M院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)分析

陳瑞紅 岳婷 張靜 陳亞紅 孫朋 李德寶

摘? 要：學(xué)生檔案是一個學(xué)校機(jī)構(gòu)重要的組成部分，學(xué)生檔案所涉及到的信息數(shù)量大、數(shù)據(jù)復(fù)雜、工作量多，它對于學(xué)校的管理來說至關(guān)重要。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)則是為了減少學(xué)校管理的工作量，提高工作效率，保障檔案的安全性。我們從M院校的實(shí)際考慮，對學(xué)生管理系統(tǒng)的研究背景、系統(tǒng)的研究意義、系統(tǒng)需求分析、系統(tǒng)可行性分析方面進(jìn)行考慮。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，對于工作效率、準(zhǔn)確度等的提升有著長期的幫助。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案系統(tǒng)? 檔案管理? 分析

隨著經(jīng)濟(jì)水平持續(xù)發(fā)展，人們對互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用變得比比皆是。任何機(jī)關(guān)單位，由于信息化的深化，他們與外界進(jìn)行信息交流愈加頻繁，因而使用信息管理系統(tǒng)的趨勢也日益增長。雖然信息管理的實(shí)踐源遠(yuǎn)流長，但是現(xiàn)在計(jì)算機(jī)與通訊技術(shù)廣泛應(yīng)用于學(xué)生檔案管理這一領(lǐng)域中，十分年輕充滿活力。由于人們對于信息的需求不可同日而語以及自身技術(shù)滿足繼續(xù)發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理方能得到長足的發(fā)展。

1? 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)研究背景

當(dāng)今是信息化的社會，人們逐漸向著科學(xué)技術(shù)不斷提高、計(jì)算機(jī)水平逐漸提高而追求。在這個講究效率至上的社會中，人工技術(shù)進(jìn)行文件檔案的管理弊端就顯現(xiàn)出來了，其效率和保密性始終差強(qiáng)人意，人工管理的過程中會產(chǎn)生大量冗余信息，使得信息在管理過程產(chǎn)生了諸多困難。

就M院校而言，學(xué)生檔案管理比較守舊，基于文件、表格等紙介質(zhì)的手工處理，學(xué)生信息管理部門信息處理工作量大，容易出錯;各部門的分散化管理，這種管理模式不僅使學(xué)生查找信息不方便而且使管理人員無法實(shí)現(xiàn)工作的高效率，大大降低了學(xué)校對學(xué)生檔案的管理效率。學(xué)生的信息在互聯(lián)網(wǎng)上查詢十分麻煩，更重要的是學(xué)生信息的不全面，只是一些基本的信息內(nèi)容，無法讓學(xué)校決策者、家長全方位地了解學(xué)生。

2? 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的研究意義

學(xué)生檔案是每個學(xué)生在校發(fā)展的一個呈現(xiàn)，它不僅體現(xiàn)著學(xué)生以往的收獲，也標(biāo)志著他們未來的成長。學(xué)校檔案記錄了學(xué)生在校期間德智體等諸方面的表現(xiàn)情況，保存?zhèn)洳閷W(xué)生各種文字材料的綜合，為高校招生、軍隊(duì)征兵、社會招工等提供參考依據(jù)。

學(xué)生檔案產(chǎn)生于學(xué)生成長的每一個時期，也記錄著學(xué)生在校時的每一個表現(xiàn)。作為日后衡量學(xué)生發(fā)展的重要指標(biāo)，學(xué)生檔案越來越受到人們的關(guān)注與重視，因此檔案管理也日益重要。學(xué)生的檔案信息的形成離不開作為載體的學(xué)生檔案系統(tǒng)。查看和整理學(xué)生檔案，可以深入了解學(xué)生的特點(diǎn)以及自身發(fā)展的規(guī)律。作為一級資料的學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間各種活動而形成的，方便了解學(xué)生在校的思想、學(xué)習(xí)、健康及獎懲狀況。因此，更好地利用起計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行文件檔案管理，相比起人工檢索有著諸多便利之處。如檢索速度快、查詢以及管理方便、信息準(zhǔn)確性高、使用周期長、可信度高、人力和資金投入低等。使得我們在進(jìn)行學(xué)生檔案管理時得以提高，同時也以讓各高校實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、正規(guī)化管理，真正地使檔案管理服務(wù)于我們，便利于我們。

學(xué)校系統(tǒng)軟件對學(xué)生信息管理系統(tǒng)應(yīng)該覆蓋各個所需功能，各個部門相互關(guān)聯(lián)，使各級管理人員和教職工在信息管理系統(tǒng)的幫助下進(jìn)行工作，提高管理的水平，更加便利于學(xué)生的檔案管理。運(yùn)用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，可以對該校上萬余名學(xué)生的檔案進(jìn)行有序整合與管理。可以用集中的數(shù)據(jù)庫信息把學(xué)生的一切信息有序地整合起來，讓信息管理變得方便且高效，減少學(xué)生個人信息更新及查找時的重復(fù)率，通過該管理系統(tǒng)，從而在減少工作量的基礎(chǔ)上提高檔案管理效率，還能使原來相對較難提供的一體化報(bào)告成為了以后的一個指標(biāo)。在未使用學(xué)生檔案信息系統(tǒng)之前，我們大多都是依靠人工管理信息，筆者相信，在不久以后，我們無需再大量依靠人工這種耗時長、效率低的方法。學(xué)校老師或管理人員通過權(quán)限的下放，可以進(jìn)入管理系統(tǒng)，直接查看對應(yīng)的學(xué)生個人信息。實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息一體化管理不僅僅提高工作的效率，也有利于老師、家長，包括學(xué)生自己全面地了解個人的綜合信息，同時也實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息在時間和空間的傳遞性及對使用者的共享性。

3? 學(xué)生檔案管理系統(tǒng)需求分析

學(xué)生檔案信息管理是一個非常綜合性的管理系統(tǒng)，是學(xué)校必不可少的組成部分，將學(xué)生信息進(jìn)行統(tǒng)一處理，方便學(xué)校管理者及決策者及時提供信息，幫助管理者做出決策，及查詢、了解學(xué)生的在校期間的情況，加速管理效率，避免繁瑣的過程。隨著學(xué)生數(shù)量的急劇增加，相伴而來的信息處理量的大幅增長。學(xué)生檔案信息系統(tǒng)需要承擔(dān)起它的重大責(zé)任，幫助提高信息管理的效率，實(shí)現(xiàn)辦公的自動化。

學(xué)生個人檔案信息包括：（1）新生入學(xué)登記表、考生高考檔案;（2）畢業(yè)生登記表;（3）畢業(yè)生就業(yè)通知書、學(xué)生個人報(bào)道證;（4）在校學(xué)習(xí)歷年學(xué)習(xí)成績單及個人綜測得分情況;（5）學(xué)位申請表;（6）畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定;（7）獎學(xué)金獲獎證書;（8）學(xué)生在校期間獲得國家級、省級和校級等各種獎勵、表彰所形成的材料及登記表等其他可供組織參考的有保存價值的歸檔材料。這些重要的信息依據(jù)將成為日后學(xué)生走向社會時國家和用人單位對于個人了解的一個重要憑證。根據(jù)目前社會狀況可以看出，學(xué)生個人檔案管理系統(tǒng)提供案卷數(shù)和查找人次逐年來都呈上升趨勢，用途即是向社會出示個人在校信息及在校表現(xiàn)的證明。

根據(jù)1968年霍頓和馬爾香提出“信息生命周期管理”的概念，將信息管理分為信息創(chuàng)建（產(chǎn)生/發(fā)布）、采集、組織、開發(fā)、利用、清理（銷毀/回收）6個部分。根據(jù)這6個部分，將學(xué)生檔案管理系統(tǒng)分為以下4個模塊：（1）學(xué)生檔案管理模塊，包括添加、刪除、修改權(quán)限3個部分;（2）系統(tǒng)設(shè)計(jì)模塊，包括系統(tǒng)表、檔案種類表、文件種類表3個部分;（3）信息管理模塊，該模塊包括：數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)修改、數(shù)據(jù)刪除、數(shù)據(jù)插入4個部分;（4）數(shù)據(jù)管理模塊，包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)2個部分。

4? 學(xué)生檔案系統(tǒng)可行性分析

4.1 管理上的可行性分析

根據(jù)以往在學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的困難，學(xué)校高層決策者對新系統(tǒng)的開發(fā)持積極態(tài)度，肯定新系統(tǒng)的開發(fā)。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對信息技術(shù)給學(xué)生檔案管理帶來的改變是十分認(rèn)同的，他們大都認(rèn)為，在學(xué)生檔案管理中，能夠改善學(xué)生檔案管理機(jī)制，改善決策者的決策方式，減少管理成本，提高工作效率。

4.2 技術(shù)上的可行性

在系統(tǒng)開發(fā)過程中，可以以市場上常見的開發(fā)技術(shù)作為主要的開發(fā)技術(shù)選擇;在硬件技術(shù)工作上選擇利用持續(xù)增強(qiáng)的存儲能力和處理速度來準(zhǔn)備系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則體現(xiàn)在C/S模式中客戶和服務(wù)器之間的數(shù)據(jù)通信能力，良好的硬件配件無需高檔的設(shè)備匹配。

4.3 使用上的可行性

使用者在使用該學(xué)生檔案管理系統(tǒng)雖然具有很強(qiáng)的應(yīng)用基礎(chǔ)，但仍有大部分的使用者僅具有基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)使用操作能力，不能對復(fù)雜的管理系統(tǒng)進(jìn)行很好的開發(fā)與使用。因此考慮到大多數(shù)使用群體，操作便捷性是該軟件不可或缺的一部分，使檔案管理系統(tǒng)最大程度地便利用戶的使用體驗(yàn)，使該管理系統(tǒng)可以在Windows、Mac OS、Linux等常用操作系統(tǒng)上完美運(yùn)行使用。

5? 結(jié)語

學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)是高校發(fā)展的必要趨勢，是綜合作用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、管理技術(shù)和決策技術(shù)，與現(xiàn)代化的管理思想、方法和手段結(jié)合起來，輔助管理人員進(jìn)行管理和決策。

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