創(chuàng)新驅(qū)動 融合發(fā)展 推進數(shù)字檔案室建設(shè)

董海燕

數(shù)字檔案室建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是南京市建鄴區(qū)“智慧建鄴”的具體體現(xiàn)，也是國家檔案局“十三五”規(guī)劃建設(shè)的重點工作任務(wù)。2015年11月，建鄴區(qū)檔案局被國家檔案局確定為全國首批數(shù)字檔案室建設(shè)試點單位。在區(qū)委、區(qū)政府的大力支持和正確領(lǐng)導(dǎo)下，檔案工作者們不畏艱難，開拓創(chuàng)新，攻克了創(chuàng)建工作中的一個個難關(guān)，終于在2017年11月通過了“全國示范數(shù)字檔案室”的測試，成為全國第一家區(qū)域性集中式“全國示范數(shù)字檔案室”，并成為全國首家集“全國示范數(shù)字檔案館”“全國示范數(shù)字檔案室”的“雙示范”單位。自此，建鄴檔案信息化建設(shè)成為“全國有名，全省領(lǐng)先，全市標(biāo)兵”，進入了一個全新的階段。作為這樣一個“國字號”金字招牌的“全國示范數(shù)字檔案室”建設(shè)工作，在檔案信息化迅速發(fā)展的今天，含金量還有多少？帶著這個問題，我們結(jié)合“不忘初心，牢記使命”主題教育活動，開展了專題調(diào)研。

一、全區(qū)檔案信息化工作基本概況

2019年國慶節(jié)后，根據(jù)區(qū)委和本單位主題教育活動的安排，課題組對全區(qū)檔案信息化建設(shè)工作特別是數(shù)字檔案室建設(shè)工作開展了調(diào)研。通過調(diào)查問卷、走訪、座談會以及咨詢專家等形式，對全區(qū)檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案室工作現(xiàn)狀進行了摸底排查、梳理工作，發(fā)現(xiàn)建鄴區(qū)檔案信息化工作主要呈以下特點：

1.檔案管理網(wǎng)絡(luò)全覆蓋

建鄴區(qū)目前有機關(guān)部門、街道、園區(qū)、直屬單位等一級檔案室（檔案進館單位）共66家。同時，下屬系統(tǒng)二級檔案室如社區(qū)、學(xué)校、幼兒園、醫(yī)院、直屬站、隊、所等138家。全區(qū)一、二級檔案室共計204家，基本做到了“四有”，即有獨立檔案室、有分管領(lǐng)導(dǎo)、有專（兼）職檔案員、有制度上墻。檔案組織管理網(wǎng)絡(luò)基本做到全覆蓋、無死角。檔案規(guī)范化建設(shè)逐年提升，66家一級檔案室工作達省星級標(biāo)準(zhǔn)的有55家，占比83%；其中，省三星級以上46家，占比69.7%。二級部門83家（不含58家社區(qū)）中檔案工作達省星級的單位有59家，占比達71%；其中，省三星級以上的39家，占比達47%。從數(shù)據(jù)中可以看出，大多數(shù)部門、單位檔案規(guī)范化建設(shè)正逐步由省一星、二星邁向省三星級以上標(biāo)準(zhǔn)。

2.檔案隊伍素質(zhì)高

建鄴區(qū)目前一級檔案室專（兼）職檔案員共有98人，其中男性18人、女性80人，分別占比18%、82%，文化程度全部在大專以上。一、二級檔案室專（兼）職檔案員年齡大都在35歲以下。近幾年，全區(qū)檔案員隊伍建設(shè)呈現(xiàn)年輕化趨勢，文化程度較高，較好地適應(yīng)了檔案信息化建設(shè)形勢的基本要求。

3.檔案信息化建設(shè)起步早

2005年，建鄴區(qū)檔案局依托區(qū)政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺和“智慧建鄴協(xié)同辦公系統(tǒng)”，與南京市珥仁科技有限公司共同研制了“建鄴檔案室管理系統(tǒng)”。2007年，“建鄴檔案室管理系統(tǒng)”在全區(qū)全面使用，為了更好地適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)和檔案信息化發(fā)展的需求，2007年至今，共投入資金近百萬元，對“建鄴檔案室管理系統(tǒng)”進行了多次升級改造，構(gòu)建了在線歸檔、在線指導(dǎo)、在線管理、在線利用的檔案管理新模式，完成了與智慧建鄴協(xié)同辦公平臺的系統(tǒng)整合，并成功將電子簽章技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)。在抓管理軟件建設(shè)的同時，區(qū)檔案局積極開展檔案數(shù)字化掃描和檔案專題目錄建設(shè)工作。未雨綢繆，檔案信息化早期的工作為今后的發(fā)展奠定了重要的基礎(chǔ)。

4.數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展快

2010年，建鄴區(qū)在制定《建鄴區(qū)“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中，就與國家、省、市檔案局同期提出了“加快我區(qū)數(shù)字檔案館、室建設(shè)”的奮斗目標(biāo)。2012年，確定了“以試點引路，逐步推進”的工作思路，并以區(qū)信息中心作為試點，逐年在區(qū)級機關(guān)部門、街道、園區(qū)等開展江蘇省數(shù)字檔案室建設(shè)工作，并列入當(dāng)年的區(qū)政府工作目標(biāo)。那時，江蘇省數(shù)字檔案室建設(shè)工作起步早于國家檔案局，國家檔案局在2016年出臺《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》（以下簡稱“辦法”）。為保證建設(shè)質(zhì)量，建鄴區(qū)堅持以省4A級數(shù)字檔案室標(biāo)準(zhǔn)為創(chuàng)建起點，至2017年底全區(qū)一級部門除涉改部門外全部建成了江蘇省4A級以上數(shù)字檔案室。2015年11月，建鄴區(qū)檔案局被列為全國示范數(shù)字檔案室試點單位后，在積累省數(shù)字檔案室建設(shè)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，又自加壓力開展了“全國示范數(shù)字檔案室”建設(shè)工作。對照“辦法”，升級了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，全區(qū)除公檢法、工商、稅務(wù)等使用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件的部門外，機關(guān)部門、功能園區(qū)、街道等66個一級部門、單位全部統(tǒng)一通過協(xié)同辦公平臺在線使用建鄴數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，確保了部門、單位的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。2017年，“智慧建鄴”協(xié)同辦公系統(tǒng)全面升級，以工作流引擎、智能表單等為技術(shù)支撐，實現(xiàn)了擬稿、審核、簽發(fā)、蓋章、分發(fā)、擬辦、批示、傳閱等全流程在線流轉(zhuǎn)。同年，為加強“全國示范數(shù)字檔案室”建設(shè)試點工作組織領(lǐng)導(dǎo)，區(qū)里專門成立了試點工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作班子，同時在后期成立了工作督查小組，全力組織領(lǐng)導(dǎo)、督促推進創(chuàng)建工作。全區(qū)機關(guān)部門以區(qū)兩辦帶頭，區(qū)領(lǐng)導(dǎo)以身作則，積極實施電子文件網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上流轉(zhuǎn)等管理要求，確保了全國數(shù)字檔案室的測試通過，成為全國首家區(qū)域性、集中式數(shù)字檔案室。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的問題

2017年11月至今，建鄴區(qū)建成“全國示范數(shù)字檔案室”已有近兩年的時間。兩年來，高潮已過，一切歸于平靜，區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)成果如今究竟如何？通過調(diào)研，在充分肯定這一成果對全區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)起到積極作用的同時，一些阻礙和困擾數(shù)字檔案室建設(shè)的問題也要引起充分重視。

1.組織領(lǐng)導(dǎo)力度減弱

無論檔案管理部門還是機關(guān)各職能部門，思想重視不夠，有歇口氣的現(xiàn)象。創(chuàng)建時如督查、培訓(xùn)、聯(lián)合辦公等行之有效的措施未能延續(xù)。

2.業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)滯后

在創(chuàng)建過程中，區(qū)檔案局對數(shù)字檔案室建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)無論是力度還是密度都是較大的。2018年以來，指導(dǎo)力度明顯下降。特別是2019年的檔案機構(gòu)改革，直接影響了檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，存在著工作有職責(zé)無人做，有人無職責(zé)難做的情況。

3.網(wǎng)上辦公有流于形式現(xiàn)象

數(shù)字檔案室建設(shè)推動了網(wǎng)上辦公和無紙化辦公進程。當(dāng)初，設(shè)計了網(wǎng)上電子文件管理流程，也要求線上走流程。在培訓(xùn)的同時，也實行了“線上線下”雙軌制過渡辦法。但直到今天，有個別部門網(wǎng)上辦公還在走線下流程。

4.檔案系統(tǒng)資源建設(shè)進展緩慢

2017年，為創(chuàng)建全國示范數(shù)字檔案室，各部門網(wǎng)上辦公產(chǎn)生的原生態(tài)電子文件流轉(zhuǎn)到數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，積累了一定的電子檔案，但總體量不大。據(jù)統(tǒng)計，2018年、2019年全區(qū)建成數(shù)字檔案室的一級部門（單位）在線移交的電子檔案分別為8998件、644件。截至目前，全區(qū)一級部門照片檔案元數(shù)據(jù)錄入8237件，音視頻檔案元數(shù)據(jù)錄入304件。

三、鞏固和提升數(shù)字檔案室建設(shè)成果的對策與建議

俗話說：“創(chuàng)業(yè)難，守業(yè)更難”。在創(chuàng)建“全國示范數(shù)字檔案室”過程中，全區(qū)上下團結(jié)一心，目標(biāo)一致，不畏艱難，勇攀高峰，留下了寶貴的精神財富和可資借鑒的經(jīng)驗。在檔案信息化快速發(fā)展的今天，區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)成果能否鞏固和提升、示范效應(yīng)能否持續(xù)，主要取決于我們的思想認(rèn)識和工作態(tài)度。結(jié)合調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題，就如何破解難題，努力鞏固和提升數(shù)字檔案室建設(shè)成果，提出以下幾點建議。

1.進一步加強對數(shù)字檔案室建設(shè)重要性、必要性的宣傳

建鄴區(qū)是較早開展智慧城市建設(shè)的城區(qū)，提出了“智慧建鄴”的建設(shè)理念，全區(qū)有較好的現(xiàn)代信息管理基礎(chǔ)。數(shù)字檔案室建設(shè)作為檔案信息化的重要內(nèi)容，是現(xiàn)代檔案管理的具體體現(xiàn)。同時，也是智慧城市、智慧建鄴不可分割的一部分。區(qū)檔案管理部門應(yīng)利用會議、走訪、培訓(xùn)、“6·9國際檔案日”等契機加以宣傳，加大公眾對數(shù)字檔案室建設(shè)意義、重要性的認(rèn)識，讓2017年創(chuàng)建時形成的良好氛圍再延續(xù)下去，讓全區(qū)形成建好用好數(shù)字檔案室的共識。

2.進一步加強檔案管理部門對檔案工作的監(jiān)管職責(zé)

2019年以來，根據(jù)新一輪機構(gòu)改革的部署，區(qū)檔案局、檔案館實行局、館分離，區(qū)檔案局設(shè)置在區(qū)委辦，區(qū)檔案館為區(qū)委管理的直屬事業(yè)單位。至今“三定方案”未定，直接影響了檔案建設(shè)工作。有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強檔案監(jiān)管工作，盡快理順檔案局、館工作職能，改變目前區(qū)委辦（區(qū)檔案局）有職能、人少、不熟悉業(yè)務(wù)而區(qū)檔案館有人又熟悉業(yè)務(wù)但沒監(jiān)管職能的尷尬局面，融合局館在檔案宣傳、監(jiān)督、指導(dǎo)等方面的力量，迅速組織人員開展檔案行政執(zhí)法、監(jiān)督管理等工作。

3.進一步加強電子政務(wù)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn)

2017年建鄴區(qū)開展了多批次的數(shù)字檔案室建設(shè)培訓(xùn)工作，讓全區(qū)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員初步掌握了網(wǎng)上辦公和電子文件流轉(zhuǎn)的應(yīng)用方法。但這項工作應(yīng)持之以恒，與時俱進。可由區(qū)委辦（區(qū)檔案局）牽頭組織，聯(lián)合區(qū)政府辦、區(qū)行政審批局、信息中心、檔案館等部門，結(jié)合數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的問題，特別是電子文件流轉(zhuǎn)等應(yīng)用問題，舉辦電子政務(wù)和數(shù)字檔案室業(yè)務(wù)應(yīng)用培訓(xùn)班，鞏固和提升數(shù)字檔案室建設(shè)的應(yīng)用能力。

4.進一步加強數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的升級改造

在測評驗收以及使用過程中，我們發(fā)現(xiàn)，建鄴區(qū)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件還存在著一些缺陷。一是統(tǒng)計功能不完善。在檔案統(tǒng)計過程中，部分文書檔案一文一件有附帶的二級目錄，在系統(tǒng)統(tǒng)計時，將二級目錄也作為一件進行統(tǒng)計，這就出現(xiàn)了重復(fù)統(tǒng)計的問題，導(dǎo)致統(tǒng)計的結(jié)果不準(zhǔn)確。二是元數(shù)據(jù)抓取功能有待提高。目前，系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)只能抓取部分?jǐn)?shù)據(jù)，大部分需要手動錄入。三是檔案利用只能看到所有檔案的借閱情況，看不到借閱審核審批流程。四是電子文件流轉(zhuǎn)不能及時進入檔案管理系統(tǒng)，同時在進行歸檔操作時，很多無法生成件號等。這些管理系統(tǒng)存在的問題，檔案局、館要及時反饋給原設(shè)計建設(shè)單位，予以升級改造，以滿足各數(shù)字檔案室的功能需求。

5.進一步加強區(qū)智慧檔案建設(shè)工作

建鄴區(qū)數(shù)字檔案館、室建設(shè)雖然發(fā)展較快，但離智慧檔案的建設(shè)目標(biāo)還有較大差距。智慧檔案是現(xiàn)代檔案管理的最高形式和標(biāo)準(zhǔn)，由數(shù)字檔案建設(shè)邁向智慧檔案建設(shè)應(yīng)是建鄴區(qū)現(xiàn)階段檔案事業(yè)發(fā)展的奮斗目標(biāo)。建鄴區(qū)建設(shè)智慧檔案有著良好的基礎(chǔ)和現(xiàn)實需求，這不僅是因為其目前仍是全國唯一的“示范數(shù)字檔案館”“示范數(shù)字檔案室”雙示范單位，更重要的是與正在建設(shè)的“智慧建鄴”目標(biāo)相一致。在現(xiàn)有數(shù)字檔案建設(shè)基礎(chǔ)上，建鄴區(qū)可集中有效資源在館室一體化、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、人與物（檔案設(shè)備）互聯(lián)互通、管理設(shè)施智能化等方面加大建設(shè)力度，有組織、有計劃、按步驟地開展智慧檔案館室建設(shè)，繼續(xù)推進建鄴區(qū)檔案事業(yè)的率先發(fā)展。

習(xí)近平總書記指出：“我們要深刻認(rèn)識互聯(lián)網(wǎng)在國家管理和社會治理中的作用，以推行電子政務(wù)、建設(shè)新型智慧城市等為抓手，以數(shù)據(jù)集中和共享為途徑，建設(shè)全國一體化的國家大數(shù)據(jù)中心，推進技術(shù)融合、業(yè)務(wù)融合、數(shù)據(jù)融合，實現(xiàn)跨層級、跨地域、跨系統(tǒng)、跨部門、跨業(yè)務(wù)的協(xié)同管理和服務(wù)。”數(shù)字檔案室建設(shè)工作是網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的產(chǎn)物，是對傳統(tǒng)檔案的拓展和延伸。建鄴區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)帶來的不僅是“國字號”榮譽稱號，更是為民服務(wù)、為社會服務(wù)的便捷途徑，我們將真正做到守初心、擔(dān)使命，找差距、抓落實，把建鄴區(qū)檔案信息化建設(shè)工作尤其是“全國示范數(shù)字檔案室”這一優(yōu)勢品牌鞏固好、建設(shè)好，為早日實現(xiàn)建鄴“智慧檔案”目標(biāo)努力奮斗！