智慧檔案館——檔案信息化建設的新階段

何興麗

【摘要】互聯網時代已經到來，智慧城市的發展也已成為潮流，對于檔案部門而言，應當抓住這一機遇，迎上時代浪潮，積極建設靠近新時代的智慧檔案館，提供更廣闊的空間、更廣大的平臺給信息共享，不斷更新升級。本文通過分析檔案信息化建設過程所遇到的一系列問題，進而有針對性地提出相應的改善措施，以期為行業其他工作者提供參考。

【關鍵詞】數字檔案館;智慧;資源

進入21世紀后，信息資源建設已成為各國關注的焦點，儲存各類檔案信息的國家檔案館自然成為建設過程中尤為重要的一環，檔案信息化建設走到今天，必然會走向建設智慧檔案館的道路，這樣不僅有利于信息資源的長久保存，也能極大程度上提升信息保存的安全性。因此，智慧檔案館建設勢在必行。

一、智慧檔案館建設過程中的核心問題

現如今，各檔案部門的信息化建設工作開展得如火如荼，但工作開展的過程中也受到了各方面現實因素的制約，仍有著許多問題和不足，導致目前智慧檔案館的建設不夠深入。

（一）實體管理與信息管理不相匹配。難以將安全管理落到實處，也不能對于檔案信息進行高效整合。之前的技術發展還不夠成熟，工作重點局限于對于檔案信息利用以及簡單的檔案數字化，但檔案實體的管理工作仍采用人工操作，在檔案出庫之后的環節容易失控，不僅于此，數據庫與實體文件也未直接關聯，渠道閉塞，對于檔案工作的開展十分不利，效率也較為低下，諸多安全問題存在其中，難以解決。

（二）當前信息資源處在初步開發利用階段，未適應社會大環境的需要。隨著互聯網時代的初步到來，檔案信息的重要性不言而喻，其利用范圍也愈發廣泛，但與此同時，所面對的問題難度也日漸提升，但就目前的信息化水平而言，僅僅處于查詢相關目錄、閱讀相關文件等，并沒有形成全面的對于信息數據的挖掘，也不支持全部文章的檢索，技術難以滿足現今的形勢需求，若止步不前的話，檔案信息難以形成真正意義上的高效利用。

（三）檔案信息管理的需求愈發明確，當前的信息化技術不能滿足。人口的逐漸增長，社會的逐步發展，檔案館的信息總量也在飛速增長著，需求也不再簡單，更加明確且復雜，檔案館不再對系統及設備進行更新換代的話，基本上不可能滿足新時代發展的最新需要，全面徹底地進行從內而外的大規模升級已經勢在必行。

（四）信息安全仍存在諸多隱患，亟待解決。每一份檔案、每一份信息、每一份資源都是最為真實也最為直接的歷史素材，是對本地歷史的最佳呈現，是所有人民群眾生活的整合。因此，保存好所有的數據信息無疑是工作重心，但數據量的不斷遞增卻意味著當前的安全存儲亟須提升效率。所有的安全隱患都需要被消除，安全備份的等級也需要不斷提升，加入諸如實時鏡像類的備份。

二、智慧檔案館建設過程中的改善措施

依據上文分析，在智慧檔案館的建設過程中，可考慮從以下幾方面著手：

（一）加大信息工作重視程度，提升宣傳力度。各級檔案部門對于智慧檔案館建設工作的開展，要更加重視，要提升建設意識，深入對于相關信息數據工作的理解，發揮主觀能動性，推動建設智慧檔案館的工作列入本地區的未來發展規劃工作當中。不僅如此，各級檔案館還要提升相關工作的宣傳力度，獲取社會各界力量的認可度以及相關的資金支持，推動檔案工作順利開展。

（二）完善檔案館的建設標準，確立相應的規范體系。基礎工作是每一項工作開展的出發點，也是起點，只有打好基礎，才能做好接下來的工作。為此，檔案館應當努力落實標準化建設，依據自身實際，形成具有一定可行性的檔案館建設實施細則，達成部門的一種行為規范，形成有序組織，推動各級檔案館共同進步。

（三）優化組織的領導管理結構，明確發展方向。對于各級檔案部門而言，明確的管理理念，行之有效的管理機制，都是工作開展的核心，為此，檔案館應當確立日后的發展方針，形成相關規劃，針對工作開展過程中所遇到的一系列較為重要的問題進行集體研究，達成各部門之間的信息流通、溝通順暢，同時不斷完善日常工作的流程，形成職工的考核激勵機制，助力檔案館建設工作順利開展。

（四）提升科學技術，不斷開展技術創新。核心科學技術必須持續不斷的創新，其中的技術難題，諸如信息網絡的融合工作、智能分析的相關決策等，仍然亟待解決，只有提升技術，檔案館的信息化工作才能長久有序地開展下去。

（五）加強高層次人才的培養，拓寬人才隊伍建設。智慧檔案館在建設過程中會遇到各種各樣的難題，這就需要館內加強人才隊伍的建設工作，不能僅僅局限于單方面的人才，要對各方面的人才都重視起來，提升人才層次，為智慧檔案館長期發展保駕護航。

（六）爭取財政資金支持，落實相應扶持機制。檔案館的建設工作離不開政府的支持，為此，檔案館應該積極主動依據有關財政政策，爭取相關財政資金支持，在落實政府投入的同時，爭取社會各界力量參與其中，形成合力，作為檔案館建設的有力保障。

（七）加強各級部門的交流溝通。智慧檔案館的建設工作絕不能閉門造車，各級檔案部門要加強交流，也要積極了解社會各界人士對于檔案館建設工作應當如何開展的意見建議，每一位人民群眾都是檔案館的用戶，他們的需求不容忽視，只有全方面進行調整升級，才能建設出人民群眾都滿意的新時代檔案館。

三、結束語

科學技術仍在不斷進步，檔案館的發展建設在日后會走到不一樣的階段，但不變的是，即便時間流轉，檔案館在發展過程中必須堅持“以人為本”，這是檔案館的初心，也是檔案館的核心理念，只有這樣，檔案館才能越走越好，越走越遠。

【參考文獻】

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