基于證據鏈的高等院校公務卡核算管理設計

謝和女 秦格

【摘要】? ?高等院校在推行公務卡結算的過程中，出現了各種不規范的支出行為。為了規范公務支出，體現“放管服”的有關政策精神，文章以實際支出作為核算管理的重點，提出了明確公務卡開支范圍和未刷公務卡的證據鏈設計，按此設計未刷公務卡的間接證據，可以完整解釋公務消費的時間、地點、執行人、執行方式、執行結果等要素構成的鏈條，該設計為完善公務卡核算管理提供了規范的模式，提高了公務核算的準確性。

【關鍵詞】? ?公務卡核算;證據鏈設計;支出管理

一、研究的背景

高等院校教工通過公務卡進行公務消費的依據是《〈中央預算單位公務卡管理暫行辦法〉的通知》（財庫[2007]63號）（以下簡稱公務卡管理辦法）的有關規定，其用途是用于日常一般性公務支出和財務報銷業務，而且私人消費也可以使用。與一般信用卡不同的是公務卡不可以辦理附屬卡。財政部于2012年9月27日下發通知要求全面推行公務卡。

推行公務卡進行公務消費以后，給公務人員辦理相關業務提供了以下便利：第一，單位財務人員從銀行提取現金和保管現金的業務量大幅度下降，業務經辦人員持公務卡支出公務消費也不需要提前借款，發生公務支出報銷后通過零余額賬戶匯劃支票方式直接還款，有效地克服了傳統支付方式的不足。第二，公務卡消費與實際支付存在一個賬期，是對現金結算方式的完善和補充。第三，加強財政財務管理，提高公務支出透明度，財務部門能夠通過公務卡交易的電子信息，加強對日常公務支出的管理和監督，財政部門也可以對公務支出信息實行動態監控，發現并堵塞各種管理漏洞，從源頭上預防治理貪污腐敗。

當然，在推行公務卡消費的實踐中，由于主觀和客觀的原因，也出現了一些問題，比如由于商家沒有POS機、網上交易無法綁定某家銀行的公務卡、商家POS機線路故障等原因無法使用公務卡等情況。這就需要高校在確保支出真實性的情況下，進一步完善公務卡管理辦法，體現“放管服”精神。基于此，本文提出了完善公務卡證據鏈的設計建議，以完整解釋公務消費的時間、地點、執行人、執行方式、執行結果等要素鏈條。

二、文獻回顧

（一）國外的相關研究

公務卡制度于上個世紀80年代起源于美國，美國公務卡有兩種主要形式，一種叫采購卡（一般消費額度在2 500美元以內），主要用于公務支出;一種叫旅行卡，主要用于差旅費支出。國外公共支出的研究主要集中在財政信息的透明度方面，Alt.James·E等（2006）研究了財政透明度對政治家的責任感的相關影響，研究表明對工作績效和努力程度有明顯的正向作用。Kulziek（2004）認為財政透明度應包括清晰、及時、準確、便捷和治理執行等八個方面的內容。

（二）國內的相關研究

國內對公務卡研究主要集中在公務卡推行及管理制度方面。龔娜（2013）運用描述性統計方法分析各地區公務卡執行情況，發現預算單位、金融機構和財政部門三部門推行公務卡過程中存在的問題，提出了健全相關法規制度、提高預算編制科學性和提升預算剛性等相關建議。林波（2016）分析了泉州臺商投資區推行公務卡制度改革現狀，指出在預算單位、財政部門、銀聯公司及代理銀行等方面存在的問題，并提出存在問題部門的改進措施。

三、公務卡核算證據鏈管理的提出

證據鏈系法律術語，指一系列客觀事實與物件所形成的證明鏈條，也就是各類證據綜合起來后形成的證據體系，即在有直接證據的情況下，可以通過事件的時間、地點、執行人、執行方式、執行結果等要素構成的鏈條，判斷事件的真實性，而且要排除其他的一切合理性懷疑，才能視作一條完整的證據鏈;在沒有直接證據的情況下，間接證據要能夠互相印證，排除其他的合理性懷疑，鎖定事件執行人的各個事件要素，才能認定該事件發生。

在公務卡核算中高校財務部門經常會遇到由于特殊原因沒有刷公務卡的問題，如何利用證據鏈的相關知識，在沒有消費直接證據的情況下，通過間接證據形成完整的證據鏈，證明消費的真實存在，并為此制訂相應的規范，從而真正體現“放管服”的思想，同時堵塞沒有真實消費企圖蒙混報銷套取經費的做法，達到既規范了財務管理，又減少溝通障礙，為報銷人員服務。

四、具體的核算管理設計

（一）明確公務卡開支范圍

高校各單位要根據本單位的實際情況，依據公務消費的各種可能情形，發布學校公務卡管理暫行辦法，對公務卡的辦理、銷卡、日常管理、使用、報賬、管理職責做出規定，明確本單位公務卡消費的范圍。現行公務卡消費一般包括辦公費（單位集中采購辦公用品除外）、印刷費（含復印、裝訂費）、咨詢費（包含技術和業務咨詢支出）、手續費（含銀行手續費）、水電費（水電燃氣及污水處理費）、郵電費（通訊及網絡數據支出）、物業管理費（含辦公用房、在職職工和離退休職工宿舍物業支出）、差旅費（旅客服務和住宿費用）、維修（護）費（含網絡運行維護費）、租賃費（含房產、網絡及設備租賃）、會議費（含舉辦會議的租賃、伙食、印刷等各類支出）、培訓費（含異地培訓的交通、住宿等各類費用）、業務接待費（含外賓接待費）、專用材料費（含科研和醫療耗料）、公務用車運行維護費（含燃料、維修和保險等費用）、其他交通費用（除公務用車運行維護的其他費用）共十六項。基本涵蓋了公務支出的范圍，同時會計人員也可以根據現實情況的變化，運用會計職業判斷能力要求公務人員盡可能使用公務卡消費。

在實際操作時要進行消費環境調查，比如某校對所在城市的某火車站進行調研時發現火車站售票窗口大多數是互聯網售票窗口，人工窗口不多;某汽車站進行調研時也發現同樣的情形，火車站和汽車站能夠刷卡消費的窗口很少，只有1—2個窗口，如果硬性規定必須刷卡，則有可能會在買票時要重新排隊，增加出行時間，又由于火車票與汽車票現在均實行實名制購票，基本不可能出現大規模造假的可能性。因此，對火車票和汽車票不再強制要求刷公務卡消費。同時按照實質重于形式的原則，對于公務卡的使用形式不做限定，對提供銀行對賬單、綁定微信、支付寶等移動支付工具的消費詳情截圖，也可以確認為使用了公務卡消費。

（二）未刷公務卡的證據鏈設計

對于未刷公務卡的各種公務消費，除需要提供發票（需要自行查詢發票真偽）和銷貨清單等直接證據，還要根據公務消費的具體情形和環境，提供不同的間接證據。

1.由于主觀原因沒有使用公務卡的情形。對于公務卡丟失或損壞導致無法公務卡消費的情形，報銷時需要提供公務卡補辦手續以及其他銀行卡的消費信息;對于忘記帶公務卡、無法用公務卡消費的情形，報銷時需要提交其他銀行卡的消費信息或由交易方提供的現金交易證明;對于網上交易誤操作導致無法公務卡消費的情形，需要提供微信或支付寶等網上消費截圖。

2.由于客觀環境沒有使用公務卡的情形。對于商家沒有POS機或線路故障導致無法公務卡消費的情形，報銷時需要提交商家提供的相關證明、移動支付工具的消費截圖或由交易方提供的現金交易證明（并對該家商鋪列入重點關注名單）;對于網上交易無法綁定某家銀行的公務卡導致無法公務卡消費的情形，報銷時需要提交商家提供的移動支付工具的消費截圖和網上交易清單。

對于間接證據的總體要求是：可以完整解釋公務消費的時間、地點、執行人、執行方式、執行結果等要素;可以排除其他的一切合理性懷疑，并構成一條完整的證據鏈條。同時填寫未使用公務卡支付的情況說明，其樣式見下圖。

目前，由于金稅工程的推行，在公務卡報銷的活動中，假發票比較少，而假事項比較多，《未使用公務卡支付的情況說明》的設計充分考慮到這一點，其原理是：對未使用公務卡的發票內容、代碼、號碼、日期、金額等信息，進行進一步的說明，明確經濟責任;由于二級單位對事項的真實性更了解，通過二級單位審核，增加支付情況的可信度;通過財務處負責人員把關，增強支出審核的專業性和嚴肅性，明確相關責任。

（三）未刷公務卡的驗證設計

對于有些人經常借故不刷公務卡的行為要進行必要的驗證，避免其與商家進行習慣性勾結套取財政資金，需要對以下報銷情形進行驗證。

第1種情形是多次在1至2家商戶進行無刷卡消費的，且消費金額不合理。對于這種情況我們要進行商戶走訪、電話調查等。一般情形下，商戶也不愿意承擔風險，一般會解釋消費金額，能夠驗證消費信息的真實性。

第2種情形是發現較多隨意開具的發票，也要對該商戶發票進行驗證，其方法是通過對商戶開票行為的觀察，如果發現該商戶進行過推薦式或誘導式開票，比如提示可以開打印紙、硒鼓等，也可以判斷消費信息的真實性。

第3種情形是不刷卡消費原因單一，且經常發生。對于這種情形進行抽樣驗證或通過電話驗證。

（四）建立基于PDCA循環的公務卡核算管理反饋程序

建議通過PDCA循環來規范核算工作，保證公務支出的規范與可操作性。P、D、C、A分別代表計劃（Plan）、實施（Do）、檢查（Check）、處理（Action），是質量管理的專業術語，它要求做一切工作，都必須規定應該遵循的程序、步驟和方法并按程序進行。具體來說包括四個步驟：首先，制定基本的報銷規范以及各類情況的處理預案（P階段）（比如要報銷飛機票不僅要求提供公務卡交易證明或未使用公務卡支付的情況說明外，還需要提供登機牌及乘機記錄）。其次，進行具體的核算活動（D階段）。再次，在具體核算活動中發現基本規范和處理預案實施過程中存在的問題（C階段）（比如發現在飛機票報銷業務處理過程中，拿到登機牌而沒有乘機的情況極少）。最后，改進相關的基本規范和處理預案，并在下一個核算周期中落實改進措施（A階段）（對飛機票報銷業務需要提供的票據，由刷卡記錄、行程單、登機牌及乘機記錄改為刷卡記錄、行程單、登機牌或乘機記錄），只要達到證據鏈的基本要求就可以滿足核算驗證的需要。經過幾次循環后，形成各類業務完備的處理方案和方式方法。

在PDCA循環指導下，通過各類業務的計劃、實施、檢查和處理，就可以逐項理清各類業務，準確及時合理地進行會計核算工作。當然這些新要求，財務部門要不斷通過校內郵箱、微信群、QQ群和各類公眾號進行廣泛的宣講，讓全體教職工熟悉規范、了解規定、按章辦事。讓報銷者主動完善證據鏈，警鐘長鳴，不做不利于自身成長的違紀事項。

五、研究展望

基于證據鏈的公務卡核算管理設計，一方面要體現“放管服”政策精神，管理的重點在于支出真實，隨著消費環境的變化，管理設計的具體內容也會發生相應的變化。另一方面，也需要堅決貫徹公務卡強制結算的有關規定，對于明顯不合理的非公務卡結算，通過職業判斷的方式直接拒絕。另外，隨著區塊鏈等技術的運用，會計人員要學會運用新技術，完善證據鏈管理，來保證財務信息的真實，維護財政資金支出的真實有效。

【主要參考文獻】

[ 1 ] 丁振華.國庫集中收付體系下公務卡制度研究[D].吉林大學，2009.

[ 2 ] 林波.天津市消防部隊公務卡制度改革研究[D].天津大學，2016.

【作者簡介】

秦格，男，博士，廣東金融學院財務處副處長，會計學教授;研究方向：環境會計、財務管理。