提高辦公室文秘工作質量和水平的措施分析

邢憲博

摘要：在企業的運行中，辦公室文秘工作非常重要。辦公室文秘工作在企業中的工作內容多、種類雜，文秘工作的有序進行也決定著企業的有序發展。本文將對辦公室文秘工作的重要性，以及工作能力的提升做簡要的分析。

關鍵詞：文秘工作;工作質量;能力

由于企業的日常工作比較繁雜，辦公室文秘需要對企業內外事務工作進行有條不紊的安排，這也才能保證企業的正常運行。企業的穩定發展離不開文秘工作的高效運行，所有企業需要對文秘工作進行重視，安排專業人員從事辦公室文秘工作并進行定期培訓，確保企業健康運行。

一、提升工作質量水平的原則和重要性

（一）工作原則

由于文秘工作崗位的重要性和特殊性，經常會涉及到企業的一些重要文件或機密文件，同時也要處理好同事之間的關系，所以文秘工作人員必須嚴格明確自己的工作原則。其主要工作原則有以下幾點：第一、明確國家法律法規和企業規章制度，堅守自己的職業道德。工作要認真仔細，工作量繁重時處理問題更要有耐心也要有信心，保持一個良好的心態。第二、在工作中不斷地總結和學習，提升自己的專業水平。對復雜事務安排有序，并能夠高效地處理。保證工作效率，提高工作質量。第三，嚴格按照上級安排的任務進行工作安排，為了保障企業的健康發展，要能在企業上下級之間做好協調工作，避免企業內部矛盾的產生。

（二）工作的重要性

辦公室文秘每天不僅要把各個單位之間的工作內容進行匯報，還要將領導的指示及任務進行有效傳達，同時每天還要處理種類繁多的行政工作，所以文秘工作在企業中扮演著承上啟下的重要角色。不僅如此，文秘工作人員還要有大局觀，將各種工作內容進行有效安排，確保工作的高效性。同時在企業的內部溝通與外部經營中也要進行銜接工作。所以，辦公室文秘工作是企業的重要組成部分。

二、所要具備的職業素養

第一，紀律嚴明。堅守職業道德是每一位文秘工作者的必備素養。文秘工作者必須嚴格遵守出勤紀律，不能以自己工作特殊性為自己開后門。相反，文秘工作要做到其他崗位工作的前面，為企業的有序開展做好規劃。要走在時間的前面，合理安排領導布置的任務，避免工作條理不清、順序混亂。并將工作中的零散時間充分利用，提高工作效率、保證工作質量。

第二、具有大局觀。辦公室文秘工作要以企業利益為核心，一切要從企業利益出發。處理事情要有大局觀，不能因自己的主觀意念影響到企業的利益，處理問題要會權衡輕重，也要有承受一定壓力的能力，為企業的發展保駕護航。

第三、提升效率。辦公室文秘工作復雜，只有科學合理地安排工作才能提升工作效率、確保工作質量，不能因為工作多而出現工作質量下降。要在工作中不斷學習、學會總結工作經驗。比如在起草發言稿時，不能憑空想象大講空話套話。要根據發言要求，結合企業現狀與工作中的重點進行起草，并積累一定文字功底。只有做好充分準備，才能提升工作效率。

第四、提高工作能力。工作中要能與各級時刻保持溝通，雖然要服從領導的安排，但也要會靈活變通，拿出自己的意見。做好自己分內事的同時，也要將工作中發現的問題與各方面進行溝通，防止出現問題不能及時解決影響企業利益。同時，對工作要有合理的計劃安排。文秘工作每天面臨著繁而重的工作，如果不加以合理安排，會嚴重影響工作進展。伴隨著突發事件的發生，更容易使工作雜亂無序。所以，合理安排工作，具備超前意識是工作能力的最好體現。

三、提高文秘工作質量與水平的措施

（一）建立嚴格的獎懲制度

俗話說："沒有規矩，不成方圓"。因此建立嚴格的獎懲制度對提高辦公室文秘工作質量至關重要。一方面，對優秀員工實行獎勵機制，不但可以使員工工作更有激情，保持良好的工作狀態，還可以促進員工之間進行良性競爭，從而提高工作效率。另一方面，針對文秘在工作中的不良表現，實行懲罰制度可以有效地警告他們不要再犯類似錯誤，從而不斷改進工作，提高工作質量。但是在實施獎懲制度之前，一定要對工作人員進行評估。從他們的工作環境、工作能力、工作效率等影響因素出發進行評估。確保評估科學、真實、有效。

（二）培養創新能力

眾所周知，企業只有不斷創新才可以促進一個企業可持續發展，只有不斷地創新，才能適應千變萬化的市場。受傳統思想的影響，很多人認為文秘工作，沒有技術含量，只要按照企業規章制度開展工作就可以了，它不需要創新。其實不然，文秘工作也需要不斷創新，它能快速提高辦公室工作效率。其實，文秘工作也不簡單。隨著信息時代的到來，文秘人員也要打破傳統的工作模式，定期給自己充電，學習新技術、新知識。在工作上努力創新，探索研究出新的工作模式，優化自己的工作方式。整體提升文秘的辦公水平。企業管理者應該多鼓勵文秘人員創新，為員工營造創新氛圍，提高文秘人員的創新意識。除此之外，企業管理人員應該定期組織員工學習先進的辦公理念，指導文秘工作，激發文秘人員的創新意識。

（三）優化文秘人員配置

合理地安排文秘人員數量，可以有效地提高辦公室工作效率。企業文秘的工作量重而雜。一方面，如果安排文秘人員過多，員工就不會各盡其責，互相推卸責任，工作狀態懈怠懶散。嚴重影響辦公效率。另一方面，如果安排文秘人員過少，現有員工工作量大，工作壓力也會增大，也會影響整體工作質量。

（四）提高文秘人員素質

提高文秘人員的綜合素質是提高其工作質量的關鍵，文秘工作者可以做到第一、要不斷給自己充電，不斷更新自己的知識庫，學習和熟悉國家新出臺的法律法規，方便指導日后的文職工作。第二、學習企業內部政策、規章制度、企業文化和企業精神。只有提高文秘人員的綜合素質，才能提高工作質量。

四、結語

綜上所述，辦公室文秘工作是企業工作中重要一環，它能確保企業穩定有序的發展。企業領導應重視文秘工作重要性，提高員工的專業能力，為企業的發展提供保障。

參考文獻：

[1]賈玉梅.淺談企業辦公室文秘工作質量和水平優化策略[J].現代經濟信息，2019 （12）：75.