試論事業單位電子檔案管理

賈洪慧

【摘要】事業單位的檔案管理是重要且復雜的工作，對單位發展發揮著重要的作用。隨著時代的進步，檔案管理制度出現一些問題，比如沒有完全實現信息化以及管理依舊存在著一定的不足，為了完善事業單位電子檔案管理的不足，本文分析現階段事業電子檔案管理工作中存在的問題和原因，并就目前我國事業單位電子檔案管理存在的不足給出對應的建議，希望可以借此完善我國事業單位電子檔案管理工作。

【關鍵詞】事業單位;電子檔案管理;問題;對策

事業單位的檔案作為選拔人才的重要依據，在事業單位的日常管理中發揮著極為重要的作用，鑒于檔案的保密性以及重要性，導致檔案的整體管理相對復雜，因此需要對不同的數據進行有效的管理和分類，才能夠讓檔案數據的價值最大化。隨著信息時代的發展，我國事業單位的檔案管理迎來了新的挑戰，雖然電子化的便捷和快速確實給人事檔案管理帶來了一定的紅利，但在新時代面前，我國人事檔案管理開始暴露出諸多問題，為了改善這一狀況，需要對我國人事電子檔案管理進一步分析及研究，借此來規避科技進步帶來的風險與挑戰。

一、事業單位電子檔案管理工作的含義

事業單位通常是國家設立的從事教育、科學、技術、文化等活動的社會文化組織，但不屬于國家機關。事業單位由國家行政機關領導，所需經費由財政承擔。從廣義上講，檔案是社會精神文明的基本內容，是社會文化的重要組成部分，不僅包括人事檔案，還包括其他社會事件的記錄。

事業單位電子檔案的內容主要是對人事資料的總結，主要包括出生時間、工作時間、入黨時間、學習和工作經驗等基本信息。所以電子檔案管理就是對檔案進行全面的整理、分類、保管、使用。從過程上講，是電子檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用。目前，在云計算、大數據、物聯網等技術和理念的幫助下，我國事業單位電子檔案管理的效率有望進一步提高。

二、事業單位電子檔案管理工作中的問題

（一）管理制度存在漏洞。目前，因為事業單位的工作著重于社會功能，對電子檔案管理系統不是很重視，所以很多事業單位沒有建立電子檔案管理制度或電子檔案管理系統。由于缺乏系統管理，在電子檔案管理的初期容易出現數據收集不完整、管理制度不完善、信息記錄不完整等問題。這些漏洞影響了電子檔案管理的有效性，使電子檔案管理過程中的管理效率和利用效率低下。在缺乏明確的制度保障環境下，電子檔案管理容易出現職責分配不清、工作方向不明確等問題。

（二）技術水平普遍較低。在以往信息技術環境水平較低的情況下，事業單位的檔案管理主要以紙質材料為主。紙質檔案的特點是易保存、不易查找、易出現破損、蟲蛀等現象，占用了大量的空間。在信息化不斷發展的今天，管理技術也需要同步，向信息化、數字化發展。近年來，大多數機構檔案管理部門將計算機作為業務處理必要的硬件，大大提高了電子檔案管理工作效率，但相對于當前社會整體信息技術應用情況，許多機構電子檔案管理應用程度不夠，信息共享、大數據挖掘分析較少，需要進一步提高技術水平，為單位提供更有效的信息管理。

（三）人員工作能力偏弱。傳統意義上的事業單位電子檔案管理主要包括收集、整理、記錄、保管等工作內容。工作方法相對簡單，檔案管理人員的技術水平相對較低。因此，事業單位電子檔案管理人員往往相對年長。隨著社會的發展和科技的進步，電子檔案的管理方式和技術有了很大的變化，如果檔案管理人員不專業或不及時跟進研究，將無法跟進電子檔案管理的改革過程，因此必須加快對電子檔案管理開發的過程。另外，如果事業單位電子檔案管理人員缺乏必要的計算機技能和電子檔案管理知識，在整理、審查和查找信息時會大大降低工作效率，增加時間和人力成本，不利于單位的發展。而且那些能力不足的電子檔案管理人員容易導致丟失檔案，因為工作能力水平決定了理解檔案的程度，如果理解錯了或分類不準確，分析不到位，往往會導致檔案混亂。

（四）檔案信息安全性不高。事業單位電子檔案管理最重要的內容是檔案信息。首先，事業單位電子檔案管理的職責之一是保證檔案信息的安全，即檔案信息的安全。具體來說，電子信息資源的安全性分為兩個方面：一是檔案信息的保持性，即檔案信息不會丟失。二是檔案信息的保密性，即檔案信息不外泄或被盜。保持性和保密性是檔案信息安全性的特征，這也對信息條件下的檔案管理提出了更高的要求。其次，當使用網絡收集、獲取和保存信息時，重要電子檔案需要保密，罪犯往往通過網絡連接的方式獲得檔案，對于單位，很難找到罪犯，因為很難留下痕跡。紙質版本檔案信息的特點和安全性與電子版本不同。紙質版本檔案信息往往會隨著時間發生物理變化，容易受到潮濕、干燥等環境條件的影響，安全性相對較低。

三、事業單位電子檔案管理工作的對策

（一）加強電子檔案管理制度建設。制度建設是一項工作的根本保證，是一項工作的行為準則和標準要求。一般來說，事業單位電子檔案管理制度應按照職責不相容、授權審批不相容的原則，規范各類檔案管理秩序，填補檔案管理的漏洞，適應事業單位的其他管理制度。電子檔案管理系統建設是一個長期、持續的工作，當前檔案管理系統通常采用雙軌管理，即在歸檔檔案傳輸的過程中，電子檔案和紙質檔案共存，優勢是能夠結合自身優勢，紙質檔案和電子檔案彌補彼此的不足，達到良好的管理效果。但在某種程度上，這個系統造成了人力和資源的浪費，隨著技術的進步，檔案管理系統可以向單軌系統管理方向發展，通過電子檔案收集信息的方法，不再使用紙質文檔。

（二）提高檔案管理技術水平。大數據技術指的是復雜和龐大的數據集中進行處理技術，利用現有的軟件和數據收集很難做一次性程序計算結果，大數據技術提出了這些數據，主要內容包括云計算和分布式檔案系統、分布式數據庫系統，特點是大，處理速度快，物種多樣性，云計算技術是數據處理過程中的關鍵技術，是由多個終端服務器組成的大規模分布式系統。大數據和云計算技術可以實現事業單位電子檔案管理數據的智能化管理，提高工作效率。同時，可以對數據進行分析，提供更有價值的信息。

（三）提升電子檔案管理人員素質。在當前的社會環境和科學技術水平背景下，電子檔案管理工作提出了更高的能力要求，管理人員不僅要嚴格遵守檔案管理的規章制度，還要具備一定的管理知識、計算機知識和信息分析能力。提高電子檔案管理人員素質有兩種途徑：一是從學歷教育的角度為檔案管理專業的學生設置合理的課程和培養計劃，確保電子檔案管理后備人才能夠勝任這項工作。二是從職業教育入手，加強對現有檔案管理人員的培訓和教育，從而全面提高檔案管理人員的素質和能力。

（四）增強電子檔案信息安全防范能力。近年來，電子信息安全越來越受到人們的關注。檔案信息安全是檔案管理的重要組成部分。提高檔案信息安全的方法有兩種：第一，為防止疏忽性信息泄露，要加強檔案管理人員的教育和培訓，嚴格遵守管理制度和保密要求，以專業的方式和方法處理問題。二是加強紙質檔案的安全性和資源，嚴格落實檔案的安全基本需求，如安裝監控攝像頭，定期檢查電子文檔，加強網絡防火墻的建設，加強網絡監控和風險控制，提高檔案信息安全的能力。

四、結語

電子檔案管理是一項重要的內容，雖然面臨著各種問題，但各單位應當根據實際情況調整檔案管理系統，針對存在的問題，充分發揮技術優勢，借鑒國內外先進的管理系統，提出合理的解決方案，改善優化單位的電子檔案建設。

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