工程教育認(rèn)證背景下教務(wù)員工作效率與質(zhì)量提升探索

沈瓊霞 厲凱彬

摘? ? 要： 工程教育專業(yè)認(rèn)證是工程師制度和教育國際互認(rèn)的基礎(chǔ)，也是教育部推動工程教育改革，提高教育教學(xué)質(zhì)量的重要抓手，是中國高校新的風(fēng)向標(biāo)。教學(xué)管理的整體水平和質(zhì)量直接影響工程認(rèn)證現(xiàn)場考查的開展。作者結(jié)合工作經(jīng)驗，對目前教務(wù)員在工作中存在的問題，如何提高教務(wù)員工作效率與質(zhì)量等進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞： 工程教育認(rèn)證? ? 教務(wù)員? ? 工作量效率

工程教育專業(yè)認(rèn)證是國際通行的工程教育質(zhì)量保障制度，也是實現(xiàn)工程教育國際互認(rèn)和工程師資格國際互認(rèn)的重要基礎(chǔ)，其核心是要確認(rèn)工科專業(yè)畢業(yè)生達(dá)到行業(yè)認(rèn)可的既定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，以培養(yǎng)目標(biāo)和畢業(yè)出口要求為導(dǎo)向的合格性評價[1]（220-224），得到了政府、社會、學(xué)校和學(xué)生的廣泛認(rèn)可。據(jù)教育部高等教育教學(xué)評估中心和中國工程教育專業(yè)認(rèn)證協(xié)會（CEEAA）聯(lián)合公布數(shù)據(jù)顯示，截至2018年，全國已有227所高等學(xué)校1170個專業(yè)通過了工程教育認(rèn)證。

認(rèn)證首先由專業(yè)所在學(xué)校向中國工程教育專業(yè)認(rèn)證協(xié)會秘書處提交申請書，經(jīng)審核并受理后，根據(jù)《工程教育認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》對認(rèn)證專業(yè)的辦學(xué)情況和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行自我檢查并撰寫自評報告，專業(yè)認(rèn)證委員會審閱自評報告并根據(jù)審閱結(jié)果決定是否進(jìn)入現(xiàn)場考查[2]（79-82）。申請者在提交申請書的同時，需要提交專業(yè)基本情況數(shù)據(jù)表，教學(xué)大綱，專業(yè)核心課程的考試/考核內(nèi)容、方式合理性審核的原始記錄等材料;提交自評報告時需要提供大量的支撐材料;現(xiàn)場考查檢查近期學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計（論文）、實習(xí)報告、實驗報告、試卷、作業(yè)等能反映教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)的材料更是必不可少的環(huán)節(jié)。上述大部分?jǐn)?shù)據(jù)和材料是由基層教務(wù)員收集與管理的。由此可見，教務(wù)員的工作直接體現(xiàn)教學(xué)管理的整體水平和質(zhì)量，影響工程認(rèn)證的開展。但各高校教務(wù)員的編制緊張，常規(guī)教學(xué)管理工作已經(jīng)相當(dāng)繁重，認(rèn)證準(zhǔn)備時間短、任務(wù)重、人手少，那么如何提高教務(wù)員工作效率和質(zhì)量是非常迫切需要解決的問題。筆者從工作多年的經(jīng)驗出發(fā)并結(jié)合工程教育認(rèn)證工作實踐，就如何提高教務(wù)員工作效率與質(zhì)量進(jìn)行簡述，供同仁們參考。

1.高校教務(wù)員在工程教育專業(yè)認(rèn)證過程中普遍存在的問題

目前大部分高校啟動工程教育專業(yè)認(rèn)證，相關(guān)工作已經(jīng)緊鑼密鼓地展開，但部分教務(wù)員對認(rèn)證缺少認(rèn)識，并未引起重視，還是按照傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行。

1.1業(yè)務(wù)素質(zhì)能力缺乏創(chuàng)新、對專業(yè)認(rèn)證認(rèn)識不足。

各高校從事教務(wù)管理人員隊伍業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。大多數(shù)教務(wù)員都不是科班出身，沒有教育學(xué)、心理學(xué)及管理學(xué)等相關(guān)知識背景，缺乏專業(yè)知識;沒有接受過系統(tǒng)的理論基礎(chǔ)培訓(xùn)，主要通過老教務(wù)員的傳、幫、帶，導(dǎo)致教務(wù)員教學(xué)管理模式一成不變，創(chuàng)新能力薄弱。

部分教務(wù)員無暇深入分析和研究教學(xué)管理事務(wù)，缺乏對工程認(rèn)證理念、內(nèi)涵、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等的認(rèn)識。因此，部分教務(wù)員在認(rèn)證準(zhǔn)備過程中的上傳下達(dá)，溝通協(xié)調(diào)不能做到高效、準(zhǔn)確。同時資料的收集和檔案材料的規(guī)范化歸檔管理也是專業(yè)認(rèn)證過程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。但部分教務(wù)員對材料只是停留在“收”的階段，對上交材料的規(guī)范性做不到最終的檢查和把關(guān)。

1.2工作被重視程度不夠、積極性不高。

教務(wù)員是高校的教學(xué)管理者、教學(xué)服務(wù)者。常規(guī)工作除了對接教務(wù)處外，還有學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)、系主任、教學(xué)團(tuán)隊負(fù)責(zé)人、普通教師、學(xué)生等，導(dǎo)致教務(wù)工作呈現(xiàn)繁、雜、忙、亂的現(xiàn)象[3]（51-52）。教務(wù)員服務(wù)受眾廣，導(dǎo)致教務(wù)員工作稍有不當(dāng)，就會出現(xiàn)被投訴舉報現(xiàn)象。做好無“業(yè)績”，做不好要追責(zé)，這是目前高校教務(wù)員碰到的常態(tài)化問題。

在專業(yè)認(rèn)證過程中，教務(wù)員更需要做好認(rèn)證自評報告和支撐材料等大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搜集、檔案材料整理，這些工作需要融入教務(wù)員的大量心血。然而，在如此繁重的工作任務(wù)下，崗位的重要性亦難以得到重視。目前部分高校對教務(wù)員沒有明確的考核機(jī)制，且未打通優(yōu)秀教務(wù)員晉升通道，更是評聘分離、只評不聘，導(dǎo)致教務(wù)員工作積極性不高，工作效率低。

2.教務(wù)員如何提高自身在專業(yè)認(rèn)證中的工作效率

李克安曾在談到高校的教學(xué)管理工作時指出：“一流大學(xué)不僅要有一流的教學(xué)水平，一流的研究水平，還要有一流的管理水平。”[4]（205-206）教學(xué)管理顯然已是學(xué)校管理工作的核心。在目前工程專業(yè)認(rèn)證背景下，全面提高高校的教學(xué)管理水平顯得尤為重要。

2.1勤總結(jié)、善統(tǒng)籌，有計劃完成各項任務(wù)。

在認(rèn)證過程中，一般高校都不會設(shè)置專職教務(wù)員做認(rèn)證相關(guān)工作，大部分教務(wù)員都是常規(guī)工作和認(rèn)證準(zhǔn)備并頭進(jìn)行，從看似繁雜的工作中理出頭緒顯得尤為重要。教學(xué)管理工作看似沒有頭緒，但每年的事項基本變化不大。教務(wù)員需要對日常教學(xué)管理工作進(jìn)行總結(jié)，對各項事件的流程及要點及時記錄，同時需要清楚各項教學(xué)事件的大致時間節(jié)點。比如，可以按學(xué)期做一個時間表，將每學(xué)期的任務(wù)大致按周劃分，開學(xué)初檢查在1周—2周，期中教學(xué)檢查在9周—12周，下教學(xué)任務(wù)一般在10周—11周，系統(tǒng)訂教材在下任務(wù)結(jié)束后，轉(zhuǎn)專業(yè)一般在16周—18周，等等，這樣對各類大事件都做到心中有數(shù)。對具體事件，可以打印一張學(xué)校的校歷，將各類要交材料的時間點都在校歷上標(biāo)注，一目了然。只有這樣，才能未雨綢繆，及早做好各項工作安排，有計劃地開展各項工作。

2.2提高有效溝通，爭取學(xué)校各部門的積極配合和大力支持。

在專業(yè)認(rèn)證過程中，涉及的人和事，除了教務(wù)處和本學(xué)院教師的主動參與外，更需要各個職能部門、各個學(xué)院相關(guān)教師的配合及支持。比如教學(xué)大綱編寫，試卷達(dá)成度的分析等工作，涉及本學(xué)院老師外還包含其他學(xué)院的任課教師，一旦在傳達(dá)、溝通等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不暢，勢必給工作造成延誤，影響整個事件。因此，教務(wù)員必須具備較強(qiáng)的溝通能力。比如，建大綱編制的QQ群或者微信群，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)學(xué)院教師加入。通知可以及時傳達(dá)到老師，同時老師有問題可以及時在群里提問，領(lǐng)導(dǎo)直接把關(guān)，減少溝通的中轉(zhuǎn)，確保消息準(zhǔn)確。只有多協(xié)同合作，與各方積極加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，才能保證各項教學(xué)管理工作及時、保質(zhì)、保量地完成。

2.3加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，找材料實現(xiàn)“快”“準(zhǔn)”。

教務(wù)檔案是教學(xué)管理職能部門在教學(xué)管理活動過程中直接積累形成的文字、圖表、相片、音像等資料，是教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄的文件集合體，是具有保存、查證、參考和利用價值的信息資源[5]（144-145）。教務(wù)檔案主要包括人才培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、畢業(yè)設(shè)計（論文）、實習(xí)報告、實驗報告、過程考核材料、試卷等。規(guī)范化檔案管理是提高工作效率和做好教學(xué)管理的關(guān)鍵，也是教學(xué)管理質(zhì)量的直接體現(xiàn)。

專業(yè)認(rèn)證專家進(jìn)校現(xiàn)場考查時，對檔案材料的檢查也是認(rèn)證中的一項重點內(nèi)容，能夠快速、準(zhǔn)確地找到專家抽查的材料，不僅直接體現(xiàn)教學(xué)管理質(zhì)量，而且是專業(yè)認(rèn)證形勢下，對于教學(xué)秘書的工作考核尺度衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。教務(wù)員要對檔案進(jìn)行分類與存放，并進(jìn)行有效的編碼和排序。比如對試卷的整理，首先根據(jù)系統(tǒng)導(dǎo)出的任務(wù)表，按專業(yè)先區(qū)分，再按理論課、實驗課分類，最后按課程名稱編號，下圖為制藥工程專業(yè)理論課試卷存檔檔案盒側(cè)棱標(biāo)簽。抽查某本試卷只要找出目錄清單上的課程名稱對應(yīng)的編碼就能快速、準(zhǔn)確地找到所需要的試卷。同時試卷存放在檔案盒里，整齊美觀。

2.4提升信息化辦公技能，助力教學(xué)管理辦公實效。

教務(wù)員在進(jìn)行教學(xué)工作量計算、下達(dá)教學(xué)任務(wù)、組織安排考試、學(xué)生課堂評教、各類競賽獲獎的分類匯總、教師聽課次數(shù)統(tǒng)計等工作時，可以借助Excel數(shù)據(jù)庫強(qiáng)大的表格處理及數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計功能。比如算工作量，從教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出學(xué)期課程任務(wù)后，根據(jù)學(xué)校文件的條款算出每一門課程的工作量。此時每位老師有很多條記錄，就需要利用SUMIF函數(shù)求和，省時省力。比如表B的部分學(xué)生信息需要要根據(jù)表A的信息表填寫，此時用VLOOKUP函數(shù)，能夠做到快速而準(zhǔn)確。畢業(yè)論文、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度計劃等WORD文檔，由于對格式有比較高的要求，可以先設(shè)置格式，免得后續(xù)出現(xiàn)格式混亂、返工等問題。熟練掌握OFFICE辦公軟件的使用技巧，既能減輕教學(xué)秘書的工作量，又能極大提高工作效率及準(zhǔn)確性，達(dá)到事半功倍的效果。

2.5加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以業(yè)務(wù)培訓(xùn)充實教務(wù)員結(jié)構(gòu)知識。

學(xué)校、二級學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)教務(wù)員隊伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如經(jīng)常舉辦校級的經(jīng)驗交流會，業(yè)務(wù)熟練的教務(wù)員分享經(jīng)驗，各學(xué)院之間相互學(xué)習(xí)、查漏補(bǔ)缺。同時，二級學(xué)院應(yīng)該安排教務(wù)員參加與專業(yè)認(rèn)證相關(guān)的交流會、研討會、專家咨詢會等，充實教務(wù)員對認(rèn)證的認(rèn)識與理解。這樣在專業(yè)認(rèn)證的準(zhǔn)備工作中，教務(wù)員對于認(rèn)證內(nèi)涵的要求與指標(biāo)點要求更容易理解到位。同時，應(yīng)該安排教務(wù)員到認(rèn)證通過的兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)取經(jīng)，參觀他們的資料室，了解更加細(xì)節(jié)的認(rèn)證準(zhǔn)備工作。

2.6以學(xué)生為中心，樹立服務(wù)意識。

工程教育專業(yè)認(rèn)證需遵循的基本理念是“以學(xué)生為中心，以學(xué)生學(xué)習(xí)產(chǎn)出為導(dǎo)向，持續(xù)改進(jìn)”，以學(xué)生為主要服務(wù)對象。教務(wù)員應(yīng)踐行該基本理念，工作時刻以學(xué)生為本。教務(wù)員在與學(xué)生交流時，在涉及學(xué)生切身利益的選課、補(bǔ)考、轉(zhuǎn)專業(yè)、創(chuàng)新學(xué)分申請等方面，耐心細(xì)致解答學(xué)生疑問，形成良好的服務(wù)窗口形象。比如，學(xué)生對創(chuàng)新學(xué)分申請進(jìn)行咨詢，教務(wù)員應(yīng)先聆聽學(xué)生的疑問，然后對照相關(guān)文件逐點解讀。對申請學(xué)分有困難的學(xué)生，對文件上比較容易拿到學(xué)分的點，著重告知學(xué)生。

2.7完善激勵機(jī)制，調(diào)動教務(wù)員的工作積極性。

學(xué)校、二級學(xué)院應(yīng)給予教務(wù)員更多關(guān)注，加大對教學(xué)管理工作的重視力度。高校在教學(xué)研究項目的申報和立項中，應(yīng)給教學(xué)管理這塊工作分配一定的指標(biāo)，促進(jìn)教務(wù)員對高等教育、教學(xué)管理的發(fā)展及改革新動向的了解和探索。

高校在明確教務(wù)員工作責(zé)任、目標(biāo)和要求上要有明確的指標(biāo)，完善考核機(jī)制。在職稱評定、崗位聘任上給予政策扶持，在一定程度上提高教務(wù)員的工資待遇，從根本上提高教務(wù)管理人員的工作積極性，激發(fā)教務(wù)員的競爭意識。

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