淺談如何利用信息化手段加強(qiáng)公司內(nèi)控管理

齊建軍

[摘? ? 要] 經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展為企業(yè)成長帶來了巨大的空間，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和發(fā)展的深入，其面臨的問題和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)也更大，企業(yè)內(nèi)控管理的完善也逐漸成為企業(yè)變革發(fā)展的重要內(nèi)容，而如何利用信息化手段加強(qiáng)內(nèi)控管理更是重中之重。利用信息化手段，加強(qiáng)公司內(nèi)控管理是一個(gè)行之有效的手段。未來，企業(yè)將持續(xù)對(duì)系統(tǒng)和流程進(jìn)行優(yōu)化，并將成功經(jīng)驗(yàn)復(fù)制，充分發(fā)揮信息化的驅(qū)動(dòng)和引領(lǐng)作用，以信息化手段提高公司管理質(zhì)量和管控效率。

[關(guān)鍵詞] 公司;信息化手段;內(nèi)控管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 03. 036

[中圖分類號(hào)] F239.45? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2020）03- 0083- 03

0? ? ? 引? ? 言

經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展為企業(yè)成長帶來了巨大的空間，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和發(fā)展的深入，其面臨的問題和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)也更大，企業(yè)內(nèi)控管理的完善也逐漸成為企業(yè)變革發(fā)展的重要內(nèi)容，而如何利用信息化手段加強(qiáng)內(nèi)控管理更是重中之重。 比如近年來，在企業(yè)當(dāng)中發(fā)生的違反中央八項(xiàng)規(guī)定精神違規(guī)報(bào)銷，合同簽訂執(zhí)行過程當(dāng)中出現(xiàn)這樣那樣的問題。筆者所在的公司也曾發(fā)生超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具、超標(biāo)準(zhǔn)住宿、合同簽訂執(zhí)行過程遭遇風(fēng)險(xiǎn)事件等問題。作為公司信息化建設(shè)的一員，恰逢公司新建綜合管理辦公系統(tǒng)，如何在項(xiàng)目建設(shè)中利用信息化手段，加強(qiáng)公司內(nèi)控管理，成為當(dāng)務(wù)之急。作為項(xiàng)目建設(shè)的組織實(shí)施者，在項(xiàng)目成功上線達(dá)到預(yù)期效果之際，結(jié)合筆者所在公司實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合費(fèi)控管理和合同管理，淺談幾點(diǎn)如何利用信息化手段加強(qiáng)公司內(nèi)控管理的認(rèn)識(shí)。

1? ? ? 將管理制度固化到信息系統(tǒng)中，確保源頭合規(guī)

（1）認(rèn)真研讀領(lǐng)會(huì)規(guī)章制度。完善的規(guī)章制度體系建設(shè)是保證單位規(guī)范化運(yùn)行的基礎(chǔ)。為切實(shí)做好信息化系統(tǒng)加強(qiáng)費(fèi)控管理，同時(shí)借鑒關(guān)于信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)做法，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)《關(guān)于做好集團(tuán)內(nèi)部巡視發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)問題整改工作的通知》等文件和公司《費(fèi)用管理辦法》、“三重一大”分級(jí)授權(quán)手冊(cè)、公司各類人員履職待遇標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)章制度，提煉出系統(tǒng)固化點(diǎn)。例如公司領(lǐng)導(dǎo)、中層正副職、員工的交通工具乘坐標(biāo)準(zhǔn)、不同城市住宿標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)招待宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)等。

在信息化項(xiàng)目建設(shè)中，認(rèn)真研讀公司關(guān)于合同的各項(xiàng)管理規(guī)定，結(jié)合《P7-8-C國內(nèi)貿(mào)易控制程序》《P7-7-C招標(biāo)業(yè)務(wù)控制程序》《P7-6-C分銷業(yè)務(wù)控制程序》《P7-5-C出口業(yè)務(wù)控制程序》《P7-4-C進(jìn)口業(yè)務(wù)控制程序》《III-11公司合同審批、簽訂管理辦法》《III-17公司業(yè)務(wù)合同編號(hào)管理規(guī)定》，針對(duì)不同的業(yè)務(wù)類型和相對(duì)應(yīng)的審批流程進(jìn)行了認(rèn)真梳理。

（2）根據(jù)固化點(diǎn)建立數(shù)據(jù)字典，讓系統(tǒng)準(zhǔn)確無誤執(zhí)行。通過新建的綜合管理辦公系統(tǒng)，將公司現(xiàn)有的管理制度、組織架構(gòu)、管理流程、預(yù)算管理等納入此次信息化項(xiàng)目建設(shè)通盤考慮，將履職待遇、業(yè)務(wù)支出的細(xì)化規(guī)定、審核程序和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等固化點(diǎn)建立數(shù)據(jù)字典，讓計(jì)算機(jī)零差錯(cuò)執(zhí)行（如圖1所示）。

2? ? ? 優(yōu)化流程，全流程可視化線上審批

2.1? ?優(yōu)化現(xiàn)有審批報(bào)銷流程，由線下轉(zhuǎn)為線上

規(guī)范可控費(fèi)用實(shí)際報(bào)銷中的審批流程，通過程序化的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，PC端和移動(dòng)端高效審批。結(jié)合費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)和具體流向，追蹤審批過程。以差旅費(fèi)報(bào)銷流程為例加以說明。

2.1.1? ?原來的流程

（1）出差申請(qǐng)單、紙質(zhì)簽字：出差人→部門負(fù)責(zé)人→主管領(lǐng)導(dǎo)（部門領(lǐng)導(dǎo)出差到主管領(lǐng)導(dǎo)審批）。

（2）差旅費(fèi)報(bào)銷單、紙質(zhì)簽字：出差人（填好報(bào)銷單，貼好原始單據(jù)）→部門負(fù)責(zé)人（雙簽）→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→主管領(lǐng)導(dǎo)→會(huì)計(jì)→出納付款→出差報(bào)銷完畢。

2.1.2? ?存在問題

以上兩個(gè)流程在財(cái)務(wù)報(bào)銷階段非必須關(guān)聯(lián)，不方便財(cái)務(wù)報(bào)銷階段的事實(shí)審核，出差申請(qǐng)等紙質(zhì)單據(jù)不方便以后保管查詢，審批流轉(zhuǎn)時(shí)間過長。

2.1.3? ?綜合管理辦公系統(tǒng)解決方案

（1）出差申請(qǐng)單。線上發(fā)起，按照出差人在公司組織架構(gòu)中所處的位置，由事先定義好的審批流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)審批節(jié)點(diǎn)，移動(dòng)端實(shí)時(shí)審批。

（2）差旅費(fèi)報(bào)銷單。線上發(fā)起，且必須同時(shí)關(guān)聯(lián)線上發(fā)起的出差申請(qǐng)單才可提交，這樣在差旅費(fèi)報(bào)銷單可視化流程中可同時(shí)看到出差申請(qǐng)單，根據(jù)出差人所在部門走不同審批流程。

出差人（拍照線上上傳原始單據(jù)）→部門負(fù)責(zé)人（雙簽）→費(fèi)控會(huì)計(jì)審核（審核出差人提交的紙質(zhì)單據(jù)）→發(fā)起者部門主管領(lǐng)導(dǎo)→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→會(huì)計(jì)→出納付款→知會(huì)出差人。

同樣在招待費(fèi)報(bào)銷時(shí)，線上發(fā)起“費(fèi)用報(bào)銷單”和“招待申請(qǐng)單”審批流程關(guān)聯(lián)。如果是出差期間發(fā)生的招待費(fèi)，則需“費(fèi)用報(bào)銷單”“招待申請(qǐng)單”“出差申請(qǐng)單 ”三個(gè)審批流程關(guān)聯(lián)，真正做到發(fā)起時(shí)就合規(guī)。

2.2? ?可控費(fèi)用報(bào)銷管理實(shí)行“預(yù)算”和“履職待遇”雙重控制原則

2.2.1? ?用系統(tǒng)全面實(shí)現(xiàn)費(fèi)用預(yù)算管理

以前報(bào)銷的原始單據(jù)采用紙質(zhì)形式保存，無法查詢、匯總，在費(fèi)用報(bào)銷已走完領(lǐng)導(dǎo)紙質(zhì)簽字到財(cái)務(wù)報(bào)銷環(huán)節(jié)，需由人工來翻看預(yù)算表和逐個(gè)查詢報(bào)銷單據(jù)，才能發(fā)現(xiàn)是否超預(yù)算，耗費(fèi)精力，且質(zhì)量堪憂。

這就需要在綜合管理辦公系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，用信息化手段，建立整體的費(fèi)用預(yù)算體系，有效落實(shí)管理目標(biāo)，將編制好的通過審批的預(yù)算植入系統(tǒng)中，可控費(fèi)用預(yù)算分解到各個(gè)職能部門、事業(yè)部，甚至在事業(yè)部按管理架構(gòu)將預(yù)算拆解到每個(gè)小部門。在公司層面，做到預(yù)算三級(jí)核算。以前費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，預(yù)算基本到了付款環(huán)節(jié)會(huì)計(jì)才會(huì)復(fù)核，現(xiàn)在是費(fèi)用報(bào)銷人網(wǎng)上發(fā)起報(bào)銷時(shí)，就會(huì)按照該費(fèi)用報(bào)銷人所在部門去校驗(yàn)預(yù)算。

2.2.2? ?系統(tǒng)閾值化管理公司各類人員履職待遇

以前在紙質(zhì)簽字報(bào)銷流程中，大家對(duì)“履職待遇”這塊好像相對(duì)提的少些，有些報(bào)銷領(lǐng)導(dǎo)簽了字，財(cái)務(wù)審核人員也不愿意去得罪人，核對(duì)的也相對(duì)不是那么積極。公司嚴(yán)格按照制度規(guī)定的“履職待遇”在系統(tǒng)中設(shè)好閾值。在報(bào)銷人網(wǎng)上發(fā)起費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，就按照植入系統(tǒng)的各部門預(yù)算和“履職待遇”閾值雙重校驗(yàn)，任何一項(xiàng)超出閾值，就無法在網(wǎng)上提交，流程根本沒法往下走。

例如：某職能部門經(jīng)理中層正職，上海出差3天，部門差旅費(fèi)預(yù)算余額1 550元，按照制度規(guī)定，其出差時(shí)只能乘坐符合規(guī)定的交通工具，住宿標(biāo)準(zhǔn)按照制度規(guī)定一線城市，每天不超過800元，假設(shè)其他開銷為0。

回來報(bào)銷時(shí)：報(bào)銷人在網(wǎng)上發(fā)起差旅費(fèi)報(bào)銷單時(shí)，在關(guān)聯(lián)出差申請(qǐng)單后，其在交通工具一欄下拉菜單選項(xiàng)，只能看到符合自己乘坐標(biāo)準(zhǔn)的交通工具，無法選擇到超標(biāo)準(zhǔn)的商務(wù)艙、頭等艙等。在住宿費(fèi)一欄，每天住宿790元，兩天790×2=1 580元，雖然住宿標(biāo)準(zhǔn)符合“履職待遇”，但因1 580>1 550（部門差旅費(fèi)預(yù)算余額），故報(bào)銷人無法發(fā)起提交。同樣，假如預(yù)算余額1 650元，上海兩天住宿費(fèi)用1 601元，雖然預(yù)算夠，但“履職待遇”超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的金額1元錢，同樣報(bào)銷人無法發(fā)起提交。做到從源頭開始就合規(guī)，杜絕超標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具、超標(biāo)準(zhǔn)住宿等現(xiàn)象。

3? ? ?“事前、事中、事后”線上全流程可視化，進(jìn)行全面控制管理

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，我們特別加強(qiáng)了事前監(jiān)控，將原本紙質(zhì)報(bào)銷流程時(shí)到了財(cái)務(wù)付款階段才會(huì)涉及的預(yù)算超不超標(biāo)，履職待遇等事項(xiàng)審核節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了前置，在報(bào)銷費(fèi)用發(fā)起時(shí)就進(jìn)行系統(tǒng)校驗(yàn)。事中，在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，每一個(gè)線上審批環(huán)節(jié)，都可以看到費(fèi)用發(fā)起者上傳的原始發(fā)票單據(jù)和關(guān)聯(lián)的申請(qǐng)流程，如有疑問可以在流程中指定任一節(jié)點(diǎn)回退，事后可以提供各種查詢報(bào)表按照公司領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、事業(yè)部、財(cái)務(wù)部等不同的權(quán)限，實(shí)時(shí)看到預(yù)算執(zhí)行情況，改變目前各部門、事業(yè)部不能實(shí)時(shí)掌握費(fèi)用預(yù)算開支情況，真正讓大家做到開支心中有數(shù)。同時(shí)在系統(tǒng)中設(shè)定了預(yù)警提醒閾值，做到智能預(yù)警，當(dāng)部門某項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算開支達(dá)到某個(gè)比例時(shí)，比如80%，系統(tǒng)會(huì)向事先設(shè)定的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)推送消息，真正做到開支心中有數(shù)。

（1）再比如合同管理的初期，企業(yè)重視程度高，業(yè)務(wù)員簽訂合同后，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)就有所淡薄。歸納起來，企業(yè)合同管理過程當(dāng)中經(jīng)常會(huì)遇見以下問題：

①合同流程執(zhí)行不合乎規(guī)范，疏于監(jiān)督，導(dǎo)致漏審和相關(guān)資料不完善，帶來了法律風(fēng)險(xiǎn)。

②通過紙質(zhì)形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便，信息及時(shí)性差。

③合同執(zhí)行周期長，涉及的人員、崗位和流程多，容易造成管理者監(jiān)管難度加大。

④合同履行過程中，涉及多次的收付款，如果沒有提醒，經(jīng)常造成跟蹤難，票據(jù)與收付階段難以應(yīng)付，造成違約風(fēng)險(xiǎn)。

⑤客戶關(guān)系、訂單、采購訂單、收付款等關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)眾多，涉及的機(jī)構(gòu)可能是客戶、企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門或者是供應(yīng)商，因此工作協(xié)同復(fù)雜困難，造成斷層。

通過綜合管理辦公平臺(tái)的合同管理模塊可以匹配公司的多種經(jīng)營模式，對(duì)公司業(yè)務(wù)涉及的所有合同進(jìn)行一體化管理，聯(lián)合平臺(tái)的采購管理模塊和客戶關(guān)系管理模塊，配合打通從采購、生產(chǎn)到銷售的合同管理通路，實(shí)現(xiàn)全過程管控，并且通過泛組織模型、門戶和權(quán)限設(shè)計(jì)，將管理的觸角延伸至供應(yīng)商和客戶。提高合同審核的效率，加強(qiáng)執(zhí)行和管控，規(guī)避合同糾紛導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（2）公司合同按業(yè)務(wù)類型分為自營內(nèi)貿(mào)合同、代理進(jìn)口、出口合同、自營進(jìn)口、出口合同等，但不外乎存在于采購、銷售環(huán)節(jié)。

①采購方合同一般包括：商品品種、規(guī)格、數(shù)量，商品質(zhì)量、價(jià)款和酬金，履行地點(diǎn)、期限和方式，違約責(zé)任，合同附則與簽署等。系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)的采購形式，靈活適應(yīng)集中采購框架式合同和分散采購合同的采購要求，從采購的招投標(biāo)、合同審批、到訂單、合同執(zhí)行以及法務(wù)、用章、付款、入庫等進(jìn)行全過程管理，信息實(shí)現(xiàn)互通與傳遞，保證了信息無衰減，提高了采購合同的執(zhí)行效率。

②銷售合同管理模塊在設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮不同合同類型涉及的管理方法、模板、流程以及數(shù)據(jù)推送形式不同，使用和配置靈活，可用性高。并將報(bào)價(jià)審批、合同訂立與審批、訂單與發(fā)票都融入系統(tǒng)的管理范疇，同時(shí)兼顧法務(wù)和企業(yè)管理的要求，將合規(guī)、用章、收款等實(shí)現(xiàn)貫穿，提高了銷售合同訂立和合同執(zhí)行的效率。

③其他合同管理：包括了采購與銷售相關(guān)的按照計(jì)劃自動(dòng)產(chǎn)生的相關(guān)收付款合同，實(shí)時(shí)對(duì)接財(cái)務(wù)。同時(shí)還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產(chǎn)生的相關(guān)合同管理，形成合同管理的歸口，便于查詢、匯總與統(tǒng)計(jì)。

因?yàn)楹贤芾砣诤显诤芏鄻I(yè)務(wù)管理當(dāng)中，所以在構(gòu)建系統(tǒng)架構(gòu)時(shí)，提供了與采購管理、庫存管理、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)商管理等接口，便于流程與數(shù)據(jù)打通。同時(shí)合同管理交織了各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)、流程和事件所引起的各種關(guān)聯(lián)機(jī)制、觸發(fā)機(jī)制，以及業(yè)務(wù)層和管理層對(duì)合同審核和執(zhí)行中的意見與控制機(jī)制，過程非常復(fù)雜，必須利用信息化手段實(shí)現(xiàn)合同管理的過程管控，范圍延展至產(chǎn)業(yè)上下游。

比如采購合同管理主要從采購部門對(duì)供應(yīng)商的采購尋源發(fā)起，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)價(jià)、邀標(biāo)等方式尋找到合適供應(yīng)商后，就進(jìn)入了采購合同訂立和采購訂單制定階段，后續(xù)進(jìn)行合同履行，將付款計(jì)劃與訂單計(jì)劃傳遞給財(cái)務(wù)部門和供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)后續(xù)合同的執(zhí)行工作。

（3）在采購過程中，招標(biāo)管理員根據(jù)項(xiàng)目情況，發(fā)起技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)的評(píng)審，關(guān)聯(lián)“招標(biāo)管控底表”信息，經(jīng)批準(zhǔn)后啟動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)開標(biāo)程序; 通過現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議方式，將評(píng)標(biāo)結(jié)果錄入系統(tǒng)。現(xiàn)場(chǎng)評(píng)定結(jié)果待向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申報(bào)后再進(jìn)行招標(biāo)結(jié)果審批流程。該評(píng)標(biāo)結(jié)果信息記錄了產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格和付款方式等約定，作為合同的信息，記錄并關(guān)聯(lián)下去。采購項(xiàng)目一旦中標(biāo)后就進(jìn)入了訂單和采購合同訂立的階段，采購部業(yè)務(wù)員關(guān)聯(lián)商務(wù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，自動(dòng)帶出當(dāng)前中標(biāo)供應(yīng)商及相應(yīng)的投標(biāo)報(bào)價(jià)信息，輸入付款階段、付款比例，系統(tǒng)對(duì)中標(biāo)價(jià)格及合同總價(jià)做控制，這些信息都是在合同履行階段的預(yù)警信息。

在合同評(píng)審階段，涉及業(yè)務(wù)部門還有相關(guān)職能部門法務(wù)、風(fēng)控、財(cái)務(wù)等和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，通過以上全線上手段，合同評(píng)審能夠通過流程傳遞至各個(gè)崗位職級(jí)，聯(lián)合審核降低合同訂立的風(fēng)險(xiǎn)。

采購部業(yè)務(wù)員根據(jù)合同協(xié)議，向供應(yīng)商下采購訂單，此單可作為結(jié)算依據(jù)。

在付款階段，可以有兩種方案。

方案一：與ERP集成。

①采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請(qǐng)，通過集成ERP系統(tǒng)，發(fā)起時(shí)直接關(guān)聯(lián)ERP的基礎(chǔ)檔案及合同管理系統(tǒng)的合同，經(jīng)審批通過后數(shù)據(jù)推送到ERP。

②申請(qǐng)單號(hào)、處理標(biāo)識(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)從ERP中獲取。

方案二：非ERP集成，采購部業(yè)務(wù)員辦理付款申請(qǐng)，關(guān)聯(lián)采購類合同臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)單系統(tǒng)的控制。

合同訂立：合同擬定的起因可追溯，信息可關(guān)聯(lián)，特別是針對(duì)采購合同，避免了盲目采購，盲目簽約的情況發(fā)生。

合同執(zhí)行：合同執(zhí)行智能預(yù)警，避免人工失誤導(dǎo)致產(chǎn)生合同糾紛。合同關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)協(xié)作開展，提高執(zhí)行效率。

合同變更：業(yè)務(wù)的開展需要合同與之匹配，頻繁的變更能夠得到監(jiān)管和監(jiān)控，避免隨意性和不采納意見。

統(tǒng)一平臺(tái)：平臺(tái)統(tǒng)一才能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的合同歸口，統(tǒng)一管理思想和辦法。

臺(tái)賬分析：提供及時(shí)、準(zhǔn)確，口徑一致的合同臺(tái)賬，提高信息質(zhì)量。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

以上通過自己在組織公司信息化建設(shè)時(shí)，結(jié)合費(fèi)控管理和合同管理兩個(gè)實(shí)例，說明了利用信息化手段，加強(qiáng)公司內(nèi)控管理是一個(gè)行之有效的手段。未來，公司將持續(xù)對(duì)系統(tǒng)和流程進(jìn)行優(yōu)化，并將成功經(jīng)驗(yàn)復(fù)制，充分發(fā)揮信息化的驅(qū)動(dòng)和引領(lǐng)作用，以信息化手段提高公司管理質(zhì)量和管控效率。

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