從《院志》編纂看基層單位檔案規范化管理與利用

岳琳琳 劉利明 程娟

【摘要】檔案是《院志》編纂的核心參考資料，檔案的規范化管理和利用是順利進行《院志》編纂的重要前提。本文分析了在《院志》編纂過程中遇到的實際問題，提出了相應的解決措施，對進一步加強檔案規范化管理和利用、提高《院志》編纂效率具有重要作用。

【關鍵詞】《院志》;檔案規范管理;對策

《院志》體現的是一個單位成立以后方方面面的發展情況，涵蓋內容豐富，涉及面廣，需要大量的原始記錄為依據，對《院志》的編纂要求可以概括為四個字：全面、真實。若要實現《院志》內容的全面性、真實性，檔案便成了唯一可查、可追溯的參考依據。

一、檔案在《院志》編纂中的重要作用

檔案的伴生性與客觀性決定了檔案資料的“真”，所有檔案資料必須是伴隨著事件發生而產生的，因此，也只有檔案能夠客觀反映事件發生的背景、過程、結果，并且是可以進行追溯的證明性材料，基于此，根據檔案編纂的《院志》才具備了真實反映單位發展歷程的重要特征。

《院志》的編纂離不開檔案。以筆者所在單位60年《院志》編纂為例，大量的歷史資料均是通過查找檔案得來的，但由于單位成立之初各方面事業發展極不均衡，對檔案事業重視不夠、檔案管理不盡規范，丟失了許多重要的檔案資料，尤其是能夠反映單位建立初期院容院貌、科技成果、人文交流等的照片、影像資料更是寥寥無幾。為了能夠盡可能保證《院志》內容的連續性和真實性，編纂小組走訪咨詢了眾多退休老領導、老專家，收集他們手里留存的文字或照片資料，還通過他們提供的線索前往省檔案館、上級主管單位、有業務來往的單位進行了實地走訪和查詢，但真正能夠找到的可用依據少之又少，耗費了人力、物力、財力，卻仍舊無法彌補《院志》缺失的內容，這對于單位而言，少了一筆極其珍貴的歷史記憶。相比而言，80年代以后，我單位有了專職檔案管理員，對之后單位發展形成的各類文件材料按照檔案整理規范進行了立卷入庫，材料相對齊全，《院志》編纂工作順利許多。因此，檔案的規范化保存、管理、利用，才是最大限度發揮檔案的重要作用、產生最大化經濟和社會效益的重要前提。

二、《院志》編纂中檔案利用存在的問題

除了檔案材料的缺失無法彌補以外，在真正利用檔案進行《院志》編纂的過程中，筆者還是發現了較多問題，主要表現在以下幾個方面。

（一）檔案分類標準不一致。在查找檔案的過程中，存在相同類型的檔案資料保管期限不一致的現象，加之早年檔案沒有建立電子目錄，在實際查找過程中，為避免遺漏，每次查找檔案均要將永久、長期、短期各個卷目翻看一遍，耗費時間，同時造成案卷破損較為嚴重。造成這一現象的原因是多方面的。筆者認為，一個主要原因是單位沒有編制統一的、適合本單位實際的《檔案材料保管期限表》，對檔案的整理標準多是前后任檔案管理員口口相傳，檔案管理員工作交替后，由于個人工作經驗、對檔案分類的理解程度等方面的差異性導致了相同類型檔案存放期限不一致的現象。另一個主要原因是檔案收集不及時，導致該年度檔案立卷完成后，發現了有遺漏的應該立卷卻沒有立卷的材料，為了減少工作的重復，就將其存放在下一年度，也沒有在檔案備考表上加以說明，出現了在當年度沒有找到該資料就默認為沒有存檔的現象。當然，為了保持文件之間的有機聯系，遵循文件的形成規律，需要對某些文件資料的排放順序進行調整，但如果檔案整理人員對該項工作了解不夠，就不能很好地掌握這一尺度，這也導致文件順序排放混亂的現象發生。

（二）檔案材料收集不全。國家檔案局發布的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》明確規定，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。在實際工作中，卻很難做到應收盡收。首先，檔案管理員多為黨政辦公室工作人員兼職，秘書工作本就多且繁復，騰不出更多時間監督各個科室及時、完整地移交有關資料。而業務科室為了使用方便，也會出現文件資料暫緩移交的現象，加之檔案管理員對各業務科室工作不夠了解，不能清楚知道哪些材料交了、哪些材料沒交，在整理檔案時，對未能及時移交的材料也就不能按規定及時立卷入庫，查找利用時出現了檔案材料不全的現象。

（三）檔案集中利用不規范。《院志》涉及內容多，編纂小組按照所在科室進行了分工，科室內部人員進行了二次分工，看似大大減少了每個人的工作量，但在實際編纂過程中，多次出現相同的檔案材料反復借閱的現象，不僅增加了檔案管理員的工作量，也增加了檔案破損的風險。筆者認為，造成這一現象的主要原因是由于科室內部、科室與科室之間獨立工作，對編寫《院志》缺少整體的、系統的規劃，導致個人忙個人的，忽略了因此給檔案管理員帶來的較大的工作量。

三、檔案規范化管理與利用的幾點建議

（一）提升檔案意識。所謂檔案意識，就是人們對于檔案在單位各項事業發展中所起的作用、所處的地位的認識。隨著檔案工作在國家建設進程中愈加重要，很多單位也將檔案工作提升到新的高度加以重視，投入了大量人力、物力和財力確保單位檔案工作緊跟時代要求。但檔案工作決不是一個人或一個部門就能完成好的工作，需要整個單位職工的共同努力。要堅決糾正認為檔案工作就是簡單的抄抄寫寫、裝裝訂訂的錯誤思想，加強《檔案法》等相關規章制度的宣貫，在職工中養成“產生的重要文件及時歸檔、用應歸檔文件反過來指導工作進程”的良好習慣，也只有這樣，才能實現檔案資料應收盡收，實現將檔案工作與其他業務工作有機結合、相互促進。山東省農機院這一點做得比較好，不僅在多個場合提到過檔案工作的重要性，院領導更是以身作則，會議相關的文件材料也都是第一時間交至文秘、機要人員手中，確保能夠將最原始材料留全留好。

（二）加強檔案工作人員業務能力。檔案工作是一項專業性、技術性很強的工作，要求檔案管理人員不僅要有過硬的專業能力，還要對單位事業發展有宏觀的把握，能夠洞察檔案所涉及事件的內部聯系，才能更好地對檔案進行編研，使檔案發揮最大化效益。隨著信息時代的發展，傳統的檔案編研手段已遠遠不能滿足當前時代發展要求，急需通過科學技術推動檔案事業轉型升級。對于基層單位來講，目前能夠優先做到的，就是建立電子檔案目錄，縮短檔案查找時耗，下一步，通過自動辦公系統，逐步建立電子檔案，提高檔案管理和利用效率。山東省農機院近幾年持續投入資金，加大對檔案事業的支持，多次派送檔案管理人員參加相關的業務培訓，積極引入上級單位公文辦公系統，為逐步實現電子檔案管理奠定基礎。

（三）進一步規范檔案集中利用流程。通常情況下，檔案借閱人對檔案的利用時間是分散的，但如果遇到類似編纂《院志》、申報項目等多個部門同時需要借閱相同檔案的情況時，應由檔案管理部門進行統籌規劃，將可能用到的檔案提前梳理，制定借閱利用計劃，最大程度提高單次檔案查找利用率，降低檔案“找出來”和“放回去”所花費的時間成本。比如在《院志》編纂時，應由各部門提出檔案利用計劃交單位檔案室，由檔案管理員制定檔案借閱利用時間安排，有相同借閱意向的歸為一組，規定一個固定時間段進行檔案查閱，從而使整個檔案借閱、檔案利用、《院志》編撰工作井然有序。

四、結語

檔案工作肩負著“為黨管檔、為國守史”的神圣使命，習近平總書記說過：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”我認為，這將是全體檔案工作者繼續努力的強大動力，也是檔案管理工作的最終目標。

【參考文獻】

[1]蔡順興.院志編寫的要求與方法[DB/OL].

[2]單鶴舫.增強檔案意識做好檔案工作[J].現代交際，2011（6）.