，隨著政策的調(diào)整和人員的變動，校內(nèi)業(yè)務(wù)流程也時常發(fā)生改變，如果流程都被做死了不好更改或者系統(tǒng)管理員不會更改，那么就會有很大的麻煩。比如一條校車租用流程，一開始規(guī)定為使用人數(shù)達(dá)到3人及以上可以申請流程，等政策變動后改為5人，但系統(tǒng)寫死了3人，想要修改只能找開發(fā)公司的工程師進(jìn)行修改，增加了時間和金錢的成本付出。如果一開始就將這些可能出現(xiàn)變動的情況考慮清楚，要求工程師做成前端可配置項，這樣如果有了變化就可以直接修改。

在流程中，我們之前設(shè)置的審批節(jié)點都是定位到人，比如差旅費報銷流程在財務(wù)處節(jié)點由財務(wù)處的某老師審核，但是像財務(wù)處這種人員變動比較頻繁的部門，一旦人事變動，系統(tǒng)里涉及的流程及節(jié)點就需要修改，這樣增加了系統(tǒng)管理員的工作量。之后我們采取定位到崗位的方法來制作流程，比如上述問題，財務(wù)處的審批人是差旅費財務(wù)審核崗，并且將這些崗位數(shù)據(jù)與人事系統(tǒng)對接，一旦人事變動，人事系統(tǒng)修改了人員信息后審核人自動變化，從而減少了工作量。

5外網(wǎng)限制訪問

之前從安全方面考慮，我們將辦公自動化系統(tǒng)放在了內(nèi)網(wǎng)里，外網(wǎng)不能訪問。但是最開始使用辦公自動化系統(tǒng)一個原因就是為了解決領(lǐng)導(dǎo)出差無法審批簽字的問題，如果限制為外網(wǎng)訪問則不能實現(xiàn)這一目的。最后從系統(tǒng)使用的方便性考慮，我們還是將系統(tǒng)放在了外網(wǎng)上。

6手機(jī)端的使用

由于硬件條件的限制，不是每個教職工都能配備一臺電腦，并且如果領(lǐng)導(dǎo)出差，不一定隨身攜帶筆記本電腦，如果只提供電腦端的服務(wù)則使系統(tǒng)的方便性打了折扣。隨著智能手機(jī)的普及，現(xiàn)在的教職工基本人手一臺或者多臺手機(jī)，提供了手機(jī)端服務(wù)后能方便教職工使用。