做好辦公室行政事務管理工作初探

周俊杰

【摘要】辦公室行政事務管理是一種綜合類的工作，本文主要就如何做好辦公室行政事務管理工作提出相應的對策，旨在更好發揮辦公室的職能作用，從而調動單位各個部門的積極性。

【關鍵詞】辦公室;行政事務;管理

辦公室兼具綜合事務管理多項職能，是單位的核心部門。在單位內部管理中，辦公室發揮著舉足輕重的作用，但即使工作做得再出色，也依然有不足和不完善的地方。基于此，如何做好辦公室綜合事務管理工作，更好為單位的中心工作服務，為單位領導提供決策依據，推動單位各方面工作高質量發展顯得極其重要。

一、辦公室行政事務管理工作職能范圍

辦公室行政事務管理工作是一項涉及范圍寬泛、突發性強、不確定性高的工作，很大一部分原因是由于其具有綜合性。當下，縱觀各單位發展實際，辦公室普遍存在權責不明、職能職責不清等問題，因為沒有具體的規章制度明確辦公室行政事務管理范圍，各個單位在實際操作過程中，常常根據實際業務需要進行職能職責的劃分和調整，對于一些職責范圍外的事務，如果沒有明確的界定，往往會把事情安排給辦公室的工作人員，類似情況的無限積累，在一定程度上會影響辦公室的實際工作效率，甚至還會導致工作缺乏秩序性。

為了讓辦公室更高效地開展工作，統籌推進各項事務，筆者認為需要建立健全完善的崗位責任管理體系，按照定崗、定責、定標準的要求來開展各項工作，在一定程度上會提升辦公室整體工事效率。定崗就是根據單位實際情況，設置好辦公室必不可少的工作崗位。所謂定責，就是結合辦公室人員實際情況，明確各崗位的責任，盡可能做到分工明確、人崗匹配、權責對等。定標準就是建立崗位各項工作的標準，明確崗位實施細則和辦公室日常工作管理規范，按照既定的職能權限和工作流程，確保各項工作保質保量完成。

二、發揮政務督查監督職能

辦公室承擔多種工作職能，在日常工作中，常常面臨工作多、事務雜、事項細。各個部門在決策部署貫徹落實過程中，或多或少存在“學習領會不到位、政策落實不到位、制度執行不到位、督查問責不到位”等問題。

在高質量發展的大背景下，應推動企業高質量發展，確保辦公室行政事務管理工作高效推進，兼顧好單位職工、各部門、各領導的需求。開展督查工作是推動工作落實、確保政令暢通的主要手段，也是領導行為的延伸和補充。做好政務督査工作，需要暢通信息反饋渠道、盡可能消除信息不對稱，各部門要協調配合、齊抓共管，才能形成合力，確保工作達到事半功倍的效果，發揮政務督查的抓手作用。為進一步發揮政務督查工作的最大效力，切實提高工作執行力，還需完善政務督查工作機制，事前與各部門做好溝通協調工作，積極主動探索辦公室行政事務管理工作的新路子和新舉措，把辦公室行政事務管理范圍拓寬，促進行政事務范圍工作面不斷擴大，注重及時解決基層困難，明確辦公室服務管理發展新方向。

三、完善各項工作制度

建立健全工作制度是提高單位整體辦公水平的有力舉措，各崗位工作人員應提高自身職業素養，保持工作積極性，把本職工作做到極致，在提高工作效率和工作質量上下多功夫。同時，完善辦公室監督管理制度，梳理各崗位風險點和責任清單，明確各崗位監督檢查事項，強化日常過程監督檢查，建立常態監督檢查機制，采取定期、不定期檢查的形式，對工作進行監督檢查。此外，還要將“嚴管”與“厚愛”相結合，積極營造“以人為本”的和諧氛圍，堅持以德為本、以人為本、以勤為本的管理原則，不斷激發干部職工干事創業熱情，充分信任員工，大力挖掘職工的工作潛力，讓員工和企業發展同步。

四、牢固樹立“五個意識”

辦公室是單位的窗口，辦公室工作人員是窗口形象的展示者，在日常工作中，要牢固樹立“五個意識”。

（一）要增強政治意識。首先，作為一家單位的中樞，辦公室工作量大、任務繁多，這就要求辦公室工作人員具備較強的紀律規矩意識、強大的執行能力和絕對的股從意識，確保各項工作順利推進。要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指引，深入貫徹黨的十九大和十九屆二中、三中、四中全會精神，把握中央、市委和上級組織對于意識形態工作的各項要求，牢固樹立“四個意識”，堅決貫徹落實單位制定的各項重大決策部署，在思想上、行動上始終與單位的要求保持高度一致。其次，要端正態度，擺正位置。尊重服從領導安排，積極協助領導完成好各項工作，盡心竭力為領導決策出謀劃策。再次，要不折不扣完成各項工作任務。領導布置的各項工作，要堅決服從和貫徹執行，領導交辦的具體事項，決不能拖拖拉拉、敷衍塞責，竭盡全力按時保質保量完成。

（二）要增強責任意識。辦公室工作不論大小，都是對政治素質的考驗和工作能力、工作水平的檢驗。哪怕是簡單的傳遞文件、接聽電話等小事，都可能關系到整個工作的成敗。尤其是處于高速發展的關鍵期，沒有高度的責任意識，就可能造成政府工作的重大失誤，影響、阻礙一方發展。所以辦公室人員一定要牢固樹立“權力有限，責任無限，辦公室工作無小事”的思想，嚴格按照單位的統一要求辦好文、辦好會、辦好事，為各項工作邁上新臺階做好保障。

（三）要增強服務意識。服務意識的強弱決定了服務質量的高低，而只有高質量的服務，才能更好地為領導決策提供準確、全面、翔實和富有針對性、可行性的建議;才能更好地做好鄉鎮、部門的協調溝通工作;才能更好地發揮上傳下達、下情上傳的積極作用。

（四）要增強學習意識。學習是成長進步的階梯，是提高業務素養、增長才干的重要途徑。辦公室工作綜合性強、涉及面廣，不僅需要了解、熟悉自己業務范圍內的工作內容，對其他領域的法律、法規、政策和業務知識同樣需要了解，這就要求辦公室工作人員必須不斷轉變思想意識，常“充電”更新大腦知識儲備，主動做一名愛學習的員工，不斷提高自身職業素養，努力與企業發展步伐接軌，增強自身適應發展新形勢的能力。

（五）要增強創新意識。創新是提高辦公室干部職工水平和能力的關鍵，辦公室作為單位的先鋒隊，必須進一步提高拼搶機遇、把握機遇的能力，而這種能力，應該體現在工作效率的提高上，在工作內容、資源要素等條件都相同的前提下，只有在工作思想、方式上創新才能實現這個目標。所以辦公室人員應該進一步解放思想，破除因循守舊的陳舊觀念，結合自身工作實際，多總結、多思考、多探索、多嘗試，提高思想認識程度，創新工作開展方式。

五、結語

辦公室是單位開展工作的重要場所，是溝通領導與部門的重要橋梁和紐帶。在開展辦公室日常綜合事務管理工作時，既要全盤考慮各項工作流程，還要根據實際情況，給各崗位劃定不一樣的職能權限。同時，在輔助決策上，還需不斷完善各項工作流程，做實做細決策前的調查研究、決策中的充分論證和意見征求工作，以及決策后監督檢查和信息反饋。

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